AMAG AUSTRIA METALL AG Andere Personen als die besonderen Stimmrechtsvertreter können nur zur Ausübung von sonstigen, nicht den besonderen Stimmrechtsvertretern vorbehaltenen Rechten, insbesondere des Auskunfts- und Rederechts, bevollmächtigt werden und können an der Hauptversammlung nicht physisch teilnehmen. Soll der besondere Stimmrechtsvertreter durch diese andere Person bevollmächtigt werden, ist eine wirksame Vollmachtskette (Subvollmacht) sicherzustellen. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. Wird die Vollmacht nach dem 9. April 2021, 16:00 Uhr (MESZ) widerrufen, empfehlen wir die Übermittlung des Widerrufs per E- Mail an den betroffenen Stimmrechtsvertreter oder per Telefax an die oben angeführte Nummer, da ansonsten der rechtzeitige Zugang nicht gewährleistet werden kann. Weisungen an die besonderen Stimmrechtsvertreter Die besonderen Stimmrechtsvertreter werden das Stimmrecht, das Antragsrecht und das Widerspruchsrecht nur über Weisung ausüben. Liegt zu einem Beschlussantrag keine Weisung vor, wird sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Auch bei Beschlussanträgen, zu welchen eine unklare Weisung (z.B. gleichzeitig FÜR oder GEGEN bei demselben Beschlussantrag) erteilt wurde, wird sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Die Aktionäre werden gebeten, dem gewählten Stimmrechtsvertreter ihre Weisungen im hierfür vorgesehenen Abschnitt des Vollmachtsformulars, welches spätestens ab dem 23. März 2021 auf der Internetseite der Gesellschaft (www.amag-al4u.com) im Bereich Investor Relations unter "ordentliche Hauptversammlung 2021" abrufbar ist, zu erteilen. Wir bitten Sie, die Weisungen per E-Mail an die oben angegebene Adresse des von Ihnen gewählten Stimmrechtsvertreters zu übermitteln. Durch diese Art der Übermittlung hat der von Ihnen gewählte Stimmrechtsvertreter unmittelbar Zugriff auf die Weisung. Die Weisungen können gemeinsam mit der Vollmachtserteilung oder auch zu einem späteren Zeitpunkt erteilt werden. Weisungen zur Ausübung des Stimmrechts, des Antragsrechts und des Widerspruchsrechts können vor oder während der Hauptversammlung bis zu dem vom Vorsitzenden jeweils bestimmten Zeitpunkt erteilt werden. Bis zu diesen Zeitpunkten haben die Aktionäre die Möglichkeit, schon erteilte Weisungen abzuändern oder neue Weisungen zu erteilen. Da angesichts der möglichen Vielzahl an gleichzeitigen Kontaktversuchen eine telefonische Erreichbarkeit der Stimmrechtsvertreter während der Hauptversammlung von diesen nicht gewährleistet werden kann, ist für die Kommunikation ausschließlich das Kommunikationsmittel E-Mail an die oben angegebene E-Mail-Adresse Ihres Stimmrechtsvertreters zu verwenden. In jedem E- Mail muss die Person des Aktionärs (Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des Aktionärs) genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders, z.B. durch Angabe des Namens/der Firma, erkennbar gemacht werden (§ 13 Abs 2 AktG). Um den Stimmrechtsvertreter in die Lage zu versetzen, Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E- Mail anzugeben. Es wird darauf hingewiesen, dass es gegebenenfalls erforderlich sein kann, die virtuelle Hauptversammlung kurz zu unterbrechen, um die während der Hauptversammlung einlangenden Weisungen der Aktionäre an die Stimmrechtsvertreter sicher zu verarbeiten. Zwtl.: VIII. AUSKUNFTSRECHT UND REDEBEITRÄGE DER AKTIONÄRE Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Das Auskunftsrecht und das Rederecht können ausschließlich im Wege der elektronischen Post durch Übermittlung einer E-Mail an die eigens dazu eingerichtete E-Mail-Adresse fragen.amag@hauptversammlung.at ausgeübt werden. Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens ab dem 23. März 2021 auf der Internetseite der Gesellschaft (www.amag-al4u.com) im Bereich Investor Relations unter "ordentliche Hauptversammlung 2021" abrufbar ist, und hängen Sie das ausgefüllte und unterfertigte Formular dem E-Mail als Anhang an. Falls Sie Ihre Fragen oder Redebeiträge ohne Verwendung des Frageformulars senden, muss die Person des Aktionärs (Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des Aktionärs) genannt werden und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders, z.B. durch Angabe des Namens/der Firma, erkennbar gemacht werden (§ 13 Abs 2 AktG). Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E- Mail anzugeben. Im Falle der Ausübung des Auskunfts- und/oder Rederechts durch einen Bevollmächtigten ist auch ein Vollmachtsnachweis in Textform zu erbringen. Bitte beachten Sie, dass die besonderen Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Auskunfts- und/oder Rederechts nicht bevollmächtigt werden können. Die Aktionäre werden gebeten, ihre Fragen bereits im Vorfeld der Hauptversammlung in Textform per E-Mail an die Adresse fragen.amag@hauptversammlung.at zu übermitteln, und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 9. April 2021 bei der Gesellschaft einlangen. Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen. Die Aktionäre haben auch während der Hauptversammlung die Möglichkeit, ihre Fragen und Redebeiträge elektronisch an die Gesellschaft zu übermitteln, und zwar ausschließlich in Textform per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse fragen.amag@hauptversammlung.at der Gesellschaft. Bitte beachten sie, dass dafür vom Vorsitzenden während der Hauptversammlung zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können. Die bei der Gesellschaft eingegangenen Fragen werden in der Hauptversammlung nach Maßgabe des § 118 AktG verlesen und beantwortet. Zwtl.: IX. INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ Die AMAG Austria Metall AG verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre/ innen (insbesondere jene gemäß § 10a Abs 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des/der Aktionärs/ in, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Anschrift des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), um den Aktionären/innen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären/innen ist für die Teilnahme von Aktionären/innen und deren Vertretern an der virtuellen Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz und der COVID-19-GesV zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 Abs 1 lit. c) DSGVO. Für die Verarbeitung ist die AMAG Austria Metall AG die verantwortliche Stelle. Die AMAG Austria Metall AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, besonderer Stimmrechtsvertreter und Veranstaltungs- Dienstleistern. Diese erhalten von der AMAG Austria Metall AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der AMAG Austria Metall AG. Soweit rechtlich notwendig, hat die AMAG Austria Metall AG mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen. Nimmt ein/e Aktionär/in an der virtuellen Hauptversammlung teil, können deren besondere Stimmrechtsvertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die AMAG Austria Metall AG ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG). Die Daten der Aktionäre/innen werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären/ innen gegen die AMAG Austria Metall AG oder umgekehrt von der AMAG Austria Metall AG gegen Aktionäre/innen erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Zum Zwecke der organisatorischen Unterstützung der Verwaltung erfolgt eine
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
March 16, 2021 02:30 ET (06:30 GMT)
