Mainova : Bericht zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) 2023 – Mainova AG

Bericht erstellt am: 09.04.2024

Bericht zum LkSG

(Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)

Berichtszeitraum von 01.01.2023 bis 31.12.2023

Name der Organisation: Mainova AG

Anschrift: Solmsstraße 38, 60486 Frankfurt am Main

Inhaltsverzeichnis

A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

A3. Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb der eigenen Organisation

B. Risikoanalyse und Präventionsmaßnahmen

B1. Durchführung, Vorgehen und Ergebnisse der Risikoanalyse

B2. Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich

B3. Präventionsmaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern

B4. Präventionsmaßnahmen bei mittelbaren Zulieferern

B5. Kommunikation der Ergebnisse

B6. Änderungen der Risikodisposition

C. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen

C1. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich

C2. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern

C3. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen bei mittelbaren Zulieferern

D. Beschwerdeverfahren

D1. Einrichtung oder Beteiligung an einem Beschwerdeverfahren

D2. Anforderungen an das Beschwerdeverfahren

D3. Umsetzung des Beschwerdeverfahrens

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E. Überprüfung des Risikomanagements

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A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

Welche Zuständigkeiten für die Überwachung des Risikomanagements waren im Berichtszeitraum festgelegt?

Für die Überwachung des nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) erforderlichen Risikomanagements gemäß § 4 Abs. 3 LkSG wurde im August 2022 bei der Mainova AG eine Menschenrechtsbeauftragtenfunktion eingerichtet. Diese wurde im November 2022 mit Sarah Gelz, Projektmanagerin Lieferkettengesetz, Menschenrechte und Nachhaltigkeit und im August 2023 mit Marie Textor, Projektmanagerin Lieferkettengesetz, Menschenrechte und Nachhaltigkeit besetzt. Der Vorstandsvorsitzende der Mainova AG hat im Juni 2023 Sarah Gelz und im August 2023 Marie Textor formell zur Menschenrechtsbeauftragten der Mainova AG berufen. Die Gesamtverantwortung für die Umsetzung der menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten trägt der Vorstand der Mainova AG.

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A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

Hat die Geschäftsleitung einen Berichtsprozess etabliert, der gewährleistet, dass sie regelmäßig - mindestens einmal jährlich - über die Arbeit der für die Überwachung des Risikomanagements zuständigen Person informiert wird?

Es wird bestätigt, dass die Geschäftsleitung einen Berichtsprozess etabliert hat, der i. S. d. § 4 Abs. 3 LkSG gewährleistet, dass sie regelmäßig - mindestens einmal jährlich - über die Arbeit der für die Überwachung des Risikomanagements zuständigen Person informiert wird.

• Bestätigt

Beschreiben Sie den Prozess, der mindestens einmal im Jahr bzw. regelmäßig die Berichterstattung an die Geschäftsleitung mit Blick auf das Risikomanagement sicherstellt.

Im Berichtszeitraum wurde die Berichterstattung im Rahmen der Projektorganisation sichergestellt. Mit der Einrichtung eines Lenkungskreises hat die Menschenrechtsbeauftragte viermal im Jahr über ihre Arbeit an den Lenkungskreis berichtet, bei dem ein Vorstandsmitglied vertreten war. Zusätzlich zu der Berichterstattung im Lenkungskreis wurde im Berichtszeitraum der Gesamtvorstand der Mainova AG im Rahmen einer Vorstandssitzung über die Arbeit der Menschenrechtsbeauftragten informiert. Zudem wurde der Vorstandsvorsitzende in regelmäßigen Rücksprachen über die Arbeit der Menschenrechtsbeauftragten informiert.

Bis Q2 2024 soll eine interne Richtlinie implementiert sein, die u. a. den Berichtsprozess an den Vorstand im laufenden Geschäftsbetrieb festschreibt. Der Berichtsprozess soll sicherstellen, dass der Vorstand mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen über die Arbeit der Menschenrechtsbeauftragten informiert wird. Bei wesentlichen Änderungen der Risikolage wird der Gesamtvorstand anlassbezogen informiert.

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Liegt eine Grundsatzerklärung vor, die auf Grundlage der im Berichtszeitraum durchgeführten Risikoanalyse erstellt bzw. aktualisiert wurde?

Die Grundsatzerklärung wurde hochgeladen

www.mainova.de/nachhaltigkeitsrichtlinien

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Wurde die Grundsatzerklärung für den Berichtszeitraum kommuniziert?

Es wird bestätigt, dass die Grundsatzerklärung gegenüber Beschäftigten, gegebenenfalls dem Betriebsrat, der Öffentlichkeit und den unmittelbaren Zulieferern, bei denen im Rahmen der Risikoanalyse ein Risiko festgestellt wurde, kommuniziert worden ist.

• Bestätigt

Bitte beschreiben Sie, wie die Grundsatzerklärung an die jeweiligen relevanten Zielgruppen kommuniziert wurde.

Die Grundsatzerklärung wurde im Berichtszeitraum gegenüber relevanten Zielgruppen kommuniziert. Im Rahmen einer internen Meldung wurden die Beschäftigten der Mainova AG, Netzdienste Rhein-Main GmbH (NRM), StraßenBeleuchtung Rhein-Main GmbH (SRM) und Mainova ServiceDienste GmbH (MSD) (im Folgenden: Verbund Mainova) sowie der Betriebsrat über die Veröffentlichung der Grundsatzerklärung informiert. Zusätzlich wurde intern eine Informationsmail an die erste Führungsebene sowie den Betriebsratsvorsitzenden geschickt.

Die vollkonsolidierten Beteiligungen, die in den eigenen Geschäftsbereich der Mainova AG fallen, wurden ebenfalls per E-Mail informiert und aufgefordert, die Grundsatzerklärung an ihre Belegschaft zu kommunizieren. Extern wurde die Grundsatzerklärung auf der Unternehmenswebsite der Mainova AG sowie sukzessive auf den Unternehmenswebsites der vollkonsolidierten Beteiligungen eingebunden bzw. verlinkt (sofern eine Unternehmenswebsite vorhanden ist).

Im Rahmen einer Pressemitteilung zum Branchendialog Energiewirtschaft wurde die Grundsatzerklärung ebenfalls kommuniziert.

Ab Q2 2024 wird in den Allgemeinen Einkaufsbedingungen auf die Grundsatzerklärung verwiesen.

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Welche Elemente enthält die Grundsatzerklärung?

• Einrichtung eines Risikomanagement
• Jährliche Risikoanalyse
• Verankerung von Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich, bei unmittelbaren Zulieferern und ggf. mittelbaren Zulieferern und deren Wirksamkeitsüberprüfung
• Bereitstellung eines Beschwerdeverfahrens im eigenen Geschäftsbereich, bei Zulieferern und deren Wirksamkeitsüberprüfung
• Dokumentations- und Berichtspflicht
• Beschreibung der festgestellten prioritären Risiken
• Beschreibung von menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen an eigene Beschäftigte und Zulieferer

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Beschreibung möglicher Aktualisierungen im Berichtszeitraum und der Gründe hierfür.

Die Grundsatzerklärung zur Achtung von Menschenrechten und Umweltbelangen im Mainova- Konzern wurde erstmals Anfang August 2023 veröffentlicht.

Im Dezember 2023 wurde die Grundsatzerklärung auf Basis der finalisierten Risikoanalysen um die identifizierten und priorisierten Risiken sowie den Umgang mit diesen ergänzt (Aktualisierung).

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A. Strategie & Verankerung

A3. Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb der eigenen Organisation

In welchen maßgeblichen Fachabteilungen/Geschäftsabläufen wurde die Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb des Berichtszeitraums sichergestellt?

• Personal/HR
• Umweltmanagement
• Arbeitssicherheit & Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kommunikation / Corporate Affairs
• Einkauf/Beschaffung
• Recht/Compliance
• Sonstige: Immobilienmanagement; Sicherheitsdienste

Beschreiben Sie, wie die Verantwortung für die Umsetzung der Strategie innerhalb der verschiedenen Fachabteilungen/Geschäftsabläufe verteilt ist.

Die Verantwortung für die Umsetzung der Menschenrechtsstrategie ist auf verschiedene Fachbereiche aufgeteilt. Die zentrale Zuständigkeit für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten liegt beim Nachhaltigkeitsmanagement im Bereich Konzernkommunikation und Public Affairs. Ebenfalls im Nachhaltigkeitsmanagement angesiedelt ist die Menschenrechtsbeauftragte der Mainova AG, die für die Überwachung des LkSG-Risikomanagements verantwortlich ist. Außerdem ist das Nachhaltigkeitsmanagement für die Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich, die Grundsatzerklärung, die Dokumentation und Berichterstattung zuständig.

Die Stabsstelle Recht und Compliance-Management ist für das Beschwerdeverfahren zuständig. Der Fachbereich Einkauf ist für die Risikoanalyse seiner Zulieferer und die Fachbereiche bzw. die vollkonsolidierten Beteiligungen für die Risikoanalyse ihrer Zulieferer zuständig.

Für den Verbund Mainova wurden Risikoverantwortliche entsprechend der verschiedenen geschützten Rechtspositionen des LkSG ernannt.

Fachbereich Personal (Verbot von Kinderarbeit; Verbot von Beschäftigung in Zwangsarbeit und Sklaverei; Koalitionsfreiheit; Verbot von Ungleichbehandlung; Pflicht zur Zahlung eines angemessenen Lohns)

Stabsstelle Arbeitssicherheit und Umweltschutz (Arbeitsschutz; Verbot, schädliche Boden-, Gewässer- und Luftverunreinigungen zu verursachen; Verstoß gegen das Minamata- Übereinkommen; Verstoß gegen die Stockholmer-Konvention; Verstoß gegen das Basler- Übereinkommen)

Fachbereich Immobilienmanagement (Verbot widerrechtlicher Zwangsräumung) Fachbereich Sicherheitsdienste (Verbot der Beauftragung von Sicherheitskräften unter Missachtung von Menschenrechten)

Bei den vollkonsolidierten Beteiligungen (> 50 %) der Mainova AG liegt die

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Risikoverantwortlichkeit bei der Geschäftsführung. Diese hat für die operative Umsetzung die Zuständigkeit auf Mitarbeitende mit der notwendigen Expertise delegiert.

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Beschreiben Sie, wie die Strategie in operative Prozesse und Abläufe integriert ist.

Die Menschenrechtsstrategie wird im Rahmen von verschiedenen Regelungswerken in die operativen Prozesse und Abläufe integriert: Grundsatzerklärung zur Achtung von Menschenrechten und Umweltbelangen im Mainova-Konzern, Verhaltenskodex für Mitarbeitende (bei Vertragsunterzeichnung), Verhaltenskodex für Lieferanten und einer Menschenrechtspolicy.

Um sicherzustellen, dass die Menschenrechtsstrategie in den operativen Prozessen Anwendung findet, wurde im Rahmen der konkreten Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich mit allen genannten Expertinnen und Experten (siehe vorherigen Abschnitt) eine umfangreiche, alle Rechtspositionen umfassende Bestandsaufnahme gemacht. In diesem Zusammenhang wurde festgestellt, dass in unseren operativen Prozessen und Abläufen bereits umfangreiche Vorkehrungen getroffen wurden.

Bis Q2 2024 soll eine interne Richtlinie finalisiert sein, die interne Zuständigkeiten, Prozesse und Strukturen formalisiert, um eine einheitliche Verfahrensweise für die Umsetzung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfaltspflichten gemäß LkSG bei der Mainova AG sicherzustellen.

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