Voltabox : Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2024

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Dienstag, den 27. August 2024, um 13:00 Uhr (MESZ)

Voltabox AG

Paderborn

ISIN DE000A2E4LE9

Eindeutige Kennung: 18a3c5612306ef11b53300505696f23c

Einladung zur ordentlichen

Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit zu der am Dienstag, 27. August 2024, um 13:00 Uhr (MESZ) im Hotel Aspethera, Am Busdorf 7, 33098 Paderborn, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

I. Tagesordnung

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Voltabox AG, des gebilligten Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts für die Voltabox AG und den Konzern, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Somit entfällt eine Feststellung durch die Hauptversammlung. Der Jahres- abschluss, der Konzernabschluss, der zusammengefasste Lagebericht für die Voltabox AG und den Konzern, der Bericht des Aufsichtsrats und der erläuternde Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB

sind der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Nach dem Aktiengesetz bedarf es zu diesem Tagesordnungs- punkt keiner Beschlussfassung durch die Hauptver- sammlung.

Die vorgenannten Unterlagen können ab dem Zeitpunkt der Einberufung und während der Hauptversammlung über unsere Internetseite unter https://ir.voltabox.ag/ hv-finanzkalender/#hauptversammlung eingesehen werden. eingesehen werden. Die Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung zugänglich sein und erläutert werden.

2. Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Ge- schäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

3. Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Ge- schäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichts- rats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

4. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024 sowie des Prüfers für eine etwaige prüferische

Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts im

Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Rödl & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesell-

schaft, Nürnberg, wird zum Abschlussprüfer und Kon- zernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 sowie zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts für die ersten sechs Monate des Geschäftsjahrs 2024 gewählt.

Der Wahlvorschlag stützt sich auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses.

5. Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG jährlich einen Vergütungsbericht zu erstellen und der Hauptversammlung gemäß § 120a Abs. 4 AktG zur Billi- gung vorzulegen. Vorstand und Aufsichtsrat der Gesell- schaft haben den Bericht über die im Geschäftsjahr 2023 gewährte und geschuldete Vergütung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der Gesellschaft erstellt. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer formell geprüft. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts wurde vom Abschlussprüfer erstellt und ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 ist zu- sammen mit dem Prüfungsvermerk des Abschlussprüfers nachstehend abgedruckt und wird außerdem ab der Ein- berufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://ir.voltabox.ag/hv-finanz- kalender/#hauptversammlung.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 zu billigen.

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Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2023

Vergütungsbericht des Aufsichtsrats und des Vorstands

Der Vergütungsbericht ist über die Internetseite der Gesellschaft im Bereich Investor Relations für zehn Jahre abrufbar (https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalen- der/#hauptversammlung). Der Prüfungsvermerk des Abschlussprüfers ist entsprechend hinterlegt.

Vorstandsvergütung

Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands setzt sich derzeit ausschließlich aus einer jährlichen Festvergütung und Nebenleistungen zusammen. Die Gesamtvergütung des Vorstands enthält Gehälter und kurzfristige Leistun-

				Jürgen Pampel			Patrick Zabel
				CEO			CEO
		Eintrittsdatum: 09.08.2017	Eintrittsdatum: 16.03.2022
Gewährte Zuwendungen		Austrittsdatum: 31.03.2022
In EUR		2023	2022		2023		2022
Festvergütung	0	54.000		171.824,07		0*
Leistungen nach Beendigung des
Anstellungsverhältnisses		0	79.812,84		0		0
Variable Vergütung		0	4.537,11		0		0
Summe		0	138.349,59		171.824,07		0
Anteil an der Gesamtvergütung	0,0 %	100 %		100 %		0,0 %*
Jährlicher Betrag anzurechnen auf die
mehrjährige variable Vergütung		0	0		0		0
Summe		0	138.349,59		171.824,07		0
Anteil an der Gesamtvergütung		0,0 %	100 %		100 %		0 %
Gesamtvergütung	0		138.349,59		171.824,07		0

• Hinzu kommt folgende Drittvergütung: Patrick Zabel sind im Geschäftsjahr 2023 Drittzuwendungen gemäß §162 Abs. 2 Nr. 1 AktG in Höhe von TEUR 48 (Vorjahr TEUR 192) zugeflossen.

gen in Höhe von TEUR 172 (Vorjahr: TEUR 138) und um- fasst feste Bestandteile in Höhe von TEUR 172 (Vorjahr: TEUR 134) sowie variable Bestandteile und Boni in Höhe von TEUR 0 (Vorjahr: TEUR 5).

Die gewährten und zugeflossenen Zuwendungen erfolg- ten in Übereinstimmung mit dem maßgeblichen Ver- gütungssystem. Den Vorstandsmitgliedern wurden für

Weder wurden Aktien gewährt noch zugesagt. Es wurden zudem keine Aktienoptionen durchgeführt. Darüber hin- aus wurde nicht von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern.

Hinsichtlich der Vergütung jedes einzelnen Vorstands- mitglieds hat der Vergütungsbericht gemäß § 162 Abs. 2 Nr. 1 AktG ferner Angaben zu solchen Leistungen zu ent-

der Voltabox AG geschlossen wurde und sich auf die Vorstandstätigkeit bezieht. Hierfür hat die Voltabox AG im Geschäftsjahr 2023 TEUR 0 (Vorjahr: TEUR 75) an die Trionity Invest GmbH gezahlt. Der Dienstleistungsvertrag zwischen der Trionity Invest GmbH und der Voltabox AG wurde nicht verlängert. Seit dem 01.04.2023 ist der Vor- stand in einem Dienstverhältnis mit der Voltabox AG.

ihre Vorstandstätigkeit keine Vergütungen durch einen Dritten zugesagt oder im Geschäftsjahr gewährt.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die im Berichtsjahr ge- währten Zuwendungen der Mitglieder des Vorstands:

halten, die einem Vorstandsmitglied von einem Dritten im Hinblick auf seine Tätigkeit als Vorstandsmitglied zugesagt oder im Geschäftsjahr gewährt worden sind. Offenzulegen sind nicht nur Leistungen für, sondern auch Leistungen im Hinblick auf die Tätigkeit als Vorstands- mitglied. Damit sind alle Vorteile, die eine sachliche Nähe zur Vorstandstätigkeit aufweisen, darzustellen über die eigentliche Vergütung für die Vorstandstätigkeit hinausgehend.

Die Drittvergütung resultierte aus einem Dienstleistungs- vertrag, der zwischen der Trionity Invest GmbH und

Angaben in TEUR

Gewährte Vergütung Jürgen

Pampel

Gewährte Vergütung

Dr. Burkhard Leifhelm

Gewährte Vergütung

Patrick Zabel

EBITDA-Entwicklung im

Vergleich zum Vorjahr

Durchschnittliche Vergütung aller Angestellten Arbeitnehmer auf Vollzeitäquivalenzbasis weltweit im Verhältnis zur Vorstandsvergütung

2020		2021		2022		2023
325		308		59		0
124		180		0		0
108		170		0		172
-69 %		79 %		38 %		8 %
3 %		11 %		5 %		16 %

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Es lagen keine Abweichungen zum Vergütungssystem vor. Der Beschluss der Hauptversammlung zur neuen Vergütungsstruktur wird bei neuen Vorstandsverträgen berücksichtigt.

Als Mitglied des freiwilligen Aufsichtsrats der ForkOn GmbH erhielt Patrick Zabel keine Vergütung.

Aufsichtsratsvergütung

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats wird satzungsgemäß von der Hauptversammlung festgelegt, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Die Mitglieder des Aufsichtsrats haben im Berichtsjahr eine feste Vergütung in Höhe von TEUR 45 (Vorjahr: TEUR 45) erhalten.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Vergütung der Auf- sichtsratsmitglieder:

		Herbert Hilger	Roland Mackert		Toni Junas
In EUR		Vorsitzender des	Stv. Vorsitzender	Mitglied des
	Aufsichtsrats	des Aufsichtsrats	Aufsichtsrats
		2023	2022		2023	2022		2023		2022
Festvergütung		20.000	20.000		15.000	15.000		10.000		10.000
Gesamtvergütung	20.000		20.000		15.000		15.000		10.000		10.000

beschließt.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten satzungsgemäß eine feste Vergütung in Höhe von TEUR 10. Der Vorsit- zende des Aufsichtsrats erhält TEUR 20, der stellvertre- tende Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält TEUR 15 pro Geschäftsjahr. Gehört ein Mitglied dem Aufsichtsrat nur einen Teil des Geschäftsjahres an, bestimmt sich die Ver- gütung zeitanteilig.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind in eine von der Gesellschaft zugunsten der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats zu marktüblichen Bedingungen ab- geschlossene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung einbezogen.

Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats Ersatz ihrer bei Wahrnehmung ihres Amts entstandenen angemessenen und nachgewiesenen Auslagen sowie des eventuell auf die Aufsichtsratsvergütung entfallenden Umsatzsteuerbetrages, soweit sie berechtigt sind, der Gesellschaft die Umsatzsteuer gesondert in Rechnung zu stellen und dieses Recht auszuüben.

VERMERK DES UNABHÄNGIGEN WIRTSCHAFTSPRÜFERS ÜBER DIE PRÜFUNG DES VERGÜTUNGSBERICHTS NACH § 162 ABS. 3 AKTG

An die Voltabox AG, Paderborn

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der Voltabox AG für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach

• 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergü- tungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Anga- ben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungs- berichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (09.2023)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vor- schrift und diesem Standard ist im Abschnitt "Verantwor- tung des Wirtschaftsprüfers" unseres Vermerks weiterge- hend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätsmanagementstan- dards: Anforderungen an das Qualitätsmanagement in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QMS 1 (09.2022)) ange- wendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprü- ferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer

• vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderun- gen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für

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die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließ- lich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentli- chen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergü- tungsberichts nicht geprüft.

Bielefeld, den 30. April 2024
Rödl & Partner GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft
gez. Stramitzer	gez. Schumacher
Wirtschaftsprüferin	Wirtschaftsprüfer

6. Beschlussfassung über eine Satzungsänderung zur Anpassung an eine Gesetzesänderung zum Nachweisstichtag

Die gesetzliche Regelung zum Nachweisstichtag in § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG wurde durch das Gesetz zur Finanzie- rung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfi- nanzierungsgesetz - ZuFinG) Bundesgesetzblatt I 2023 Nr.

1. in Angleichung an die Definition des Nachweisstich- tags gemäß Artikel 1 Nummer 7 der Durchführungsver- ordnung (EU) 2018/1212 angepasst, ohne dass damit eine materielle Änderung der Frist verbunden ist. Die Ände- rung ist am 15. Dezember 2023 in Kraft getreten.

• 19.1 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft, der in Anleh- nung an den Wortlaut des § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG a.F. die Bestimmung des Nachweisstichtags enthält, soll mit Blick auf die gesetzliche Neuregelung dahingehend an- gepasst werden, dass zukünftig nur noch auf den gesetz- lich bestimmten Zeitpunkt verwiesen wird.

Die derzeit gültige Satzung ist im Internet unter https:// ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/#hauptversammlung verfügbar und wird auch während der Hauptversamm- lung zugänglich sein.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

• 19.1 Satz 3 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:

"Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den für börsennotierte Gesellschaften gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung beziehen."

Im Übrigen bleibt § 19.1 der Satzung unverändert.

II. Weitere Angaben zur Einberufung

1. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Aus- übung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache in Textform erfolgen.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes genügt ein gemäß

• 67c Abs. 3 AktG durch den Letztintermediär in Textform ausgestellter Nachweis über den Anteilsbesitz des Aktio- närs, der der Gesellschaft auch direkt durch den Letzt- intermediär übermittelt werden kann. Der Nachweis hat sich auf den Nachweisstichtag zu beziehen. Nachweis- stichtag ist gemäß § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG in der Fassung des Gesetzes zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz - ZuFinG) Bundesgesetzblatt I 2023 Nr. 354) der Geschäftsschluss des zweiundzwanzigsten Tages vor der Hauptversamm- lung, also der 5. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ). Dies ent- spricht inhaltlich dem nach der bisherigen Regelung des
• 19.1 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft maßgeblichen Zeitpunkt, dem Beginn des 21. Tages vor der Hauptver- sammlung, also dem 6. August 2024, 00:00 Uhr (MESZ).
  Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 20. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zuge- gangen sein:

Voltabox AG

c/o Computershare Operations Center

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80249 München

E-Mail: [e-mail]

2. Bedeutung des Nachweisstichtags

Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversamm- lung und den Umfang und die Ausübung des Stimm- rechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Ge- sellschaft gilt für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweis- stichtag. Die Aktien werden weder am Nachweisstichtag noch bei der Anmeldung zur Hauptversammlung ge- sperrt; vielmehr können die Aktionäre über ihre Aktien auch nach dem Nachweisstichtag und der Anmeldung weiterhin frei verfügen. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung zur Teil- nahme an der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Aktionä- re, die ihren Anteilsbesitz nach dem Nachweisstichtag vollständig oder teilweise veräußern, sind daher - bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes - gleichwohl zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt. Veräußerungen oder sonstige Übertragun- gen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben demnach keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und auf den Um- fang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien

besitzen und die Aktien erst nach dem Nachweisstich- tag erwerben, können nicht an der Hauptversammlung teilnehmen und sind auch nicht stimmberechtigt, es sei denn, sie haben sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstich- tag ist kein relevantes Datum für eine etwaige Dividen- denberechtigung.

3. Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär (etwa die depotführen- de Bank), eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine form- und fristgerechte Anmeldung zur Haupt- versammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Vollmachten, die nicht an einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder eine an- dere der in § 135 Abs. 8 AktG genannten gleichgestellten Personen oder Institutionen erteilt werden, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person oder Institution sowie den Widerruf oder den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gilt das Textformerfordernis nicht. Wir weisen darauf hin, dass die zu bevollmächtigende Institution oder Person in diesen Fällen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt. Wir bitten die Aktionäre daher, sich

in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Die Erklärung über die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen.

Für die Übermittlung der Erteilung der Vollmacht sowie des Nachweises der Bevollmächtigung per Post oder auf elektronischem Weg (per E-Mail) bietet die Gesellschaft folgende Adresse an:

Voltabox AG

c/o Computershare Operations Center 80249 München

E-Mail: [e-mail]

Soweit die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgt, bedarf es keines ge- sonderten Nachweises über die Erteilung der Vollmacht. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Wir bitten unsere Aktionäre, Vollmachten, Nachweise der Bevollmächtigung und Widerrufe von Vollmachten, so- weit sie auf dem Postweg übermittelt werden, bis 26. August 2024, 18:00 Uhr (MESZ) (Zugang), an die vorstehende Adresse zu übermitteln. Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann gegen- über der Gesellschaft auch dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte die Vollmacht am Tag der Hauptver- sammlung an der Einlasskontrolle vorweist.

Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht ver- wendet werden kann, erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, die den Aktionären nach der oben beschriebenen fristgerechten Anmeldung zugesandt

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wird, und steht auf unserer Internetseite unter https:// ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/#hauptversammlung zum Download zur Verfügung.

Die Erteilung von Vollmachten sowie der Widerruf der Vollmacht können durch Erklärung gegenüber der Gesell- schaft auch über elektronische Kommunikation unter Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals erfol- gen, das die Gesellschaft unter der Internetadresse https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/#hauptver- sammlung zur Verfügung stellt. Die notwendigen Zu- gangsdaten für das InvestorPortal können die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten der ihnen übersandten Ein- trittskarte entnehmen. Über das InvestorPortal können Vollmachten bis spätestens 26. August 2024, 18:00 Uhr (MESZ), erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden. Wir weisen darauf hin, dass mit Ablauf der vorstehenden Frist diese Funktion über das InvestorPortal geschlossen wird.

4. Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimm- rechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung mit der Stimmrechtsausübung zu bevollmächtigen. Auch in diesen Fällen sind eine form- und fristgerechte An- meldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die von der Gesellschaft benannten Stimm- rechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevoll- mächtigung ausschließlich weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechts- ausübung befugt.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesell- schaft in Textform übermittelt werden. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, die den Aktionären nach der oben beschriebenen fristgerech- ten Anmeldung zugesandt wird, und steht auf unserer Internetseite unter https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalen- der/#hauptversammlung zum Download zur Verfügung.

Die Vertretung durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist auf die weisungsgebundene Ausübung des Stimmrechts beschränkt. Weisungen zur Ausübung weiterer Aktionärsrechte im Hinblick auf die Hauptversammlung, insbesondere zur Stellung von Anträgen, von Fragen oder zur Einlegung von Wider- sprüchen, nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht entgegen.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (sowie ggf. eine Ände- rung und der Widerruf erteilter Vollmachten und Wei- sungen) müssen der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 26. August 2024, 18:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:

Voltabox AG

c/o Computershare Operations Center 80249 München

E-Mail: [e-mail]

Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie der Wider- ruf der Vollmacht oder eine Änderung der Weisungen können durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft auch über elektronische Kommunikation unter Nutzung

des passwortgeschützten InvestorPortals erfolgen, das die Gesellschaft unter der Internetadresse https://ir.vol- tabox.ag/hv-finanzkalender/#hauptversammlung

zur Verfügung stellt.

Die notwendigen Zugangsdaten für das InvestorPortal können die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten der ihnen übersandten Eintrittskarte entnehmen. Über das InvestorPortal können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis spätestens

26. August 2024, 18:00 Uhr (MESZ) erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden. Wir weisen darauf hin, dass mit Ablauf der vorstehenden Frist diese Funktion über das InvestorPortal geschlossen wird.

Darüber hinaus bieten wir Aktionären, die sich nach den vorstehenden Bestimmungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben sowie zur Hauptver- sammlung erschienen sind, an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptver- sammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevoll- mächtigen.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung

Gehen im Vorfeld der Hauptversammlung voneinander abweichende Erklärungen fristgerecht auf unterschied- lichen zulässigen Übermittlungswegen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese - jeweils unabhängig vom Eingangszeitpunkt - in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchfüh- rungsverordnung (EU) 2018/1212, 2. per InvestorPortal, 3. per E-Mail und 4. per Brief. Der zuletzt zugegangene frist- gerechte Widerruf einer Erklärung ist stets maßgeblich.

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Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstim- mung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelab- stimmung.

Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie eine die- sen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person zur Vertretung nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsver- treter der Gesellschaft als zur Vertretung entsprechend der Weisungen bevollmächtigt angesehen.

Weitere Informationen zur Abstimmung gemäß Tabelle 3 der Durchführungsverordnung DVO (EU) 2018/1212

Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Punkten 2 bis 4 und 6 der Tagesordnung haben verbindlichen Charakter. Unter dem Punkt 5 der Tagesordnung hat die vorgesehe- ne Abstimmung empfehlenden Charakter.

Bei den vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesord- nungspunkten 2 bis 6 besteht jeweils die Möglichkeit, mit Ja (Befürwortung) oder Nein (Ablehnung) abzustimmen oder sich der Stimme zu enthalten (Stimmenthaltung).

5. Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG

1. Recht der Aktionäre auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000,00 (dies entspricht 500.000

Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegen- stände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt ge- macht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesord- nung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder in elektro- nischer Form, d.h. unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB), an den Vorstand der Voltabox AG zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 27. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zuge- hen. Es wird darum gebeten, entsprechende Verlangen an folgende Anschrift zu richten:

Voltabox AG

- Vorstand -

Technologiepark 32

D-33100 Paderborn

E-Mail: [e-mail]

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit min- destens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlan- gens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Für die Berechnung der Aktienbesitzzeit findet § 70 AktG Anwendung. Im Übrigen ist § 121 Absatz 7 AktG entspre- chend anzuwenden. Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens in gleicher Weise wie die Einberufung bekannt gemacht.

1. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Absatz 1, 127 AktG

Jeder Aktionär hat das Recht, der Gesellschaft Gegenan- träge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Auf- sichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Vorschläge zu einer in der Tagesordnung vorgesehenen

Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern zu übermitteln.

Gegenanträge mit einer etwaigen Begründung sowie Wahlvorschläge können der Gesellschaft vor der Haupt- versammlung an folgende Adresse übermittelt werden:

Voltabox AG

- Vorstand -

Technologiepark 32

D-33100 Paderborn

E-Mail: [e-mail]

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft spätestens bis zum 12. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der vorstehenden Adresse zugehen, werden ein- schließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung sowie eventueller Stellungnahmen der Verwaltung unverzüglich auf der Internetseite der Ge- sellschaft unter https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalen- der/#hauptversammlung zugänglich gemacht.

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschlä- ge werden nicht berücksichtigt. Ferner kann die Gesell- schaft auch noch unter bestimmten weiteren, in den §§ 126 bzw. 127 AktG näher geregelten Voraussetzungen von einer Zugänglichmachung ganz oder teilweise absehen oder Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge und deren Be- gründungen zusammenfassen.

Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptver- sammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie dort mündlich gestellt beziehungsweise unterbreitet werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptver- sammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Punkten

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der Tagesordnung oder Wahlvorschläge auch ohne vor- herige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

c) Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf ein in der Hauptversammlung mündlich gestelltes Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angele- genheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Aus- kunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht er- streckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, da der Hauptversammlung zu Punkt 1 der Tagesordnung auch der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht der Gesellschaft und des Konzerns vorgelegt werden.

Von der Beantwortung einzelner Fragen kann der Vor- stand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen. Nach Ziffer 20.4 der Satzung kann der Versammlungsleiter neben dem Rede- auch das Fragerecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbesondere bereits zu Beginn oder während der Hauptversammlung den zeitlichen Rahmen für den ganzen Hauptversamm- lungsverlauf, für die Aussprache zu den einzelnen Tages- ordnungspunkten sowie für den einzelnen Frage- oder Redebeitrag angemessen festsetzen.

6. Unterlagen zur Hauptversammlung und

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Ak- tionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127 und 131 Absatz 1 AktG sowie die Einberufung der Hauptversamm- lung und die weiteren Informationen nach § 124a AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https:// ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/#hauptversammlung zugänglich.

Sämtliche der Hauptversammlung zugänglich zu ma- chenden Unterlagen werden auch während der Haupt- versammlung zugänglich sein.

Unter der vorab genannten Internetadresse werden nach der Hauptversammlung auch die Abstimmungsergebnis- se veröffentlicht.

Die Abstimmenden können von der Gesellschaft nach

• 129 Abs. 5 AktG i.V.m. Art. 7 Abs. 2 und Art. 9 Abs. 5 Unterabs. 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptver- sammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie ihre Stimme gezählt wurde.

7. Angaben zur Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Im Zeitpunkt der Einberufung beträgt das Grundkapi- tal der Gesellschaft EUR 19.148.249,00 und ist eingeteilt in 19.148.249 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Haupt- versammlung beträgt somit 19.148.249. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversamm-

lung keine eigenen Aktien.

8. Hinweise zu Zeitangaben

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung sind in der für Deutschland aktuell maßgeblichen mitteleuropäi- schen Sommerzeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

9. Information zum Datenschutz

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Kommuni- kation mit Ihnen als Aktionär sowie zur Durchführung unserer Hauptversammlung verarbeitet. Darüber hinaus werden Ihre Daten für damit in Zusammenhang ste- hende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet. Die Voltabox AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Nähere Informationen zum Datenschutz sind im Internet unter https://ir.volta- box.ag/hv-finanzkalender/#hauptversammlung abrufbar.

Paderborn, im Juli 2024

Voltabox AG

Der Vorstand

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Angaben gemäß § 125 Aktiengesetz in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 ("EU-DVO")

A. Inhalt der Mitteilung

1. Eindeutige Kennung des Ereignisses: Ordentliche Hauptversammlung der Voltabox AG
   (formale Angabe gemäß EU-DVO: 18a3c5612306ef11b533 00505696f23c)
2. Art der Mitteilung: Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung
   (formale Angabe gemäß EU-DVO: NEWM)

B. Angaben zum Emittenten

1. ISIN: DE000A2E4LE9
2. Name des Emittenten: Voltabox AG

C. Angaben zur Hauptversammlung

1. Datum der Hauptversammlung: 27.08.2024
   (formale Angabe gemäß EU-DVO: 20240827)
2. Uhrzeit der Hauptversammlung: 13:00 Uhr MESZ
   (formale Angabe gemäß EU-DVO: 11:00 Uhr UTC)
3. Art der Hauptversammlung:

Ordentliche Hauptversammlung mit physischer Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

(formale Angabe gemäß EU-DVO: GMET)

4. Ort der Hauptversammlung:

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes:

Hotel Aspethera, Am Busdorf 7, 33098 Paderborn

(formale Angabe gemäß EU-DVO: Hotel Aspethera, Am Busdorf 7, 33098 Paderborn)

1. Aufzeichnungsdatum: 05.08.2024
   (formale Angabe gemäß EU-DVO: 20240805)
2. Uniform Resource Locator (URL)/Internetseite zur Hauptversammlung: https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/#hauptver- sammlung

D. Teilnahme an der Hauptversammlung

1. Art der Teilnahme des Aktionärs: Persönliche Stimmabgabe vor Ort Stimmrechtsausübung durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
   Stimmrechtsausübung durch Vollmacht an Intermediä- re, Aktionärsvereinigungen oder Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs 2 Nr. 3 AktG bzw. nach §

1. Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen Stimmrechtsausübung durch sonstige Bevollmächtigte
   (formale Angabe gemäß EU-DVO: PH; PX)

1. Vom Emittenten für die Mitteilung der Teilnahme fest- gelegte Frist:
   Anmeldung zur Hauptversammlung bis zum 20. August 2024, 24:00 Uhr MESZ (maßgeblich ist der Eingangszeit- punkt)
   Die Stimmrechtsausübung durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter setzt eine rechtzeitige Anmeldung voraus. Die jeweils maßgeblichen Fristen für die Aus- übung dieser Rechte sind in D.3 dargestellt.
   (formale Angabe gemäß EU-DVO: 20240820, 22:00 Uhr

UTC)

3. Vom Emittenten festgelegte Frist für die Abstimmung: Bei persönlicher Stimmabgabe vor Ort: Bis zum Ende der Abstimmung am 27. August 2024

(formale Angabe gemäß EU-DVO: 20240827, bis zum Ende der Abstimmung)

Vollmacht an Dritte sowie Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsver- treter sowie Vollmacht an Intermediäre, Aktionärsver- einigungen oder Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs 2 Nr. 3 AktG bzw. nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen über das entsprechende Formular zur Erteilung einer Vollmacht: bis 26. August 2024, 18:00 Uhr MESZ

Vollmacht an Dritte sowie Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsver- treter sowie Vollmacht an Intermediäre, Aktionärsver- einigungen oder Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs 2 Nr. 3 AktG bzw. nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen sowie für Änderung und Wider- ruf über das passwortgeschützte Aktionärsportal: bis 26. August 2024, 18:00 Uhr MESZ

(formale Angabe gemäß EU-DVO: 20240826, 16:00 Uhr UTC)

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