Encavis : datenschutzhinweise hv 2024

Datenschutzhinweise für Aktionäre und Aktionärsvertreter der Encavis AG

Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht im Rahmen der Hauptversammlung 2024 geben.

Diese Datenschutzhinweise erläutern insbesondere, wie und welche Daten im Rahmen der Haupt- versammlung 2024 erhoben werden, weshalb diese erhoben werden und wem gegenüber diese mitgeteilt oder offengelegt werden.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die:

Encavis AG

Große Elbstraße 59

22767 Hamburg

T: [phone] - 0

F: [phone] - 129

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail unter: [e-mail]

Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverord- nung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller wei- teren relevanten Rechtsvorschriften.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Diese sind insbesondere die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär oder Aktionärsvertreter und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Daneben verwenden wir Ihre Daten nur zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Darstel- lung der Aktionärsentwicklung oder für Übersichten der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1

1. und Abs. 4 DSGVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie z.B. aufsichtsrechtlicher oder wertpapierrechtli- cher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktien- rechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten und 3 Jahre lang zugriffsge- schützt aufbewahren (§ 134 Abs. 3 S. 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

Neben der Verarbeitung auf Basis gesetzlicher Vorschriften verarbeiten wir personenbezogene Da- ten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse, die Organisation und den geordneten Ablauf der Hauptversammlung so- wie Nachbereitung der Hauptversammlung sicherzustellen. Wenn Sie einen Dritten zur Hauptver- sammlung bevollmächtigen, verarbeiten wir auch Name und Adresse des Bevollmächtigten.

Ein berechtigtes Interesse besteht außerdem hinsichtlich der Einhaltung außereuropäischer Wert- papiervorschriften, z.B. wenn wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staats- angehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müs- sen, um entsprechende Vorschriften einzuhalten.

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Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wol- len, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Woher haben wir Ihre Daten erhalten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation der Hauptversammlung, die wir von Ihrem Finanzdienstleister erhalten haben.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten weiter beziehungsweise wer erhält Zugriff?

Ihre Daten werden innerhalb der Encavis AG von den mit der Organisation der Hauptversammlung befassten Mitarbeitern verarbeitet.

Daneben bedienen wir uns zur Organisation der Hauptversammlung eines externen Dienstleisters, der gemäß Art. 28 DSGVO durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag datenschutzrechtlich verpflich- tet ist. Hierbei handelt es sich um die Better Orange IR & HV A, Haidelweg 48, 81241 München.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens, die Ihre Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten, Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dies können z. B. Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten (etwa beim Überschreiten gesetzlich vorgeschriebener Stimmrechtsschwellen) sein.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu 3 Jahre.

Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zu- sammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die für oder gegen uns geltend gemacht werden.

Welche Rechte haben Sie im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten?

Sofern anwendbares Recht oder Verordnung dies zulassen, haben Sie das Recht:

• auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen bzw. ergänzen zu lassen (Art. 16 DSGVO)
• auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Spei- cherung vorliegt (Art. 17 DSGVO),
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO). Dies bedeu- tet, dass Ihre Daten zwar noch gespeichert bleiben, allerdings nur noch unter beschränkten Voraussetzungen verarbeitet werden dürfen,
• auf Datenübertragbarkeit hinsichtlich aller Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben (Art. 20 DSGVO). Dies bedeutet, dass wir Ihnen diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen,
• auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung (Art.21 DSGVO).
• Beschwerde bei uns und/oder der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG)).

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Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit ge- gen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung,Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Um von Ihren Rechten Gebrauch zu machen, kontaktieren Sie uns bitte unter den oben angegebe- nen Kontaktdaten.

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