ElringKlinger : Report on the LkSG (Supply Chain Due Diligence Act) 2023 DE

Bericht erstellt am: 17.07.2024

Bericht zum LkSG

(Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)

Berichtszeitraum von 01.01.2023 bis 31.12.2023

Name der Organisation: ElringKlinger AG

Anschrift: Max-Eyth-Straße 2, 72581 Dettingen

Inhaltsverzeichnis

A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

A3. Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb der eigenen Organisation

B. Risikoanalyse und Präventionsmaßnahmen

B1. Durchführung, Vorgehen und Ergebnisse der Risikoanalyse

B2. Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich

B3. Präventionsmaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern

B5. Kommunikation der Ergebnisse

B6. Änderungen der Risikodisposition

C. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen

C1. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich

C2. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern

C3. Feststellung von Verletzungen und Abhilfemaßnahmen bei mittelbaren Zulieferern

D. Beschwerdeverfahren

D1. Einrichtung oder Beteiligung an einem Beschwerdeverfahren

D2. Anforderungen an das Beschwerdeverfahren

D3. Umsetzung des Beschwerdeverfahrens

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E. Überprüfung des Risikomanagements

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A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

Welche Zuständigkeiten für die Überwachung des Risikomanagements waren im Berichtszeitraum festgelegt?

Der Vorstand der ElringKlinger AG hat dem Leiter "Legal & Compliance" die Überwachung des Risikomanagements gem. § 4 Abs. 3 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz übertragen. Auf der operativen Ebene führt die Abteilung "Governance Assurance Services" die Überwachung aus und berichtet an den Leiter "Legal & Compliance". Der Leiter "Legal & Compliance" berichtet in seiner Funktion wiederum an den Vorsitzenden des Vorstands der ElringKlinger AG . Der Leiter "Legal & Compliance" hat zudem die Funktion des Chief Compliance Officers der ElringKlinger AG inne.

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A. Strategie & Verankerung

A1. Überwachung des Risikomanagements & Verantwortung der Geschäftsleitung

Hat die Geschäftsleitung einen Berichtsprozess etabliert, der gewährleistet, dass sie regelmäßig - mindestens einmal jährlich - über die Arbeit der für die Überwachung des Risikomanagements zuständigen Person informiert wird?

Es wird bestätigt, dass die Geschäftsleitung einen Berichtsprozess etabliert hat, der i. S. d. § 4 Abs. 3 LkSG gewährleistet, dass sie regelmäßig - mindestens einmal jährlich - über die Arbeit der für die Überwachung des Risikomanagements zuständigen Person informiert wird.

• Bestätigt

Beschreiben Sie den Prozess, der mindestens einmal im Jahr bzw. regelmäßig die Berichterstattung an die Geschäftsleitung mit Blick auf das Risikomanagement sicherstellt.

Der Leiter "Legal & Compliance" stellt sicher, dass der Vorstand regelmäßig, mindestens jedoch einmal jährlich oder anlassbezogen aufgrund von Erkenntnissen aus der Bearbeitung von gemeldeten Verstößen über die Arbeit im Rahmen des LkSG informiert wird. Aufbauorganisatorisch ist der Leiter "Legal & Compliance" der ElringKlinger AG unmittelbar dem Vorstand unterstellt, so dass eine entsprechende Berichtslinie etabliert ist. Relevante Formate für die Berichterstattung stellen Jour fixes bzw. quartalsweise oder jährliche Compliance- Berichterstattungen (Reports) dar.

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Liegt eine Grundsatzerklärung vor, die auf Grundlage der im Berichtszeitraum durchgeführten Risikoanalyse erstellt bzw. aktualisiert wurde?

Die Grundsatzerklärung wurde hochgeladen

https://elringklinger.de/fileadmin/data/pdf/04-nachhaltigkeit/lieferanten/nachhaltiges-lieferantenmanagement/ekgrundsaetzemenschrechtede2023-05-09web55.pdf

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Wurde die Grundsatzerklärung für den Berichtszeitraum kommuniziert?

Es wird bestätigt, dass die Grundsatzerklärung gegenüber Beschäftigten, gegebenenfalls dem Betriebsrat, der Öffentlichkeit und den unmittelbaren Zulieferern, bei denen im Rahmen der Risikoanalyse ein Risiko festgestellt wurde, kommuniziert worden ist.

• Bestätigt

Bitte beschreiben Sie, wie die Grundsatzerklärung an die jeweiligen relevanten Zielgruppen kommuniziert wurde.

Die Grundsatzerklärung wurde von den Vorständen im ersten Halbjahr 2023 veröffentlicht. Diese ist den ElringKlinger-Mitarbeitenden, der Öffentlichkeit sowie allen Stakeholdern des Unternehmens über die ElringKlinger-Homepage in deutscher und englischer Sprache zugänglich. Zudem wurde die Grundsatzerklärung über das konzerninterne Intranet allen Mitarbeitenden kommuniziert. Für weitergehende Informationen zum LkSG wurde zusätzlich eine Website im Intranet erstellt über die ebenfalls die Grundsatzerklärung abgerufen werden kann. Eine Aktualisierung der Grundsatzerklärung ist in 2024 vorgesehen.

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Welche Elemente enthält die Grundsatzerklärung?

• Einrichtung eines Risikomanagement
• Jährliche Risikoanalyse
• Bereitstellung eines Beschwerdeverfahrens im eigenen Geschäftsbereich, bei Zulieferern und deren Wirksamkeitsüberprüfung
• Dokumentations- und Berichtspflicht
• Beschreibung von menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen an eigene Beschäftigte und Zulieferer

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A. Strategie & Verankerung

A2. Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie

Beschreibung möglicher Aktualisierungen im Berichtszeitraum und der Gründe hierfür.

Im Berichtszeitraum 2023 erfolgte keine Aktualisierung der Grundsatzerklärung, da sich an der Risikolage nichts verändert hat.

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A. Strategie & Verankerung

A3. Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb der eigenen Organisation

In welchen maßgeblichen Fachabteilungen/Geschäftsabläufen wurde die Verankerung der Menschenrechtsstrategie innerhalb des Berichtszeitraums sichergestellt?

• Personal/HR
• Umweltmanagement
• Arbeitssicherheit & Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kommunikation / Corporate Affairs
• Einkauf/Beschaffung
• Zulieferermanagement
• CSR/Nachhaltigkeit
• Recht/Compliance
• Qualitätsmanagement
• Revision

Beschreiben Sie, wie die Verantwortung für die Umsetzung der Strategie innerhalb der verschiedenen Fachabteilungen/Geschäftsabläufe verteilt ist.

Auf der operativen Ebene trägt die Abteilung "Governance Assurance Services" die Verantwortung für die Implementierung und Durchführung der Sorgfaltspflichten gemäß § 3 LkSG. Die operative Ebene wird dabei von einem interdisziplinären Projektteam unterstützt, welches sich aus Experten verschiedener Unternehmensbereiche zusammensetzt.

Auf der Kontroll-Ebene übernimmt der Chief Compliance Officer und Menschenrechtsbeauftragter, die Überwachung und Sicherstellung der korrekten Umsetzung der Sorgfaltspflichten. Durch die klare Aufgabenstellung und Verantwortlichkeitsverteilung ist eine strikte Trennung zwischen der operativen und Kontroll-Ebene sichergestellt.

Beschreiben Sie, wie die Strategie in operative Prozesse und Abläufe integriert ist.

ElringKlinger betrachtet die Identifizierung von Risiken und möglichen Auswirkungen und die Ableitung wirksamer Präventionsmaßnahmen und Abhilfemaßnahmen als Kernelemente seiner menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten. Die Erfüllung dieser Verantwortung versteht ElringKlinger als einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die Integration der Menschenrechtsstrategie in operative Prozesse und Abläufe erfolgt durch eine Verankerung der Prozesse in der Organisation. Wesentliche Grundlage hierfür ist der Verhaltenskodex der ElringKlinger AG. Für die Lieferkette bildet der Verhaltenskodex für Lieferanten die Basis für die Weitergabe von entsprechenden Werten und Verhaltensgrundsätze. Zudem werden bestehende Regelungen und Prozesse kontinuierlich risikobasiert überprüft und gegebenenfalls gemäß den Anforderungen des LkSG angepasst. Neue Regelungen und Prozesse

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werden falls erforderlich weltweit eingeführt und geschult, um die Sorgfaltspflichten umfassend abzubilden.

Beschreiben Sie, welche Ressourcen & Expertise für die Umsetzung bereitgestellt werden.

Für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten ist ein interdisziplinäres Projektteam etabliert. Dieses Team agiert geschäftsbereichsübergreifend und setzt sich aus Experten diverser Unternehmensbereiche zusammen. Diese Experten bringen ihre jeweiligen Fachkenntnisse und Erfahrungen ein, um das Projekt effektiv und effizient umzusetzen. Durch diese interdisziplinäre Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass alle Sorgfaltspflichten abgedeckt sind und die bestmöglichen Ergebnisse erzielt werden.

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B. Risikoanalyse und Präventionsmaßnahmen

B1. Durchführung, Vorgehen und Ergebnisse der Risikoanalyse

Wurde im Berichtszeitraum eine regelmäßige (jährliche) Risikoanalyse durchgeführt, um menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken zu ermitteln, zu gewichten und zu priorisieren?

• Ja, für den eigenen Geschäftsbereich
• Ja, für unmittelbare Zulieferer

Beschreiben Sie, in welchem Zeitraum die jährliche Risikoanalyse durchgeführt worden ist.

Die jährliche Risikoanalyse wurde im Zeitraum Januar 2023 bis September 2023 durchgeführt und beinhaltet sowohl die abstrakte als auch konkrete Risikoanalyse für den eigenen Geschäftsbereich und die unmittelbaren Zulieferer.

Beschreiben Sie das Verfahren der Risikoanalyse.

Die regelmäßige Risikoanalyse für unmittelbare Zulieferer und den eigenen Geschäftsbereich wird anhand eines zweistufigen Verfahrens risikoorientiert und zentral durchgeführt. Im Rahmen des risikoorientierten Verfahrens werden die gemäß § 2 Abs. 2 und 3 LkSG definierten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken (Risikofelder) betrachtet.

Erste Stufe (abstrakte Risikoanalyse)

In einem ersten Schritt wird auf Basis von Länder- und Warengruppeninformationen für jedes Risikofeld eine Eintrittswahrscheinlichkeit von Menschenrechtsverletzungen berechnet. Diese Eintrittswahrscheinlichkeit wird anschließend mit der Schwere (Auswirkung) einer Verletzung gewichtet um ein entsprechendes Risiko pro Risikofeld zu ermitteln. Die Risikoermittlung wird für jeden unmittelbaren Zulieferer durchgeführt. Die mit den möglichen Auswirkungen von Menschenrechtsverletzungen auf die Betroffenen gewichtete Eintrittswahrscheinlichkeit wurde mittels eines Scoring-Modells in die Kategorien 'geringes Risiko', 'mittleres Risiko' und 'hohes Risiko' eingeteilt. Diese auf abstrakter Ebene ermittelten Risiken pro Zulieferer wurden anschließend priorisiert. Unmittelbare Zulieferer mit 'hohem Risiko' in einem der Risikofelder sowie mit Einflussmöglichkeiten auf den Zulieferer (u.a. Einkaufsvolumen) werden prioritär behandelt.

Zweite Stufe (konkrete Risikoanalyse)

Die auf abstrakter Ebene identifizierten priorisierten unmittelbaren Zulieferer werden in einem zweiten Schritt hinsichtlich der im Unternehmen implementierten Regelungen und Verfahren bzw. Managementsysteme und gewonnener Erkenntnisse aus durchgeführten Audits konkretisiert.

Die Risikoanalyse für den eigenen Geschäftsbereich folgt der gleichen Systematik, wobei für die

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