VIB Vermögen : Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise für Aktionäre der

VIB Vermögen AG

Hauptversammlung am 14. August 2024

INFORMATIONEN FÜR AKTIONÄRE DER VIB VERMÖGEN AG UND FÜR BEVOLLMÄCHTIGTE DER AKTIONÄRE ZUM DATENSCHUTZ

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der VIB Vermögen AG (nachstehend "wir" bzw. "uns") sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir unsere Aktionäre und deren Bevollmächtigte und sonstige Teilnehmer unserer Hauptversammlung über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Informationen darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website (https://vib-ag.de)über Sie erheben und speichern finden Sie unter https://vib-ag.de/datenschutz.

Für wen gelten die Datenschutzhinweise?

Die folgenden Hinweise gelten für die Aktionäre der VIB Vermögen AG sowie deren Bevollmächtigte.

Hinsichtlich bestimmter Servicebausteine kann es weitere Datenschutzhinweise geben, die diese Datenschutzhinweise ergänzen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

VIB Vermögen AG Tilly-Park 1

86633 Neuburg a. d. Donau [e-mail]

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten der VIB Vermögen AG per Post unter der zuvor genannten Adresse mit dem Zusatz - Datenschutzbeauftragter - oder per E-Mail unter [e-mail].

Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung verarbeiten wir neben den personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Weisungen, Besitzart der Aktien und Aktienbestand, Zugangsdaten für das InvestorPortal) des Aktionärs gegebenenfalls auch Name und Kontaktdaten des Bevollmächtigten.

Beim Besuch des InvestorPortals werden bestimmte Daten und Geräteinformationen in den Server-Log- Files protokolliert (z.B. abgerufenen und angefragte Daten, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, ggf. Informationen zum verwendeten Webbrowser und Betriebssystem, IP- Adresse).

Treten Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind. Dies gilt auch im Zusammenhang mit Anträgen, Wahlvorschlägen, Widersprüchen und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihrer Bevollmächtigten, die in Bezug auf die Hauptversammlung eingereicht werden.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet? und von wem erhalten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) und aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden, erhalten wir diese über die Clearstream Banking Frankfurt von den Kreditinstituten oder sonstigen Intermediären der Aktionäre. Ebenso erhalten wir von Ihnen über das InvestorPortal oder in sonstiger Form mitgeteilte bzw. erhobene personenbezogene Daten. Wenn

Datenschutzhinweise für Aktionäre der VIB Vermögen AG

Hauptversammlung am 14. August 2024

Sie als Bevollmächtigte(r) einer Aktionärin bzw. eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von der Aktionärin bzw. dem Aktionär, die/der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten während der virtuellen Hauptversammlung oder Ihrer Nutzung des InvestorPortals betroffen ist.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Vor- und Nachname, Titel, Anschrift, E-Mail- Adresse oder Telefonnummer, Aktienanzahl, Aktiengattung, Depotbank, Besitzart der Aktien, Weisungen und Informationen zur Anmeldung für das InvestorPortal) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten Ihrer Bevollmächtigten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken, der Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und der Abwicklung von Hauptversammlungen, insbesondere um:

• die Anmeldung und Zuschaltung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zur virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen,
• die Möglichkeit zur Nutzung des InvestorPortals zu eröffnen und
• die gesetzliche Verpflichtung zur Führung eines Aktienregisters gemäß § 67 AktG zu erfüllen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für diese Zwecke rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG (insbesondere §§ 67, 67e, 118 ff. AktG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation unserer Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht darin, Ihnen einen einfachen Zugang zu Ihren Daten zu ermöglichen, Ihnen ausgewählte Dienste im InvestorPortal anzubieten und Ihnen gegebenenfalls Unterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen bzw. zuzusenden.

Daneben verwenden wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) und Abs. 4 DSGVO zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von internen Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre).

Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung übermitteln wir Ihre Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die virtuelle Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu veranstalten und uns dazu extern beraten zu lassen. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten werden ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. So sind wir beispielsweise dazu verpflichtet, bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festzuhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Empfänger geben wir Ihre Daten weiter?

Externe Dienstleister: Zur Führung des Aktienregisters und zur Abwicklung der Hauptversammlung setzen wir zum Teil externe Dienstleister ein, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden unsere Partner sorgfältig ausgesucht und sind nach Art. 28 DSGVO zur Beachtung der Datenschutzstandards der VIB Vermögen AG verpflichtet. Die von uns beauftragten Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der VIB Vermögen AG und alle Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Weitere Empfänger: Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

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Datenschutzhinweise für Aktionäre der VIB Vermögen AG

Hauptversammlung am 14. August 2024

Zudem übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung möglichweise auch an unsere Rechts- und Steuerberater sowie Wirtschaftsprüfer.

Sofern wir Ihre oben genannten Daten in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung aufnehmen, können diese Daten danach für bis zu zwei Jahre von jedem anderen Aktionär der VIB Vermögen AG nach § 129 AktG auf Verlangen eingesehen werden.

Wenn Sie einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung stellen, Gegenanträge oder Wahlvorschläge einreichen möchten, müssen wir Ihren Namen ggf. unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlichen.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen Daten nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderweitigen gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) oder Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen.

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre, soweit nicht eine kürzere Aufbewahrungsfrist, beispielsweise gemäß § 67e Abs. 2 AktG, vorgeschrieben ist.

Übermitteln wir personenbezogene Daten ins außereuropäische Ausland?

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht in das außereuropäische Ausland.

Welche Rechte haben Sie als Betroffener?

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu beantragen.

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der VIB Vermögen AG oder eines Dritten verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO), sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO), wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO), können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO), haben Sie zudem das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO).

Wir nehmen Ihre Anfragen und Bedenken sehr ernst und bemühen uns diesen stets nachzukommen. Darüber hinaus haben Sie jedoch jederzeit die Möglichkeit, sich an eine zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden (Art. 77 DSGVO).

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten ([e-mail]).

Stand: Juli 2024

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