SEMPERIT AG HOLDING und das Rederecht während dieser virtuellen Hauptversammlung von den Aktionären selbst im Wege der elektronischen Post ausschließlich durch Übermittlung von Fragen bzw. des Redebeitrags per E-Mail direkt an die Gesellschaft an die E- Mail-Adresse Fragen.HV2021@semperitgroup.com ausgeübt werden kann. Die Aktionäre werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform per E- Mail an die Adresse Fragen.HV2021@semperitgroup.com zu übermitteln. Dies dient der Wahrung der Sitzungsökonomie im Interesse aller Teilnehmer an der Hauptversammlung, insbesondere für Fragen, die einer längeren Vorbereitungszeit bedürfen. Mit einer frühzeitig eingereichten Frage ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen in der Hauptversammlung. Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.semperitgroup.com abrufbar ist. Wenn dieses Frageformular nicht verwendet wird, muss die Person (Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des Aktionärs) im entsprechenden E-Mail genannt werden. Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E-Mail anzugeben. Bitte beachten Sie, dass während der Hauptversammlung vom Vorsitzenden angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden. Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt. 4. Anträge von Aktionären in der Hauptversammlung nach § 119 AktG Jeder Aktionär ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt in der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID- 19-GesV mittels Weisung an seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Der Zeitpunkt, bis zu dem Weisungen zur Antragsstellung an den besonderen Stimmrechtsvertreter möglich sind, wird im Laufe der virtuellen Hauptversammlung vom Vorsitzenden festgelegt. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung gemäß Punkt IV. dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. dieser Einberufung. Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus: Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat (Punkt 6 der Tagesordnung) können nur von Aktionären, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 16. April 2021 in der oben angeführten Weise (Punkt VI. Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen. Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden. Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Aktionäre gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt. 5. Information für Aktionäre zur Datenverarbeitung 5.1. Welche personenbezogenen Daten von Aktionären werden verarbeitet und zu welchen Zwecken werden diese verarbeitet? Die Semperit AG Holding verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, Nummer der Stimmkarte sowie Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Dabei werden personenbezogene Daten von Aktionären für folgende Zwecke verarbeitet: * Organisation und Abhaltung der Hauptversammlungen, einschließlich Überprüfung der Teilnahmeberechtigung/Vollmachten sowie Feststellung des Abstimmungsverhältnisses * Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung und Ausübung der Aktionärsrechte * Erstellung der Anmelde-, Vollmachts- und Teilnahmeverzeichnisse * Erstellung des Hauptversammlungsprotokolls * Erfüllung von Compliance-Pflichten, einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Für die Verarbeitung ist die Semperit AG Holding Verantwortlicher iSd Art 4 Z 7 DSGVO. 5.2. An wen werden personenbezogene Daten von Aktionären übermittelt? Die Semperit AG Holding bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von der Semperit AG Holding nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten, sofern es sich um Auftragsverarbeiter iSd Art. 4 Z 8 DSGVO handelt, ausschließlich nach Weisung der Semperit AG Holding. Soweit rechtlich notwendig, hat die Semperit AG Holding mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen. Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden besonderen Stimmrechtsvertreter gem § 3 Abs 4 COVID-19-GesV, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Semperit AG Holding ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen (§ 120 AktG). Darüber hinaus können personenbezogene Daten von Aktionären im Anlassfall auch an die zuständigen Behörden oder Stellen übermittelt werden. 5.3. Wie lange werden personenbezogene Daten von Aktionären gespeichert? Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen Semperit AG Holding oder umgekehrt von der Semperit AG Holding gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. 5.4. Welche Rechte haben Aktionäre im Hinblick auf ihre personenbezogenen Daten? Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Semperit AG Holding unentgeltlich über die E-Mail-Adresse data.privacy@semperitgroup.com oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: Semperit AG Holding z. Hd. Rechtsabteilung, Modecenterstrasse 22, 1031 Wien. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde (Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO) zu. 5.5. Weitere Informationen Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Semperit AG Holding www.semperitgroup.com zu finden. VII. Weitere Angaben und Hinweise 1. Gesamtanzahl der Aktien und der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung (§ 106 Z 9 AktG) Das Grundkapital der Semperit AG Holding beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung EUR 21.358.996,53 und ist in 20.573.434 auf Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme in der virtuellen Hauptversammlung. Die Semperit AG Holding hält im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung keine eigenen Aktien. Die Gesamtzahl der im Zeitpunkt der Einberufung teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt daher 20.573.434. 2. Keine physische Anwesenheit Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der Durchführung der
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March 25, 2021 13:36 ET (17:36 GMT)
