KAP : Nichtfinanzieller Konzernbericht / Nachhaltigkeitsbericht 2023

Engineering Excellence

Nichtfinanzieller Konzernbericht 2023

ZURÜCK

INHALT

Über KAP	3
Kurzvorstellung der Segmente und des ­Geschäftsmodells	3
Nachhaltigkeitsmanagement	4
ESG-Strategie und Management	4
Wesentlichkeitsanalyse	4
Corporate Governance	9
Gesetzes- und richtlinienkonformes
Verhalten/Compliance	9
Datenschutz und IT-Sicherheit	12
Beschäftigte	14
Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis	14
Arbeitsmarkt	16
Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz	18
Umwelt	20
Energie (und Emissionen)	20
Klimarisiken und -chancen	23
Abfall und gefährliche Stoffe	26
Kunden und ­Produkte	29
Produktsicherheit/Produktverantwortung	29
Nachhaltige Innovation	30
Lieferkette	32
Lieferantenmanagement	32
Über diesen Bericht	34
Berichtsprofil	34
GRI-Inhaltsindex	35
Kontakt/Impressum	39

613 MWH

ENERGIE PRO

MIO. EUR UMSATZ

162 T CO²E

EMISSIONEN PRO

MIO. EUR UMSATZ

2.479

BESCHÄFTIGTE

27,0 %

FRAUENANTEIL UNTER

FÜHRUNGSKRÄFTEN

16 TONNEN

ABFALL PRO

MIO. EUR UMSATZ

ZURÜCK

ÜBER KAP

KURZVORSTELLUNG DER SEGMENTE UND

DESGESCHÄFTSMODELLS

GRI 2-1,2-2,2-3,2-6

Die KAP AG ist eine börsennotierte Industrieholding im gehobe- nen Mittelstand mit Sitz in Fulda. Als Holdinggesellschaft über- nimmt die KAP AG insbesondere die übergeordneten Funktionen der strategischen Unternehmensentwicklung sowie die Weiter- entwicklung und Etablierung der Segmentstrategien auf Basis eines Buy-and-build-Ansatzes. Das operative Geschäft des Kon- zerns war im Berichtsjahr 2023, das am 1. Januar 2023 begann und am 31. Dezember 2023 endete, in vier Segmente gegliedert: engineered products, flexible films, surface technologies und

precision­ components.

Das Segment flexible films ist ein führender Spezialist für gewebeverstärkte­ Poolfolien und setzt in der Herstellung dabei auf Extrusionsbeschichtung und Kalandrieren. Wir entwickeln, produzieren und vertreiben flexible Folien und Verbundmate- rialien für verschiedene attraktive Nischenmärkte und Anwen- dungsbereiche. Unser Produktportfolio umfasst eine breite Palette von Systemlösungen für technische Abdichtungen,­ Hightech-Leinwände,Event-Böden,Outdoor-Laminate und hochwertige, designorientierte Membranen für den Pool- und Schwimmbadbau.

Das Segment engineered products entwickelt, produziert und vertreibt technische Textilien. Einsatzbereiche unserer Fäden und Gewebe sind u. a. Antriebsriemen im Automobil- und Landwirt- schaftssektor, Luftfedern im Bereich des Straßen- und Schienen- verkehrs sowie Textilien für Flachdachmembranen für das Bau- gewerbe. Darüber hinaus werden unsere technischen Textilien beispielsweise als Festigkeitsträger in Kautschukprodukten wie

Förderbändern und Bremsmembranen oder auch als Trägermate- rialien für beschichtete Endprodukte eingesetzt. Unsere Lösungen sind ein wesentliches Element für die geforderte charakteristische Performance in den spezifischen Anwendungsbereichen unserer Kunden.

Das Segment surface technologies bietet eine breite Palette von Oberflächenverfahren für metallische Materialien wie Alu- minium, Magnesium, Druckguss und Stahl an. Durch innovative technische und chemische Verfahren tragen wir dazu bei, die Pro- dukte unserer Kunden vor Korrosion und Verschleiß zu schützen. Unsere Dienstleistungen finden Anwendung in verschiedenen Branchen wie der Möbelindustrie, der Nahrungsmittelindustrie, dem Maschinenbau, der Elektroindustrie und dem Automotive -Bereich. Wir sind stolz darauf, unseren Kunden hochwertige Oberflächenveredelungslösungen anzubieten, um ihre Produkte langlebiger zu machen.

Das Segment precision components entwickelt, produziert und vertreibt hochkomplexe Kunststoff- und Kunststoff-Metall-­ Verbundteile. Zu unserem Portfolio zählen Zahnräder aus Kunst- stoff bzw. aus mit Kunststoff umspritzten Metallwellen sowie angrenzende Metallprodukte, die insbesondere in elektronischen und elektromechanischen Spezialantrieben verwendet werden. Ausgewählte Anwendungen für unsere hochpräzisen Zahnräder sind dabei E-Bike- und Automotive-Komponenten im Bereich Komfort und Assistenz, wie elektrische Feststellbremse, elektri- sche Lenkradverstellung, elektrische Sitzverstellung oder Abde- ckungen für Radarsensoren.

Eine ausführliche Beschreibung des Geschäftsmodells und der Segmente findet sich im Geschäftsbericht 2023.

KAP AG

engineered products

flexible films

surface technologies

precision components

KAP AG | NICHTFINANZIELLER KONZERNBERICHT 2023 | 3

ZURÜCK

NACHHALTIGKEITSMANAGEMENT

ESG-STRATEGIE UND MANAGEMENT

GRI 2-2,2-3,2-12,2-13,2-25,2-18,2-22,2-23,2-25,2-26

Die KAP AG bekennt sich zu einer verantwortungsvollen Unterneh- mensführung in allen beteiligten Gesellschaften. Wirtschaftlicher Erfolg, Integrität und gesellschaftliche Verantwortung sind gleich- berechtigte Ziele für KAP - unabhängig davon, ob wir oder unsere Segmentunternehmen in Deutschland, Europa oder in anderen Teilen der Welt tätig sind.

Wir folgen dem Leitbild einer nachhaltigen und zukunftssichern- den Entwicklung und zahlen im Rahmen unserer Geschäftstätig- keit auf einzelne Ziele der Sustainable Development Goals (SDGs) der Vereinten Nationen ein. Während die Umsetzung aller nach- haltigen Entwicklungsziele sehr wichtig ist, wurden für KAP vier SDGs priorisiert: SDG 5 (Geschlechtergleichheit), SDG 8 (Menschen­ würdige Arbeit und Wirtschaftswachstum), SDG 9 (Industrie, Innovation und Infrastruktur) sowie SDG 13 (Maßnahmen zum Klimaschutz).

WESENTLICHKEITSANALYSE

In Übereinstimmung mit dem CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz(CSR-RUG) und den von uns angewendeten Standards der Global Reporting Initiative (GRI) führen wir regelmäßig Wesentlichkeits- bewertungen durch. Dabei analysieren wir laufend die Auswir- kungen unserer Geschäftstätigkeit auf wirtschaftliche, ökologi- sche und soziale Aspekte und beurteilen ihren Einfluss auf die langfristige Wertschöpfung von KAP. Bei der Bewertung der Aus- wirkungen konsultieren wir interne sowie externe Stakeholder und stützen uns auf Marktbeobachtungen.

Nach vorausgegangenen Bewertungen der Wesentlichkeit in den Jahren 2017 und 2019 sowie der internen Überprüfung und Anpassung im Rahmen der Strategieentwicklung haben wir im Berichtsjahr keine erneute Wesentlichkeitsanalyse durchgeführt, sondern nutzen die Wesentlichkeitsanalyse aus dem Jahr 2022. In Vorbereitung auf die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der Europäischen Union sowie die assoziierten European Sustainability Reporting Standards (ESRS) führen wir im ersten Quartal 2024 eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse gemäß ESRS durch.

Für die Wesentlichkeitsanalyse 2022 haben wir basierend auf internationalen Rahmenwerken wie den Nachhaltigkeits- zielen und dem Global Compact der Vereinten Nationen,

Berichterstattungsstandards wie GRI, SASB und TCFD, Rating-Anfor- derungen (z. B. EcoVadis) sowie einer Peer-Group-Analyse haben wir einen umfangreichen Katalog mit Themen zusammengestellt. Insgesamt umfasste dieser 233 wirtschaftliche, ökologische und soziale Themen, auf welche die Geschäftstätigkeit von KAP mög- licherweise positive oder negative Auswirkungen hat. Nach ein- gehender interner Beratung wurden 29 Themen aufgrund ihrer potenziellen Auswirkungen priorisiert und in die Handlungs- felder "Beschäftigte", "Corporate Governance", "Gesellschaft- liches Engagement", "Kunden und Produkte", "Lieferkette" und "Umwelt" gegliedert.

In einer anonymisierten Online-Befragung konnten Teilneh- merinnen und Teilnehmer ihre Bewertungen abgeben, darunter ausgewählte Repräsentanten externer Interessengruppen sowie Senior Manager von KAP. Sie sollten auf einer Skala von null = keine Auswirkungen bis vier = sehr starke Auswirkungen beur- teilen, inwieweit sich die Geschäftstätigkeit von KAP positiv oder negativ auf die priorisierten Themen auswirkt bzw. inwieweit sich diese Themen auf die langfristige Geschäftsentwicklung und die künftigen Ergebnisse von KAP auswirken.

Nach Abschluss der Befragung wurden drei Szenarien mit den Schwellenwerten 2,8, 2,9 und 3 evaluiert, die 18, zwölf bzw. acht Themen umfassten. Schließlich wurde aufgrund der Erheblichkeit der Auswirkungen der Themen als Schwellenwert für die Wesent- lichkeit 2,9 festgelegt.

Das Thema "Work-Life-Balance" wurde als Aspekt dem Thema "Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis" zugeordnet. Im Hand- lungsfeld "Lieferkette" lagen alle priorisierten Themen unter- halb des Schwellenwertes. Dennoch haben wir uns entschieden, weite­rhin nicht nur aufgrund der gesetzlichen Anforderungen im Rahmen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG), dem KAP seit dem 1. Januar 2024 unterliegt, in einem eigenen Kapitel über die Maßnahmen zur Einhaltung sozialer und Umweltstan- dards in der Lieferkette zu berichten. Insgesamt ergaben sich somit zehn wesentliche Themen in vier Handlungsfeldern. Diese wurden vom KAP-ESG-Gremium bestätigt.

Liste der wesentlichen Themen 1. Corporate Governance

• Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten
• Datenschutz und Informationssicherheit

KAP AG | NICHTFINANZIELLER KONZERNBERICHT 2023 | 4

ZURÜCK

2. Beschäftigte
- Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis	ESG-Strategie
- Arbeitsmarkt	Verantwortung und Integrität sind für uns die Basis für das Ver-
- Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz	trauen, das uns Kunden, Geschäftspartner, Aktionäre, die Gesell-
	schaft und unsere Beschäftigten entgegenbringen. Deshalb
3. Umwelt	haben wir im Jahr 2022 auf Basis der wesentlichen Themen aus
- Energie und Emissionen	dem Jahr 2019 unsere KAP-ESG-Strategie entwickelt. Wir verfolgen
- Klimarisiken und -chancen	diese mittelfristige Strategie weiter, wenngleich die Wesentlich-
- Abfall und gefährliche Stoffe	keitsanalyse 2022 eine gewisse Verschiebung und Neuordnung
	der Themen zum Ergebnis hatte. Für unser Nachhaltigkeitsma-
4. Kunden und Produkte	nagement haben wir 21 strategische und vier übergeordnete
- Produktsicherheit	Ziele definiert. Jedes Ziel wird durch Maßnahmen konkretisiert,
- Nachhaltige Innovationen	die mit einem Zeitrahmen versehen sind. Fortschritte werden
	anhand von KPIs gemessen.

Nachhaltigkeitsmanagement

Handlungsfelder

Corporate Governance

Beschäftigte

Umwelt

Kunden und Produkte

Lieferkette

Übergeordnete Ziele

• Ausbau der ESG-Organisation
• Ausbau der Nachhaltigkeitsberichterstattung
• Ausbau des Stakeholder-Dialogs
• ESG-Ratingsdurchführen und stetig verbessern

Strategische Ziele

• Compliance-Managementund Kommunikation mit den Segmenten noch weiter ausbauen
• Hinweisgebersystem ausbauen und Risiken regelmäßig analysieren
• Compliance-Schulungenzielgruppenspezifisch ausweiten
• Regelmäßige Compliance-Prüfungen sicherstellen
• Code of Conduct erweitern und Umsetzung stets einfordern
• Bekenntnis zu und Unterstützung von globalen Wertebündnissen
• Datenschutz und Informationssicherheit weiter verbessern und regelmäßig auf die Probe stellen
• Erhöhung der Attraktivität von KAP als Arbeitgeber
• Diversität bei KAP fördern
• Kompetenzentwicklung fördern und Controlling
• Interne Karrierechancen fördern und Mitarbeiterbindung
• Ausbildung und Bindung von Nachwuchskräften
• Gesundheit am Arbeitsplatz bei KAP fördern
• Ausbau des Umweltmanagements und vollständige Erfassung wesentlicher Energie- und Emissionsdaten
• Steigerung der Energieeffizienz und Reduktion des Energieverbrauchs um 20 % bis 2030
• Reduktion der CO2-Emissionen um 25 % bis 2030
• Abfallmanagement ausbauen und wesentliche Abfallarten identifizieren
• Ausweitung von Recycling bei KAP
• Nachhaltige Nutzung von Rohstoffen und Verpackungen bei KAP und seinen Kunden
• Qualitätsmanagementprozess sicherstellen
• Produkt- und Verfahrenssicherheit kontinuierlich verbessern
• Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit der Produkte und Herstellverfahren erweitern
• Einhaltung von Arbeitssicherheit und Menschenrechten in der Lieferkette einfordern

Zeitrahmen

• 2022-2024
• 2022-2023
• 2022
• kontinuierlich

Zeitrahmen

bis 2025: Zeitplan auf Ebene der Einzelmaßnahmen

bis 2025: Zeitplan auf Ebene der Einzelmaßnahmen

bis 2025: Zeitplan auf Ebene der Einzelmaßnahmen

kontinuierlich

2023-2024

KAP AG | NICHTFINANZIELLER KONZERNBERICHT 2023 | 5

ZURÜCK

Nachhaltigkeitsmanagement bei KAP

Getragen vom Bewusstsein für die soziale, ökologische und öko- nomische Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette, stellen wir uns den Herausforderungen einer vernetzten und globalen Wirtschaft. Verantwortungsvolles und ethisches Verhalten gegen- über unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspart- nern sowie unseren Aktionären und der Umwelt ist ein fester Bestandteil des Wertesystems der KAP AG.

Für unser Nachhaltigkeitsmanagement haben wir uns vier über- geordnete Ziele gesetzt:

1. Ausbau der ESG-Organisation
2. Ausbau der Nachhaltigkeitsberichterstattung
3. Ausbau des Stakeholder-Dialogs
4. ESG-Ratingsin den einzelnen Gesellschaften durchführen und stetig verbessern

Diese vier Ziele sind die Grundlage für die Umsetzung aller ande- ren Nachhaltigkeitsziele. Nur mit einer gut aufgestellten Organisation und klaren Verantwortlichkeiten sind kontinuierliche­ Fort- schritte möglich. Der Aufsichtsrat und der Vorstand der KAP AG messen dem Thema Nachhaltigkeit hohe Priorität bei und unter- stützen die Umsetzung der KAP-ESG-Strategie in vollem Umfang.

Der erste wichtige Schritt der ESG-Strategie bestand in der Kon- kretisierung der Verantwortlichkeiten. Ab 2022 wurde Nachhaltig­ keit bei KAP entsprechend unserem Ziel, die ESG-Organisation auszubauen, neu organisiert. Wir haben dazu einen Sustainability Manager eingestellt und haben zwei neue Gremien gebildet: das ESG-Gremium und drei Steuerungskreise - jeweils für die Berei- che Environment, Social und Governance.

Das ESG-Gremium trägt die Gesamtverantwortung für die Strategieumsetzung. Es sorgt dafür, dass Nachhaltigkeit und Unternehmensethik in der Unternehmensstrategie, im Management und in unserem täglichen Handeln fest verankert sind. Zudem ist es zuständig für die Berichterstattung und das Nachhaltigkeitsmanagement.

Das ESG-Gremium besteht derzeit aus den Mitgliedern des Vor- stands, dem Sustainability Manager von KAP und den Themen- beauftragten der Holding für Human Resources, Umwelt und Compliance.

Die Mitglieder setzen sich in regelmäßigen Sitzungen mit der strategischen Ausrichtung des Nachhaltigkeitsmanagements auseinander und überwachen den Fortschritt der Ziele. Zudem werden Vorschläge und Empfehlungen der Steuerungskreise geprüft und beschlossen. Die Sitzungen werden durch den Sustainability Manager organisiert und in Zusammenarbeit mit Themenverantwortlichen vorbereitet. Die Inhalte werden durch unsere Segmente geliefert.

Der Aufsichtsrat als oberstes Kontrollorgan ist für die Überprü- fung und Genehmigung der berichteten Informationen verant- wortlich. Die Verantwortung für das Management der Auswirkun- gen hat er an das ESG-Gremium delegiert. Hierzu berichtet der Vorstand zusammen mit dem Sustainability Manager regelmäßig dem höchsten Kontrollorgan. Der nichtfinanzielle Konzernbericht der KAP AG wird in einer Aufsichtsratssitzung ausführlich behan- delt und genehmigt.

Nachhaltigkeit wird im Alltagsgeschäft ebenfalls durch unseren Sustainability Manager gesteuert. Bei ihm laufen die verschiede- nen Themen zusammen. Er wird durch die ESG-Verantwortlichen der Segmente unterstützt.

Die Themenverantwortlichen der Segmente organisieren und steuern das zweite Gremium: die Steuerungskreise. Im Jahr 2022 wurde der Steuerungskreis Umwelt eingerichtet. Zweck der drei Steuerungskreise ist die segmentübergreifende Auseinander- setzung mit den Spezialthemen. Sie sollen die Ziele und Maß- nahmen in regelmäßigen Sitzungen auf Konsistenz prüfen, aktu- alisieren und fortschreiben. Für größere Anpassungen werden Vorschläge erarbeitet, die im ESG-Gremium beschlossen werden.

Neben den Themenbeauftragten des Konzerns für Umwelt und Compliance, die dem ESG-Gremium angehören, werden aus den Segmenten Verantwortliche bestimmt, die an den Steue- rungskreissitzungen teilnehmen. Sie konsolidieren Berichte der einzelnen Segmentstandorte und vertreten die Segmente. Die Geschäftsführer der Segmente haben die unternehmerische Frei- heit, die gemeinsam definierten Ziele selbstständig umzusetzen und zu vertiefen.

KAP AG | NICHTFINANZIELLER KONZERNBERICHT 2023 | 6

ZURÜCK

organisieren und steuern

Steuerungskreise:

Environment, Social und

Governance

Behandlung Spezialthemen und

Konkretisierung Ziele und Maßnahmen,

Vorschläge an ESG-Komitee

nehmen teil

KAP-ESG-Gremium

Behandlung strategischer und allgemeiner Themen sowie Entscheidung zu Steuerungskreisvorschlägen

Vorstand

Sustainability Manager

Themenbeauftragte Konzern

(HR, Umwelt, Arbeitssicherheit,

Diversität, Compliance)

berichten an

ESG-Verantwortliche

Segmente

berichten an

Themenverantwortliche

Segmente

berichten an

Themenverantwortliche

Standorte

KAP AG | NICHTFINANZIELLER KONZERNBERICHT 2023 | 7

ZURÜCK

Transparenz und Stakeholder-Dialog

Transparenz ist für KAP ein wichtiger unternehmerischer Wert. Um die Organisation an den Bedürfnissen unserer Stakeholder auszu- richten, ist regelmäßige Kommunikation mit ihnen wichtig. Durch den offenen Austausch mit unseren Anspruchsgruppen können wir deren Interessen und mögliche Interessenkonflikte frühzeitig erkennen und im Dialog bearbeiten. Alle interessierten Stakeholder sollen die Informationen erhalten, die sie benötigen. Dadurch können wir unser Geschäft langfristig erfolgreich führen. Wir wol- len erreichen, dass die KAP AG von allen Stakeholdern als ein mit positiven Attributen besetztes Unternehmen angesehen wird. In unserer KAP-ESG-Strategie haben wir uns deshalb das Ziel gesetzt, den Stakeholder-Dialog auszubauen, indem wir regelmäßig aktiv mit allen relevanten Stakeholdern in Kontakt treten. Die relevan- ten Stakeholder-Gruppen sind in folgender Liste aufgeführt:

Eine besondere Stellung im Dialog mit unseren Stakeholdern nimmt unsere Nachhaltigkeitsberichterstattung ein. Aus diesem Grund haben wir uns das Ziel gesetzt, unsere Nachhaltigkeits­ berichterstattung weiter auszubauen. Um die erforderlichen Daten erheben zu können, wurden im Rahmen der ESG-Strategie ab 2022 Schritt für Schritt weitere Ansprechpartner an den Stand- orten benannt und eine systematische Erfassung der monatlichen Energieverbräuche implementiert. Zudem werden wir im Verlauf des Jahres 2024 ein Screening geeigneter Wirtschaftsprüfungs- gesellschaften vorbereiten, um im darauffolgenden Jahr unsere nichtfinanzielle Berichterstattung erstmals extern prüfen zu lassen.

Im Jahr 2022 ist KAP dem UN Global Compact als Mitglied beige- treten und verpflichtet sich zur Einhaltung seiner zehn Prinzipien. Im Jahr 2023 wurden in den einzelnen Geschäftseinheiten ESG-­

Stakeholder-Gruppen

Investoren/Aktionäre

Kunden

Beschäftigte

Lieferanten

Banken

Interessierte Öffentlichkeit

Nichtregierungsorganisationen

Themen zur Nachhaltigkeitsbewegung

Kommunikationskanäle

E-Mail, Telefon, Berichterstattung, Konferenzen, Website, Presse- und Ad-hoc-Mitteilungen, Social Media, Messen

Newsletter, E-Mail, Telefon, Website

Interne Jours fixes, Aushänge, E-Mail

E-Mail, Telefon, persönliche Meetings

E-Mail, Telefon

Website, Berichterstattung, Social Media, Pressemitteilungen

Website, Berichterstattung, Pressemitteilungen

Berichterstattung, Website

Ratings erlangt bzw. fortgeschrieben.

KAP AG | NICHTFINANZIELLER KONZERNBERICHT 2023 | 8

ZURÜCK

CORPORATE GOVERNANCE

ETHISCH, GESETZESTREU UND

SICHERHEITSBEWUSST HANDELN

KAP ist als Unternehmen in seine soziale und natürliche Umwelt eingebunden. Daraus erwächst neben vielen Vorteilen auch Ver- antwortung: die Verantwortung, auf nachhaltige Weise und auf Basis fester moralischer Grundlagen zu operieren, und die Ver- antwortung, stets alle Gesetze und Vorschriften auch hinsichtlich des Datenschutzes und der Informationssicherheit einzuhalten.

Vorstand und Aufsichtsrat sind die Hauptverantwortlichen für Corporate Governance. Die Abteilungen Investor Relations und Legal & Compliance tragen die operative Verantwortung. Bei der Umsetzung von guter Corporate Governance orientieren wir uns an den anerkannten Standards des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). Der Vorstand und der Aufsichtsrat von KAP geben jährlich diesbezüglich eine Entsprechenserklärung ab, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird. Eine ausführliche Beschreibung der Corporate Governance bei KAP findet sich im Geschäftsbericht 2023.

Das Themenfeld Corporate Governance enthält die zwei wesent- lichen Themen "Compliance" sowie "Datenschutz und Informati- onssicherheit". In der KAP-ESG-Strategie wurden für das Themen­ feld folgende Ziele formuliert:

• Compliance-Managementund Kommunikation mit den Segmenten noch weiter ausbauen
• Hinweisgebersystem ausbauen und Risiken regelmäßig analysieren
• Compliance-Schulungenzielgruppenspezifisch ausweiten
• Regelmäßige Compliance-Prüfungen sicherstellen
• Code of Conduct erweitern und Umsetzung stets einfordern
• Bekenntnis zu und Unterstützung von globalen Wertebündnissen
• Datenschutz und Informationssicherheit weiter verbessern und regelmäßig auf die Probe stellen

GESETZES- UND RICHTLINIENKONFORMES

VERHALTEN/COMPLIANCE

GRI 2-9,2-13,2-15,2-16,2-17,2-23,2-24,2-25,2-26,2-27,205-1,205-2,206-1

Compliance ist für uns ein wesentlicher Bestandteil der Unterneh- menskultur und fest im täglichen Handeln des Konzerns verankert. Wir sind davon überzeugt, dass ein Unternehmen ohne gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten und Integrität nicht nachhaltig erfolgreich sein kann. Compliance verstehen wir als die strikte

Einhaltung aller Gesetze, Richtlinien und ethischen Grundsätze im Geschäftsverkehr weltweit auf allen Märkten, in denen wir tätig sind.

Auf Basis sozialer und moralischer Werte im Umgang mit Beschäf- tigten, Geschäftspartnern, Gesellschaft und Umwelt sowie der Beachtung aller relevanten (inter-)nationalen Rechtsvorschriften und der Menschenrechte wollen wir die Gesellschaft vor mög­ lichen Schäden bewahren und ethisches und integres Verhalten unter Beweis stellen.

Managementansatz

Der Vorstand hat die Gesamtverantwortung für Compliance und das Compliance-Management-System. Der Aufsichtsrat wiederum überwacht das vom Vorstand eingerichtete System. ­Compliance ist bei KAP dem Vorstandsressort Recht/­Compliance zugeordnet und über die Abteilung Legal & Compliance auf Holdingebene unter Leitung des Chief Compliance Officer (CCO) und des Director Global Compliance (zusammen: "zentrale Compliance-Funktion") organisiert. Aufgabe der zentralen Compliance -Funktion ist es, die Compliance im Konzern zu stärken und Compliance-Aktivitäten zu fördern und zu überwachen. Die verantwortlichen Mitarbeitenden in den Segmenten berichten der zentralen Compliance-Funktion gemäß der Compliance-­Management-Richtlinie regelmäßig über Fortschritte und Ereig- nisse. Die Compliance-Management-Richtlinie der KAP AG regelt das Compliance-Management-System von KAP und ihren Tochter­ unternehmen im In- und Ausland. Sie gilt für alle Führungskräfte, Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und vorübergehend Beschäftigten des KAP-Konzerns sowie für externe Dienstleister, die konzern­ intern eingesetzt sind. Das Compliance-­System dient dem Management der rechtlichen und regulatorischen Risiken, die vom Code of Conduct des KAP-Konzerns und anderen, diesen ergänzenden Richtlinien erfasst sind. Insbesondere dient diese Richtlinie dazu:

• die Grundlagen des Compliance-Systems festzulegen und so den Mitarbeitern Rahmenbedingungen und Hilfestellung zu bieten,
• die Strukturen und Berichtswege innerhalb der Compliance-­ Organisation des KAP-Konzerns darzustellen und die Schnitt­ stellen zu anderen Fachbereichen zu bestimmen und
• die Anforderungen an das aktive Management von Compliance-­Risiken und die zugehörigen Prozesse zu beschreiben.

Anlassbezogen sowie einmal pro Woche unterrichtet die zentrale Compliance-Funktion den Vorstand über aktuelle Entwicklun- gen im Rahmen eines Jour fixe. Auch dem Aufsichtsrat und dem

KAP AG | NICHTFINANZIELLER KONZERNBERICHT 2023 | 9

ZURÜCK

Organigramm	Verantwortung

Aufsichtsrat

Vorstand

Zentrale Compliance-Funktion aus Chief Compliance Officer und Director Global Compliance

Leitungsorgane der verbundenen

Unternehmen

Regionaler Compliance Managers

(RCMs)

Überwachung des vom Vorstand

eingerichteten Compliance-

Systems

Letztverantwortung für

Compliance

Umsetzung des Compliance- Systems, Unterbindung von Rechtsverstößen

Dezentrale Umsetzung des

Compliance-Systems

Prüfungsausschuss werden regelmäßig Stand und Fortschritte berichtet.

Die zentrale Compliance-Funktion wird durch Regional Compliance Managers (RCMs) in den Segmentunternehmen unterstützt. Darüber hinaus findet eine enge Zusammenarbeit­ und Abstim- mung mit wesentlichen zentralen Schnittstellen wie Arbeitneh- mervertretung, Finanzen & Controlling oder dem Risikomanage- ment statt.

Seit 2021 gibt es monatliche Besprechungen zwischen der zen- tralen Compliance-Funktion und den RCMs. Dadurch sollen der gegenseitige Wissenstransfer und der Austausch zwischen den Segmenten verbessert werden.

Fortschritte in den Bereichen Compliance werden über folgende KPIs gemessen und geprüft:

• Abdeckung der Standorte durch Compliance-­Management- System (CMS) (2023: 100 % aller Standorte)
• Anteil der Beschäftigten, die zu Compliance-Themen geschult wurden (2023: 100% Schulungsabdeckung der Beschäftigten durch unser Managementsystem)

Compliance-Management-System

Alle Maßnahmen im Bereich Compliance werden über unser Compliance-Management-System organisiert, das wir

kontinuierlich auf neue Gesellschaften ausweiten. Das CMS basiert auf den drei Säulen "Vorbeugen", "Erkennen" und "Reagieren".

Die Säule "Vorbeugen" beinhaltet etwa die Compliance­ Risikoanalyse, unsere Richtlinien, die Schulungen oder die Prüfung von Geschäftspartnern. "Erkennen" findet über Compliance -Kontrollen oder das interne Hinweisgebersystem statt. "Reagieren" schließlich enthält z. B. die interne und externe Krisenkommunikation oder die Behebung der erkannten Schwachstellen.

Wir haben das Ziel, das Compliance-Management und die Kommunikation mit den Segmenten noch weiter auszubauen. Im vergangenen Jahr haben wir folgende Maßnahmen bereits umgesetzt: Sämtliche aktuellen Compliance-Richtlinien wur- den den Beschäftigten mithilfe des Policy-Manager-Systems zur Verfügung gestellt, alle Konzerngesellschaften und relevanten Personen­gruppen zu unterschiedlichen Compliance-Themen geschult und, wie bereits dargestellt, regelmäßig monatliche Besprechungen zwischen der zentralen Compliance-Funktion und den RCMs durchgeführt.

Durch die verbesserte Kommunikation mit den Segmentgesell- schaften stellen wir die Umsetzung des CMS sicher. Mit dem CMS können auch Dokumentationen und Anleitungen erstellt werden, damit einzelne Gesellschaften besser voneinander lernen.

KAP AG | NICHTFINANZIELLER KONZERNBERICHT 2023 | 10