InTiCa : 2024 Hauptversammlung Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Ordentliche Hauptversammlung

der

InTiCa Systems SE

Passau

am

Mittwoch, den 24. Juli 2024,

um 11:00 Uhr (MESZ)

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und deren Bevollmächtigte

Die InTiCa Systems SE verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung als ver- antwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung) der Aktionäre sowie gegebenenfalls von deren gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Ver- tretern auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen. Die Daten erhält die InTiCa Systems SE direkt vom Aktionär oder von dessen depotführender Bank. Die Daten werden nur verarbeitet, um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Aus- übung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und die gesetzli- chen Bestimmungen einer Hauptversammlung einzuhalten. Rechtsgrundlage für die Ver- arbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Wir erlauben uns, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren zu speichern, soweit nicht im Falle eines gerichtlichen oder außergerichtlichen Streitfalls anlässlich der Hauptversammlung ein berechtigtes Interesse besteht, die Daten länger zu speichern. Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten entweder anonymi- siert oder gelöscht.

Die Dienstleister oder Berater, welche zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten jeweils nur solche per- sonenbezogenen Daten, welche für die Ausführung ihrer Tätigkeit erforderlich sind; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach Weisung der InTiCa Systems SE.

Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 56 Satz 2, 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG sowie im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlä- gen von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG werden diese gemeinsam mit dem Namen des das Ergänzungsverlangen oder den Gegenantrag stellenden beziehungsweise des den Wahlvorschlag unterbreitenden Aktionärs öffentlich zugänglich gemacht (hierzu

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Ziffern III.6. und III.7. der Einladung zur Hauptversammlung). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern, die der Hauptversammlung elektronisch zuge- schaltet sind, über das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2, 3 AktG zu erstellende und gemäß § 129 Abs. 4 Satz 1 AktG zugänglich zu machende Teilnehmerverzeichnis zur Verfügung ge- stellt.

Jeder Aktionär hat - bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen - das Recht auf Aus- kunft über die erhobenen personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung der Daten gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung der Daten gemäß Art. 17 DSGVO, Ein- schränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO, Über- tragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Drit- ten gemäß Art. 20 DSGVO und Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Für diese und weitere Anfragen steht unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung:

Bugl & Kollegen GmbH

Herr Alexander Bugl

Eifelstraße 55

93057 Regensburg

Telefon: [phone] [e-mail]

Weitere Informationen in Bezug auf den Datenschutz, die damit zusammenhängende Ver- arbeitung von Aktionärsdaten und zu Ihren Rechten finden Sie auf unserer Internetseite unter folgender Internetadresse: https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptver-sammlung.

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