Mister Spex : Datenschutzinformationen für die Aktionär*innen und ihre Bevollmächtigten

Mister Spex SE

Berlin

ISIN: DE000A3CSAE2

WKN: A3CSAE

Ordentliche Hauptversammlung am 7. Juni 2024

Datenschutzinformationen

für Aktionär*innen und ihre Bevollmächtigten

Die Mister Spex SE verarbeitet im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung personenbezogene Daten von Aktionär*innen und ihren Bevollmächtigten.

Im Folgenden erhalten Sie Informationen zum datenschutzrechtlich Verantwortlichen und dem*der Datenschutzbeauftragten (1.). Außerdem erhalten Sie im Folgenden Informatio- nen über die Verarbeitung personenbezogener Daten (2.) sowie die Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung (3.).

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte*r

1. Verantwortlicher
   Mister Spex SE Hermann-Blankenstein-Straße 24 10249 Berlin
   Telefon: + 49 (0) 800 810 8090
   E-Mail: [e-mail]
   Die Gesellschaft wird vertreten durch die Mitglieder ihres Vorstands, Dirk Graber und Stephan Schulz-Gohritz.
2. Datenschutzbeauftragte*r

Mister Spex SE

z. Hd. Datenschutzbeauftragte*r Hermann-Blankenstein-Straße 24

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10249 Berlin

E-Mail: [e-mail]

Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse Ihre Nachrich- ten nicht ausschließlich von unserem*unserer Datenschutzbeauftragten zur Kennt- nis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen mit unserem*unserer Datenschutzbeauftragten austauschen möchten, bitten Sie daher bitte zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1. Personenbezogene Daten und deren Quellen

Die Mister Spex SE verarbeitet im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptver- sammlung folgende personenbezogene Daten von Aktionär*innen und ihren Be- vollmächtigten, um diesen die Ausübung ihrer Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen:

• Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse,
• Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien,
• dem*der Aktionär*in vom Letztintermediär verliehene eindeutige Ken- nung, Nummer des Depotkontos des*der Aktionär*in,
• die dem*der Aktionär*in zugeteilten Zugangsdaten zum passwortge- schützten Internetservice der Gesellschaft,
• die IP-Adresse, von der aus der*die Aktionär*in oder der*die Bevollmäch- tigte*r den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft nutzt, weitere Protokolldaten, die bei Nutzung des passwortgeschützten Inter- netservice der Gesellschaft technisch bedingt anfallen (Typ und Version des Webbrowsers, verwendetes Betriebssystem, übertragene Daten- menge, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite, Datum und Uhrzeit des Abrufs),
• die elektronische Ausübung des Stimmrechts sowie der Inhalt der per elektronischer Briefwahl abgegebenen Stimme,
• die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Verfolgung der vollständigen Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton,

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• der Inhalt der im Wege der Videokommunikation gestellten Fragen und der Inhalt ihrer Beantwortung sowie der Inhalt der im Wege elektronischer Kommunikation eingereichten Stellungnahmen,
• die Ausübung des Rede- und Auskunftsrechts sowie die Stellung von An- trägen und Wahlvorschlägen im Wege der Videokommunikation (insbe- sondere Bild- und Ton-Daten) und die elektronische Möglichkeit zur Ein- legung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung,
• Kommunikationsdaten des*der Aktionär*in zur Prüfung der Funktionsfä- higkeit der Videokommunikation (insbesondere IP-Adresse, ggf. Bild- und Ton-Daten),
• gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift des*der von dem*der je- weiligen Aktionär*in Bevollmächtigten, die Vollmachtserteilung ein- schließlich eventueller Weisungen an ihn*sie und dessen*deren vom Letztintermediär verliehene eindeutige Kennung.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionär*innen im Rahmen der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung angegeben wurden oder bei der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung einschließlich der Nutzung des passwortgeschützten Internetservice anfallen, übermittelt die ihr Depot führende Bank oder der jeweilige Letztintermediär im Sinne von § 67c Abs. 3 Aktiengesetz ("AktG") deren personenbezogenen Daten an die Mister Spex SE. Die dem*der Aktionär*in zugeteilten Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft sowie die IP-Adresse, von der aus der*die Aktionär*in oder der*die Bevollmächtigte*r den passwortgeschützten Internetservice der Gesell- schaft nutzt, werden der Gesellschaft von dem von ihr mit der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister mitgeteilt.

2.2. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Mister Spex SE verarbeitet die personenbezogenen Daten der Aktionär*innen und ihrer Bevollmächtigten, soweit dies zur Abwicklung der Ausübung der Aktio- närsrechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz- Grundverordnung ("DS-GVO") (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) in Verbin- dung mit § 67e Abs. 1 AktG.

Die Mister Spex SE verarbeitet die IP-Adresse, von der aus der*die Aktionär*in oder der*die Bevollmächtigte*r den passwortgeschützten Internetservice der Ge- sellschaft nutzt, sowie weitere Protokolldaten, die bei Nutzung des passwortge- schützten Internetservice der Gesellschaft technisch bedingt anfallen, außerdem, soweit dies zur Bereitstellung des passwortgeschützten Internetservice der

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Gesellschaft und der Gewährleistung der Sicherheit der hierfür eingesetzten IT- Infrastruktur erforderlich ist. Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) in Verbindung mit

• 67e Abs. 1 AktG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Interessenabwägung). Das berechtigte Interesse der Mister Spex SE ist die Bereitstellung des passwortge- schützten Internetservice der Gesellschaft sowie die Gewährleistung der Sicher- heit der hierfür eingesetzten IT-Infrastruktur.

Außerdem speichert die Mister Spex SE personenbezogene Daten der Aktio- när*innen und ihrer Bevollmächtigten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Auf- bewahrungspflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Darüber hinaus speichert die Mister Spex SE personenbezogene Daten der Akti- onär*innen und ihrer Bevollmächtigten ggf. weiter, soweit dies zur Geltendma- chung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Interes- senabwägung). Das berechtigte Interesse der Mister Spex SE ist die Geltendma- chung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2.3. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Mister Spex SE speichert diese personenbezogenen Daten für die vorgenann- ten Zwecke nur so lange, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist.

Protokolldaten, die bei Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Ge- sellschaft technisch bedingt anfallen, werden maximal für einen Zeitraum von 7 Tagen in sog. Log-Dateien gespeichert, es sei denn, dass ein sicherheitsrelevan- tes Ereignis auftritt (z.B. ein DDoS-Angriff). Im Fall eines sicherheitsrelevanten Er- eignisses werden Log-Dateien bis zur Beseitigung und vollständigen Aufklärung des sicherheitsrelevanten Ereignisses gespeichert.

Im Übrigen beträgt die Speicherdauer für die vorgenannten Zwecke regelmäßig bis zu drei Jahre.

Ist ein*e Aktionär*in nicht mehr Aktionär*in der Gesellschaft, speichert die Mister Spex SE dessen*deren personenbezogene Daten auf der Grundlage von § 67e Abs. 2 Satz 1 AktG vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch für höchstens zwölf Monate.

Eine längere Speicherung erfolgt gemäß § 67e Abs. 2 Satz 2 AktG vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur, solange dies für etwaige Rechtsverfahren zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

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erforderlich ist. In diesem Fall speichert die Mister Spex SE die Daten bis zur Be- endigung des jeweiligen Rechtsverfahrens.

2.4. Empfänger personenbezogener Daten

Für die oben genannten Zwecke verarbeitet folgender Dienstleister die oben ge- nannten Daten im Auftrag (als sog. Auftragsverarbeiter) für die Mister Spex SE:

Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48

81241 München

Der Dienstleister erhält von der Mister Spex SE nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Mister Spex SE.

Im Übrigen stellt die Mister Spex SE die personenbezogenen Daten nur im Rah- men der gesetzlichen Vorschriften Aktionär*innen und ihren Bevollmächtigten so- wie Dritten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zur Verfü- gung. Insbesondere trägt die Mister Spex SE Aktionär*innen und ihre Bevollmäch- tigten, wenn sie in der virtuellen Hauptversammlung durch eine*n von der Gesell- schaft benannte*n Stimmrechtsvertreter*in unter Offenlegung ihres Namens ver- treten werden sollten, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilneh- merverzeichnis der Hauptversammlung ein. Diese Daten können alle elektronisch zu der virtuellen Hauptversammlung zugeschalteten Aktionär*innen und ihre Be- vollmächtigten während der virtuellen Hauptversammlung im passwortgeschützten Internetservice einsehen und sind für Aktionär*innen auch bis zu zwei Jahre da- nach gemäß § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG einsehbar. Für die Übermittlung personen- bezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsver- langen auf Ergänzung der Tagesordnung, von eingereichten Stellungnahmen so- wie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionär*innen wird auf die Er- läuterungen in Abschnitt VI.7 der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft am 7. Juni 2024 verwiesen.

Sofern Aktionär*innen und/oder ihre Bevollmächtigten von ihrem Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG Gebrauch machen oder sich in sonstiger Weise zu Wort melden, kann dies unter Nennung des Namens und ggf. des Wohnorts bzw. Sitzes des*der fragenden Aktionär*in und/oder des*der Bevollmächtigten erfolgen. Aus- kunftsverlangen und sonstige Wortmeldungen können nur von anderen Teilneh- mer*innen der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Ein- gereichte Stellungnahmen werden nach § 130a Abs. 3 AktG anderen Nutzer*innen des passwortgeschützten Internetservice, wie in der Einberufung unter Ab- schnitt VI.7 beschrieben, zugänglich gemacht. Im Fall von Ergänzungsverlangen

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nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 122 Abs. 2 AktG und im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG werden diese wie in der Einberufung unter Abschnitt VI.7 näher erläutert, öffentlich zugänglich gemacht und in der virtuellen Hauptversammlung gegebenenfalls zur Abstimmung gestellt.

1. Keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer
   Die Mister Spex SE übermittelt die im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der Europäi- schen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittländer).
2. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
   Aktionär*innen und deren Bevollmächtigte sind im Zusammenhang mit der Haupt- versammlung nicht dazu verpflichtet, der Mister Spex SE die oben genannten Da- ten bereitzustellen. Die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorge- schrieben. Die Daten sind auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Für die Ausübung von Aktionärsrechten in Bezug auf die Hauptversammlung ist die Angabe der personenbezogenen Daten jedoch zwingend erforderlich.
   Wenn Aktionär*innen und deren Bevollmächtigte die Daten nicht bereitstellen, kann die Mister Spex SE die Ausübung von Aktionärsrechten in Bezug auf die Hauptversammlung nicht ermöglichen.
3. Keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
   Die Mister Spex SE nimmt auf Grundlage der personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und Abs. 4 DS-GVO vor.
4. Verwendung von technisch erforderlichen Cookies für passwortgeschützten Internetservice
   Um den Betrieb des passwortgeschützten Internetservice sicher zu gewährleisten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, werden technisch unbe- dingt erforderliche Cookies verwendet. Hierbei handelt es sich um kleine Textda- teien, die auf dem Endgerät der Aktionär*innen oder ihrer Bevollmächtigten bei Nutzung des Internetservice abgelegt werden. Bei einem erneuten Aufruf des In- ternetservice mit demselben Endgerät kann das Cookie und die darin gespeicher- ten Informationen abgerufen werden. Aktionär*innen und ihre Bevollmächtigte können den Einsatz von Cookies über die Browsereinstellung generell unterbin- den. Das vollständige Blockieren aller Cookies kann jedoch unter Umständen dazu führen, dass der passwortgeschützte Internetservice nicht genutzt werden kann.

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3. Rechte betroffener Personen in Bezug auf die Verarbeitung

In Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben die Aktio- när*innen und ihre Bevollmächtigten als betroffene Personen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)
• Recht auf Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Auf folgendes Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO sei besonders hin- gewiesen:

Recht auf Widerspruch aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben (Art. 21 Abs. 1 DS-GVO)

Aktionär*innen und ihre Bevollmächtigten haben als betroffene Personen gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden perso- nenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO erfolgt (siehe Ziff. 2.2.), Widerspruch einzulegen.

Im Fall eines Widerspruchs verarbeitet die Mister Spex SE die personenbezoge- nen Daten nicht mehr, es sei denn, die Mister Spex SE kann zwingende schutz- würdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Aktionär*innen und ihrer Bevollmächtigten als betroffene Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oderVerteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung ihrer Rechte können sich betroffene Personen unter den oben ge- nannten Kontaktinformationen an die Mister Spex SE oder deren Datenschutzbe- auftragte*n wenden. Zudem haben Aktionär*innen und ihre Bevollmächtigten als betroffene Personen gemäß ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichts- behörde (Art. 77 DS-GVO). Dieses Beschwerderecht können betroffene Personen insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des (Bundes-) Landes einlegen, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder bei der

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Datenschutzaufsichtsbehörde für den nicht-öffentlichen Bereich des Bundeslan- des Berlin (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), in dem die Mister Spex SE ihren Sitz hat.

Nähere Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung und den Rechten betroffener Personen in Bezug auf die Verarbei-tung ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der online erhältlichenInformationsbroschüre des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).

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