HAMBURGER HAFEN UND LOGISTIK AG Verfahrensordnung
für das Hinweisgebersystem der
Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft (HHLA)
Verfahrensordnung
Stand: | 04/2024 |
Version: | 1.1 |
INHALTSVERZEICHNIS
1 HINWEISABGABE
Das unternehmerische Handeln der HHLA basiert auf Integrität, Fairness, Respekt, Nach- haltigkeit und Transparenz. Das Hinweisgebersystem der HHLA ist dabei ein wichtiger Be- standteil des HHLA Compliance-Management-Systems und dient dazu, von potentiellen Ge- setzesverstößen und Verstößen gegen interne Richtlinien bei der HHLA sowie in den zuge- hörigen Lieferketten zu erfahren und diese abzustellen. Verstöße können von Mitarbeiterin- nen und Mitarbeitern und betroffenen Dritten sowie anderen Stakeholdern im Rahmen des HHLA Hinweisgebersystems gemeldet werden.
Das Hinweisgebersystem steht insbesondere für die Entgegennahme von folgenden Hinwei- sen auf potentielle Verstöße im HHLA Konzern oder entlang der zugehörigen Lieferketten zur Verfügung:
- Hinweise auf potentielle Verstöße von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des HHLA Konzerns gegen geltende Gesetze (insbesondere Verstöße gegen Unionsrecht ge- mäß EU Richtlinie 2019/1937 (sogenannte EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie))
- Hinweise auf potentielle Verstöße von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des HHLA Konzerns gegen unternehmensinterne Regelungen (z.B. Verstöße gegen den HHLA Verhaltenskodex oder den HHLA Lieferantenkodex)
- Hinweise auf potentielle Verstöße gegen menschenrechtsbezogene und umweltbe- zogene Pflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) im eigenen
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Version: 1.1
Geschäftsbereich der HHLA oder bei unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten der
HHLA
- Hinweise auf potentielle menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken nach dem LkSG im eigenen Geschäftsbereich der HHLA oder bei unmittelbaren und mittelba- ren Lieferanten der HHLA
2 MELDEKANÄLE FÜR HINWEISGEBENDE
Für die Entgegennahme von Hinweisen hat die HHLA verschiedene Meldekanäle eingerich- tet. Die ausländischen Tochtergesellschaften der HHLA haben zusätzlich lokale Compliance -Kontaktadressen veröffentlicht, sofern Hinweisgebende sich ausschließlich an die lo- kalen Compliance-Beauftragten wenden möchten.
Zur Identifizierung und Bekämpfung von potentiellen Gesetzesverstößen und Verstößen ge- gen interne Richtlinien hat die HHLA insbesondere das digitale HHLA-Hinweisgeberportal (BKMS® System) eingerichtet. Es steht allen internen und externen Stakeholdern zur Verfü- gung, die auf digitalem Weg wahlweise anonyme Hinweise auf potenzielle Compliance Risi- ken und Verstöße melden möchten. Meldungen können jederzeit über eine geschützte An- wendung, die durch einen spezialisierten Anbieter zur Verfügung gestellt wird, abgegeben werden:
- HHLA-Hinweisgeberportal:https://www.bkms-system.com/hhla
Das HHLA-Hinweisgeberportal (BKMS® System) bietet Hinweisgebenden die Möglichkeit, ihre Meldung auf digitalem Weg und wahlweise auch anonym einzureichen und mit der loka- len HHLA-Compliance Ansprechperson der jeweiligen Tochtergesellschaft (sofern vorhan- den) oder wahlweise der zentralen Compliance-Abteilung zu kommunizieren, ohne ihre Identität preiszugeben. Die inhaltliche Bearbeitung erfolgt ausschließlich durch den zentra- len Compliance-Bereich der HHLA und/oder durch die lokalen Compliance-Beauftragten. Hinweisgebende können entscheiden, ob und welche Kontaktdaten sie angeben oder ob sie anonym bleiben wollen. Es wird sichergestellt, dass die Identität von Hinweisgebenden zu- verlässig geschützt und gegenüber der HHLA oder Dritten nicht offengelegt wird, wenn dies von der hinweisgebenden Person gewünscht wird.
Ein Hinweis kann darüber hinaus auch über die folgenden eingerichteten internen Meldeka- näle abgegeben werden:
- E-Mail:compliance@hhla.de
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- Compliance Hotline: 0049 (0)40 3088 3777
- Postanschrift: Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft, Konzern-Compli-ance-Beauftragter, Bei St. Annen 1, 20457 Hamburg
- Persönliches Treffen: Terminabstimmung über die zuvor genannten Kanäle
3 VERFAHRENSGRUNDSÄTZE
3.1 VERTRAULICHKEIT UND DATENSCHUTZ
Die Meldekanäle sind so konzipiert sind, dass die Identität der hinweisgebenden Person - sofern sie nicht wünscht, anonym zu bleiben - und Dritter, die in der Meldung genannt wer- den, stets vertraulich bleiben und unbefugten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HHLA Compliance-Abteilung sind auf die Vertraulichkeit verpflichtet und agieren unparteilich. Sie prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls auch eine weitergehende fallbezogene Aufklärung des Sachver- halts durch.
Bei Prüfung von möglichen Verstößen im Rahmen des LkSG nimmt die Menschenrechtsbe- auftragte bzw. der Menschenrechtsbeauftragte, die bzw. der ebenfalls in der zentralen Compliance -Abteilung angesiedelt ist, die zentrale Rolle bei der Prüfung ein.
Die HHLA verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems nur nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben, die sich insbesondere aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) er- geben. Weitere Informationen zum Datenschutz im Rahmen des Hinweisgebersystems der HHLA finden Sie hier: Datenschutzinformationen HHLA Hinweisgebersystem.
3.2 SCHUTZ VOR REPRESSALIEN UND FAIRNESS
Hinweisgebende, die Hinweise in gutem Glauben mitteilen, werden vor negativen Konse- quenzen und Repressalien geschützt. Unlautere Absichten aufgrund von Hinweisen werden daher nicht toleriert und konsequent verfolgt. Bei der Aufklärung von Hinweisen auf Ver- stöße werden alle Betroffenen fair behandelt.
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3.3 TRANSPARENZ UND RÜCKMELDUNGEN
Die HHLA stellt eine angemessene Unterrichtung von hinweisgebenden Personen - soweit dies rechtlich (insbesondere datenschutzrechtlich) möglich ist - über die weiteren Schritte und Maßnahmen nach Eingang eines Hinweises auf potentielle Verstöße sicher. Sofern Hin- weisgebende Kontaktmöglichkeiten geben, wird der Eingang eines Hinweises innerhalb ei- ner Frist von sieben Tagen nach Eingang bestätigt. Im weiteren Verlauf wird es Hinweisge- benden ermöglicht, weitere Angaben zum Sachverhalt zu machen und im Rahmen einer ge- meinsamen Erörterung in Kontakt mit der den Hinweis prüfenden Stelle zu treten. Über das HHLA-Hinweisgeberportal (BKMS® System) gibt es die Möglichkeit zu einem anonymisier- ten Austausch mit dem Hinweisgebenden über ein geschütztes Postfach. Im Weiterem wird bei konkreten Verdachtsmomenten auf Verstöße sichergestellt, dass entsprechende Abhilfe- maßnahmen ergriffen werden, um Risiken oder den Verstoß unverzüglich zu beenden und Maßnahmen zur Prävention bzw. Vermeidung eines erneuten Eintretens einzuführen. Hin- weisgebende werden über diese geplanten bzw. ergriffenen Folgemaßnahmen - soweit dies rechtlich (insbesondere datenschutzrechtlich) möglich ist - innerhalb eines angemessenen Zeitraums - maximal innerhalb von drei Monaten bzw. sechs Monaten, wenn die besonde- ren Umstände des Falls dies erfordern - angemessen informiert. Sollte die Prüfung eines Sachverhalts zu keinem konkreten Anfangsverdacht führen, wird das Verfahren eingestellt und die hinweisgebende Person darüber angemessen informiert.
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HHLA - Hamburger Hafen und Logistik AG published this content on 17 April 2024 and is solely responsible for the information contained therein. Distributed by Public, unedited and unaltered, on 17 April 2024 16:19:03 UTC.
