Hamburger Hafen und Logistik : Informationen zum Datenschutz im Rahmen des Hinweisgebersystems

Datenschutzinformationen

Informationen zum Datenschutz im Rahmen des Hinweisgebersystems der

HHLA

Die Hamburger Hafen und Logistik AG (im Folgenden "HHLA", "wir", "uns") stellt die Einhaltung der gesetzlichen Normen sowie der unternehmensinternen Richtlinien durch ein angemessenes Compliance-Management-System sicher. Dazu zählt unter anderem auch die Implementierung und der Betrieb eines Hinweisgebersystems durch die HHLA. Die HHLA trägt dafür Sorge, dass Hinweisgeber, die Vorgänge in gutem Glauben mitteilen, keine Nachteile hierdurch erleiden. Für Hinweise auf potentielle Compliance-Verstöße besteht in diesem Rahmen eine spezielle Kontaktmöglichkeit. Alle Mitteilungen werden vertraulich behandelt und können auch anonym erfolgen.

Hiermit möchten wir Sie nach Art. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems aufklären, wenn Sie einen Hinweis u.a. über unser HHLA-Hinweisgeberportal (BKMS® System), Compliance-Hotline, per E-Mail, Brief oder persönlichen Erscheinen im Bereich Compliance abgeben. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems nur nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben, die sich insbesondere aus der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergeben.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft

Bei St. Annen 1

20457 Hamburg [e-mail]

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Adresse oder unter [e-mail].

2. Zweck unseres Hinweisgebersystems und der damit verbundenen Datenverarbeitung sowie Rechtsgrundlage

Um den rechtlichen Vorgaben zur Einhaltung geltender Gesetze und Richtlinien im Rahmen unseres Geschäftsbetriebs sicherzustellen, hat die HHLA als eine der Maßnahmen ein Hinweisgebersystem implementiert. Die Nutzung unseres Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis, wobei unsere Mitarbeiter (m/f/d) gemäß unserer Compliance-Richtlinie

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verpflichtet sind, bei Kenntnis von Vorgängen, die einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex und/oder das geltende Recht begründen bzw. die geeignet sind, den HHLA-Konzern wirtschaftlich oder in seinem Ansehen zu schädigen, den jeweiligen Vorgeordneten oder den Compliance-Beauftragten unverzüglich zu informieren.

Wenn Sie eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

• Ihren Namen, sofern Sie Ihre Meldung nicht anonym machen wollen
• Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen
• Die Information, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem abgegeben haben
• Die Information, ob Sie als externe Person (z. B. als Mitarbeiter (m/f/d) eines Geschäftspartners) oder als Mitarbeiter (m/f/d) von uns eine Meldung abgeben und ggf. in welchem Bereich Sie bei uns angestellt sind
• Informationen, die Sie uns in Ihrer Meldung mitteilen (z. B. Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten, die Sie in Ihrer Meldung nennen)

Im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen werden wir gegebenenfalls weitere Daten bzw. Datenkategorien über Sie verarbeiten (z. B. Angaben zu relevanten Sachverhalten, betriebliche Dokumente), je nach Notwendigkeit für die Aufklärung des zugrundeliegenden Sachverhalts.

Über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen unseres HHLA-Hinweisgeberportals (BKMS® System) erhalten Sie bei Aufruf des HHLA- Hinweisgeberportals und Abgabe einer Meldung eine gesonderte Datenschutzinformation.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, soweit dies eine einschlägige Rechtsgrundlage (insbesondere die Bestimmungen der DSGVO und des BDSG) erlaubt.

3. Vertrauliche Behandlung von Hinweisen und Weitergabe an Dritte

Die eingehenden Hinweise werden grundsätzlich von der Compliance-Abteilung (RV4) der HHLA entgegengenommen. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, wenn Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Eingehende Hinweise über das HHLA-Hinweisgeberportals (BKMS® System) werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation der HHLA entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Weitere Informationen über das HHLA-Hinweisgeberportals (BKMS® System) können Sie bei Aufruf des HHLA-Hinweisgeberportals und Abgabe einer Meldung entnehmen.

4. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es die Aufklärung und abschließenden Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht

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oder es aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Wenn die zugrundeliegenden Zwecken entfallen oder etwaige gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nicht mehr entgegenstehen, werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen gelöscht. Die Dauer der Speicherung kann sich insbesondere auch nach der Schwere des Verdachts, der Art des gemeldeten eventuellen Compliance-Verstoßes und der Komplexität des Sachverhalts bemessen.

5. Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit bzw. erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen oder der Datenverarbeitung gem. Art. 21 DSGVO widersprechen.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. In Hamburg ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien und Hansestadt Hamburg, Ludwig-Erhard-Str 22, 20459 Hamburg, E-Mail: [e-mail].

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten:

Sie haben zudem das Recht, sich jederzeit an Ihren Datenschutzbeauftragten zu wenden ([e-mail]).

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