IFRS 16: Jetzt mit Vorbereitungen starten

Unternehmen werden ab Anfang 2019 nahezu sämtliche Leasingverträge in die Bilanz aufnehmen müssen. Das erfordert oft erhebliche Anpassungen der Prozesse und IT.

Angenommen, der Manager einer Konzerntochter in Singapur least einen Firmenwagen, zahlt die monatlichen Beträge zwar zuverlässig, verstaut den dazugehörigen Leasingvertrag allerdings in der Schublade seines Schreibtischs. Dann ist das bis jetzt nicht weiter tragisch, solang er die Summe regelmäßig als 'Aufwand' verbucht. Ab Anfang 2019 allerdings muss eine vollständige Liste aller Leasingverträge - auch über alle globalen Tochterunternehmen hinweg - zentral erfasst sein und gemäß des neuen Standards für Leasingverhältnisse IFRS 16 in der Bilanz erscheinen. IFRS 16 löst den bisherigen Leasingstandard IAS 17 ab. So will es das International Accounting Standards Board, ein Gremium, das verbindliche Grundsätze festlegt, nach denen alle Unternehmen, die nach IFRS bilanzieren, ihre Geschäftsabschlüsse zu machen haben.

IFRS 16 - Daten und Fakten

Einführung Leasingstandard IFRS 16: 1. Januar 2019, Ablösung von IAS 17

Dauer der Implementierung für zentrale Datenbank und Leasing-Tool: 6 bis 9 Monate

Kosten für IFRS 16 (je nach Unternehmensgröße): 100.000 bis 1 Mio. Euro

Empfohlener Start für IFRS-16-Projekte: Frühjahr 2017

'Bisher können Unternehmen nach dem so genannten Sale-and-Lease-Back-Verfahren beispielsweise einen Vermögensgegenstand an jemanden verkaufen und dann im Rahmen eines Operating Lease zurück mieten', erläutert Michael Hessenbruch, Consulting-Partner bei der Unternehmensberatung Deloitte. Der Vorteil: Bei dieser 'Off-Balance-Gestaltung' wird das Anlagevermögen in der Bilanz 'verkürzt', da der Posten darin nicht mehr auftaucht und sich das Verhältnis vom Gewinn zum eingesetzten Kapital im Jahr des Verkaufs verbessert- ein wichtiger KPI für ein Unternehmen. 'Mit IFRS 16 ist dies restriktiver geregelt, so dass nun die Verpflichtung zur Bilanzierung eines entsprechenden Nutzungsrechts fast immer gegeben ist', erläutert der Leiter der Initiative 'Get it on Balance ' bei Deloitte Hessenbruch die geforderte neue Transparenz. Die Folge: 'Man vergleicht keine Äpfel mit Birnen mehr, da die Bilanzen nicht individuell verkürzt oder verlängert werden können und die Verschuldung direkt aus der Bilanz ersichtlich ist', erläutert Hessenbruch die Entscheidung der Standardgeber.

Leasingverträge finden: Bis zu 150.000 Verträge im Unternehmen

Gebäude, Firmenwagen, Produktionsmaschinen, Geschäftsausstattung vom Computer über Drucker bis zu Kopierern, die bisher geleast wurden, müssen ab 2019 also in der Bilanz erscheinen. Betroffen sind nach ersten Erfahrungen von Hessenbruch je nach Größenordnung des Unternehmens zwischen 75 und 150.000 Verträge. Das Dilemma der Unternehmen: Eine zentrale Datenbank dieser Verträge gibt es meistens nicht. Manche Vereinbarungen liegen in Schubladen oder wurden abgeheftet und in Ordnern untergebracht, andere enthalten auch Klauseln über Leasingverhältnisse, beschäftigen sich über mehrere hundert Seiten aber schwerpunktmäßig mit anderen Themen, manche befinden sich in einer lokalen Access-Datenbank, für jedes Land eine eigene.

IFRS 16: Die 3 wichtigsten Herausforderungen

Die erste Herausforderung besteht also darin, bestehende Leasingverträge unternehmensweit zu identifizieren (1.) - auch jene, die weiterhin 'Off Balance' laufen können, also auch 'Kurzläufer' mit Laufzeiten von weniger als 12 Monaten oder so genannte Small Tickets mit einem Wert von unter 5.000 Dollar. Diese müssen zwar nicht bilanziert werden, in den 'Notes' aber aufgeführt sein. Der nächste Schritt besteht darin, sämtliche betroffenen Verträge zentral zu erfassen (2.), um dem Vorstand oder Geschäftsführer eine vollständige Liste bieten zu können, die er guten Gewissens unterschreiben kann. 'Erst dann hat das Management die Grundlage dafür, den Wert zu berechnen, der nachher bilanziert werden muss', erläutert Hessenbruch. Zudem lassen sich nun die Auswirkungen von IFRS 16 auf die Geschäftszahlen analysieren (3.). Klar ist: Verschuldung und Zinslast steigen und die Eigenkapitalquote sinkt. Und nicht nur das: Führungskräfte, die anhand einer Ergebniskenngröße vergütet werden, müssen die neuen Bilanzierungsregeln bei ihrer Zielvereinbarung mit einrechnen, um kein unrealistisches Ziel festzuschreiben. Finanzmärkte reagieren zudem sensibel auf unerklärte, sich ggf. ergebende 'Dellen' im Geschäftsverlauf. 'Der Benefit für Unternehmen ist homöopathisch', formuliert Hessenbruch diplomatisch.

Für Unternehmen stellt sich zudem die Frage, 'mit welchem Wert der Vermögensgegenstand erstmalig und fortlaufend zu bilanzieren ist', so Hessenbruch. Um das herauszubekommen, bedarf es einer 'Kalkulationsmaschine', wie der Experte es nennt. Mit einem Taschenrechner hat sie wenig zu tun, denn das Leasingtool enthält alle Berechnungslogiken des IFRS 16, die es einem Unternehmen letztlich ermöglichen, den korrekten 'Buchungsstoff' zu berechnen, auf dieser Basis finanzielle Auswirkungen (z.B. für die Planung) zu simulieren und den sich ergebenden Buchungsstoff für die Rechnungswesensysteme zur Verfügung zu stellen. Zudem gibt es Tools, die über künstliche Intelligenz aus buchdicken Vertragswerken relevante Leasingvereinbarungen 'herauslesen' und die relevanten Informationen in das Leasingtool einspielen.

Deloitte-Empfehlung zu IFRS 16: 'Nicht zu spät anfangen'

Nach Ansicht des IFRS-16-Experten Hessenbruch ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich damit zu beschäftigen, wie man das Unternehmen fit macht für den neuen Leasingstandard. Der Jahresabschluss ist bald durch und man kann sich mit den anstehenden Herausforderungen beschäftigen. 'Viele Unternehmen haben sich vorgenommen, die Planung für 2019 auch im Hinblick auf die Aussagen im Geschäftsbericht 2018 auf Basis von IFRS 16 zu erstellen, um mit ihren Plan-Ist-Vergleichen später keine Überraschungen zu erleben', bemerkt Deloitte-Experte Hessenbruch. Verträge zu identifizieren und einzusammeln, eine zentrale Vertragsdatenbank aufzubauen und diese in ein Leasingtool zu implementieren: Das braucht Zeit. Auf sechs bis neun Monate schätzt Hessenbruch allein den Zeitraum, den ein börsennotiertes Unternehmen für die Implementierung des Tools einplanen sollte, also dafür, dass ein ganzheitliches Konzept entwickelt, das Tool implementiert, Tests gelaufen, Mitarbeiter in allen weltweiten Tochtergesellschaften geschult und der Rollout über die Bühne gegangen ist. Unternehmen, die im Frühjahr 2017 mit dem Projekt starten, dürften also genügend Zeit haben, rechtzeitig für die termingerechte Anwendung des neuen Standards fertig zu sein - ohne den lästigen Last-Minute-Stress.

Weitere Informationen

Im Espresso-Webseminar 'IFRS 16: Die Zukunft der Leasingbilanzierung mit SAP' am 1. Februar 2016 erläutern Ralph Kertels und Daniel Höhr von SAP, wie eine schnittstellenfreie IFRS-16-Umsetzung gelingen kann.

Ausführliche Hintergrundinformationen zu IFRS 16 und auch zur Lösung von SAP finden Sie im Spezialbereich zur Immobilienverwaltung.

Werfen Sie auch einen Blick in unseren SAP Solution Brief 'IFRS Leasing with SAP Real Estatement'.

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