ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe : Bericht zum Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz

Bericht erstellt am: 15.05.2024

Bericht zum LkSG

(Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)

Berichtszeitraum von 01.01.2023 bis 31.12.2023

Name der Organisation: ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe Aktiengesellschaft

Anschrift: Am Hohen Ufer 6, 30159 Hannover

Inhaltsverzeichnis

A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

A3. Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb der eigenen Organisation

B. Risikoanalyse und Präventionsmaßnahmen

B1. Durchführung, Vorgehen und Ergebnisse der Risikoanalyse

B2. Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich

B3. Präventionsmaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern

B5. Kommunikation der Ergebnisse

B6. Änderungen der Risikodisposition

C. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen

C1. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich

C2. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern

C3. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen bei mittelbaren Zulieferern

D. Beschwerdeverfahren

D1. Einrichtung oder Beteiligung an einem Beschwerdeverfahren

D2. Anforderungen an das Beschwerdeverfahren

D3. Umsetzung des Beschwerdeverfahrens

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E. Überprüfung des Risikomanagements

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A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

Welche Zuständigkeiten für die Überwachung des Risikomanagements waren im Berichtszeitraum festgelegt?

Die ÜSTRA hat eine menschenrechtsbeauftragte Person (angesiedelt im Stabsbereich Betrieb) sowie eine Stellvertretung (angesiedelt im Stabsbereich Personal) benannt.

Der Menschenrechtsbeauftragte (MRB) überwacht das Risikomanagement und informiert den Vorstand mindestens einmal jährlich.

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A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

Hat die Geschäftsleitung einen Berichtsprozess etabliert, der gewährleistet, dass sie regelmäßig - mindestens einmal jährlich - über die Arbeit der für die Überwachung des Risikomanagements zuständigen Person informiert wird?

Es wird bestätigt, dass die Geschäftsleitung einen Berichtsprozess etabliert hat, der i. S. d. § 4 Abs. 3 LkSG gewährleistet, dass sie regelmäßig - mindestens einmal jährlich - über die Arbeit der für die Überwachung des Risikomanagements zuständigen Person informiert wird.

• Bestätigt

Beschreiben Sie den Prozess, der mindestens einmal im Jahr bzw. regelmäßig die Berichterstattung an die Geschäftsleitung mit Blick auf das Risikomanagement sicherstellt.

Einmal jährlich berichtet der MRB dem Vorstand. Dies ist in der Verfahrensanweisung zum LkSG geregelt. Der Bericht erfolgt im Rahmen einer Vorstandssitzung.

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Liegt eine Grundsatzerklärung vor, die auf Grundlage der im Berichtszeitraum durchgeführten Risikoanalyse erstellt bzw. aktualisiert wurde?

Die Grundsatzerklärung wurde hochgeladen

https://www.uestra.de/unternehmen/uestra/compliance/

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Wurde die Grundsatzerklärung für den Berichtszeitraum kommuniziert?

Es wird bestätigt, dass die Grundsatzerklärung gegenüber Beschäftigten, gegebenenfalls dem Betriebsrat, der Öffentlichkeit und den unmittelbaren Zulieferern, bei denen im Rahmen der Risikoanalyse ein Risiko festgestellt wurde, kommuniziert worden ist.

• Bestätigt

Bitte beschreiben Sie, wie die Grundsatzerklärung an die jeweiligen relevanten Zielgruppen kommuniziert wurde.

Für die unmittelbaren Zulieferer wurde kein Risiko festgestellt. Im eigenen Geschäftsbereich ermittelte Risiken wurden den betroffenen Bereichen kommuniziert. Zudem erfolgt eine Veröffentlichung der Grundsatzerklärung im Intranet sowie im Konzernhandbuch. Darüber hinaus ist die Grundsatzerklärung auf unserer Webseite allen betroffenen und interessierten Parteien zugänglich.

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Welche Elemente enthält die Grundsatzerklärung?

• Einrichtung eines Risikomanagement
• Jährliche Risikoanalyse
• Verankerung von Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich, bei unmittelbaren Zulieferern und ggf. mittelbaren Zulieferern und deren Wirksamkeitsüberprüfung
• Abhilfemaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich, bei unmittelbaren Zulieferern und ggf. mittelbaren Zulieferern und deren Wirksamkeitsüberprüfung
• Bereitstellung eines Beschwerdeverfahrens im eigenen Geschäftsbereich, bei Zulieferern und deren Wirksamkeitsüberprüfung
• Dokumentations- und Berichtspflicht
• Beschreibung der festgestellten prioritären Risiken
• Beschreibung von menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen an eigene Beschäftigte und Zulieferer

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Beschreibung möglicher Aktualisierungen im Berichtszeitraum und der Gründe hierfür.

Die Grundsatzerklärung wurde in Folge der erstmalig durchgeführten Risikoanalyse um die ermittelten prioritären Risiken ergänzt.

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A. Strategie & Verankerung

A3. Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb der eigenen Organisation

In welchen maßgeblichen Fachabteilungen/Geschäftsabläufen wurde die Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb des Berichtszeitraums sichergestellt?

• Einkauf/Beschaffung
• CSR/Nachhaltigkeit

Beschreiben Sie, wie die Verantwortung für die Umsetzung der Strategie innerhalb der verschiedenen Fachabteilungen/Geschäftsabläufe verteilt ist.

Die Verantwortung für die Umsetzung der Strategie innerhalb der ÜSTRA ist in einer Verantwortungsmatrix geregelt. An den Prozessen im eigenen Geschäftsbereich sind folgende Organisationseinheiten / Personen beteiligt:

• Menschenrechtsbeauftragter
• Risikocontrolling
• Fachbereiche / Fachfunktionen
• Betroffene Bereiche / Unternehmen (im Beschwerdefall)

Für die Beteiligungsunternehmen (Fahrgastmedien Hannover GmbH; Gehry-Tower Objektgesellschaft mbH; protec service GmbH; RevCon Audit und Consulting GmbH; TransTec Bauplanungs- und Managementgesellschaft Hannover mbH; ÜSTRA Reisen GmbH), die ebenfalls zum eigenen Geschäftsbereich zählen, sind zusätzlich folgende Organisationseinheiten am Prozess beteiligt:

• Beteiligungsmanagement (der ÜSTRA)
• Beteiligungsunternehmen

Bei der Umsetzung der Strategie in Bezug auf unmittelbare und mittelbare Lieferanten sind folgende Organisationseinheiten für die Umsetzung der Strategie verantwortlich:

• Menschenrechtsbeauftragter
• Einkauf
• Risikocontrolling
• Fachbereiche / Fachfunktionen
• Lieferanten

Beschreiben Sie, wie die Strategie in operative Prozesse und Abläufe integriert ist.

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Bei der Implementierung der Menschenrechtsstrategie wurden möglichst viele bestehende Prozesse genutzt und um neue Inhalte ergänzt. Dokumentiert ist dies in der Verfahrensanweisung zum LkSG, die auch eine Verantwortungsmatrix enthält. Folgende konkrete Maßnahmen zur Implementierung der Strategie wurden / werden getroffen:

Unternehmensweit:

• Auftaktveranstaltung mit Vorstand
• Vorstandsverfügung zu MRB & Grundsatzerklärung
• Bekanntmachung & Beitrag in Mitarbeitendenzeitschrift
• Auftaktveranstaltungen für Top-Management & Beteiligungen
• Risikointerviews im eigenen Geschäftsbereich
• Implementierung der Risikointerviews in Standardprozess des Risikocontrollings (ab 2024)
• Integration in Managementsystem (Audit-Checkliste, Maßnahmenplan) (ab 2024)
• Führungskräfteschulungen (ab 2024)

zusätzlich Einkauf:

• Einkäufer*innenschulungen
• AGB
• Lieferantenkodex
• Lieferantenbewertung
• Lieferantenaudits

Beschreiben Sie, welche Ressourcen & Expertise für die Umsetzung bereitgestellt werden.

Die Erarbeitung der Thematik ist durch den Menschenrechtsbeauftragten sowie den Fachbereich Einkauf erfolgt. Dies beinhaltete die Teilnahme an diversen Fachveranstaltungen und Austauschformaten.

Zeitaufwand ergab sich bei allen genannten beteiligten Personen im Rahmen von Schulungsveranstaltungen und Risikointerviews sowie den betroffenen Fachbereichen im Umgang mit Risiken. Übergreifende Fachexpertise wurde durch den Steuerkreis Charta der Vielfalt, das Compliance-Gremium, die Betriebsärztin, den Datenschutzbeauftragten, die Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie den Umweltmanagementbeauftragten eingebracht.

Die Erstellung eines internen Berichtswesens sowie der zugrundeliegenden Risikodokumentation erfolgt durch den Menschenrechtsbeauftragten, den Fachbereich Einkauf sowie die verantwortlichen Personen in den Beteiligungsunternehmen.

Die Betreuung des integrierten Managementsystems obliegt dem Stabsbereich Betrieb.

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B. Risikoanalyse und Präventionsmaßnahmen

B1. Durchführung, Vorgehen und Ergebnisse der Risikoanalyse

Wurde im Berichtszeitraum eine regelmäßige (jährliche) Risikoanalyse durchgeführt, um menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken zu ermitteln, zu gewichten und zu priorisieren?

• Ja, für den eigenen Geschäftsbereich
• Ja, für unmittelbare Zulieferer

Beschreiben Sie, in welchem Zeitraum die jährliche Risikoanalyse durchgeführt worden ist.

Die Risikoanalyse erfolgte für das Kalenderjahr 2023.

Durchführung der Analysen fand in den Monaten 11/2023 bis 02/2024 statt.

Beschreiben Sie das Verfahren der Risikoanalyse.

Eigener Geschäftsbereich (ÜSTRA):

Im eigenen Geschäftsbereich wurden zunächst Interviews mit den Unternehmens- und Stabsbereichsleitungen, den Fachkräften für Arbeitssicherheit, dem Datenschutzbeauftragten, dem Umweltmanagementbeauftragten, der Betriebsärztin sowie dem Betriebsrat geführt. Zudem wurden der jährliche Auditbericht sowie der Revisionsbericht analysiert. Aus den Interviews ergaben sich Bruttorisiken, die zusammengetragen und in einem Risikoinventar erfasst, bewertet und priorisiert wurden. Alle Risiken werden in den Fachbereichen bearbeitet. Um dies nachzuhalten, gehen die Präventions- bzw. Abhilfemaßnahmen in den Maßnahmenplan (gem. integriertem Managementsystem) ein. Branchenrisiken für die ÜSTRA gibt es nicht.

Eigener Geschäftsbereich (Beteiligungen):

Die Beteiligungsunternehmen haben die Risikoanalyse nach vorausgegangener Schulung eigenständig durchgeführt. Zur Erfassung der Risiken wurden zur Verfügung gestellte Templates genutzt. Während des gesamten Prozesses erfolgte ein enger Austausch mit dem MRB zur Vertiefung bei Rückfragen. Die ermittelten Risiken wurden in das Risikoinventar aufgenommen.

Zulieferer:

Für das betroffene Kalenderjahr werden zunächst alle Lieferanten betrachtet und anhand der Kriterien Auftragswert in Zusammenhang mit kritischen Branchen und der vergaberechtlichen Zuverlässigkeitserklärung bewertet. In einem mehrstufigen Verfahren werden die risikobehafteten Lieferanten ermittelt, bewertet und priorisiert. Hochrisikozulieferer werden dazu in das Risikoinventar aufgenommen.

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