SPARK : HV 2021 Datenschutzhinweise für Aktionäre

DATENSCHUTZINFORMATIONEN FÜR AKTIONÄRE DER SPARK NETWORKS SE

Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Spark Networks SE, München (die "Gesellschaft"), und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, zustehenden Rechte.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Spark Networks SE Kohlfurter Straße 41/43 10999 Berlin [e-mail]

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Herkunft dieser Daten:

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der einschlägigen rechtlichen

Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG), des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,Genossenschafts-,Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie(COVID-19-Gesetz) das Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-,Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Aktien der Spark Networks SE sind Namensaktien. Für Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer und bei Nennbetragsaktien des Betrags in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Jeder Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns anlässlich Ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung oder zur Stimmabgabe per Briefwahl, sowie der Bestellung von Eintritts bzw. Stimmrechtskarten und/oder der Erteilung von Vollmachten mitteilen.

Ihre personenbezogenen Daten verwenden wir zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Das sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär sowie verschiedene Vorgänge im Zusammenhang mit der Durchführung von Hauptversammlungen (z.B. Anmeldung zur Hauptversammlung, Dokumentation der Teilnahmeberechtigung und Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO.

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• 67 Abs. 6 Satz 4 AktG bestimmt, dass die in das Aktienregister eingetragenen Daten zur Werbung für das Unternehmen nur verwendet werden dürfen, soweit der Aktionär nicht widerspricht. Über das Widerspruchsrecht sind die Aktionäre in angemessener Weise zu informieren (§ 67 Abs. 6 Satz 5 AktG). Dieser Verpflichtung kommt die Gesellschaft u.a. durch die in dieser Information in Abschnitt 7 enthaltene Widerspruchsbelehrung nach. Für den Fall, dass die in das Aktienregister eingetragenen Daten zur Werbung für das Unternehmen verwendet werden, erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. zu Zwecken, die mit diesen Zwecken vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen, oder für Übersichten der größten Aktionäre) sowie auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-

• handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten und drei Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahren (§ 134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i.V.m. Artikel 6 Absatz 1c) DSGVO.

Wir haben ein berechtigtes Interesse, den geordneten Ablauf der Hauptversammlung sicherzustellen. Wenn Sie gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz i. V. m. den Vorgaben in der Einberufung der ordentlichen virtuellen Hauptversammlung über das HV-Portal im Zusammenhang mit der Hauptversammlung Fragen einreichen oder in der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären, verarbeiten wir zu deren Bearbeitung daher Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs und die Aktionärsnummer sowie Ihre - soweit angegeben

• E-Mail-Adresse.Wenn Sie einen Dritten zur Hauptversammlung (z.B. zur Einreichung von Fragen oder zur Ausübung des Stimmrechts) bevollmächtigen, verarbeiten wir auch Name und Adresse des Bevollmächtigten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen auch in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten nur, soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben (etwa zur Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten nur, soweit Sie uns Ihre jederzeit widerrufbare Einwilligung erteilt haben (etwa zur Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel) oder die Verarbeitung der Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft dient (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen und Übersicht der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in diesen Fällen Artikel 6 Absatz 1 a) und f) DSGVO. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informieren.

Kategorien von Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten:

Wir bedienen uns professioneller Dienstleistungen durch sogenannte Auftragsverarbeiter. Dies sind natürliche oder juristische Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiten. Auftragsverarbeiter erhalten

von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Da sich die Auswahl unserer Auftragsverarbeiter regelmäßig ändern kann, geben wir Ihnen nachfolgend eine Übersicht der Kategorien der potentiellen Empfänger. Sollten Sie die vollständige Auflistung unserer Auftragsverarbeiter zum Zeitpunkt der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wünschen, können Sie hierzu unseren Datenschutzbeauftragten unter den unten angegebenen Kontaktdaten erreichen.

• Externe Dienstleister:
  Zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen bedienen wir uns zum Teil externer Dienstleister (etwa Aktienregisterservice-Gesellschaft,IT-Dienstleister und HV-Dienstleister). Unsere externen Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen und sind in Übereinstimmung mit Artikel 28 Absatz 3 DSGVO an das geltende Datenschutzrecht vertraglich gebunden.
• Weitere Empfänger:
  Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen). Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, sind wir nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, Sie unter Angabe des Namens, des Wohnorts, sowie der Anzahl der vertretenen Aktien in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG). Darüber hinaus werden u.U. im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären personenbezogene Daten öffentlich zugänglich gemacht.
  Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden (§ 122 Abs. 2 AktG), wird die Gesellschaft diese Gegenstände bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen unter Angabe des Namens des Aktionärs gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlichen (§§ 126 Abs. 1, 127 AktG). Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. bei Stimmrechtsmitteilungen).

Speicherfristen:

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die hierin genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der

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Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen von uns nach dem Verkauf der Aktien aus handels- und steuerrechtlichen Gründen regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahrt werden. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden, erforderlich ist (gesetzliche Verjährungsfristen von bis zu dreißig Jahren).

Übermittlung Ihrer Daten ins außereuropäische Ausland:

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt ausschließlich unter der Bedingung, dass dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Gegenwärtig werden personenbezogene Daten an Dienstleister in den USA übermittelt. Detaillierte Informationen über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern sowie über die verwandten Datenschutzgarantien können Sie unter den o.g. Kontaktinformationen anfordern.

Cookies:

Alle über Cookies, Gerätekennungen und ähnliche Verfahren erhobenen Daten werden von uns stets anonymisiert genutzt und nicht mit von uns gespeicherten Kunden- oder Profildaten zusammengeführt.

Wir speichern bei jedem Besuch des HV-Portals temporär die IP-Adresse Ihres Internetzugriffs sowie die Seiten, die Sie aufrufen, damit grundlegende Services wie Berechtigungszuordnungen funktionieren.

In unserem gesamten Angebot verwenden wir den neuesten Sicherheitsstandard (256bit Verschlüsselung). Ihre Daten werden direkt bei der Übertragung verschlüsselt, und alle datenschutzrelevanten Informationen werden in verschlüsselter Form in einer geschützten Datenbank abgelegt. Um Ihren Zugriff verwalten zu können, brauchen wir einen Sitzungs-Cookie (der beim Schließen des Browsers gelöscht wird).

Für das HV-Portal verwendete Cookies:

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Ihre Rechte als Betroffener:

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten sowie eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Ferner haben Sie unter bestimmten Umständen das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen oder zu verlangen, dass bestimmte Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder eine dritte Partei übertragen werden. Eine etwa erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widerrufen. Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die o.g. Adresse.

Sie können bei der genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten unentgeltlich folgende Rechte geltend machen:

Art. 15 DSGVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person

Sie haben uns gegenüber das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir zu Ihrer Person verarbeiten.

Art. 16 DSGVO: Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Daten nicht richtig oder unvollständig sein, so können Sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Angaben verlangen.

Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung

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