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ORBIS : Formular für Vollmacht und Weisungen 2022

13.04.2022 | 10:45

ORBIS SE Investor Relations z. H. Frau Dr. Stürmer Nell-Breuning-Allee 3-5 66115 Saarbrücken

Telefax: +49 (0) 681/9924 - 491 E-Mail:sabine.stuermer@orbis.de

bis 24.05.2022 (17.00 Uhr) - bei der Gesellschaft eingehend -

Hauptversammlung der ORBIS SE

VOLLMACHTS- UND WEISUNGSFORMULAR AN DEN STIMMRECHTSVERTRETER DER GESELLSCHAFT

Bitte beachten Sie die Hinweise auf der nachstehenden Seite.

(Bitte ergänzen und Zutreffendes ankreuzen)

Ich/Wir ____________________________________________________________________________________________________ Vorname, Name bzw. Firma ____________________________________________________________________________________________________ Straße, Hausnummer bzw. Postfach ____________________________________________________________________________________________________ PLZ, Ort ____________________________________________________________________________________________________

Anmeldebestätigungsnummer (bitte möglichst angeben)

Anzahl Stückaktienbevollmächtige/n den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, Frau Dr. Sabine Stürmer mit dem Recht zur Unterbevollmächtigung mich/uns in der ordentlichen Hauptversammlung der ORBIS SE

unter Offenlegung meines/unserer Namen(s) bzw. der Firma - zu vertreten und mein/unser Stimmrecht wie untenstehend auszuüben.

Tagesordnungspunkte*

Ja

Nein

Enthaltung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ORBIS SE des gebilligten Konzernabschlusses, der Lageberichte der ORBIS SE und des Konzerns sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 des Handelsgesetzbuches (HGB)

Keine Beschlussfassung

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

5.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

6.

Beschlussfassung über die Billigung der Vergütung des Aufsichtsrats

7.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts

*Beschlussvorschläge der Verwaltung gemäß der im Bundesanzeiger veröffentlichten Tagesordnung vom 13.04.2022.

__________________ Ort, Datum

_________________________________________________ Unterschrift bzw. Abschluss der Erklärung i.S.v. § 126 b BGB

Vollmacht an einen Dritten Vollmacht

Ich/Wir bevollmächtige(n) hiermitUntervollmacht

Ich/Wir erteile(n) hiermit

__________________________________________________ mich/uns in der vor genannten Hauptversammlung zu vertreten und meine/unsere versammlungsbezogenen Rechte, insbesondere das Stimmrecht - soweit gegeben - für mich/uns auszuüben. Der/Die Bevollmächtigte ist be-rechtigt, einen Unterbevollmächtigten zu bestellen oder die Vollmacht auf einen Dritten zu übertragen.

________________________________________________ Untervollmacht, mich/uns in der vor genannten Hauptversammlung zu vertreten und alle versammlungs-bezogenen Rechte, insbesondere das Stimmrecht

- soweit gegeben - für mich/uns auszuüben oder durch einen weiteren Unterbevollmächtigten ausüben zu lassen.

_______________________________________________ Ort, Datum

________________________________________________ Ort, Datum

_________________________________________________ Unterschrift bzw. Abschluss der Erklärung i.S.v. § 126 b BGB

_________________________________________________ Unterschrift bzw. Abschluss der Erklärung i.S.v. § 126 b BGB

Weitere Angaben und Hinweise zur Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

Die virtuelle Hauptversammlung wird am 25. Mai 2022, ab 10.30 Uhr in voller Länge in Bild und Ton live im Internet über das HV-Portal(https://www.orbis.de im Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung") übertragen. Die erforderlichen persönlichen Zugangsdaten finden Sie umseitig auf dieser "Eintrittskarte".

Stimmrechtsvertretung durch einen Dritten

Mit diesem Formular können Sie einen Dritten bevollmächtigen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Formular vollständig ausfüllen und bis zum 24. Mai 2022, 17.00 Uhr - bei der ORBIS SE eingehend - an unten bezeichnete Adresse senden.

Bitte händigen Sie die "Eintrittskarte" mit den Zugangsdaten der bevollmächtigen Person aus.

Bevollmächtigte (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von Ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl

Für die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl steht Ihnen das zugangsgeschützte HV-Portal unterhttps://www.orbis.deim Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung" zur Verfügung. Die für die Nutzung des HV-Portals erforderlichen persönlichen Zugangsdaten finden Sie auf Ihrer "Eintrittskarte". Die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl, einschließlich deren Änderung und Widerruf, kann über das zugangsgeschützte HV-Portal bis spätestens zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung erfolgen. Hierzu ist im HV-Portal die Schaltfläche "Elektronische Briefwahl" vorgesehen.

Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre können sich bei der Stimmabgabe auch durch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vertreten lassen.

Sie können mit diesem Formular oder über das zugangsgeschützte HV-Portal unterhttps://www.orbis.deim Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung" Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen.

Die für die Nutzung des HV-Portals erforderlichen persönlichen Zugangsdaten finden Sie auf der Ihnen zugesandten "Eintrittskarte". Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter, einschließlich deren Änderung und Widerruf können über das zugangsgeschützte HV-Portal bis spätestens zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung erteilt werden. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche "Vollmacht und Weisungen" vorgesehen.

Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter stimmt gemäß Ihren Weisungen. Soweit keine oder keine eindeutige Weisung zu einem Punkt der Tagesordnung vorliegt, wird sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten.

Daneben können bereits vor der virtuellen Hauptversammlung Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in Textform erteilt werden. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das Formular vollständig ausfüllen und bis zum 24. Mai 2022, 17.00 Uhr - bei der ORBIS SE eingehend - an unten bezeichnete Adresse senden.

Bei unvorhergesehenen Anträgen werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Bei Gegenanträgen stimmen die Vertreter entsprechend der Weisung zu dem korrespondierenden Tagesordnungspunkt.

Weitere Hinweise:

Zur Erteilung von Vollmachten, zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters nebst Erteilung von Weisungen nutzen Sie bitte nachfolgende Kontaktadresse. Diese können in Textform per Post, per Telefax oder per E-Mail bis 24. Mai 2022 (17.00 Uhr), eingehend,

  • durch Briefversand an: oder

ORBIS SE, Investor Relations, z. H. Frau Dr. Stürmer, Nell-Breuning-Allee 3-5, 66115 Saarbrücken

  • per Telefax: oder

+49 (0) 681/9924-491

  • per E-Mail:sabine.stuermer@orbis.de

übermittelt werden. Unter der vorabstehenden Adresse können diese ebenfalls geändert oder widerrufen werden.

Geben Sie bitte zu allen Beschlussvorschlägen eine Stimme ab bzw. erteilen Sie zu allen Beschlussvorschlägen eine Weisung. Kreuzen Sie bitte bei Zustimmung das JA-Feld an und bei Ablehnung das NEIN-Feld. Wenn Sie keine Markierung vornehmen, wird Ihre Stimmabgabe bzw. Weisung als Enthaltung gewertet. Doppelmarkierungen werden als ungültig gewertet.

Sollten Sie mehrere Vollmachten erteilen, also z.B. den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern und/oder anderen Vertretern (z.B. Intermediär oder Aktionärsvereinigungen), gilt die der ORBIS SE zuletzt zugegangene Vollmacht unabhängig davon, welches Datum sie trägt.

Auch wenn Sie dem Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht zur Ausübung Ihrer Stimmrechte erteilt haben, können Sie als Aktionär gleichwohl persönlich an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Melden Sie sich in diesem Fall bitte mit ihrer Eintrittskartennummer und Ihrem individuellen Zugangscode auf unserer Website unterwww.orbis.deim Bereich "Investor Relations/Hauptversammlung in dem HV-Portal an.

Auch nach Stimmabgabe per Briefwahl bzw. Erteilung von Weisung und Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind Sie weiterhin zur Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung berechtigt.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise in der Einberufung der Hauptversammlung

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können über das HV-Portal die Hauptversammlung am 25. Mai 2022, ab 10.30 Uhr (MESZ) in voller Länge live in Bild und Ton verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für das HV-Portal eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Datenschutz

Nähere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Aktionäre und Bevollmächtigte in der Einladung zur Hauptversammlung.

Disclaimer

Orbis AG published this content on 13 April 2022 and is solely responsible for the information contained therein. Distributed by Public, unedited and unaltered, on 13 April 2022 08:44:02 UTC.


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Stefan Mailänder Vice Chairman-Management Board, CFO & CHRO
Ulrich Holzer Chairman-Supervisory Board
Sabine Stürmer Head-Investor Relations
Bettina Gassen Marketing Director
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