Informationen zum Datenschutz

für Aktionäre der Scout24 SE

Ordentliche Hauptversammlung am 30. Juni 2022

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Scout24 SE und deren Vertreter

Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Aktionären bzw. von im Aktienregister Eingetragenen (Aktionäre) und von deren gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Vertretern (Vertreter oder Aktionärsvertreter) durch die Scout24 SE. Die nachfolgende Darstellung ist dabei allein auf die Verarbeitung aufgrund der Stellung als Aktionär oder Aktionärsvertreter sowie aufgrund des Besuchs dieser Website und des dort angebotenen passwortgeschützten Online-Service (gemeinsam das "Aktionärsportal") beschränkt.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Die Scout24 SE verarbeitet als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten von Aktionären und deren Vertretern.

Die Kontaktdaten der Scout24 SE lauten:

Scout24 SE, Bothestr. 13 - 15, 81675 München

E-Mail:info@scout24.com- Telefonnummer +49 89 44456-0

Den Datenschutzbeauftragten der Scout24 SE erreichen Sie per Post unter dieser Adresse: Scout24 SE, - Der

Datenschutzbeauftragte -, Bothestr. 13 - 15, 81675 München; sowie per E-Mail an: contact-ds@scout24.com

2. Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Vertreter für die folgenden Zwecke und auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen.

Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen gesetzlichen Pflicht)

Im Zusammenhang mit der Hauptversammlung unterliegen wir unterschiedlichen gesetzlichen Pflichten, zu deren Erfüllung wir personenbezogene Daten verarbeiten müssen. Wir sind berechtigt, personenbezogene Daten der Aktionäre gemäß § 67e Abs. 1 AktG für die Zwecke der Identifikation, der Kommunikation mit den Aktionären, den Gesellschaften und den Intermediären, der Ausübung der Rechte der Aktionäre, der Führung des Aktienregisters und für die Zusammenarbeit mit den Aktionären zu verarbeiten. Ergänzend erlaubt uns § 67 Abs. 6 Satz 3 AktG die Verarbeitung der Daten aus dem Aktienregister für unsere Aufgaben im Verhältnis zu unseren Aktionären. Auf dieser Basis verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

  • Führung des Aktienregisters (§ 67 AktG),
  • Mitteilung der Einberufung der Hauptversammlung (§ 125 AktG),
  • Nutzung des Aktionärsportals (z. B. Identitätsprüfung zum Login, Verfolgung der Hauptversammlung in Bild- und Ton, Anmeldung der Aktionäre zur Hauptversammlung, Abgabe von Briefwahlstimmen, Erteilung von Vollmachten und Weisungen, Einreichen von Fragen, Einlegen von Widersprüchen),
  • Durchführung sowie Vor- und Nachbereitung der Hauptversammlung (insbesondere zur Anmeldung der Aktionäre zur Hauptversammlung, Sicherung eines ordnungsgemäßen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung, Auswertung des Stimmverhaltens und etwaiger Widersprüche, Organisationsplanung), ggf. in Verbindung mit weiteren aktienrechtlichen Pflichten gemäß §§ 118 ff. AktG sowie Pflichten nach § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,Genossenschafts-,Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie,
  • Ermöglichung der Ausübung der den Aktionären im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zustehenden Rechte (z. B. Abgabe von Briefwahlstimmen, Erteilung von Vollmachten und Weisungen, Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträge und Wahlvorschläge), einschließlich der Bereitstellung von seitens der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern,
  • Aufstellung des Verzeichnisses der erschienenen oder vertretenen Aktionäre und deren Vertreter und Gewährung der Einsichtnahme, in Verbindung mit § 129 Abs. 1 Satz 2, Abs. 4 AktG,
  • Erteilung von Bestätigungen über den Zugang elektronisch abgegebener Stimmen sowie über die Stimmzählung,

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  • Bereitstellung von Unternehmensinformationen, einschließlich der elektronischen oder postalischen Übersendung von wertpapierrechtlich relevanten Informationen, und zur Kontaktpflege zu unseren Aktionären (Investor Relations).

Darüber hinaus unterliegen wir weiteren aktien-, handels- und steuerrechtlichen Pflichten, die eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Vertreter erfordern (z. B. Melde-, Publikations- oder Aufbewahrungspflichten).

Zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO)

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Vertreter, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist und die Interessen oder Grundrechte der Aktionäre und ihrer Vertreter im Hinblick auf den Schutz ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen. Ein überwiegendes berechtigtes Interesse auf unserer Seite besteht hinsichtlich der folgenden Zwecke:

  • Übermittlung von personenbezogenen Daten an unsere externen Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zur Überprüfung der rechtlichen Vorgaben,
  • Darstellung und Analyse der Aktionärsstruktur (z. B. Übersichten über die größten Aktionäre) und deren Entwicklung, einschließlich der Anzahl der Transaktionen, und
  • Sicherstellung der Einhaltung außereuropäischer wertpapierrechtlicher Vorschriften.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zuvor darüber informieren.

3. Woher erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten? Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir? Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten?

Wir erhalten die personenbezogenen Daten entweder direkt vom Aktionär bzw. dessen Vertreter oder indirekt von dem jeweiligen depotführenden Institut (in der Regel weitergeleitet über die Clearstream Banking AG).

Bei den Daten, die die Scout24 SE verarbeitet, handelt es sich um Namen, Vornamen, Anrede und Titel, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Anschrift, E-Mail-Adresse sowie sonstige Kontaktdaten des Aktionärs und gegebenenfalls der Vertreter, Daten über die Aktien (einschließlich deren Verwahrung), Verwaltungsdaten sowie Daten zur Ausübung der Aktionärsrechte, einschließlich des Stimmrechts.

Die Aktionäre der Scout24 SE sind wegen § 67 Abs. 1 Satz 2 AktG grundsätzlich verpflichtet, uns die nach dem Gesetz ins Aktienregister aufzunehmenden Angaben mitzuteilen. Entsprechendes gilt wegen § 67 Abs. 4 Satz 1 AktG grundsätzlich auch für die depotführenden Institute. Mit der Ausübung von Aktionärsrechten (außer im Fall der Ausübung des Stimmrechts im Namen dessen, den es angeht) ist zwingend die Angabe personenbezogener Daten verbunden.

4. Daten, die wir anlässlich Ihres Besuchs unseres Aktionärsportals automatisiert erheben

Wenn Sie unser Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir Daten über die Zugriffe auf unser Aktionärsportal. Hier werden folgende Daten und Geräteinformationen temporär in den Webserver-Log-Files protokolliert und ausschließlich bei Fehleranalysen und Cyberangriffen analysiert:

  • Abgerufene bzw. angefragte Daten
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
  • Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems
  • IP-Adresse
  • Session-ID
  • Login und Account Servicefunktionen
  • Kenntnisnahme und Akzeptanz der Nutzungsbedingungen

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Darüber hinaus verwenden wir sog. Sessioncookies, mit deren Hilfe Sie für die Dauer eines Besuchs auf unserem Aktionärsportal eine Session-ID erhalten. Hierdurch können wir Informationen über Ihren Besuch (sog. "Session") speichern und dessen Kontinuität und Sicherheit gewährleisten.

Cookie Name

Firma

Zweck

Dauer

JSESSIONID

Adeus

Erforderlich zur Speicherung der Information, ob

Session

SSL aktiv ist

JSESSIONID

Adeus

Erforderlich, um die Session zurückzusetzen.

Session

Der Sessioncookie und Ihre Session-ID werden am Ende ihres Besuchs bei ordnungsgemäßer Beendung der Sitzung und Schließen des Browserfensters gelöscht.

Die Rechtsgrundlage für die Einbindung dieser Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir benötigen diese Informationen, um Ihnen unser Aktionärsportal zur Verfügung zu stellen. Durch spezielle Browsereinstellungen können Sie alle oder einige Cookies auf Ihrem Gerät akzeptieren, blockieren oder deaktivieren. Die Funktionalität unseres Aktionärsportals mit vollständig blockierten Cookies kann allerdings nicht gewährleistet werden.

5. An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre personenbezogenen Daten übermittelt?

Für die Erfüllung der unter Ziffer 2. und 4. genannten Zwecke beauftragen wir Dienstleister, die von uns nur solche personenbezogenen Daten erhalten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Mit der Führung des Aktienregisters der Scout24 SE ist die Captrace GmbH, Wiesbaden, mit der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung die ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, München, beauftragt. Bei den übrigen Dienstleistern handelt es sich um solche für die Herstellung und den Versand der Mitteilung nach § 125 AktG, die Erfassung und technische Abwicklung von Anmeldungen zur Hauptversammlung, Bevollmächtigungen und der Ausübung von Aktionärsrechten, die technische Abwicklung der Versammlung im Übrigen sowie für die rechtliche Beratung. Darüber hinaus übermitteln wir unter Umständen personenbezogene Daten (auch unabhängig von der Hauptversammlung) an Dienstleister aus den Bereichen Rechtsberatung, Aktionärskommunikation, Druck, Versand und Veröffentlichungsmedien.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten, soweit diese vom Aktionär bzw. von dessen Vertreter im Zusammenhang mit der Hauptversammlung bevollmächtigt werden, von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung erforderlich sind.

Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen nach § 122 Abs. 2 AktG und im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Abs. 1 und § 127 AktG werden diese von uns wie in der Einladung zur Hauptversammlung näher beschrieben öffentlich zugänglich gemacht und in der Hauptversammlung gegebenenfalls zur Abstimmung gestellt. Im Fall der Frageneinreichung vor der Hauptversammlung nach § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,Genossenschafts-,Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie wird gegebenenfalls der Name des die Frage Einreichenden in der Hauptversammlung im Rahmen der Fragenbeantwortung genannt, wenn eine Einwilligung hierzu bei der Frageneinreichung erteilt wurde. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf ist insbesondere per E-Mail an die E-Mail-Adressehv@adeus.demöglich. Personenbezogene Daten der an der Hauptversammlung teilnehmenden bzw. der vertretenen Aktionäre (außer im Fall der Ausübung des Stimmrechts im Namen dessen, den es angeht) sowie gegebenenfalls der Aktionärsvertreter sind nach Maßgabe von § 129 AktG in ein Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen, das Aktionären bzw. deren Vertretern nach Maßgabe von § 129 Abs. 4 AktG zugänglich zu machen ist.

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Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden, insbesondere die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), zu übermitteln, z. B. aufgrund von gesetzlichen Mitteilungspflichten beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen. Soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, übermitteln wir personenbezogene Daten an Gerichte, Schiedsgerichte oder Rechtsberater.

6. Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR

Die personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Vertreter werden grundsätzlich in Ländern verarbeitet, die der Europäischen Union (EU) bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) angehören.

Soweit Personen in Drittstaaten Anteile an unserem Unternehmen halten, werden wir auch diesen Aktionären Informationen zukommen lassen (z. B. Einladungen zu Hauptversammlungen). Sollten in diesen Mitteilungen auch personenbezogene Daten enthalten sein (z. B. Anträge zu Hauptversammlungen unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittstaaten übermittelt. Eine Übermittlung ist dennoch erforderlich, um alle Aktionäre gleichermaßen zu informieren, da wir Aktionäre aus Drittstaaten nicht von unserer Informationspflicht ausnehmen dürfen. Mit der Übermittlung erfüllen wir daher unsere vertraglichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO.

7. Wie lange werden ihre Daten gespeichert?

Wir anonymisieren oder löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir etwa nach einer Veräußerung der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten werden, soweit sie nicht im Aktienregister gespeichert sind, von der Scout24 SE spätestens drei Jahre nach dem Tag der Hauptversammlung gelöscht oder anonymisiert, soweit nicht eine längere Speicherdauer aufgrund gesetzlicher Vorgaben, beispielsweise aufgrund des Aktiengesetzes, des Wertpapierhandelsgesetzes, des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung, oder wegen eines überwiegenden berechtigten Interesses der Gesellschaft, namentlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, geboten ist.

Im Übrigen werden wir vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen, beispielsweise des Aktiengesetzes, des Wertpapierhandelsgesetzes, des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung, personenbezogene Daten gemäß

  • 67e Abs. 2 AktG nur noch für höchstens zwölf Monate speichern, wenn die Scout24 SE Kenntnis davon erlangt, dass ein Aktionär nicht mehr Aktionär der Gesellschaft ist.

Ist jemand nach unserer Ansicht zu Unrecht als Aktionär in das Aktienregister eingetragen worden, so können wir die Eintragung nur löschen, wenn wir vorher die Beteiligten von der beabsichtigten Löschung benachrichtigt und ihnen eine angemessene Frist zur Geltendmachung eines Widerspruchs gesetzt haben. Widerspricht ein Beteiligter innerhalb der Frist, so hat die Löschung zu unterbleiben.

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie von uns

  • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
  • Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
  • Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO,
  • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO, und

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Scout24 AG published this content on 18 May 2022 and is solely responsible for the information contained therein. Distributed by Public, unedited and unaltered, on 20 May 2022 10:14:08 UTC.