KAP : > Bericht des Aufsichtsrats der KAP AG

BERICHT DES AUFSICHTSRATS

SEHR GEEHRTE AKTIONÄRINNEN, SEHR GEEHRTE AKTIONÄRE,

das Geschäftsjahr 2020 war vor allem durch die Corona-Pandemie geprägt. Die zur Eindämmung der Pandemie global verhängten Lockdowns haben das wirtschaftliche Umfeld mit voller Wucht getroffen und zu einer Rezession geführt, die es in diesem Ausmaß seit der Finanzkrise 2008/09 nicht mehr gab. Obwohl auch die KAP-Gruppe Umsatzrückgänge hinnehmen musste, haben wir die Herausforderungen in diesem Krisenjahr bewältigt. Geholfen haben uns sicher die bereits im Vorjahr eingeleiteten Maßnahmen zur Straffung und Fokussierung unseres Produkt- und Service-Portfolios. Neben Corona haben aber auch noch weitere Ereignisse die KAP-Gruppe

beschäftigt­ . Im Zuge der Umsetzung unserer Strategie haben wir Maßnahmen zur Veräuße- rung unseres IT-Segments und unserer Gewerbeimmobilie in Fulda eingeleitet. Gemeinsam mit dem Vorstand werden wir das wirtschaftliche Umfeld weiterhin genau beobachten und zusätz­ liche Maßnahmen einleiten, um Wachstumspotenziale in Segmenten mit attraktiven Margen zu ­realisieren und damit die Basis für eine nachhaltige und erfolgreiche Unternehmensentwicklung zu schaffen.

Für das Jahr 2021 erwarten wir für die KAP-Gruppe ein anhaltend schwieriges Umfeld. Insbeson- dere die weiterhin noch nicht konkret abschätzbaren Auswirkungen aufgrund der Ausbreitung der Corona-Pandemie können die Geschäftsentwicklung negativ beeinflussen.

ZUSAMMENARBEIT MIT DEM VORSTAND

Der Aufsichtsrat hat im Geschäftsjahr 2020 die ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben mit großer Sorgfalt wahrgenommen. Wir haben den Vorstand bei der Leitung der Gesellschaft regelmäßig beraten und seine Tätigkeit überwacht. Die Basis hierfür bildeten ausführliche schriftliche und mündliche Berichte des Vorstands, die innerhalb und außerhalb­ der Sitzungen des Aufsichtsrats erfolgten. Zwischen den Sitzungen fand zusätzlich ein regelmäßiger Austausch zwischen dem Aufsichtsratsvorsitzenden und dem Vorstand sowie den übrigen Aufsichtsratsmitgliedern und zwischen den Mitgliedern des Prüfungsausschusses und dem Vorstand statt. Der Aufsichtsrat war in alle Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen unmittelbar eingebunden. Wir waren stets umfassend über die Geschäfts- entwicklung, die beabsichtigte Geschäftspolitik, die Lage des Konzerns, die Risikolage und das Risikomanagement, die Compliance, die Unternehmensplanung einschließlich der Finanz-,Investitions­-, Absatz- und Personalplanung sowie jeweils aktuelle Themen informiert. Soweit für Entscheidungen oder Maßnahmen des Vorstands aufgrund von Gesetz, Satzung oder Geschäfts- ordnung eine Zustimmung des Aufsichtsrats erforderlich war, haben wir die Beschlussvorlagen umfassend geprüft, ausführlich diskutiert und Beschlüsse gefasst.

12	KAP AG | GESCHÄFTSBERICHT 2020

AUFSICHTSRATSSITZUNGEN UND AUSSCHUSSSITZUNGEN

Im Berichtsjahr fanden insgesamt vier reguläre Sitzungen des Aufsichtsrats und vier Sitzungen des Prüfungsausschusses statt, die aufgrund der umfangreichen Einschränkungen in Verbin- dung mit der COVID-19-Pandemie teilweise virtuell abgehalten wurden. Die Mitglieder des Vor- stands haben, soweit nicht zu einzelnen Themen wie Personalangelegenheiten des Vorstands

eine Beratung­ ohne Beteiligung des Vorstands als zweckmäßig angesehen wurde, an den Sit- zungen des Aufsichtsrats teilgenommen und ausführlich über den Gang der Geschäfte, die ­aktuelle Umsatz- und Ergebnisentwicklung, die Chancen und Risiken der Geschäftsentwicklung, die wesentlichen geplanten oder laufenden Investitionen bzw. Desinvestitionen und die Lage des Unternehmens­ insgesamt berichtet. An den regulären Aufsichtsratssitzungen im Geschäfts- jahr 2020 haben alle Mitglieder teilgenommen. Kein Aufsichtsratsmitglied hat an weniger als 50 % aller Sitzungen teilgenommen. Die Sitzungsschwerpunkte waren die folgenden:

In der Sitzung am 27. Februar 2020 haben wir uns intensiv mit den vorläufigen Zahlen des Geschäfts­ jahres 2019 und der Planung für das Geschäftsjahr 2020 beschäftigt. Zudem wurden aktuelle M&A-Projekte sowie der mögliche Verkauf einer Gewerbeimmobilie der KAP-Gruppe diskutiert.

Unter Anwesenheit des Abschlussprüfers befassten wir uns in der Sitzung am 2. April 2020 umfassend mit dem Jahresabschluss und dem Konzernabschluss 2019, dem Lagebericht und Konzernlagebericht,­ dem gesonderten nichtfinanziellen Konzernbericht und dem Vorschlag zur Gewinnverwendung. Der Wirtschaftsprüfer erläuterte die Prüfberichte einschließlich der Prüfungsschwerpunkte­. Ferner berichtete der Vorstand zur aktuellen Lage der Segmente unter­ Einfluss der Corona-Krise. Mögliche Auswirkungen der Pandemie auf das aktuelle Geschäft und auf die Geschäftsentwicklung der nächsten Monate sowie erforderliche Eindämmungsmaß­ nahmen wurden ausführlich diskutiert.

Bei der Sitzung am 17. September 2020 stand eine ausführliche Berichterstattung zur Geschäfts- entwicklung und zu aktuellen Projekten in jedem Segment der KAP-Gruppe sowie deren strate­ gischer Ausrichtung im Rahmen des neuen Strategieprogramms im Fokus. Dazu zählten auch Maßnahmen und Projekte zur Verbesserung der operativen Performance in einzelnen Seg­ menten. Zudem berichtete der Vorstand über die aktuelle Unternehmensplanung und den Stand der M&A-Aktivitäten.

Am 1. Dezember 2020 kamen wir erneut zu einer Aufsichtsratssitzung zusammen. Schwerpunkt in dieser Sitzung war neben der aktuellen Geschäftsentwicklung und der Planung für das Geschäftsjahr 2021 der Status quo diverser Compliance-Regelungen und -Themen sowie Fragen des zukünftigen Versicherungsschutzes. Zusätzlich haben wir über die nach dem DCGK verpflicht- ende Selbstevaluierung unserer Aufsichtsratstätigkeit gesprochen, die nun extern begleitet in der ersten Jahreshälfte des laufenden Geschäftsjahres durchgeführt werden soll.

Darüber hinaus gab es acht außerordentliche Aufsichtsratssitzungen, die per Telefon oder im schriftlichen Umlaufverfahren abgehalten wurden. In diesen Sitzungen wurden neben den Aus- wirkungen der Corona-Krise unter anderem Investitions- bzw. Desinvestitionsvorhaben, Personal­- und Vergütungsangelegenheiten sowie die Durchführung der nächsten Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung diskutiert oder verabschiedet.

AN UNSERE AKTIONÄRE

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Der Aufsichtsrat verfügt seit Juli 2019 mit dem Prüfungsausschuss über einen Ausschuss. Ihm sind sämtliche Aufgaben, die in § 107 Absatz 3 Satz 2 AktG und in Ziffer A. II. des DCGK in der ­Fassung vom 16. Dezember 2019 genannt sind, zugewiesen. Der Prüfungsausschuss befasste sich im Geschäftsjahr 2020 insbesondere mit dem Konzernabschluss 2019 und dem Konzernhalbjahres­ finanzbericht 2020. Weitere Tagesordnungspunkte waren neben dem Risikomanagement und den internen Kontrollsystemen der Gesellschaft verschiedene Compliance-Themen sowie die

Prozesse­ und Systeme in den Bereichen Controlling und Unternehmensplanung. Der Abschluss- prüfer berichtete in einer von vier Sitzungen des Prüfungsausschusses über seine Prüfungs­ ergebnisse. Der Ausschussvorsitzende hat in den Aufsichtsratssitzungen jeweils über die ­Sitzungen und die Arbeit des Prüfungsausschusses berichtet.

CORPORATE GOVERNANCE

Die Prinzipien einer guten Corporate Governance haben für die KAP AG und für den Aufsichtsrat einen hohen Stellenwert. Die Weiterentwicklung der Corporate Governance in unserem Unter­ nehmen, nicht zuletzt vor dem Hintergrund des grundlegend überarbeiteten DCGK-Entwurfs durch die Regierungskommission, sowie die Einhaltung der Empfehlungen des DCGK bildeten wesentliche Schwerpunkte unserer Prüfungs- und Beratungstätigkeit im Geschäftsjahr 2020. Interessenkonflikte­ einzelner Aufsichtsratsmitglieder sind im abgelaufenen Geschäftsjahr nicht bekannt geworden.

JAHRES- UND KONZERNABSCHLUSSPRÜFUNG

Die von der Hauptversammlung zum Abschlussprüfer gewählte Mazars GmbH & Co. KG Wirt- schaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Frankfurt am Main, hat den vom Vor-

stand aufgestellten Jahres- und Konzernjahresabschluss­einschließlich der Lageberichte für das Geschäftsjahr 2020 unter Einbeziehung der Buchführung geprüft. Als Ergebnis ist festzuhalten, dass die Gesellschaft die Regeln des HGB und AktG bzw. die International Financial Reporting Standards, wie sie in der EU anzuwenden sind, eingehalten hat. Der Abschlussprüfer hat ­keine Einwendungen erhoben und für beide Abschlüsse uneingeschränkte Bestätigungsvermerke ­erteilt. Der Aufsichtsrat hat sich von der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und der für den Abschlussprüfer handelnden Personen überzeugt.

Der Jahres- und Konzernjahresabschluss einschließlich des Lage- und Konzernlageberichts, der Gewinnverwendungsvorschlag, der gesonderte nichtfinanzielle Konzernbericht und die Prüf­ berichte des Abschlussprüfers wurden in der Sitzung des Aufsichtsrats am 22. April 2021 geprüft bzw. eingehend mit dem Vorstand und dem Abschlussprüfer erörtert. Die Abschlussunterlagen und die Prüfberichte lagen allen Mitgliedern des Aufsichtsrats rechtzeitig vor und wurden am

22. April 2021 in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrats ausführlich behandelt. Der Abschlussprüfer berichtete bei seinen Beratungen über die Ergebnisse der Prüfung und stand uns für zusätzliche­ Fragen und Auskünfte zur Verfügung. Einen Schwerpunkt bildeten die besonders wichtigen Prüfungssachverhalte­ (Key Audit Matters). Nach dem abschließenden Ergebnis unserer eigenen Prüfungen haben wir dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer zugestimmt und keine Einwendungen erhoben.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss der KAP AG und den Konzern­ abschluss der KAP-Gruppe in der bilanzfeststellenden Sitzung am 22. April 2021 gebilligt. Der Jahresabschluss 2020 der KAP AG ist damit festgestellt. Wir stimmen dem Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns, der eine Ausschüttung einer Dividende in Höhe von 0,75 EUR je Aktie und den Vortrag des verbleibenden Bilanzgewinns auf neue Rechnung vorsieht, zu.

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VERÄNDERUNGEN IM AUFSICHTSRAT UND VORSTAND

Der stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats, Herr Fried Möller, hat sein Aufsichtsratsmandat­ mit Wirkung zum 27. November 2020 aus Altersgründen niedergelegt. Mit Herrn Möller verlässt ein Unternehmer die KAP-Gruppe, der seit der Gründung des Unternehmens über Jahrzehnte durch sein Wirken im Vorstand und Aufsichtsrat die KAP entscheidend mitgeprägt und gesteuert­

hat. Der Aufsichtsrat bedankt sich an dieser Stelle ausdrücklich bei Herrn Möller für seinen großen­ und nachhaltigen Einsatz zum Wohle des Unternehmens. Als neues Aufsichtsratsmitglied wurde Christoph Schoeller vom Amtsgericht Fulda am 23. Dezember 2020 bestellt. Herr ­Schoeller ist ein ausgewiesener Branchen- und Kapitalmarktexperte, der dem Unternehmen­ seit Jahren eng ver- bunden ist. Seine Amtszeit dauert zunächst bis zum Ablauf der Hauptversammlung,­ die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 beschließt. Zum 25. Februar 2021 wurde Uwe Stahmer zum stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden gewählt.

Der Aufsichtsrat der KAP AG hat Eckehard Forberich mit Wirkung zum 1. März 2020 zum Mitglied des Vorstands und neuen Vorstandssprecher bestellt. Uwe Stahmer legte mit der Berufung des neuen Vorstandsmitglieds seine interimistische Vorstandstätigkeit nieder und nahm sein für die Vorstandstätigkeit ruhendes Aufsichtsratsmandat wieder auf. Herr Forberich übernimmt die Themenkomplexe­ Strategie, Business Development, M&A und Human Resources.

Mit Wirkung zum 1. Oktober 2020 haben wir Marten Julius neu in den Vorstand beru-

fen. Herr Julius­ hat die Position des Finanzvorstands übernommen. Zu den Aufgabengebieten von Herrn ­Julius gehören die Themenkomplexe Finanzen, Controlling, Recht, Investor Relations

und IT. Herr Julius­ übernahm diese Funktion von Dr. Alexander Riedel, der den Aufsichtsrat ge- beten hatte, ihn aus ­persönlichen Gründen von seinem Vorstandsmandat zum 30. September 2020 zu entbinden.

DANK

Die KAP-Gruppe hat sich im vergangenen Geschäftsjahr während eines überraschenden globalen­ Wirtschaftseinbruchs mit historischem Ausmaß und pandemiebedingten ganz neuen Heraus­ forderungen für unsere Belegschaft und Geschäftspartner personell im Vorstand neu aufgestellt und wichtige Meilensteine für eine erfolgreiche Zukunft gelegt. Der Aufsichtsrat dankt den Vor- standsmitgliedern, den Segmentleitern, den Geschäftsführern der Segmentunternehmen und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ihr großes Engagement und ihre Leistungen im herausfordernden Geschäftsjahr 2020.

Fulda, den 22. April 2021

Für den Aufsichtsrat

Christian Schmitz

Aufsichtsratsvorsitzender

AN UNSERE AKTIONÄRE

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