Platform : Bericht des Aufsichtsrats

Bericht des Aufsichtsrats

Liebe Aktionärinnen und Aktionäre,

im Namen des gesamten Aufsichtsrats möchte ich an dieser Stelle allen Mitarbeitenden der The Platform Group AG unseren besonderen Dank aussprechen. Ihre außergewöhnliche Leistungsbereitschaft hat wesentlich dazu beigetragen, dass die Zusammenlegung der The Platform Group GmbH & Co. KG mit der fashionette AG und die Transformation zur The Platform Group AG (nachfolgend "TPG") erfolgreich umgesetzt werden konnte. Dadurch ist ein neues Unternehmen entstanden, welches durch eine Software- und Plattformlösungen führend im Markt ist, profitabel arbeitet und einen nachhaltigen Wachstumskurs eingeschlagen hat.

VERTRAUENSVOLLE ZUSAMMENARBEIT MIT DEM VORSTAND

Der Aufsichtsrat war und ist jederzeit eng in die Verfahren und Maßnahmen des Vorstands zur Weiterentwicklung des Unternehmens eingebunden und hat sich angemessen unterrichten lassen.

Der Aufsichtsrat hat im vergangenen Geschäftsjahr die offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Vorstand fortgesetzt. Auch zwischen den Sitzungen stand der Aufsichtsratsvorsitzende in regelmäßigem Kontakt mit dem Vorstand und wurde über alle wesentlichen Entwicklungen und anstehenden Entscheidungen, die für das Unternehmen von besonderer Bedeutung waren, in Kenntnis gesetzt. Der jeweilige Vorstandsvorsitzende hat den Aufsichtsratsvorsitzenden unverzüglich über alle wichtigen Ereignisse informiert, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung waren. Alle Mitglieder des Aufsichtsrats wurden vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats umfassend über kritische Themen informiert.

Darüber hinaus hat der Vorstand den Aufsichtsrat regelmäßig auch außerhalb von turnusmäßigen Sitzungen per Videokonferenz über die Finanz- und Geschäftsentwicklung informiert.

Im vergangenen Geschäftsjahr gab es Veränderungen im Vorstand. Der ehemalige Vorstandsvorsitzende Georg Hesse sowie das Vorstandsmitglied Thomas Buhl legten ihre Ämter vorzeitig zum 28. Februar 2023 nieder. Als neuer Vorstand wurde am

09. Februar 2024 mit Wirkung zum 01. März 2023 Dr. Dominik Benner vom Aufsichtsrat bestellt und zum Vorstandsvorsitzenden ernannt.

ZUSAMMENSETZUNG DES AUFSICHTSRATS

Zum Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung der TPG am 27.06.2023 legten die Mitglieder des Aufsichtsrates Karoline Huber und Ingo Arnold ihre Ämter nieder. Nachdem Ausscheiden von Dr. Oliver Serg bereits zum 20. Dezember 2022 sind mit Dominik Barton, Jens Wasel und Florian Müller drei neue Mitglieder in der ordentlichen Hauptversammlung am 27.06.2023 in den Aufsichtsrat gewählt worden. Diese sind bis zur Hauptversammlung, die über das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2025 beschließt, bestellt. Darüber hinaus war das Aufsichtsratsgremium im Geschäftsjahr 2023 mit dem Vorsitzenden Stefan Schütze und seinem Stellvertreter Rolf Sigmund besetzt.

SITZUNGEN DES AUFSICHTSRATS

Der Aufsichtsrat hat im Geschäftsjahr 2023 die Aufgaben, die ihm nach dem Gesetz und der Satzung obliegen, vollumfänglich wahrgenommen und den Vorstand regelmäßig überwacht und beratend begleitet. Grundlage hierfür waren die regelmäßigen schriftlichen und mündlichen Berichte des Vorstands zu allen für das Unternehmen und den Konzern relevanten Fragen der Unternehmensplanung, der Geschäftsentwicklung, insbesondere der Geschäfts- und Finanzlage, der Übernahmestrategie, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance. Falls erforderlich, hat der Aufsichtsrat die Vorschläge und Angelegenheiten des Vorstands ohne den Vorstand erörtert.

Im Geschäftsjahr 2023 fanden insgesamt 14 Aufsichtsratssitzungen statt, welche in der Regel im Form der Videokonferenz abgehalten worden sind.

In der nachfolgenden Tabelle legen wir die Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder in individualisierter Form offen:

09.02.

10.03.

3.04.

12.04.

21.04.

25.04.

02.05.

09.05.

15.05.

19.05.

27.06.

16.10.

27.10.

14.12.

Stefan

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Schütze,

Vorsitzender

Rolf Sigmund,

x

x

x

x

x

x

x

x

-

x

x

x

x

x

Stellv.

Vorsitzender

Ingo Arnold

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

(bis zum

27.06.2023)

Karoline

x

x

x

x

x

x

x

x

x

X

Huber (bis

zum

27.06.2023)

Dominik

x

x

x

x

Barton (ab

dem

27.06.2023)

Jens Wasel

x

x

x

X

(ab dem

27.06.2023)

Florian Müller

x

x

x

x

(ab dem

27.06.2023)

In seinen Sitzungen hat der Aufsichtsrat die Berichte und Beschlussvorlagen des Vorstands eingehend erörtert und geprüft. Darüber hinaus fanden verschiedene Gespräche zwischen einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern und dem Vorstand statt, um dessen Tätigkeit fachlich zu unterstützen.

Der Vorstand berichtete sowohl schriftlich als auch mündlich in den unterjährigen Sitzungen und Besprechungen sowie in Telefonkonferenzen und über die Erstellung der Finanzberichterstattung.

Der Aufsichtsrat hat diese Angelegenheiten erörtert und, soweit erforderlich, die entsprechenden Beschlüsse gefasst. Nach § 15 Abs. 4 der Satzung können Beschlüsse auch außerhalb von Sitzungen gefasst werden. Davon machte der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023 allerdings keinen Gebrauch. Sämtliche Beschlüsse wurden in den Sitzungen gefasst. Im Geschäftsjahr 2023 hat der Aufsichtsrat allen zustimmungspflichtigen Angelegenheiten zugestimmt, nachdem sie eingehend geprüft und mit dem Vorstand erörtert worden waren.

SCHWERPUNKTTHEMEN

In der ersten Sitzung des Jahres am 9. Februar 2023 wurden Vorstandsthemen besprochen und entsprechende Beschlüsse gefasst. So wurde der vorzeitigen Niederlegung der Ämter der Mitglieder des Vorstandes Georg Hesse und Thomas Buhl zum 28.02.2023 zugestimmt. Darüber hinaus wurde mit Wirkung ab dem 01. März 2023 Herr Dr. Dominik Benner zum neunen Vorstand und Vorstandsvorsitzenden bestellt.

In einer Sitzung am 10. März 2023 wurden ebenfalls Vorstandsthemen besprochen. Beschlüsse wurden hier keine gefasst.

In der Sitzung am 03. April 2023 wurde das Thema Mietvertrag für das damalige Büro der Gesellschaft sowie das Thema Cash-Pooling der Gruppe erörtert.

Die Sitzung am 12.April 2023 hatte die aktualisierte Finanzplanung und das angepasste Budget für 2023 zum Gegenstand der Erörterung. Darüber hinaus erfolgte ein Update zur Geschäftsentwicklung im ersten Quartal des Jahres.

Die Sitzungen am 21. sowie 25. April hatte die Erörterung eines Kreditvertrages zum Gegenstand.

In seiner Sitzung am 02. Mai 2023 wurde ausführlich über den Liquiditätsstatus sowie Liquiditätsplanung berichtet und diskutiert.

Am 09. Mai 2023 wurde die laufende Jahresabschlussprüfung erörtert und die offenen Themen besprochen.

In seiner Sitzung am 15.Mai 2023 wurde Frau Laura Vogelsang als weiteres Mitglied des Vorstands bestellt sowie ein neuer Geschäftsverteilungsplan verabschiedet.

In der Sitzung zur Feststellung des Jahresabschlusses am 19. Mai 2023 (Bilanzsitzung) erörterte der Aufsichtsrat den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2022 eingehend. Der Abschlussprüfer stand für Fragen des Aufsichtsrats zur Verfügung. Darüber hinaus hat sich der Aufsichtsrat eingehend mit dem Entwurf der Hauptversammlungseinladung und dem Ablauf der Hauptversammlung befasst.

Am 27. Juni 2023 fand eine Aufsichtsratssitzung im Anschluss an die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft statt. Gegenstand war die Neukonstituierung des Aufsichtsrates infolge der Wahl von drei neuen Aufsichtsratsmitgliedern. Als Vorsitzender des Aufsichtsrates wurde Stefan Schütze bestätigt und Rolf Sigmund zu seinem Stellvertreter gewählt. Darüber hinaus wurde die aktuelle Geschäftsentwicklung und die strategische Ausrichtung der Gesellschaft ausführlich erörtert.

Am 16. Oktober 2023 fand eine Aufsichtsratssitzung statt, in der sich der Aufsichtsrat über Geschäftsentwicklung der ersten 8 Monate informiert hat.

In seiner Sitzung am 27. Oktober 2023 hat der Aufsichtsrat einstimmig die Zustimmung zum Abschluss eines Einbringungsvertrages über den Kommanditanteil an der The Platform Group GmbH & Co. KG (TPG KG) in die Gesellschaft gefasst. Der Abschluss des Einbringungsvertrages stand im Zusammenhang mit der Beschlussfassung der außerordentlichen Hauptversammlung vom 06. September 2023 über eine Sachkapitalerhöhung bei der Gesellschaft gegen Einbringung des TPG KG Anteils.

In seiner Sitzung am 14. Dezember 2023 hat der Aufsichtsrat sich mit der Planung für das Budget 2024, Vorstandsthemen sowie M&A Aktivitäten der Gesellschaft befasst und hier insbesondere die Verlängerung der Vorstandsbestellung von Laura Vogelsang beschlossen.

Corporate Governance

Die The Platform Group AG ist im Scale-Segment des Freiverkehrs (Open Market) an der Frankfurter Wertpapierbörse notiert und unterliegt daher nicht den Anforderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex. Ungeachtet dessen ist eine gute Corporate Governance eine wesentliche Grundlage für eine verantwortungsvolle Unternehmensführung.

Der Aufsichtsrat hat im Geschäftsjahr 2023 keine Ausschüsse gebildet. Der Aufsichtsrat vertritt jedoch die Auffassung, dass eine fokussierte und strategische Begleitung des Unternehmens die Erfahrung und Kompetenzen des gesamten Gremiums erfordert, das gezielt auf die unternehmensrelevanten Zielsetzungen des Unternehmens zusammengestellt wurde.

Im Berichtszeitraum sind keine Interessenkonflikte von Aufsichtsratsmitgliedern aufgetreten.

JAHRESABSCHLUSS FUR DAS GESCHÄFTSJAHR 2023

Der vom Vorstand aufgestellte Jahresabschluss der The Platform Group AG, der Konzernabschluss und die jeweiligen Lageberichte zum Jahresabschluss sowie zum Konzernabschluss der The Platform Group AG für das Geschäftsjahr 2023 sind unter Einbeziehung der Buchführung von Herrn Ottmar Russler, Wirtschaftsprüfer, Wiesbaden, der von der ordentlichen Hauptversammlung am 27. Juni 2023 zum Abschlussprüfer gewählt wurde, geprüft und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen worden.

Der Abschlussprüfer hat die geforderte Unabhängigkeitserklärung dem Aufsichtsrat vor Beginn der Prüfung vorgelegt. Die zu prüfenden Unterlagen und die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers lagen jedem Mitglied des Aufsichtsrats in der Bilanzsitzung am 23. April 2024 vor und wurden jedem Mitglied des Aufsichtsrats rechtzeitig zur Vorbereitung weitergeleitet. Herr Carsten Rösemeier als Prüfungsassistent und Vertreter des Abschlussprüfers nahm an der Sitzung teil, um den Jahresabschluss und den Konzernabschluss zu prüfen und zu erörtern.

In seiner Sitzung am 23. April 2024 hat der Aufsichtsrat den Jahresabschluss festgestellt und den Konzernabschluss nach eingehender Prüfung der Unterlagen und unter Berücksichtigung der Prüfungsberichte gebilligt. Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat die Planungsunterlagen, die Risikolage und das Risikomanagementsystem der The Platform Group AG geprüft. Es wurden alle aus Sicht des Vorstands und des Aufsichtsrats erkennbaren Risikobereiche erörtert. Das Risikomanagementsystem wurde vom Abschlussprüfer intensiv geprüft. Der Abschlussprüfer hat bestätigt, dass der Vorstand die nach § 91 Abs. 2 AktG geforderten Maßnahmen in geeigneter Weise getroffen hat, insbesondere durch die Einrichtung eines Überwachungssystems. Darüber hinaus bestätigte er, dass das Überwachungssystem grundsätzlich geeignet ist, Entwicklungen, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden könnten, frühzeitig zu erkennen und gegen festgestellte Fehlentwicklungen vorzugehen.

Der Aufsichtsrat hat den Abhängigkeitsbericht des Vorstands und den Prüfungsbericht des Abschlussprüfers seinerseits im Rahmen des Üblichen geprüft. Der Aufsichtsrat gelangte zu der Überzeugung, dass der Prüfungsbericht

• wie auch die von dem Abschlussprüfer durchgeführte Prüfung selbst - den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Der Aufsichtsrat hat den Abhängigkeitsbericht insbesondere auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und hat sich dabei auch davon vergewissert, dass der Kreis der verbundenen Unternehmen mit der gebotenen Sorgfalt festgestellt und notwendige Vorkehrungen zur Erfassung der berichtspflichtigen Rechtsgeschäfte und Maßnahmen getroffen wurden. Anhaltspunkte für Beanstandungen des Abhängigkeitsberichts sind bei dieser Prüfung nicht ersichtlich geworden. Der Aufsichtsrat erhebt nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung keine Einwendungen gegen die Schlusserklärung des Vorstands und stimmt dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer zu.

Abschließend möchte der Aufsichtsrat dem Vorstand sowie allen Mitarbeitenden von The Platform Group seinen Dank für die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit im vergangenen Jahr aussprechen. Ferner gilt der Dank des Aufsichtsrats auch allen Aktionären für das entgegengebrachte Vertrauen sowie ihre Unterstützung.

Düsseldorf, den 25. April 2024

Für den Aufsichtsrat

STEFAN SCHÜTZE

VORSITZENDER DES AUFSICHTSRATS