können aus arbeitstechnischen Gründen Umschreibungen im Aktienregister nur dann vorgenommen
werden, wenn der Umschreibungsantrag bis Dienstag, 4. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ), bei der
Gesellschaft eingegangen ist. Später eingehende Umschreibungsanträge können erst nach der
Hauptversammlung bearbeitet werden, sodass der Erwerber Aktionärsrechte in Bezug auf die
virtuelle Hauptversammlung, insbesondere das Stimmrecht, aus diesen Aktien faktisch nicht
ausüben kann (Umschreibungsstopp bzw. 'Technical Record Date'). Erwerber von Aktien, deren
Umschreibungsanträge nach dem 4. Mai 2021 bei der Gesellschaft eingehen, können daher aus
diesen Aktien die Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere
das Stimmrecht, nicht ausüben, es sei denn, sie lassen sich insoweit bevollmächtigen oder
zur Rechtsausübung ermächtigen. In solchen Fällen bleiben die Aktionärsrechte in Bezug auf
die virtuelle Hauptversammlung bis zur Umschreibung bei dem im Aktienregister eingetragenen
Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister
eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu
stellen.
Wir weisen darauf hin, dass für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die
virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, ausschließlich die
Teilnahmebedingungen nach Gesetz und Satzung der BayWa Aktiengesellschaft maßgeblich sind.
Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte
Aktionäre haben die Möglichkeit, ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung,
insbesondere das Stimmrecht, durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch einen Intermediär (z.B. ein 3. Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen sonstigen Dritten,
ausüben zu lassen. Auch im Falle einer Stimmrechtsvertretung ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des
Aktionärs sowie eine Eintragung im Aktienregister - wie oben unter III. Ziffer 2 ausgeführt -
erforderlich. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder
mehrere von diesen zurückweisen.
Bevollmächtigung eines Dritten
Die Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und ihr Widerruf können entweder gegenüber der
Gesellschaft oder gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt werden. Wird die Vollmacht gegenüber dem
Bevollmächtigten erklärt, so bedarf es eines Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der
Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) oder haben unter Verwendung der
Eingabemaske in dem passwortgeschützten BayWa-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
www.baywa.com/hauptversammlung zu erfolgen. Ein Formular zur Bevollmächtigung eines Dritten erhalten Aktionäre zusammen mit der
persönlichen Einladung zur virtuellen Hauptversammlung (siehe III. Ziffer 2). Ein Formular ist zudem
abrufbar auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung Aktionäre, die einen Dritten bevollmächtigen möchten, werden gebeten, vorzugsweise die zur Verfügung
gestellten Formulare oder die Eingabemaske in dem passwortgeschützten BayWa-Aktionärsportal zu verwenden.
Besonderheiten können bei der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen,
Stimmrechtsberatern oder geschäftsmäßig Handelnden (§ 135 Aktiengesetz) vorliegen (siehe nachfolgend III.
Ziffer 3.2).
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der
Gesellschaft können bis Montag, 10. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ), per Post, per Telefax oder per E-Mail
unter folgender Adresse erfolgen:
BayWa Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 69 06 - 33 3.1 E-Mail: baywa@better-orange.de
Außerdem besteht die Möglichkeit, die Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und ihren Widerruf
über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung zu übermitteln. Die Zugangsdaten zum BayWa-Aktionärsportal werden mit der persönlichen Einladung zur
virtuellen Hauptversammlung übersandt (siehe III.2). Die Möglichkeit der Erteilung einer Vollmacht an
einen Dritten und ihr Widerruf über das BayWa-Aktionärsportal besteht bis zum Beginn der Abstimmungen in
der virtuellen Hauptversammlung am Dienstag, 11. Mai 2021. Auch Vollmachten, die bereits (wie oben
beschrieben) per Post, per Telefax oder per E-Mail gegenüber der Gesellschaft erteilt oder nachgewiesen
worden sind, können bis zu diesem Zeitpunkt noch über das BayWa-Aktionärsportal geändert oder widerrufen
werden.
Auch Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können
weder physisch noch im Wege der elektronischen Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2
Aktiengesetz an der Hauptversammlung teilnehmen. Bevollmächtigte können das Stimmrecht nur im Wege der
elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft ausüben. Damit ein Bevollmächtigter die virtuelle Hauptversammlung über das
BayWa-Aktionärsportal verfolgen und eine elektronische Briefwahl oder eine Erteilung von (Unter-)
Vollmacht auch auf elektronischem Weg über das BayWa-Aktionärsportal vornehmen kann, erhält dieser eigene
Zugangsdaten für das BayWa-Aktionärsportal. Bei Erteilung der Vollmacht gleichzeitig mit der Anmeldung
zur virtuellen Hauptversammlung werden die Zugangsdaten direkt an den Bevollmächtigten übersandt.
Ansonsten werden den Bevollmächtigten die Zugangsdaten nach Eingang der Vollmacht oder ihres Nachweises
bei der Gesellschaft unter der vorstehend angegebenen Adresse oder über das passwortgeschützte
BayWa-Aktionärsportal über den vom Aktionär gewählten Weg übermittelt. Wir bitten unsere Aktionäre
deshalb, möglichst frühzeitig für eine ordnungsgemäße Vollmachtserteilung Sorge zu tragen, damit die
Bevollmächtigten ihre Zugangsdaten rechtzeitig erhalten können; dies gilt aufgrund der üblichen
Postlaufzeiten insbesondere für den Fall, dass den Bevollmächtigten ihre Zugangsdaten per Post
übermittelt werden sollen.
Gehen bei der Gesellschaft im Zusammenhang mit der Erteilung und dem Widerruf einer Vollmacht auf
unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist für die Gesellschaft
nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen zuletzt erfolgt ist, werden diese Erklärungen in folgender
Reihenfolge der Übermittlungswege als verbindlich behandelt: (1) BayWa-Aktionärsportal, (2) E-Mail, (3)
Telefax und (4) Papierform.
Nähere Einzelheiten zur Vollmachtserteilung werden unseren Aktionären zusammen mit den Unterlagen zur
Hauptversammlung zugesandt.
Bevollmächtigung von Intermediären oder geschäftsmäßig Handelnden (§ 135 Aktiengesetz)
Soweit eine Vollmacht an einen Intermediär im Sinne von § 67a Abs. 4 Aktiengesetz, eine
Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder an eine sonstige Person im Sinne von § 135 Abs. 8
Aktiengesetz erteilt wird, bedürfen die Vollmachtserteilung und ihr Widerruf nach den gesetzlichen
Vorschriften nicht der Textform. Hier genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten
nachprüfbar festgehalten wird. Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie sonstige 3.2 Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 Aktiengesetz können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende
Regelungen vorsehen; bitte stimmen Sie sich mit den diesbezüglich jeweils zu Bevollmächtigenden ab. Eines
gesonderten Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedarf es in diesem Fall nicht.
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March 30, 2021 09:07 ET (13:07 GMT)
