PUMA : Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren

Herzogenaurach, 1/1/2024

REGELN FÜR DAS BESCHWERDEVERFAHREN

für die PUMA-Gruppe

Version 1.0

Gültig ab: 1. Januar 2024

1. PUMAs BESCHWERDEVERFAHREN

1.1 Zweck

Wir verpflichten uns zur Achtung der Menschenrechte und zum Schutz der Umwelt innerhalb der PUMA SE sowie der mit ihr verbundenen Unternehmen weltweit ("PUMA") und erwarten von unseren direkten und indirekten Geschäftspartnern, dass sie dasselbe tun. Die Achtung der Menschenrechte und der Schutz der Umwelt sind grundlegende Bestandteile aller unserer Geschäftsfunktionen.

Wir verfolgen eine "Null Toleranz"-Politik gegenüber Verstößen gegen grundlegende Menschenrechte und Umweltschutzgesetze, wie in unserem Ethikkodex, Verhaltenskodex und unserer Grundsatzerklärung über unsere

Menschenrechtsstrategie festgelegt. Das hier beschriebene Beschwerdeverfahren spielt eine entscheidende Rolle bei der Wahrung der Unternehmenswerte von PUMA und dient als Möglichkeit, potenzielle Risiken und Verstöße gegen Menschenrechts- und Umweltschutzverpflichtungen gemäß dem deutschen Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur

Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten ("Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz", LkSG), dem Grundsatz 31 der UN- Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und allen auf PUMA anwendbaren menschenrechts- und umweltschutzbezogenen Vorschriften (im Folgenden "Menschenrechtsvorschriften" genannt) zu erkennen und Abhilfe zu schaffen.

1.2 Geltungsbereich

Diese Regelungen beschreiben die Grundsätze und Verfahren für die Bearbeitung von Beschwerden im Zusammenhang mit menschenrechts- oder

umweltbezogenen Risiken und Verstößen.

2. EINREICHUNG EINER BESCHWERDE

2.1 Wer kann eine Beschwerde einreichen?

Jede Einzelperson oder Organisation kann eine Beschwerde über einen Verstoß oder eine mögliche Verletzung von Menschenrechten oder umweltbezogenen Gesetzen oder von internen PUMA-Richtlinieneinreichen ("Beschwerdeführer/in").

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2.2 Wie kann eine Beschwerde eingereicht werden?

Beschwerden können über die folgenden Kanäle eingereicht werden:

• PUMAs elektronische Whistleblowing Plattform (SpeakUp) (https://puma.integrityline.org)
• Arbeitende in den Fabriken unserer direkten Zulieferer können das PUMA-Nachhaltigkeitsteam direkt unter den folgenden Telefonnummern kontaktieren:

Region	Kontakt Nummer
Südostasien	+84	989385612
	+628	11 227 2143
	+855	99 539 333
Südasien	+880	1708469256
	+91	9036674446
Ostasien	+86	13622884924
Amerika	+55	11 991422934
	[phone]
Europa, Naher	+90	532 483 6685
Osten und Afrika

Die Beschwerdeführenden können anonym bleiben, wenn sie dies wünschen.

Die Arbeitnehmenden in den Fabriken können sich auch über Plattformen beschweren, die von Dritten betrieben und verwaltet werden. Solche Plattformen werden den Arbeitenden von ihren jeweiligen Fabriken zur Verfügung gestellt. Die Geschäftsführung der Fabriken wird das Feedback der Arbeitenden selbst bearbeiten; die Fälle können aber auch an PUMAs Nachhaltigkeitsteam weitergeleitet werden.

Plattformen von Drittanbietern für PUMA-Fabriken können sein:

• Micro Benefits
• Labor Solution
• Amader Kotha Helpline.

2.3 Vertraulichkeit

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Während der Untersuchung wird die Identität des/r Beschwerdeführenden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, der/die Beschwerdeführende hat sein/ihr Einverständnis gegeben oder es ist nach geltendem Recht erforderlich.

Informationen über die Identität von Personen, die in einer Beschwerde erwähnt werden, können innerhalb von PUMA und mit Geschäftspartnern auf einer strikten Notwendigkeits- und Verhältnismäßigkeits-Basis und nur dann weitergegeben werden, wenn dies für die Untersuchung einer Beschwerde erforderlich ist.

Die Weitergabe von Informationen über Ermittlungen innerhalb der PUMA- Gruppe erfolgt ausschließlich auf der Basis von Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit.

2.4 Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

PUMA verpflichtet sich, ein sicheres Umfeld aufrechtzuerhalten, das frei von Belästigung, Einschüchterung, Diskriminierung und jeder anderen Form von Vergeltung für diejenigen ist, die eine Beschwerde einreichen. PUMA- Mitarbeitende, die eine Beschwerde einreichen, sind vor jeder Form von Vergeltung aufgrund der Beschwerde geschützt, vorausgesetzt, die Beschwerde wurde in gutem Glauben eingereicht. Jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegen eine/n Beschwerdeführende/n führen zu angemessenen disziplinarischen Maßnahmen.

Bei allen anderen Beschwerdeführenden, die keine PUMA-Mitarbeiter sind, wird PUMA mit seinen Geschäftspartnern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass keine Ermittlungen zur Aufdeckung der Identität des Beschwerdeführenden durchgeführt werden. PUMA wird sich auch dafür einsetzen, dass Beschwerdeführende keine Form von Gewalt, Bedrohung, Einschüchterung, Vergeltung, Belästigung oder Missbrauch wie Benachteiligung oder Bestrafung erleiden. Das gilt unter der Voraussetzung, dass die Beschwerde in gutem Glauben eingereicht wurde.

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3. VERFAHREN

3.1 Bestätigung von Meldungen

Der Eingang aller Beschwerden bei PUMA wird unabhängig von der Art der Übermittlung spätestens innerhalb von sieben (7) Tagen nach Einreichung der Beschwerde gegenüber dem/r Beschwerdeführenden bestätigt.

3.2 Erstüberprüfung

Nach Eingang der Beschwerde prüft PUMA die Plausibilität und entscheidet, ob eine Untersuchung erforderlich ist. PUMA bespricht (soweit im Falle von anonymen Beschwerden möglich) die Beschwerde und den Sachverhalt unverzüglich mit dem/r Beschwerdeführenden. Wenn weder ausreichende Informationen verfügbar sind noch eine Kontaktaufnahme möglich ist, oder die Beschwerde keinen Verstoß gegen die PUMA-Richtlinien darstellt, wird der Fall geschlossen.

3.3 Untersuchung

Ergibt die erste Prüfung der Beschwerde Anlass und ausreichende Informationen für eine Untersuchung, wird das Untersuchungsteam die geeigneten Schritte unternehmen, um die Beschwerde objektiv und umfassend zu untersuchen.

Alle Untersuchungen werden unparteiisch und vertraulich durchgeführt und müssen den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Eine Untersuchung wird von einem Team aus internen und/oder externen Untersuchungsexpert/innen durchgeführt.

PUMA behält sich das Recht vor, die Beschwerde nicht weiter zu untersuchen, wenn der gemeldete Sachverhalt nicht gegen das Gesetz oder die PUMA-Richtlinien verstößt und wenn keine rechtliche Verpflichtung zur weiteren Untersuchung besteht.

3.4 Vorbeugende Maßnahmen und Abhilfemaßnahmen

Wenn die Untersuchung einen Verstoß oder ein potenzielles Risiko eines Verstoßes gegen das Gesetz oder die PUMA-Richtlinien bestätigt, ergreift PUMA alle geeigneten Maßnahmen, um solche Verstöße oder ein potenzielles Risiko eines

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Verstoßes unverzüglich zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren, und zwar in Übereinstimmung mit der Schwere und dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit.

Geeignete Maßnahmen könnten beispielsweise Risikoanalysen, Audits und/oder Vor-Ort-Kontrollen, Präventivmaßnahmen (wie Schulungen) und/oder die Umsetzung eines Plans zur Mängelbehebung sein.

PUMA erwartet von seinen Geschäftspartnern eine umfassende Zusammenarbeit während des gesamten Abhilfeprozesses. Bei ungelösten Beschwerden, die auf mangelnde Zusammenarbeit zurückzuführen sind, behält sich PUMA das Recht vor, die Geschäftsbeziehung mit diesem Geschäftspartner zu beenden.

Der/die Beschwerdeführende wird während des gesamten Verfahrens über den Stand der Beschwerde informiert.

3.5 Abschluss des Verfahrens

Der/die Beschwerdeführende wird über den Abschluss der Beschwerde sowie über das Ergebnis der Untersuchung informiert.

PUMA bittet den/die Beschwerdeführende/n um Rückmeldung, ob er/sie mit der Lösung der Beschwerde zufrieden ist.

3.6 Dokumentation

PUMA führt während einer Untersuchung stets eine ordnungsgemäße Dokumentation, die auch die Ergebnisse der Untersuchung und die zur Behebung eines Verstoßes oder eines Risikos getroffenen Maßnahmen enthält.

4. VERANTWORTLICHKEITEN

Für Beschwerden, die PUMAs eigenen Betrieb betreffen, ist die lokale People & Organization (P&O) Abteilung zuständig.

Für Beschwerden, die PUMAs Lieferkette betreffen, ist die Abteilung für Nachhaltigkeit in der Lieferkette zuständig.

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Für Beschwerden über Geschäftspartner im Bereich der indirekten Beschaffung ist der/die lokale Compliance-Beauftragte zuständig.

5. DATENSCHUTZ

Personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang erhoben und gespeichert, der zur Erfüllung der Aufgaben im Zusammenhang mit der Untersuchung und Behebung des Verstoßes erforderlich ist. PUMA hält sich beim Umgang mit personenbezogenen Daten an die einschlägigen und anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

6. WIRKSAMKEIT DES BESCHWERDEVERFAHRENS

PUMA wird die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens mindestens einmal jährlich und/oder ad hoc überprüfen, wenn PUMA eine wesentlich veränderte oder wesentlich erweiterte Risikosituation in PUMAs eigenem Geschäftsfeld oder bei seinen direkten Geschäftspartnern erwartet. Die Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens erfolgt auf der Grundlage des Grundsatzes 31 der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte: Rechtmäßig, zugänglich, vorhersehbar, gerecht, transparent, mit den Rechten vereinbar und eine Quelle des kontinuierlichen Lernens.

7. REPORTING

PUMA wird alle relevanten Informationen über die bei PUMA eingegangenen Beschwerden sowie die Abwicklungsquote in aggregierter Form in seinem Geschäftsbericht veröffentlichen.

8. KONTAKTINFORMATIONEN

Für weitere Informationen oder Fragen zu dieser Geschäftsordnung stehen Ihnen die nachstehenden Kontaktinformationen zur Verfügung:

Group Compliance

PUMA SE, PUMA Way 1, 91074 Herzogenaurach, Deutschland

[e-mail]

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