Ein Verstoß gegen diese und bestimmte weitere in § 135 Aktiengesetz genannte Erfordernisse für die
Bevollmächtigung eines Intermediärs im Sinne von § 67a Abs. 4 Aktiengesetz, einer Aktionärsvereinigung,
eines Stimmrechtsberaters oder einer sonstigen Person im Sinne von § 135 Abs. 8 Aktiengesetz
beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 Aktiengesetz die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht. Die
Ausführungen unter III. Ziffer 3.1, drittletzter Absatz, gelten entsprechend.
Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Wir bieten allen Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
vertreten zu lassen. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden
sollen, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die
Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Soweit entsprechende Weisungen nicht
erfolgen, können die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter die Stimmen nicht vertreten.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld
der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch
als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bitte beachten Sie, dass die von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen und Aufträge zum Stellen von Fragen oder von
Anträgen und zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennehmen.
Auch die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter sowie der Widerruf dieser Vollmacht und die Änderung von Weisungen bedürfen der
Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch). Ein Formular zur Bevollmächtigung und Erteilung von Weisungen
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten Aktionäre zusammen mit der
persönlichen Einladung zur virtuellen Hauptversammlung (siehe III.1). Ein entsprechendes Formular ist
zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung abrufbar.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können per Post,
per Telefax oder per E-Mail unter der nachstehenden Adresse bis Montag, 10. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ),
erteilt, geändert oder widerrufen werden:
BayWa Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG 3.3 Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 69 06 - 33
E-Mail: baywa@better-orange.de
Außerdem können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung erteilt, geändert oder widerrufen werden. Die Zugangsdaten zum BayWa-Aktionärsportal werden mit der
persönlichen Einladung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt (siehe III. Ziffer 2). Die Möglichkeit
zur Übermittlung über das BayWa-Aktionärsportal besteht bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen
Hauptversammlung am Dienstag, 11. Mai 2021. Auch Vollmachten und Weisungen, die bereits (wie oben
beschrieben) per Post, per Telefax oder per E-Mail erteilt worden sind, können bis zu diesem Zeitpunkt
noch über das BayWa-Aktionärsportal widerrufen oder geändert werden.
Wenn der Gesellschaft für ein und dieselbe Aktie sowohl eine Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl
als auch eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter unwiderrufen vorliegt, wird stets allein die Stimmabgabe per elektronischer
Briefwahl berücksichtigt. Gehen bei der Gesellschaft darüber hinaus im Zusammenhang mit der Erteilung und
dem Widerruf einer Vollmacht oder Weisung auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander
abweichende Erklärungen ein und ist für die Gesellschaft nicht erkennbar, welche dieser Erklärungen
zuletzt erfolgt ist, werden diese Erklärungen in folgender Reihenfolge der Übermittlungswege als
verbindlich behandelt: (1) BayWa-Aktionärsportal, (2) E-Mail, (3) Telefax und (4) Papierform.
Nähere Einzelheiten zur Vollmachts- und Weisungserteilung werden unseren Aktionären zusammen mit den
Unterlagen zur Hauptversammlung zugesandt.
Stimmrechtsausübung durch elektronische Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, im Wege elektronischer
Kommunikation über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal ('elektronische Briefwahl') abgeben und
ändern. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre -
persönlich oder durch Bevollmächtigte - berechtigt, die sich wie vorstehend unter III. Ziffer 2
beschrieben ordnungsgemäß angemeldet haben und im Aktienregister eingetragen sind.
Die Zugangsdaten zum BayWa-Aktionärsportal werden mit der persönlichen Einladung zur virtuellen
Hauptversammlung übersandt (siehe III. Ziffer 2). Die Möglichkeit zur Übermittlung über das
BayWa-Aktionärsportal besteht bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am
4. Dienstag, 11. Mai 2021. Bis zu diesem Zeitpunkt können elektronische Briefwahlstimmen über das
BayWa-Aktionärsportal auch noch geändert oder widerrufen werden.
Wird im Übrigen bei der elektronischen Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder
eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sollte
zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der
Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch
als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Nähere Einzelheiten zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl werden unseren Aktionären zusammen mit
den Unterlagen zur Hauptversammlung zugesandt.
5. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, Fragerecht, Widerspruchsrecht
Verlangen nach Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Abs. 2 Aktiengesetz)
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von
500.000 Euro, dies entspricht rechnerisch 195.313 Aktien, erreichen, können verlangen, dass Gegenstände
auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Die Antragsteller haben dabei nachzuweisen, dass
sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und die
Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Jedem neuen Gegenstand für die
Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an
den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der
Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen.
Letztmöglicher Zugangstermin ist also Samstag, 10. April 2021, 24:00 Uhr (MESZ). Wir bitten entsprechende
Verlangen an folgende Adresse zu richten:
BayWa Aktiengesellschaft
Vorstand
z. Hd. Corporate Governance
Arabellastraße 4
5.1 81925 München
Deutschland
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im
Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Ein etwaiger, mit dem ordnungsgemäß gestellten Ergänzungsverlangen übermittelter zulässiger
Beschlussantrag wird in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als sei er in der Hauptversammlung
nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung
angemeldet und im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen ist.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären (§§ 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz in Verbindung mit § 1 Abs.
2 Satz 3 COVID-19-Gesetz)
Jeder Aktionär ist gemäß § 126 Abs. 1 Aktiengesetz berechtigt, Gegenanträge zu Beschlussvorschlägen
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March 30, 2021 09:07 ET (13:07 GMT)
