Wenn Sie unser Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf unser Aktionärsportal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert: 


*             Abgerufene bzw. angefragte Daten; 
*             Datum und Uhrzeit des Abrufs; 
*             Meldung, ob der Abruf erfolgreich war; 
*             Typ des verwendeten Webbrowsers; 
*             Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite); 
*             IP-Adresse; 
*             Session-ID und 
*             Login.

Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie unser Aktionärsportal besuchen.

Zudem verarbeiten wir Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Vertretern, die in Bezug auf die Hauptversammlung eingereicht werden, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten.

Schließlich nutzen wir sog. Web-Storage-Funktionen. Hierfür werden kleine Textdateien im lokalen Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt und dort gespeichert. Im Rahmen der Session-Storage-Technik erheben wir nach Ihrem Login Informationen über den jeweiligen Authentifizierungs-Token (d.h. Ihre 'virtuelle' Eintrittskarte) und Ihre Sitzungsdaten (sog. Session-Daten) einschließlich der Erteilung der Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen. Hierdurch werden Sie als Benutzer wiedererkannt, wenn Sie während einer aktiven Sitzung auf eine andere Seite des Portals wechseln, auf unsere Website zurückkehren oder die Seite neu laden müssen. Außerdem nutzen wir die sog. Local-Storage-Funktion, um den Zeitstempel Ihres Logins zu speichern, was aus Sicherheitsgründen einen automatischen Logout nach 30 Minuten Inaktivität ermöglicht. Mit Schließen des Browsers werden diese Daten automatisch gelöscht. In Ihrem Browsermenü finden Sie Informationen, wie Sie das Zulassen von Web-Storage-Objekten auf technischem Wege unterbinden können und mit welcher Einstellung Sie von Ihrem Browser über die Platzierung eines neuen Web-Storage-Objekts informiert werden. Bitte beachten Sie, dass möglicherweise einige Funktionen unserer Internetseite im Falle deaktivierter Web-Storage-Objekte nicht mehr zur Verfügung stehen.

b) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Anmeldung und Zuschaltung der Aktionäre und Aktionärsvertreter zur virtuellen Hauptversammlung abzuwickeln und diesen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Teilen Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mit, kann eine Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung möglicherweise nicht sichergestellt werden. Mit Ihrer Anmeldebestätigung erhalten Sie Zugangsdaten (Aktionärsnummer und Passwort) für das Aktionärsportal. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen Sie sich mit diesen Zugangsdaten einloggen. Über das Aktionärsportal können Sie unter anderem Vollmachten erteilen, Ihr Stimmrecht ausüben oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte erscheinen in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des Aktionärsportals. Die Nutzung des Aktionärsportals unterliegt den dort abrufbaren Nutzungsbedingungen.

Kontaktaufnahme

Sofern Sie mit uns in Kontakt treten, werden Ihre in diesem Zusammenhang verarbeiteten personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Nachricht genutzt und gespeichert. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a) DSGVO.

Aktionärsportal

Die Verarbeitung der oben genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen in Webserver-Log-Files sowie der Einsatz der Web-Storage-Objekte ist erforderlich, um das Aktionärsportal technisch bereitstellen zu können sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung. Das Aktionärsportal wird als Service für unsere Aktionäre und deren Vertreter bereitgestellt.

An der Bereitstellung haben wir ein berechtigtes Interesse, um Aktionären und deren Vertreter die Ausübung der Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche Art sowie die Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO.

Identitätsprüfung

Bei der Anmeldung im Aktionärsportal, verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen (Aktionärsnummer und Passwort). Diese Verarbeitung dient der Überprüfung Ihrer Berechtigung, als Aktionär oder Aktionärsvertreter an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen oder vorbereitende Maßnahmen zu treffen.

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtungen nach Artikel 9 Absatz 1 lit. c) ii), Artikel 10 SE-VO i.V.m. §§ 118 ff. AktG erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO.

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung

Sofern Sie oder Ihr Vertreter Ihr Stimmrecht im Wege elektronischer Briefwahl über das Aktionärsportal ausüben, verarbeiten wir Ihr Abstimmverhalten, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu gewährleisten. Sofern Sie während der virtuellen Hauptversammlung über die entsprechende Funktion des Aktionärsportals einen Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung erklären, verarbeiten wir Informationen über diesen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach Artikel 9 Absatz 1 lit. c) ii), Artikel 10 SE-VO i.V.m. §§ 118 ff. AktG und gegebenenfalls in Verbindung mit § 1 Absatz 2 Nummer 2 und 4 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (GesRuaCOVBekG).

Fragerecht

Sofern Sie von dem Recht Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung über unser Aktionärsportal Fragen einzureichen und Ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens, sofern Sie diesem nicht ausdrücklich widersprechen. Ihr Name kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Verarbeitung dient dazu, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen und dem berechtigten Interesse der übrigen Hauptversammlungsteilnehmer, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, Rechnung zu tragen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO.

Verarbeitungen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen

Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO.

Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Schließlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO.

c) Empfänger personenbezogener Daten

Die SNP Schneider-Neureither & Partner SE beauftragt für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung Dienstleister. Diese verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach Weisung der SNP Schneider-Neureither & Partner SE und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist.

Verlangt ein Aktionär, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, werden diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften von der Gesellschaft bekannt gemacht. Ebenso werden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.

Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, sind wir nach § 129 Absatz 1 Satz 2 AktG verpflichtet, Sie unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienanzahl und der Besitzart in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können nach § 129 Absatz 4 AktG von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden.

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

d) Speicherdauer

Die SNP Schneider-Neureither & Partner SE anonymisiert und löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

e) Datenquellen

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May 11, 2021 09:05 ET (13:05 GMT)