Flughafen Wien : IVA Schwerpunktfragen 2021

S C H W E R P U N K T F R A G E N 2 0 2 1

Auch in diesem Jahr hat der IVA 10 Schwerpunktfragen ausgearbeitet und lädt die börsenotierten Unternehmen zur Beantwortung ein. Die Antworten der Unternehmen werden unter www.iva.or.atveröffentlicht.

1. Interne Kontrollsysteme (IKS): Investitionen in die Verbesserung des IKS-Systems 2019 und 2020. Welche Maßnahmen wurden gesetzt? Wie hoch sind interne/externen Kosten (Beratung, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer)?

• Investitionen für IKS (und Risikomanagement) 2019-2020:Software-Umstieg auf Adonis NP ("Neue Plattform") Herbst 2019 - lfd.

  Der Umstieg war u.a. erforderlich, weil Adonis Classic auf einer mittlerweile veralteten Technologie (C++) basiert und somit nicht mehr jene Möglichkeiten bietet, die heute zeitgemäß sind. Adonis Classic befindet sich deshalb auch am Ende seines Produktlebenszyklus, in der Folge werden dort keine Verbesserungen und Innovationen mehr eingearbeitet, und nach einer definierten Zeit soll auch die Wartung für Adonis Classic eingestellt werden. Mit der Technologie von Adonis NP (JavaScript) gibt es eine Reihe von neuen Funktionen.

  Die Vorteile des Umstiegs sind u.a.:

• verbesserte grafische Sichten (Portfolio-,Matrix-,Gantt-Visualisierung)
• Für die IKS-Rollenträger der Bereiche und Tochtergesellschaften bietet Adonis NP verbesserten Überblick über ihre Risiken, Kontrollen und Maßnahmen, flexiblere Darstellungsmöglichkeiten, die bei Bedarf selbst konfigurierbar sind (z.B. Prozess- Risiko-Kontroll-Matrix
• ADONIS NP ermöglicht bei Risiken, die mehrere Bereiche betreffen (bereichsübergreifende Risiken), eine erhöhte Spezifität bei der Risikobewertung. Durch einen Vererbungsmechanismus wird es möglich sein, derartige Risiken bereichsspezifisch zu operationalisieren und zu bewerten.
• Vollständige Web-Unterstützung (besonders relevant für Arbeiten im Home-Office).

• Möglichkeit der technischen Trennung der Datenbanken (um DSGVO-Konformität zu verbessern)
• Nutzbarkeit von Standardschnittstellen, um beispielsweise individualisierte Reports erstellen zu können.
• Unicode auf Datenbankseite (jedes weltweite Zeichenformat wird unterstützt) und 64bit-Technologieunterstützung auf Server-Seite.

Weitere Maßnahmen / Verbesserungen des IKS (ohne Investitionen) 2019-2020: Umstellung der IKS-Risikobewertung auf ein unternehmenseinheitliches Scoring Modell (2019)

Für alle dokumentierten IKS-Risiken wurde 2019 eine Neubewertung nach einem neuen Scoring-Modell vorgenommen, um eine standardisierte und unternehmensweit einheitliche Vorgehensweise sicherzustellen. Im Rahmen dieses neuen Modells wird die Bruttoeintrittswahrscheinlichkeit von Risiken anhand von sechs qualitativen Aspekten ermittelt (brutto entspricht der Betrachtung ohne Berücksichtigung der zugeordneten Kontrollmaßnahmen). Folgende Bewertungskriterien werden dabei berücksichtigt:

• Automatisierungsgrad (der relevanten Prozesse)
• Prozesskomplexität (Fehleranfälligkeit) bzw. situativer Anreiz (Fraud)
• persönlicher Vorteil (conflict of interest)
• Risikobewusstsein
• Feststellungen in der Vergangenheit
• Entdeckungswahrscheinlichkeit in nachgelagerten Prozessen

Die internen Kosten betrugen EUR 58.000 für 2019 und EUR 38.000 für 2020. Wartungskosten betragen EUR 3.000 per anno, die Kosten für externe Beratung betrugen EUR 2.000 für 2020.

2. Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung: Welche Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung (zB Internes Hinweisgebersystem) wurden 2020 (2019) gesetzt? Wie hoch waren die Investitionen?

Die Flughafen Wien AG setzt zahlreiche Maßnahmen, um Korruption zu bekämpfen und berichtet darüber auch regelmäßig an den Aufsichtsrat. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehört seit 2015 ein elektronisches Hinweisgebersystem für interne und externe Kunden, mit dem Missständen unter Wahrung der Anonymität gemeldet werden können. Der Verhaltenskodex der Flughafen Wien Gruppe legt die Grundsätze für eine moralisch, ethisch und rechtlich einwandfreie Verhaltensweise aller Mitarbeiter der Flughafen Wien Gruppe fest. Darin werden beispielsweise die Regeln für den Umgang mit der Annahme oder Gewährung von Vorteilen, der Umgang mit Interessenskonflikten, ein faires Verhalten im Wettbewerb, der Umgang mit vertraulichen Informationen und Datenschutz etc festgelegt. Zudem sorgen strenge Regeln im Beschaffungswesen, ein internes Kontrollsystem und die interne Revision sowie zahlreiche weitere einschlägige Konzernrichtlinien dafür, Missbrauch in jeder Form vorzubeugen. Für die Nutzung des elektronischen Hinweisgebersystems fallen monatliche Lizenzgebühren an, deren Höhe der vertraglichen Geheimhaltung unterliegen.

1. Aufsichtsrat & Vorstand: Wie hoch sind jeweils die Nebenkosten wie Reisekosten, Sekretariat, Beratung, Klausuren, Weiterbildung? Wie hoch sind die Urlaubsrückstände der Mitglieder des Vorstands, soweit diese einen Jahresanspruch übersteigen?
   Im abgelaufenen Geschäftsjahr sind für den Aufsichtsrat neben der Aufsichtsratsvergütung und dem Sitzungsgeld keine zusätzlichen Kosten angefallen. Für den Vorstand sind 7.000 EUR als Reisekosten angefallen.
   Die Urlaubsrückstände der Mitglieder des Vorstands übersteigen keinen Jahresanspruch.
2. Förderung junger Menschen

• Wieviele Praktikanten sind in Ihrem Unternehmen tätig (2019, 2020)?

Im Jahr 2019 waren 80 Praktikanten (Köpfe) und 201 Ferialarbeiter/angestellte (Köpfe) bzw. durchschnittlich 81 FTE im Konzern beschäftigt.

Im Jahr 2020 waren 14 Praktikanten (Köpfe) bzw. durchschnittlich 2,5 FTE im Konzern beschäftigt.

• Wie viele Praktikanten erhalten eine Vergütung? Alle Praktikanten erhalten eine Vergütung.
• Beschreiben Sie die Alters- und Ausbildungsstruktur der Praktikanten. Altersstruktur: 16-30Jahre

5. Die Auswirkungen der verstärkten Evaluierung der unternehmerischen Sozialverantwortung (ESG). Wie hoch belaufen sich die ESG-Kosten im Reporting in 2020 (externe Berater, Dienstleister usw)? Wieviele Mitarbeiter sind ausschließlich für diese Aufgaben vorgesehen? Werden die UN-PRI eingehalten?

Nachhaltigkeit ist für das Management und für die Mitarbeiter der Flughafen Wien AG von herausragender Bedeutung. Der schonende Umgang mit Ressourcen, Verantwortung für das Umland und dessen Bürger, seinen Stakeholdern, darunter Passagiere, Mitarbeiter, Partner, und Kunden, ist Teil der Unternehmenskultur. Die FWAG bekennt sich vorbehaltlos zu ihrer ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Verantwortung.

Der Flughafen Wien veröffentlicht regelmäßig einen Nachhaltigkeitsbericht. Die Kennzahlen und Daten des Nachhaltigkeitsberichts werden unter www.viennaairport.com/nachhaltigkeitsberichteinmal jährlich Ende Mai auf den neuesten Stand gebracht. Der derzeit publizierte Nachhaltigkeitsbericht 2017 berichtet über die Jahre 2015 bis 2017 sowie über die künftigen Nachhaltigkeitsziele. Er entspricht den Standards der Global Reporting Initiative (GRI-Standards) und erreichte die Anwendungsebene "In Accordance Core" und bezieht zudem die branchenspezifischen Zusatzindikatoren für Flughafenbetreiber mit ein. Der Bericht wurde extern vom TÜV Süd geprüft.

Üblicherweise wird der Nachhaltigkeitsbericht alle drei Jahre publiziert. Die Publikation des nächsten umfassenden Nachhaltigkeitsberichts, der über die Jahre 2018 bis 2021 berichten wird, ist aufgrund der Coronavirus-Pandemie und der daraus

resultierenden Einschränkungen und Sparmaßnahmen erst für den Sommer 2022 geplant. Daher fielen im Berichtsjahr 2020 keine externen Kosten für das Nachhaltigkeitsreporting an.

Die Abteilung Umwelt- und Nachhaltigkeitsmanagement bestand im Berichtsjahr 2020 aus 7 Mitarbeitern. Für das Reporting werden Mitarbeiter aus den anderen Geschäftsbereichen (Nachhaltigkeitsteam) zugezogen. Diese liefern die Zahlen und unterstützen den Nachhaltigkeitsbeauftragten bei der Überprüfung der Zielerreichung der gesetzten Maßnahmen.

6. Investor Relations-Aktivitäten

• Road Shows im In- und Ausland
• Kontakte mit institutionellen und privaten Investoren
• Aufwand für Research und Analysen
• Printauflage des Geschäftsberichts und Nachhaltigkeitsberichts (deutsch & englisch, getrennt)
• Kosten der Veröffentlichungen in der "Wiener Zeitung"

In 2020 fanden 11 Roadshows und Konferenzen mit der Teilnahme der FWAG statt; es wurden insgesamt Gespräche mit rund 80 Institutionen und mit über 100 Einzelpersonen (Investoren und Analysten) gehalten.

Die FWAG unterhält Beziehungen mit mehreren Broker-Häusern, dabei werden von den Instituten regelmäßig Analysen veröffentlicht. Da diese Geschäftsbeziehungen auch andere Aktivitäten, wie z.B. Market Making und Organisation von Roadshows und Investoren-Events beinhaltet, kann kein genauer Betrag für die Analysen zugerechnet werden. In Summe wurde für solche Vereinbarungen

EUR 50.000 aufgewendet.

Die Flughafen Wien AG hat beschlossen, ab dem Geschäftsbericht 2019 keine gedruckten Fassungen von Geschäftsberichten zu produzieren. Der Nachhaltigkeitsbericht wird in mehrjährigen Abständen erstellt, die nächste Veröffentlichung ist im Jahr 2022 vorgesehen.