H&R GmbH : Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

H&R GmbH & Co. KGaA

Informationen für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz im Zusammen-

hang mit der ordentlichen Hauptversammlung am 28. Mai 2024

Mit den nachfolgenden Hinweisen nach Art. 13, 14 EU Datenschutz-Grundverordnung - "DSGVO" möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die H&R GmbH & Co. KGaA (die "Gesellschaft"; "wir") im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nach- bereitung der ordentlichen Hauptversammlung am 28. Mai 2024 und die Ihnen nach dem Datenschutz- recht zustehenden Rechte informieren.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

H&R GmbH & Co. KGaA

- Datenschutz -

Neuenkirchener Str. 8

48499 Salzbergen

E-Mail: [e-mail]

Bei Fragen zu diesen Datenschutzinformationen können Sie sich auch an unseren externen Da- tenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist per Post oder E-Mail unter der vorgenannten Adresse der Gesellschaft oder direkt unter folgender Adresse zu erreichen:

Lu Yu, LL.M.

Privacy Counsel

FIRST PRIVACY GmbH

Konsul-Smidt-Str. 88

28217 Bremen

Germany

www.first-privacy.com

Telefon: [phone]

2. Welche Ihrer Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DSGVO, des Bundesda- tenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Kategorien personenbezogener Daten

Bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung: Die Aktien der Gesellschaft sind Inhaberaktien. Es wird daher kein Aktienregister geführt. Wir er- halten Daten der Aktionäre aber v.a. im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung. Das sind insbesondere folgende Informationen:

• Vorname, Nachname, gegebenenfalls Geburtsdatum des Aktionärs,
• Adresse und weitere Kontaktdaten (z.B. E-Mailadresse) des Aktionärs,
• Aktienanzahl, Besitzart der Aktie,

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• gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktio- närsvertreters,
• abgegebene Stimmen sowie Informationen, ob und wie die Stimmen des Aktionärs gezählt wurden und die Bestätigung dieser Angaben, sowie
• gegebenenfalls Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimm- rechtsvertreter.

Zudem verarbeitet die Gesellschaft Daten, die die Aktionäre freiwillig angeben, wie etwa von Ihnen gemachte Angaben einschließlich Fragen und Kommunikationsinhalte etc. ("Weitere Aktionärsinformationen").

Datenquellen

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten in der Regel unmittelbar von Ihnen, insbesondere wenn Sie sich persönlich für die Hauptversammlung anmelden, an der Hauptversammlung teil- nehmen oder Ihre Aktionärsrechte ausüben sowie im Falle einer Vollmachts- und Weisungser- teilung.

Gegebenenfalls erhalten wir Daten über Sie von Dritten, beispielsweise von dem Kreditinstitut, das Sie mit der Verwahrung Ihrer Aktien beauftragt haben.

Wenn Sie als Bevollmächtigter an der Hauptversammlung teilnehmen, erhalten wir Anmeld- einformationen und weitere Angaben über Sie gegebenenfalls von dem Aktionär, den Sie ver- treten.

3. Für welche Zwecke und gestützt auf welche Rechtsgrundlagen verarbeiten wir Ihre Da- ten?

Zwecke der Verarbeitung

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung: Wir verarbei- ten Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Das sind insbesondere verschiedene Vorgänge im Zusammenhang mit der Durchführung von Hauptver- sammlungen (z.B. Anmeldung zur Hauptversammlung, Dokumentation der Teilnahmeberech- tigung und Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) sowie - soweit rechtlich zulässig - die Kommunikation mit den Aktionären. Insbesondere erfolgt die Verarbeitung der personenbezo- genen Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversamm- lung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

Sonstige Verarbeitungszwecke: Außerhalb der Hauptversammlung verarbeiten wir Ihre per- sonenbezogenen Daten ggf. zu Zwecken, die mit den vorgenannten Zwecken vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwick- lung, die Anzahl der Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Darüber hin- aus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuer- rechtlicher Aufbewahrungspflichten, soweit diese anwendbar sind.

Schließlich verarbeiten wir ggf. Ihre personenbezogenen Daten, wenn und soweit dies zur Aus- übung und Verteidigung unserer Rechte erforderlich ist, z.B. zur Verteidigung gegen Aktio- närsklagen und -forderungen.

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Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen vorstehend nicht genannten Zweck verar- beiten, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zwecks Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung stützen wir auf das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) und Art. 6 Abs. 1 lit. f), ggf. i.V.m. Abs. 4 DSGVO als Rechtsgrund- lage. Die Verwirklichung der vorstehend genannten Zwecke, insbesondere die Vorbereitung, geordnete Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung, stellt zudem ein berech- tigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar (zum Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berech- tigter Interessen siehe unten Abschnitt 8).

Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter stützen wir auf unsere rechtliche Verpflichtung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO, die Vollmachtserklärung von der Ge- sellschaft nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§§ 134 Abs. 3 Satz 5, 278 Abs. 3 AktG).

4. An welche Empfänger geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister und Berater: Wir bedienen uns zur Durchführung der Hauptversamm- lungen zum Teil externer Dienstleister, z.B. Hauptversammlungs-Dienstleister zur Durchfüh- rung der Hauptversammlung, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen, Rechtsberater, etc. Beauftragte Dienstleister erhalten von der Gesellschaft nur solche personen- bezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. So- weit Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig sind, verarbeiten sie die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Zudem haben wir einen entsprechenden Auftragsverarbeitungs- vertrag im Sinne des Art. 28 DSGVO mit allen beauftragten Dienstleistern abgeschlossen.

Andere Aktionäre und Hautversammlungsteilnehmer: Nehmen Sie an der Hauptversamm- lung teil, sind wir nach §§ 129 Abs. 1 Satz 2, 278 Abs. 3 AktG verpflichtet, Sie unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienanzahl und der Besitzart in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von Hauptversammlungsteilnehmern bzw. anderen Aktionä- ren während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen wer- den (§§ 129 Abs. 4, 278 Abs. 3 AktG).

Veröffentlichung bestimmter Informationen: Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegen- stände auf die Tagesordnung gesetzt werden (§§ 122 Abs. 2, 278 Abs. 3 AktG), wird die Ge- sellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Vo- raussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Ge- sellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzun- gen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im In- ternet veröffentlichen (§§ 126 Abs. 1, 127, 278 Abs. 3 AktG).

Behörden und andere Empfänger: Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre perso- nenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. bei Stimmrechtsmitteilungen).

Internationale Datentransfers: Derzeit sind keine Datenübermittlungen in Drittländer außer- halb der EU/ des EWR geplant, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau aus Sicht des EU-Datenschutzrechts gilt.

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1. Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling
   Bei Verarbeitung Ihrer Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (ein- schließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.
2. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
   Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und so- weit sie für die in diesen Informationen für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenord- nung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer (vorbehaltlich spezieller rechtlicher Anforderungen) regelmäßig bis zu drei Jahre.
   Soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten anwendbar sein sollten, müssen die Daten regelmäßig für zehn Jahre aufbewahrt werden. Darüber hinaus bewahren wir perso- nenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden, erforderlich ist (gesetzliche Verjährungs- fristen von bis zu dreißig Jahren).
3. Ist die Bereitstellung Ihrer Daten gesetzlich oder vertraglich verpflichtend?
   Die Bereitstellung der für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptver- sammlung nötigen Daten ist für die Ausübung von Aktionärsrechten nach dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Außerhalb der gesetzlichen Regelungen sind Sie nicht zur Bereitstellung Ihrer Daten verpflichtet.
   Die Bereitstellung der Weiteren Aktionärsinformationen ist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtend. Wenn uns die Weiteren Aktionärsinformationen nicht zur Verfügung gestellt werden, können allerdings die mit von den Daten von Ihnen verfolgten Zwecke (zum Beispiel Fragen oder Kommunikation) nicht verwirklicht werden, da uns eine Bearbeitung nicht möglich ist.
4. Welche Rechte haben Sie nach dem Datenschutzrecht?
   Sie können unter unserer in Abschnitt 1. genannten Adresse der Gesellschaft und der in Ab- schnitt 1. genannten Adresse unseres externen Datenschutzbeauftragten Ihre Rechte als Be- troffene Person im Sinne der DSGVO ausüben. Konkret stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
5. • Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie Bereit- stellung einer Kopie dieser personenbezogenen Daten, Art. 15 DSGVO;
   • Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, Art. 16 DSGVO;
   • Löschung ihrer personenbezogenen Daten, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen, Art. 17 DSGVO; und
   • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (z.B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden), Art. 18 DSGVO.

Einem Verlangen nach Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung können ggf. gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Gesellschaft entgegenstehen.

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Gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie außerdem das Recht, Widerspruch gegen die Ver- arbeitung Ihrer Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft oder eines Drit- ten einzulegen:

Widerspruchsrecht bei Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen:

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten, können Sie dieser Verarbeitung z.B. unter der Adresse

[e-mail]

oder postalisch unter

H&R GmbH & Co. KGaA

- Datenschutz - Neuenkirchener Str. 8 48499 Salzbergen

widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbei- tung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, falls wir nicht nachweisen kön- nen, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendma- chung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

9. Haben Sie Beschwerden hinsichtlich des Umgangs mit Ihren Daten?

Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft unter den unter Abschnitt 1. genannten Kontaktdaten wenden, um unmittelbar eine Klärung mit der Gesellschaft herbeizuführen. Un- abhängig davon können Sie sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Die für die Ge- sellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Ludwig-Erhard-Str. 22

20459 Hamburg

Tel.: 040 / 428 54 - 4040

Fax: 040 / 428 54 - 4000

E-Mail: [e-mail]

Stand der Informationen in diesem Dokument: April 2024

Bei relevanten Änderungen werden wir diese Datenschutzinformationen mit Wirkung für die Zukunft aktualisieren und auf unserer Website zur Verfügung stellen. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Daten- schutzinformationen in regelmäßigen Abständen erneut durchzulesen. Außerdem werden wir prüfen, ob im Einzelfall bei einer etwaigen Änderung dieser Datenschutzinformationen eine Verpflichtung zu einer sonstigen Benachrichtigung besteht und dieser ggf. bestehenden Benachrichtigungspflicht ent- sprechend nachkommen.

Diese Datenschutzinformationen betreffen nur Datenschutzfragen im Zusammenhang mit der Stellung als Aktionär. Datenschutzinformationen im Hinblick auf die Nutzung unserer Webseite finden Sie unter https://www.hur.com/de/investoren/datenschutz.

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