Voltabox : Datenschutzinformationen gem. Art. 13 DSGVO

Ordentliche

Hauptversammlung

der

Voltabox AG

am

27. August 2024

Informationen zum Datenschutz

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Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre Privatsphäre ist für uns ein wichtiges Anliegen, und wir möchten Sie daher darüber informieren, wie wir Ihre Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung in unserem Unternehmen verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können.

Die Voltabox AG und die von ihr im Rahmen der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten und speichern personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter für Zwecke der Anmeldung und Teilnahme an der Hauptversammlung sowie für deren Durchführung.

Die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt entsprechend den Vorgaben des Aktiengesetzes (AktG) und unter Beachtung der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - nachstehend "DSGVO"), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer relevanter Rechtsvorschriften. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art 6 Abs. 1 lit. c der DSGVO. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Die Voltabox AG ist aufgrund der Bestimmungen des Aktiengesetzes und ihrer Satzung verpflichtet, die Hauptversammlung durchzuführen und den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Sofern Sie sich als Aktionär für die Hauptversammlung anmelden und eine Eintrittskarte anfordern (bzw. einen Aktionärsvertreter bevollmächtigen) ist hierfür die Verarbeitung folgender Kategorien von personenbezogenen Daten erforderlich: Name und Vorname, Anschrift (und ggfs. weiterer Kontaktdaten) des Aktionärs bzw. Aktionärsvertreters, Anzahl der Aktien und Besitzart, sowie Eintritts- bzw. Stimmkartennummern.

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Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Voltabox AG

Technologiepark 32

33100 Paderborn

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter vorgenannter Anschrift oder unter der E-Mail-Adresse:[e-mail]

Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung der Hauptversammlung

Im Rahmen des ordnungsgemäßen Ablaufs der Hauptversammlung und um Ihnen bzw. Ihren bevollmächtigten Vertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung Ihrer Aktionärsrechte während der Hauptversammlung zu ermöglichen (insbesondere im Hinblick auf Identitätsüberprüfung bei Teilnahme, Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses und Erteilung oder Widerruf von Vollmachten und Weisungen), verarbeiten wir und der von uns beauftragte Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Angaben zu Ihrer Person, insbesondere Name und Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Kontaktdaten sowie Anzahl der Aktien, Weisungen/Briefwahlstimmen und ggf. Eintrittskarte). Diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der geltenden aktienrechtlichen Bestimmungen. Die wesentlichen Vorschriften sind §§ 67 ff. AktG, § 123 Abs. 2 AktG und § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Im Rahmen der Vorschriften des Aktiengesetzes werden oben genannte personenbezogene Daten der in der Hauptversammlung vertretenen Aktionäre und Aktionärsvertreter anderen Aktionären bzw. Aktionärsvertretern zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt (insbesondere über die Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung). Darüber hinaus erfolgt keine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte, es sei denn, die Voltabox AG wäre hierzu gesetzlich oder aufgrund behördlicher Auflagen verpflichtet.

2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung des Aktionärsportals

Sofern Sie das von der Gesellschaft bereitgestellte Aktionärsportal zur elektronischen Anmeldung an der Hauptversammlung oder zur Erteilung, zur Änderung oder für den Widerruf von Vollmachten und Weisungen an

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Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder anderen Bevollmächtigten nutzen, verarbeiten wir personenbezogene Daten in den Webserver-Log-Files, insbesondere die nachstehenden Daten:

• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Name der abgerufenen Datei
• Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
• sofern vom Browser übermittelt: Referrer URL
• IP-Adresse
• Session-IDund Sitzungsdaten
• erfolgreiche An- und Abmeldung (einschließlich Login-Daten)
• durchgeführte Aktionen innerhalb des Aktionärsportals

Aus technischen Gründen werden diese Daten automatisch von Ihrem Browser an die Gesellschaft bzw. den beauftragten Dienstleister übermittelt, wenn das Aktionärsportal aufgerufen wird. So wird verhindert, dass Schadsoftware oder Viren auf das Endgerät des Nutzers übertragen oder dort ausgeführt werden. Als Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Ziel ist es, Ihnen den Zugang zum Aktionärsportal der Gesellschaft störungsfrei und benutzerfreundlich bereitzustellen.

Sollten weitere Cookie-Dateien im Zusammenhang mit der Nutzung des Aktionärsportals verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich, soweit dies für die effektive Nutzung des Aktionärsportals zwingend erforderlich ist und/oder Sie Ihre Einwilligung (zusätzliche Informationen und Zustimmung über eine Pop-up-Benachrichtigung bei Aufruf der Website) erteilt haben. Über die Einstellungen Ihres Browsers können Sie die Erhebung und Verarbeitung von verschiedenen Cookie-Dateien nach Ihren Wünschen konfigurieren. Daher weisen wir Sie darauf hin, dass die Deaktivierung sämtlicher oder bestimmter Cookie-Dateien die Nutzung des Aktionärsportals beeinträchtigen kann und eventuell nicht alle Funktionen einwandfrei genutzt werden können.

Die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter unterliegen keiner vollautomatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO. Die oben genannten personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter werden aufgrund gesetzlicher Bestimmungen insbesondere zur Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist (§ 257 HGB und § 147 AO) regelmäßig für 10 Jahre gespeichert (bzw. aufbewahrt). In begründeten Einzelfällen - etwa bei anhängigen rechtlichen Verfahren oder im Falle der Geltendmachung von Ansprüchen - erfolgt eine Speicherung (bzw. Aufbewahrung) auch länger als 10 Jahre.

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Empfänger personenbezogener Daten

Im Zusammenhang mit der technischen Abwicklung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragen wir externe Dienstleister und ggf. deren Subunternehmer mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Eine solche Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach unserer Weisung und nur, soweit die Verarbeitung für die Ausführung der beauftragten Dienstleistungen erforderlich ist. Die beauftragten Dienstleister sind von uns mit der gebotenen Sorgfalt ausgewählt und zur Einhaltung der Vertraulichkeit und datenschutzrechtlicher Vorgaben verpflichtet.

Die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Eisenheimerstraße 61, 80687 München, Deutschland, ist von uns beauftragt, das Aktionärsportal bereitzustellen sowie uns bei der Durchführung und Abwicklung der Hauptversammlung zu unterstützen.

Um gesetzliche Mitteilungspflichten zu erfüllen, können wir personenbezogene Daten auch an weitere Empfänger, insbesondere an zuständige Behörden, weitergeben.

Rechte des Betroffenen

Ab dem 25. Mai 2018 hat jede betroffene Person grundsätzlich folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob für Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sofern dies der Fall ist, haben Sie zudem ein Auskunftsrecht über diese personenbezogenen Daten. Das Auskunftsrecht umfasst insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden und den Verarbeitungszweck, zudem Empfänger oder Kategorien von Empfänger, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden. Berechtigte Interessen anderer Personen oder die Anwendbarkeit § 34 BDSG können zu einer Einschränkung des Auskunftsrechts führen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):

Sie haben das Recht, die Berichtigung (bzw. ggfs. die Vervollständigung) Sie betreffender unrichtiger (bzw. unvollständiger) personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO):

Sie können verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen unverzüglich gelöscht werden. Dieses Recht kann durch § 35 BDSG beschränkt sein.

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Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, sofern die entsprechenden Voraussetzungen hierfür vorliegen. Die Sie betreffenden persönlichen Daten werden in diesem Fall entsprechend gekennzeichnet und ggfs. nur noch zu bestimmten Zwecken verarbeitet.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):

Bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen haben Sie das Recht, Sie betreffende Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und ggfs. diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Der Verarbeitung personenbezogener Daten kann aus Gründen, die sich auf Ihre besondere Situation beziehen, jederzeit widersprochen werden, wenn und soweit diese Situation auf den von uns oder einem Dritten verfolgten berechtigten Interessen beruht.

Zur Geltendmachung Ihrer vorstehenden Rechte können Sie die oben genannten Kontaktdaten der Voltabox AG nutzen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c der DSGVO verarbeiten (s.o.), steht Ihnen kein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO zu.

Sie haben neben vorstehenden Rechten auch das Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V. mit § 19 BDSG).

Die für die Voltabox AG zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein- Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

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1. [phone] - 10

E-Mail: [e-mail]

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