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Masterflex SE
Gelsenkirchen
ISIN: DE0005492938 / WKN 549293
Einladung zur ordentlichen virtuellen Hauptversammlung
Die Aktionärinnen und Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der
am Dienstag, dem 23. Juni 2020, um 11.00 Uhr,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung eingeladen, die als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird, d.h. ohne physische
Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten.
Die Hauptversammlung findet in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Gelsenkirchen, Willy-Brandt-Allee 300, 45891 Gelsenkirchen,
statt. Der Vorstand hat vor dem Hintergrund der COVID-19-Pandemie mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, zum Schutz
vor mit dem Corona-Virus verbundenen Gesundheitsgefahren die Möglichkeit gemäß § 1 Absatz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im
Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie
('COVID-19-Gesetz') (veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz-
und Strafverfahrensrecht, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, vom 27. März 2020), zu nutzen und die Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten und den Aktionären
die Stimmrechtsausübung über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung zu ermöglichen. Die Hauptversammlung wird
für unsere Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der
virtuellen Hauptversammlung nachgewiesen haben, über den Onlineservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.masterflexgroup.com/investor-relations/hauptversammlung
live in Bild und Ton übertragen.
Wir bitten die Aktionärinnen und Aktionäre in diesem Jahr daher um besondere Beachtung der nach der Tagesordnung in dieser
Einberufung unter Ziffer II. enthaltenen Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu
weiteren Aktionärsrechten.
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019 mit dem zusammengefassten
Lagebericht für die Masterflex SE und den Konzern mit den erläuternden Berichten des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a
Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss zum 31. Dezember 2019 gebilligt;
der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung
ist daher zu diesem Tagesordnungspunkt nicht erforderlich.
| | 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns zum 31. Dezember 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Masterflex SE zum 31. Dezember 2019 in Höhe von 10.563.694,43
EUR zur Ausschüttung einer Dividende von 0,07 EUR je dividendenberechtigter Stückaktie, das entspricht insgesamt einem Betrag
in Höhe von 673.283,38 EUR, zu verwenden und EUR 9.890.411,05 auf neue Rechnung vorzutragen.
Die Ausschüttung erfolgt auf Basis der Anzahl der zum Zeitpunkt der Hauptversammlung dividendenberechtigten Aktien.
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch der Aktionäre auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss
folgenden Geschäftstag, das heißt am 26. Juni 2020, fällig.
| | 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands der Masterflex SE für das Geschäftsjahr 2019 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Vorstand Entlastung zu erteilen. | | 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats der Masterflex SE für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat Entlastung zu erteilen. | | 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Die Gesellschaft und der Konzern sind bisher von der Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf,
geprüft worden. Nachdem der gesetzlich vorgesehene Prüfungszeitraum abgelaufen ist, stellte sich die Notwendigkeit für den
Aufsichtsrat, einen neuen Abschlussprüfer auszuwählen und der Hauptversammlung zur Beschlussfassung vorzuschlagen:
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Max-Keith-Straße 66, 45136 Essen, zum Abschlussprüfer
für die Masterflex SE und den Konzern für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen.
| | 6. |
Zukünftige Neufassung von § 17 der Satzung (Teilnahme an der Hauptversammlung) Die Voraussetzungen für den zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts zu erbringenden Nachweis
wurden durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geändert. Bei Inhaberaktien börsennotierter
Gesellschaften soll nach dem geänderten § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG zukünftig für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder
die Ausübung des Stimmrechts der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen. Nach
§ 17 der Satzung der Gesellschaft ist entsprechend den Vorgaben der derzeit geltenden Fassung des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ein in Textform und in deutscher oder englischer Sprache
erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erforderlich.
Die Änderungen des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG und der neu vorgesehene § 67c AktG finden erst ab dem 3. September 2020 und erstmals
auf Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden.
Um ein ab diesem Zeitpunkt mögliches Abweichen der Regelungen zu diesem Nachweis für die Teilnahme an der Hauptversammlung
der Gesellschaft oder der Ausübung des Stimmrechts in Satzung und Gesetz zu vermeiden, soll bereits jetzt die Anpassung der
Satzung beschlossen werden. Der Vorstand soll durch entsprechende Anmeldung zum Handelsregister sicherstellen, dass die Satzungsänderung
erst ab dem 3. September 2020 wirksam wird.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:
§ 17 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
'Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts ist nachzuweisen. Hierfür ist ein
Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG erforderlich. Der Nachweis des
Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter
der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen, wobei
der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die
Teilnahme an der Hauptversammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat.'
Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der Satzung erst nach dem 3. September 2020 zur Eintragung zum Handelsregister
anzumelden.
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ENDE DER TAGESORDNUNG
Die Bekanntmachung dieser Einberufung im Bundesanzeiger zusammen mit den übrigen Veröffentlichungen ist gemäß § 124a AktG
auf der Internetseite der Masterflex SE unter
www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich. Sie werden jedem Aktionär auf ein entsprechendes Verlangen unverzüglich und kostenlos übersandt. | II. |
Weitere Angaben und Hinweise für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts |
Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre Gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats
entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung
abgehalten wird. Der Gesetzgeber hat es aber ausdrücklich als zulässig angesehen, dass der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
vor Ort als Vertreter von Aktionären teilnimmt. Es ist damit keine persönliche Teilnahme von Aktionären oder sonstigen Aktionärsvertretern
an der virtuellen Hauptversammlung möglich.
Die Ausübung des Stimmrechts durch Aktionäre oder durch Bevollmächtigte kann ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation
(Briefwahl) oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erfolgen. Eine elektronische
Teilnahme an der Versammlung durch Aktionäre oder durch bevollmächtigte im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und der Mitglieder des Vorstands und ggfs.
weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats, des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft sowie des mit der Niederschrift der Hauptversammlung
beauftragten Notars in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Gelsenkirchen, Willy-Brandt-Allee 300, 45891 Gelsenkirchen
statt.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes
führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird
vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation
(Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen
Kommunikation im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können
über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.
Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung,
zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts (einschließlich der Ausübung des Stimmrechts
mittels Briefwahl oder durch einen Bevollmächtigten) sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung
bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
nachweisen.
Die Berechtigung ist durch einen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes
durch den Letztintermediär (z.B. das depotführende Institut) zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den
Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen, also auf Dienstag, den 2. Juni 2020, 0:00 Uhr MESZ, (sog. Nachweisstichtag)
und muss der Gesellschaft ebenso wie die Anmeldung zur Hauptversammlung spätestens bis Dienstag, den 16. Juni 2020, 24:00
Uhr MESZ, unter folgender Adresse zugehen:
Masterflex SE
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
D-81241 München
Telefax: +49 89 8896 906-33
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Beteiligung an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts
als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich
nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit
des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag
ist für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des
Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h., Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen
auf die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt
für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen
und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, sie können sich aber ggf. vom Veräußerer bevollmächtigen
lassen.
Damit Aktionäre über den Onlineservice unter
www.masterflexgroup.com/investor-relations/hauptversammlung
die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung verfolgen und weitere Aktionärsrechte ausüben können, sind die
fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes gegenüber der Gesellschaft erforderlich. Den Aktionären werden
die für die Nutzung des Onlineservice erforderlichen HV-Zugangsdaten im Anschluss an die Anmeldung mit dem HV-Zugangs-Ticket
per Post übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der HV-Zugangsdaten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig
die erforderliche Anmeldung und die Übersendung des Nachweises vorzunehmen.
Nach dem fristgerechten Eingang der Anmeldung und des Nachweises über den Anteilsbesitz werden den Aktionären die HV-Zugangsdaten
für die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt sicherzustellen, sollte die Anforderung möglichst
frühzeitig bei dem Letztintermediär (z.B. ihrer Depotbank) eingehen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte durch Bevollmächtigte oder mittels elektronischer Briefwahl Die Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, zum
Beispiel durch einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Vereinigung von Aktionären oder den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter, ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis über die Berechtigung
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts wie vorstehend beschrieben erforderlich. Bevollmächtigt
ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform
(§ 126b BGB), soweit die Vollmacht nicht einem Intermediär oder einer diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person
(insbesondere Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater) erteilt wird.
Im Anwendungsbereich des § 135 AktG (insbesondere Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern
gemäß § 134a AktG) wird weder von § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG noch von der Satzung ausdrücklich Textform verlangt. Werden Vollmachten
zur Stimmrechtsausübung an Intermediäre, ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen sowie Aktionärsvereinigungen oder
andere nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Rechtsträger erteilt, ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten lediglich
nachprüfbar festzuhalten; eine solche Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene
Erklärungen enthalten. In einem derartigen Fall werden die Aktionäre gebeten, sich rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden
wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, der nicht ein Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut) bzw. eine diesem
gemäß § 135 Abs. 8 AktG oder insoweit gleichgestellte Person oder Vereinigung (insbesondere eine Aktionärsvereinigung) ist,
können zur Erteilung der Vollmacht das Formular benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird den
ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit dem HV-Ticket übersandt. Darüber hinaus kann ein Formular, von dem bei der
Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann, auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.masterflexgroup.com/investor-relations/hauptversammlung
abgerufen werden. Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulare besteht nicht.
Aktionäre können daher eine Vollmacht auch anderweitig ausstellen, solange die erforderliche Form gewahrt bleibt.
Für die Erklärung einer Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises
über die Bestellung eines Bevollmächtigten stehen die nachfolgend aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die
elektronische Übermittlung zur Verfügung (im Folgenden »Übermittlungswege«):
Masterflex SE
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Fax: + 49 (0) 89 / 88 96 906-55
E-Mail: MasterflexGroup@better-orange.de
Die MASTERFLEX SE bietet den Aktionären zudem an, dass sie sich nach Maßgabe ihrer Weisungen auch durch einen Mitarbeiter
der Gesellschaft - den sogenannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter - in der virtuellen Hauptversammlung vertreten
lassen können. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, muss hier in gleicher Weise
eine fristgerechte Anmeldung erfolgt sein und müssen diesem in jedem Fall Weisungen zur Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen
bekanntgemachten Punkten der Tagesordnung erteilt werden. Ohne diese Weisungen werden die Stimmen durch den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter nicht vertreten. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ferner
nimmt der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zum Einlegen von Widersprüchen gegen Beschlüsse
der virtuellen Hauptversammlung oder zum Stellen von Fragen entgegen.
Für die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und die Erteilung von Weisungen kann das
den Aktionären mit dem HV-Ticket übersandte Vollmachtsformular verwendet werden. Auch dieses Formular zur Bevollmächtigung
der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann von der Internetseite unter
www.masterflexgroup.com/investor-relations/hauptversammlung
abgerufen werden. Die Vollmachten mit Weisungen, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen der Textform
(§ 126b BGB).
Bevollmächtigungen, Vollmachten mit Weisungen sowie deren Erteilungen oder Änderungen von Weisungen müssen bis spätestens
zum 22. Juni 2020, 17.00 Uhr, unter folgender Adresse per Post, per Fax oder per E-Mail eingehen:
Masterflex SE
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Fax: + 49 (0) 89 / 88 96 906-55
E-Mail: MasterflexGroup@better-orange.de
Aktionäre können außerdem über die angegebene Internetseite
www.masterflexgroup.com/investor-relations/hauptversammlung
unter Nutzung des Onlineservice Vollmachten an Dritte und die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen.
Bevollmächtigungen, Vollmachtsnachweise sowie die Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
können über den Onlineservice - auch über den 22. Juni 2020, 17.00 Uhr hinaus - noch bis zur Schließung der Abstimmungsmöglichkeit
unmittelbar nach dem Ende der Fragenbeantwortung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung vor Eintritt
in die Abstimmungen übermittelt oder geändert werden.
Für einen Widerruf der Vollmachterteilung an einen Bevollmächtigten oder einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
sowie für die Änderungen von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den einzuhaltenden
Fristen entsprechend.
Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl Die Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch elektronische Briefwahl ausüben. Auch im Fall der elektronischen Briefwahl
ist eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigte, bevollmächtigte Intermediäre
(z.B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder diesen nach § 135 AktG gleichgestellte Bevollmächtigte
können sich ebenfalls der Briefwahl bedienen.
Briefwahlstimmen können ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über den unter
www.masterflexgroup.com/investor-relations/hauptversammlung
erreichbaren und zu nutzenden Onlineservice abgegeben werden. Briefwahlstimmen können über den Onlineservice bis zur Schließung
der Abstimmungsmöglichkeit unmittelbar nach dem Ende der Fragenbeantwortung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen
Hauptversammlung vor Eintritt in die Abstimmungen übermittelt oder geändert werden.
Rechte der Aktionäre, eine Ergänzung der Tagesordnung zu verlangen (Artikel 56 Satz 2 und 3 SE-VO, § 50 Absatz 2 SEAG, § 122
Absatz 2 AktG) Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 Prozent des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 Euro
erreichen, was 500.000 Stückaktien entspricht, können die Ergänzung der Tagesordnung der Hauptversammlung um einen oder mehrere
Punkte verlangen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder
eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung zugehen;
der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zeitpunkt für den Zugang eines
Verlangens auf Ergänzung der Tagesordnung ist damit Samstag, der 23. Mai 2020, 24:00 Uhr MESZ. Das Verlangen muss der Gesellschaft
unter folgender Adresse zugehen:
Masterflex SE
Vorstand
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen, Deutschland
Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht werden - unverzüglich nach
ihrem Eingang im Internet unter
www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung
veröffentlicht, im Bundesanzeiger bekannt gemacht und einem europäischen Medienbündel zur Veröffentlichung zugeleitet. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1 und 127 AktG Nach § 126 Absatz 1 AktG sind Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen
Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Absatz 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich
zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag
von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die in der Einberufung hierfür
mitgeteilte Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Ein Gegenantrag
und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn die Voraussetzungen des § 126 Absatz 2 AktG vorliegen.
Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Nach § 127 AktG gilt für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern § 126
AktG sinngemäß. Der Wahlvorschlag braucht nicht begründet zu werden. Der Vorstand braucht den Wahlvorschlag auch dann nicht
zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht die Angaben nach § 124 Absatz 3 Satz 4 AktG und § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG
enthält.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind an folgende Anschrift zu richten:
Masterflex SE
Investor Relations
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen, Deutschland
Telefax: +49 209 97077 20
E-Mail: ir@MasterflexGroup.com
Letztmöglicher Zugangstermin ist Montag, der 8. Juni 2020, 24:00 Uhr MESZ.
Anderweitig adressierte Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Wir werden zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären (einschließlich des Namens des Aktionärs
und - im Falle von Anträgen - der Begründung) unverzüglich nach ihrem Eingang und dem Nachweis der Aktionärseigenschaft des
Antragstellers über die Internetseite der Gesellschaft
www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich machen. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls über diese Internetadresse zugänglich gemacht.
Mit der Veröffentlichung von Gegenanträgen und/oder Wahlvorschlägen entsprechend der vorstehend geschilderten Maßgaben kommt
die Gesellschaft ihrer gesetzlichen Pflicht nach §§ 126 Abs.1 und 127 AktG nach, da diese Vorschriften vom COVID-19-Gesetz
unberührt bleiben. Wir weisen allerdings darauf hin, dass eine Abstimmung über Gegenanträge oder Wahlvorschläge in der virtuellen
Hauptversammlung nicht erfolgen wird, da diese in der virtuellen Hauptversammlung nicht gestellt werden können.
Fragemöglichkeit der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation Den Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 des COVID-19-Gesetzes eine Fragemöglichkeit im Wege
der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat vorgegeben, dass ein Fragerecht
der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen von Aktionären bis spätestens
20. Juni 2020, 24.00 Uhr (eingehend), ausschließlich über den Onlineservice unter der Internetadresse
www.masterflexgroup.com/investor-relations/hauptversammlung
einzureichen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Ein Recht zur Einreichung von Fragen besteht nur für ordnungsgemäß
angemeldete Aktionäre, die den erforderlichen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben. Der Vorstand entscheidet abweichend
von § 131 AktG nach pflichtgemäßem Ermessen über die Beantwortung der Fragen durch ihn in der virtuellen Hauptversammlung.
Möglichkeit des Widerspruchs gegen Hauptversammlungsbeschlüsse Den Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr.4 des COVID-19-Gesetzes die Möglichkeit zum Widerspruch gegen Beschlüsse
der virtuellen Hauptversammlung eingeräumt. Ein Widerspruch kann ausschließlich über den Onlineservice unter der oben angegebenen
Internetseite
www.masterflexgroup.com/investor-relations/hauptversammlung
und nur durch diejenigen Aktionäre erklärt werden, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder Vollmachtserteilung ausgeübt
haben. Widerspruch kann ab dem Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter
unter Angabe der durch den Widerspruch betroffenen Beschlüsse erhoben werden. Widerspruch kann auch durch einen Bevollmächtigten
eingelegt werden. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft stehen hierzu aber nicht zur Verfügung.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung In Ergänzung zu den vorstehenden Angaben teilen wir mit, dass im Zeitpunkt der Einberufung das Grundkapital der Gesellschaft
in 9.752.460 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien eingeteilt ist. Jede Aktie gewährt eine Stimme, die Gesamtzahl
der Stimmen beträgt somit 9.752.460. Nach Kenntnis der Gesellschaft ist im Zeitpunkt der Einberufung keine Aktie vom Stimmrecht
ausgeschlossen. Die Gesellschaft hält jedoch zum Zeitpunkt der Einladung 134.126 eigene Aktien im Bestand, für die kein Stimmrecht
ausgeübt werden darf.
Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft/weitergehende Informationen zu den Rechten der Aktionäre Die Einberufung der virtuellen Hauptversammlung sowie die sonstigen Angaben nach § 124a AktG, etwaige Ergänzungsverlangen
von Aktionären und etwaige zugänglich zu machende Anträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären sowie weitere Informationen zu
den Rechten der Aktionäre gemäß Artikel 56 Satz 2 und 3 SE-VO, § 50 Absatz 2 SEAG, § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und
§ 131 Absatz 1 AktG können von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter
www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung
eingesehen werden und sind damit über die Internetseite der Gesellschaft allen Aktionären zugänglich. Hinweis auf ausliegende Unterlagen Von der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung an liegen in den Geschäftsräumen der Masterflex SE unter der Adresse
Masterflex SE
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen/Deutschland
zu den üblichen Geschäftszeiten 9:00 Uhr bis 16:30 Uhr werktags von Montag bis Donnerstag, Freitag von 9:00 Uhr bis 15:00
Uhr zur Einsichtnahme der Aktionäre folgende Unterlagen aus:
| - | Festgestellter Jahresabschluss, gebilligter Konzernabschluss zum 31. Dezember 2019 sowie zusammengefasster Lagebericht für
die Masterflex SE und den Konzern für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2019,
| | - | Erläuternder Bericht des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289a Abs.1 und 315a Abs. 1 HGB sowie | | - | Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019. |
Die vorstehend genannten Unterlagen zur Tagesordnung werden auch über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.MasterflexGroup.com/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich gemacht. Information für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz Die Masterflex SE verarbeitet als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) personenbezogene
Daten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Mitwirkung an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im
Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen sowie sonstigen aktienrechtlichen Erfordernissen nachzukommen, denen der Verantwortliche
unterliegt (z.B. Publikations- und Offenlegungspflichten). Personenbezogene Daten liegen nur dann vor, soweit es sich jeweils
um natürliche Personen handelt. Die in Deutschland geltenden anwendbaren Datenschutzbestimmungen werden eingehalten.
Der Verantwortliche ist unter folgenden Kontaktmöglichkeiten erreichbar:
Masterflex SE
z. Hd. Frau Jessica Schüring
Willy-Brandt-Allee 300
45891 Gelsenkirchen
Deutschland / Germany
Telefon: +49 209 97077-10
Telefax: +49 209 97077-20
E-Mail: J.Schuering@MasterflexGroup.com
Verarbeitet werden folgende personenbezogene Daten des jeweiligen Aktionärs bzw. von Personen, die von einem Aktionär ermächtigt
sind, im eigenen Namen das Stimmrecht für Aktien auszuüben: Name und Vorname, Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse (soweit mitgeteilt
bzw. bekannt), Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien (Eigenbesitz, Fremdbesitz oder Vollmachtbesitz) und Nummer
der Eintrittskarte.
Ist ein Aktionärsvertreter vorhanden, werden von diesem folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Name und Vorname sowie
Anschrift.
Soweit uns diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären oder Aktionärsvertretern selbst im Rahmen der Anmeldung
zur Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung oder aber der Stellung eines Ergänzungsverlangens nach § 122 AktG
oder der Übersendung eines Gegenantrags oder Wahlvorschlags nach §§ 126, 127 AktG übermittelt werden, übermittelt die Depotbank
des betreffenden Aktionärs die personenbezogenen Daten an uns.
Werden Gegenanträge oder Wahlvorschläge nach §§ 126, 127 AktG gestellt, werden diese einschließlich des Namens des Aktionärs,
der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft und damit öffentlich
zugänglich gemacht.
Die von der Gesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten
die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft und nur soweit
dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter
der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/oder
diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen
der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.
Die personenbezogenen Daten werden hierzu im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und nach Ablauf der sich daraus
ergebenden Aufbewahrungspflichten gelöscht.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Mitwirkung an der Hauptversammlung und die Wahrnehmung der Rechte
als Aktionär zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) DS-GVO.
Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von
der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich
sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft als Verantwortlichem.
Betroffene Personen haben bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO),
Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Einschränkung (Art. 18 DS-GVO), Widerspruch (Art. 21 DS-GVO), Übertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
und Löschung (Art. 17 DS-GVO) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können betroffene Personen gegenüber der
Masterflex SE unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Masterflex SE
z. Hd. Frau Jessica Schüring
Willy-Brandt-Allee 300
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