Ifa : Bericht des Aufsichtsrates (AR)

BERICHT DES AUFSICHTSRATS
Auch im abgelaufenen Geschäftsjahr hat der Aufsichtsrat die ihm nach
Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben
uneingeschränkt wahrgenommen. Er hat den Vorstand bei der Leitung des
Unternehmens regelmäßig beraten und dessen Tätigkeit kontinuierlich
überprüft und überwacht. Er konnte sich dabei stets von der Recht-, Zweck-
und Ordnungsmäßigkeit der Vorstandsarbeit überzeugen. Der Aufsichtsrat
war in alle Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das
Unternehmen unmittelbar und frühzeitig eingebunden.
Arbeit des Aufsichtsrats
Der Vorstand unterrichtete den Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023 und
nach dessen Ablauf weiterhin regelmäßig, zeitnah und umfassend, sowohl
schriftlich als auch mündlich, entsprechend seinen Pflichten gem. § 90
AktG über den aktuellen Stand der Geschäfte, die Geschäftsentwicklung
und die wirtschaftliche Lage, die Risikolage, das Risikomanagement sowie
relevante Fragen der Compliance, der Strategie und der Planung.
Bedeutende Geschäftsvorgänge wurden auf Basis der Berichterstattung
des Vorstands in den Sitzungen ausführlich erörtert. Mehrfach hat sich der
Aufsichtsrat ausführlich mit den Zielen des Unternehmens, der
Risikosituation, der Liquiditätsplanung und der Eigenkapitalsituation
auseinandergesetzt. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den
aufgestellten Plänen und Zielen wurden dem Aufsichtsrat im Einzelnen
erläutert und im Aufsichtsrat intensiv behandelt.
Soweit für Entscheidungen oder Maßnahmen der Geschäftsführung
aufgrund Gesetzes, Satzung oder Geschäftsordnung eine Zustimmung des
Aufsichtsrats erforderlich war, haben die Mitglieder des Aufsichtsrats diese
nach intensiver Prüfung und Erörterung gebilligt. Der
Aufsichtsratsvorsitzende stand darüber hinaus mit dem Vorstand in
regelmäßigem Kontakt. Über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung
der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von
wesentlicher Bedeutung sind, wurde der Aufsichtsratsvorsitzende von dem
Vorsitzenden des Vorstands zeitnah informiert.
Insgesamt trat der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023 zu drei planmäßigen
Sitzungen im Beisein des Vorstands zusammen, die am 03. April, 14.
August und 22. November stattfanden. Aus Gründen der Effizienz fanden
die Sitzungen auch als Video- oder Telefonkonferenzen statt. Die Mitglieder
von Aufsichtsrat und Vorstand waren bei den Sitzungen vollzählig
anwesend. Die Mitglieder des Vorstands haben an Aufsichtsratssitzungen
teilgenommen; zusätzlich tagte regelmäßig der Aufsichtsrat zeitweise auch
ohne den Vorstand. Dabei wurden Tagesordnungspunkte behandelt, die
entweder den Vorstand selbst oder interne Aufsichtsratsangelegenheiten
betrafen. Gegenstand der gemeinsamen Sitzungen war regelmäßig die
schriftliche und mündliche Berichterstattung des Vorstands über die
Geschäftslage der ifa systems AG und ihrer Tochtergesellschaften,	1

insbesondere die aktuelle Umsatz- und Ergebnisentwicklung sowie die Finanz- und Vermögenslage. Über bedeutsame Geschäftsvorfälle, die Strategie und deren Umsetzung sowie über das Risikomanagement des Unternehmens hat sich der Aufsichtsrat eingehend unterrichten lassen und darüber beraten. Sofern erforderlich, wurden in diesen Sitzungen auch Beschlüsse gefasst.

Der Aufsichtsrat ließ sich zudem auch schriftlich und telefonisch über die aktuelle Geschäftslage, einzelne Geschäftsvorfälle und die Umsetzung der Produkt- und Vertriebsstrategie in den verschiedenen Märkten informieren.

Wesentliche Inhalte der Sitzungen des Aufsichtsrats im Berichtszeitraum waren:

• der Jahresabschluss und des Halbjahresabschluss 2023,
• die Verabschiedung der Tagesordnung für die ordentliche Hauptversammlung am 02. Juni 2023 mitsamt den dort niedergelegten Beschlussvorschlägen,
• die Planung des Vorstands hinsichtlich Umsatzes, Kosten, Ergebnisses, Liquidität, Investitionen und Personals, der aktuelle Forecast für das laufende Geschäftsjahr - insbesondere vor dem Hintergrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie - und die Budgetierung für das Geschäftsjahr 2023,
• die Strategie der ifa-Gruppe und ihre Umsetzung,
• Fragen der Unternehmensfinanzierung,
• die Akquisition und Integration der arkandus GmbH,
• die Abberufung von Jörg Polis und die Neueinsetzung von Holger Rambach als Vorstand
• die Prüfung der eigenen Effizienz hinsichtlich der Gestaltung und des Ablaufs der Aufsichtsratssitzungen sowie der Optimierung der Berichterstattung durch den Vorstand in Bezug auf die Darstellung der Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft und der Situation der Tochtergesellschaften,
• die Unabhängigkeitserklärung und die Bestellung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft HLB TREUMERKUR GmbH & Co. KG, Wuppertal, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023, entsprechend dem Beschluss der Hauptversammlung vom 06. Mai 2022,
• die Überwachung und Weiterentwicklung des internen Kontrollsystems (Risikoüberwachungs- und Frühwarnsystem gemäß § 91 Abs. 2 Aktiengesetz) und der daraus gewonnenen

Informationen.

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Aufgrund der durch die Satzung festgelegten Anzahl von drei Mitgliedern des Aufsichtsrats wurde auf die Bildung von Ausschüssen verzichtet. Die Aufgaben des Aufsichtsrats werden daher stets durch alle Mitglieder gemeinsam wahrgenommen.

Der Aufsichtsrat tagte auch in Anwesenheit des Abschlussprüfers sowie des Vorstands, um sich mit Fragen des Jahresabschlusses, der Rechnungslegung, des Controllings sowie des Risikomanagements zu befassen. Weitere Aspekte waren steuerliche Themen, Compliance sowie die Bestimmung der Prüfungsschwerpunkte und der Honorarvereinbarung mit dem Wirtschaftsprüfer.

Die Mitglieder des Aufsichtsrates waren teilweise aufgrund ihrer Eigenschaft als Mitarbeiter der NEXUS AG und ihrer Tochtergesellschaften im engeren Sinne nicht als unabhängig zu bezeichnen. Dies begründete dennoch keine potenziellen Interessenkonflikte, die dem Aufsichtsrat gegenüber offenzulegen sind und über die in der Hauptversammlung berichtet werden müsste. Alle Mitglieder des Aufsichtsrats verfügen über genügend Zeit zur Wahrnehmung ihrer Mandate. Sie hatten stets ausreichend Gelegenheit, sich im Vorfeld der Sitzungen und im Plenum mit den seitens des Vorstandes vorgelegten Berichten und Beschlussvorlagen auseinanderzusetzen und sie zu diskutieren.

Jahresabschlussprüfung
Die Prüfberichte sowie die Abschlussunterlagen für das Geschäftsjahr 2023
wurden allen Aufsichtsratsmitgliedern rechtzeitig zugesandt. Sie wurden
vom Aufsichtsrat in der Sitzung vom 26. März 2024 intensiv und ausführlich
erörtert. Der verantwortliche Abschlussprüfer stand bei dieser Sitzung für
ergänzende Fragen und Auskünfte zur Verfügung. Der vom Vorstand nach
den Regeln des HGB aufgestellte Jahresabschluss der ifa systems AG für
das Geschäftsjahr 2023 wurden vom Abschlussprüfer geprüft und jeweils
mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen.
Nach dem abschließenden Ergebnis der eigenen Prüfung des
Jahresabschlusses hat der Aufsichtsrat keine Einwendungen gegen die
Ergebnisse der Abschlussprüfung erhoben und hat den vom Vorstand
aufgestellten Jahresabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss für das
Geschäftsjahr 2023 ist damit festgestellt.
Der Vorstand hat außerdem den von ihm aufgestellten Bericht über
Beziehungen zu verbundenen Unternehmen im Geschäftsjahr 2023 dem
Aufsichtsrat vorgelegt. Der Abschlussprüfer HLB TREUMERKUR GmbH &
Co. KG, Wuppertal, hat den Abhängigkeitsbericht geprüft und folgenden
Bestätigungsvermerk erteilt: "Nach unserer pflichtmäßigen Prüfung und
Beurteilung bestätigen wir, dass 1. die tatsächlichen Angaben des Berichts
richtig sind, 2. bei den im Bericht aufgeführten Rechtsgeschäften die
Leistung der Gesellschaft nicht unangemessen hoch war." Den
Prüfungsbericht hat der Abschlussprüfer dem Aufsichtsrat vorgelegt. Der	3

Abhängigkeitsbericht und der Prüfungsbericht wurden allen

Aufsichtsratsmitgliedern rechtzeitig übermittelt.

Der Aufsichtsrat unterzog den Abhängigkeitsbericht unter Einbeziehung der Ergebnisse des Abschlussprüfers einer eingehenden Prüfung im Hinblick auf seine Vollständigkeit und Richtigkeit. Der Aufsichtsrat machte keine Beanstandungen in Bezug auf das Prüfungsergebnis des Abschlussprüfers und erhob keine Einwendungen gegen die vom Vorstand am Schluss des Berichts abgegebene Erklärung über die Beziehung zu verbundenen Unternehmen.

Der Aufsichtsrat dankt dem Vorstand und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Unternehmensgruppe für ihren engagierten Einsatz in einem herausfordernden Geschäftsjahr. Gemeinsam haben sie mit großem Engagement die Entwicklung der Gesellschaft im Geschäftsjahr 2023 gestaltet.

Frechen, den 03. April 2024

Für den Aufsichtsrat

gez. Robert Gaulke

Vorsitzender des Aufsichtsrats

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