CTS Eventim : Informationen zum Datenschutz

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter der CTS Even- tim AG & Co. KGaA zur ordentlichen Hauptversammlung am 14. Mai 2024

Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir die Aktionäre sowie die Aktionärsvertreter (im Fol- genden die von der Datenverarbeitung "betroffenen Personen") über die Verarbeitung ihrer perso- nenbezogenen Daten durch die CTS Eventim AG & Co. KGaA (im Folgenden "die Gesellschaft") im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der ordentlichen Hauptver- sammlung am 14. Mai 2024 und die ihnen nach dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher

Der für das Datenschutzrecht Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Fol- genden "DS-GVO") sowie aller anderen anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen der EU ist die:

CTS Eventim AG & Co. KGaA

Contrescarpe 75 A

28195 Bremen

Telefon: +49 (0)421 - 20 31 55 11

E-Mail: [e-mail]

2. Kategorien personenbezogener Daten

Die Gesellschaft verarbeitet ggf. folgende personenbezogene Daten:

• persönliche Daten (z.B. Vor- und Familienname)
• Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse)
• gegebenenfalls den Namen des bevollmächtigten Aktionärsvertreters
• Informationen über die Aktien (z.B. Besitzart, Anzahl, Nachweis der Inhaberschaft)
• Verwaltungsdaten (z.B. Nummer der Eintritts- und Stimmrechtskarte)
• Logfiles (z.B. IP-Adresse, Browserdaten).

Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den betroffenen Personen im Rahmen der Anmel- dung zur ordentlichen Hauptversammlung angegeben werden, übermittelt die depotführende Bank oder ein anderer in den Anmeldevorgang involvierter Dritter die personen bezogenen Daten an die Gesellschaft.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Die Gesellschaft verwendet personenbezogene Daten, um den betroffenen Personen die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der ordentlichen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchfüh- rung und Nachbereitung der ordentlichen Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der betroffenen Personen an der ordentlichen Hauptversammlung und der Ausübung aller Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verar- beitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 118ff AktG und die Satzung der Gesellschaft.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-,wertpapier-, han- dels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO.

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Daneben verarbeitet die Gesellschaft personenbezogene Daten auf Grundlage ihres berechtigten Inte- resses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO zum Zwecke der Organisation und geordneten Durch- führung der Hautversammlung.

4. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt von der Gesellschaft insbesondere an fol- gende Empfänger:

• Dienstleister, deren Angestellte und Erfüllungsgehilfen zur Durchführung und Dokumentation der ordentlichen Hauptversammlung
• beauftragte Berater (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer), deren Angestellte und Erfüllungsgehilfen.

Die Übermittlung von personenbezogenen Daten ist für die Ausführung der beauftragten Dienstleis- tung im Rahmen des Abhaltens der ordentlichen Hauptversammlung erforderlich.

Ferner besteht u.a. auch die Möglichkeit der Übermittlung an:

• andere Aktionäre/Dritte in Form der Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis
• das Handelsregister im Rahmen der notariellen Beurkundung der ordentlichen Hauptversammlung
• die Öffentlichkeit im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlan- gen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen
• sowie an weitere Empfänger, wie etwa Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union ("EU") und des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") findet nicht statt. Sollte die Gesellschaft personenbe- zogene Daten an Berater oder Dienstleister bzw. Erfüllungsgehilfen außerhalb der EU/ des EWR in Drittländer übermitteln, erfolgt dies nur unter Einhaltung der Art. 44 ff. DS-GVO.

5. Rechte der betroffenen Personen

Die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen können von der Gesellschaft jederzeit verlan- gen, dass die Gesellschaft

• Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die die Gesellschaft verarbeitet, erteilt (Art. 15 DS-GVO),
• personenbezogene Daten, die sie betreffen und unrichtig sind, berichtigt (Art. 16 DS-GVO) und / oder
• die jeweils bei der Gesellschaft gespeicherten personenbezogenen Daten löscht (Art. 17 DS- GVO), in der Verarbeitung einschränkt (Art. 18 DS-GVO) und / oder überträgt bzw. übermittelt (Art. 20 DS-GVO).
• Soweit die Gesellschaft personenbezogene Daten auf Grundlage ihres berechtigten In- teresses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, haben die davon betroffenen Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, je- derzeit gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzule- gen. Die Gesellschaft wird diese Daten dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbei- ten, sofern nicht die schutzwürdigen Interessen der Gesellschaft überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
• Sofern die betroffenen Personen eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklär ung abgegeben haben, können sie diese jederzeit gegenüber der Gesellschaft widerrufen (Art. 7 DS-GVO).

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Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Für Anfragen im vorgenannten Sinne sind die in Ziff. 1 und 7 genannten Kontaktdaten zu verwen- den.

Wenn eine betroffene Person gegenüber der Gesellschaft ihre Rechte geltend macht, verarbeitet die Gesellschaft diese in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Be- antwortung der Anfrage. Die Verarbeitung solcher personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen aus der DS-GVO iVm Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht den betroffenen Personen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Ver- stoßes, zu, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezo- genen Daten gegen die DS-GVO verstößt (Art. 77 DS-GVO).

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die Erreichung der Zwecke der Datenverarbeitung (Ziffer 2) erforderlich sind und/oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (beispiels- weise gemäß § 257 Handelsgesetzbuch oder § 147 Abgabenordnung) bestehen. Sobald die Daten, für die in Ziffer 2 genannten Zwecke, nicht mehr erforderlich sind, bewahren wir Ihre person enbezo- genen Daten zudem für die Zeit auf, in der Sie Ansprüche gegen uns oder wir gegen Sie geltend machen können.

7. Datenschutzbeauftragter der Gesellschaft

Der Datenschutzbeauftragte der Gesellschaft kann wie folgt kontaktiert werden:

CTS Eventim AG & Co. KGaA

Datenschutzbeauftragter

Contrescarpe 75-A

28195 Bremen

E-Mail:[e-mail]

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