Diese Unterlagen sind zudem auch während der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich.
Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
Gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen von der COVID-19-Pandemie, zuletzt mit Wirkung zum 28. Februar 2021 geändert durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats angesichts der auf absehbare Zeit andauernden COVID-19-Pandemie entschieden, dass auch die Hauptversammlung 2021 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimme in der Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben.
Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und des Vorstands sowie eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars in den Geschäftsräumen der Sparkasse Ingolstadt-Eichstätt, Rathausplatz 6, 85049 Ingolstadt, statt.
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl oder durch Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters wie nachstehend näher bestimmt auszuüben. Fragen können elektronisch wie nachfolgend näher beschrieben über das unter der Internetadresse www.vib-ag.de
in dem Bereich Investor Relations/Hauptversammlung zugänglichen HV-Portal der Gesellschaft an den Vorstand gerichtet werden.
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung
Die Hauptversammlung wird am 1. Juli 2021 ab 11.00 Uhr (MESZ) für form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten in voller Länge in Bild und Ton live im Internet über das passwortgeschützte HV-Portal unter www.vib-ag.de
in dem Bereich Investor Relations/Hauptversammlung übertragen. Aktionäre, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen sich zur Hauptversammlung anmelden. Die Zugangsdaten für das HV-Portal werden den Aktionären mit den persönlichen Einladungsunterlagen übermittelt.
Auch bevollmächtigte Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen (Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) sowie sonstige Bevollmächtigte können die gesamte Hauptversammlung unter Verwendung der dem Aktionär zugesandten Zugangsdaten über das passwortgeschützte HV-Portal verfolgen.
Die Liveübertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) sind nicht berechtigt, physisch an der Hauptversammlung teilzunehmen.
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl (keine elektronische Teilnahme) oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen ausüben.
Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts - in Person oder durch Bevollmächtigte - sind nach § 123 Abs. 2 AktG sowie § 9 Abs. 4 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig anmelden. Die Anmeldung muss spätestens bis Donnerstag, 24. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft zugegangen sein.
Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können sich in Textform in deutscher und englischer Sprache bei der VIB Vermögen AG unter folgender Anschrift
VIB Vermögen AG c/o Link Market Services GmbH Landshuter Allee 10 80637 München E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de
oder unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung (nachfolgend 'HV-Portal') elektronisch unter der Internetadresse www.vib-ag.de
in dem Bereich Investor Relations/Hauptversammlung anmelden.
Für die Nutzung des HV-Portals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zum HV-Portal (Aktionärsnummer und individuelle Zugangsnummer) werden mit der Einladung übersandt. Das HV-Portal steht mit der Einberufung der Hauptversammlung zur Verfügung. Die Nutzung ist nur bei Eintragung des Aktionärs im Aktienregister bis spätestens 24. Juni 2021 (Eintragungsstand nach der letzten Umschreibung an diesem Tag) gewährleistet.
Im Verhältnis zur Gesellschaft bestehen nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG Rechte und Pflichten aus Aktien nur für und gegen den im Aktienregister Eingetragenen. Für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung sowie für die Anzahl der einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigten für die Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Bitte beachten Sie, dass aus arbeitstechnischen Gründen im Zeitraum vom Ablauf des 24. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ), (sogenanntes Technical Record Date) bis zum Ablauf des Tages der Hauptversammlung, d.h. Donnerstag, den 1. Juli 2021, 24.00 Uhr (MESZ), keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden (sogenannter Umschreibestopp). Der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung entspricht deshalb dem Stand am 24. Juni 2021, 24.00 Uhr (MESZ).
Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können deshalb auch nach erfolgter Anmeldung und trotz des Umschreibestopps über ihre Aktien weiterhin frei verfügen. Jedoch können Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 24. Juni 2021 bei der Gesellschaft eingehen, ihr Recht zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung in Bild und Ton und Stimmrechte aus diesen Aktien nur dann ausüben, wenn sie sich insoweit von dem noch im Aktienregister eingetragenen Aktionär bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu stellen.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Einzelheiten zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG.
Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden sich auf dem den Aktionären übersandten Anmeldeformular sowie auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vib-ag.de
in dem Bereich Investor Relations/Hauptversammlung. Der Handel mit Aktien der Gesellschaft wird durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Auch nach erfolgter Anmeldung können Aktionäre daher über ihre Aktien weiter frei verfügen. Da im Verhältnis zur Gesellschaft als Aktionär nur gilt, wer als solcher am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen ist, kann eine Verfügung jedoch Auswirkungen auf die Teilnahmeberechtigung und die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts haben.
Verfahren für die Stimmabgabe
Allgemeines
Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind und sich ordnungsgemäß angemeldet haben, haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl, durch Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder durch einen Bevollmächtigten auszuüben.
Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl
Bei Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl ist Folgendes zu beachten:
Die Gesellschaft bietet für die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl ein zugangsgeschütztes HV-Portal unter www.vib-ag.de
in dem Bereich Investor Relations/Hauptversammlung an. Die hierfür erforderlichen persönlichen Zugangsdaten erhalten Sie mit Zusendung der Einladung zur Hauptversammlung. Die Stimmabgabe, einschließlich deren Änderung und Widerruf, kann über das zugangsgeschützte HV-Portal bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung (wobei dieser Zeitpunkt durch den Versammlungsleiter in der Bild- und Tonübertragung angekündigt werden wird) erfolgen.
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May 21, 2021 09:05 ET (13:05 GMT)
