RealTech : So einfach integrieren Sie den SAP-Support in Ihr ITSM-Tool

So einfach integrieren Sie den SAP-Support in Ihr ITSM-Tool

04.06.2021 |

Allgemein |

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SAP und die IT - in der Regel zwei voneinander getrennte Bereiche. Die Mitglieder der jeweils einen Welt haben in der Regel relativ wenig Einsicht auf die Arbeit der anderen Welt. Nun sind Parallelwelten natürlich nicht per se negativ. Spezialisierte Fachbereiche können effizient und fokussiert arbeiten. Eine Herausforderung stellen jedoch abteilungsübergreifende Prozesse dar, die zentral verwaltet und reibungslos verlaufen sollen. Hier hat man einfach zu viele Schnittstellen, Übergabe-Punkte usw.

Durchgängige ITSM-Prozesse werden durch das SAP-Paralleluniversum behindert

Gerade in ITSM wird sehr viel Wert auf unterbrechungsfreie, unkomplizierte Prozesse gelegt. ITSM-Prozesse leben von Automatisierung und Geschwindigkeit. Sie werden in diesen Eigenschaften aber durch das Vorhandensein eines SAP-Paralleluniversums oft behindert und ineffektiv. Doch das geht auch anders: Durch Intelligente Automatismen können SAP und ITSM reibungslos koexistieren.
Um das zu erreichen, muss man nicht etwa alles Etablierte über Bord werfen und das Rad neu erfinden, und ein allumfassendes ITSM-Tool einführen, sondern lediglich intelligente Apps in das Bestehende integrieren.

In vielen Unternehmen hat SAP immer noch eine Sonderstellung

Heute ist es in vielen Unternehmen immer noch so, dass SAP-Anwender in erster Linie sogar nur die SAP-Oberfläche kennen, mit der sie täglich arbeiten. Tritt nun ein Problem auf, das SAP-Anwender*innen nicht selbst lösen können, müssen sie dieses melden und auf schnelle Hilfe hoffen.

SAP-Support aus Anwender-Sicht

Jeder Anwender sitzt vor seiner SAP-Benutzeroberfläche, muss hier Daten eingeben und wenn es zu einer Störung kommt, kommt es zu Verzögerungen - in der Bestellung, in der Bearbeitung eines Auftrages, bei der Erstellung von Lieferscheinen etc. Dies kann sehr schnell geschäftsschädigend sein. Man kommt nicht weiter, weil Daten nicht eingegeben werden können. Warum etwas nicht funktioniert, wissen SAP-Anwender nicht unbedingt. Aus der Perspektive des Anwenders ist es eine Oberfläche, mit der man täglich arbeitet. Wenn diese nicht mehr funktioniert, dann muss der Support kontaktiert werden. In diesem Falle verlässt man die SAP-Welt, um in einem anderen System das Problem auf irgendeine Art und Weise zu beschreiben. Es wäre natürlich sehr viel eleganter und hilfreicher, wenn man direkt in der SAP-Applikation einen Hilfeknopf hätte, der automatisch ein Ticket erstellt. Jedes so erstellte Ticket wird automatisch mit Laufzeitinformationen und Screenshots angereichert, so dass die Supporter direkt mit der Bearbeitung beginnen können. Es ist nämlich leider nicht selten der Fall, dass der Anwender gar nicht weiß, in welcher Transaktion usw. er sich gerade befindet. Und schon allein das sorgt oft für Verwirrung und ein Hin und Her.

SAP-Support aus IT-Supporter-Sicht

Auf der anderen Seite hat das IT-Support-Team selbst oft sehr viele, unterschiedliche Aufgabenfelder, meist aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Wenn das Unternehmen groß ist und eine große SAP-Abteilung hat, gibt es natürlich auch spezielle Supporter, mit explizitem Fachwissen. Doch das ist nicht immer der Fall, und zumeist hat der IT-Support im Tagesgeschäft auch noch das SAP-System in der Verantwortung. Und jetzt bekommen die IT-Supporter hier eine Meldung, die lückenhaft ist. Und daraus soll jetzt der Grund der Störung identifiziert werden. Dazu sind sehr oft Rückfragen notwendig. Es gibt hier teilweise regelrechte Ping-Pong-Spiele, die Zeit Kosten und frustrieren. Als Ergebnis werden Tickets oft fehlgeleitet. Weil der Support sie falsch klassifiziert, sie falsch priorisiert. Das führt zu sehr langen Laufzeiten, zu besagtem Frust und letztendlich zu erhöhten Kosten, weil der Betrieb unter Umständen dann stillsteht. Optimal wäre es doch, wenn der Support neben dem Kommentar des Anwenders einen Screenshot von der GUI bekommt und zusätzliche Parameterinformationen, welches System etc. Vielleicht noch die Information, wie wichtig denn diese Tätigkeit ist, die gerade nicht mehr ausgeführt werden kann. Um dann das Ganze im Sinne des Unternehmens auch richtig priorisieren zu können.

SAP-IT-Support durch KI deutlich entlastbar

Hierzu ein Beispiel, das wir so vor 1 oder 2 Jahren hatten: Ein größeres Unternehmen mit einer recht großen SAP-Anwenderschaft hatte allein 2 Experten im Support abgestellt. SAP-Experten, die meist teuer sind und nichts anderes dort gemacht haben, als die ankommenden Tickets an die richtige Stelle zu routen, damit der IT-Support sich damit beschäftigen konnten. Dieses Vorgehen haben wir automatisiert, indem wir eine KI genutzt haben. Nicht deren semantische Fähigkeiten, also nicht als Chatbot, sondern deren analytische Fähigkeiten, aus historischen Tickets zu lernen, die früher angekommen und fehlgeleitet worden sind und wie diese gelöst wurden. So konnten wir innerhalb von wenigen Tagen diese KI so weit aufbauen, dass sie die Klassifizierung der Tickets vollständig übernehmen konnte. Nun war es so, dass die künstliche Intelligenz aus diesen angereichten Informationen, die aus der SAP-Welt kamen, in der Lage war, diese Tickets an die richtige Person weiterzuleiten und teilweise sogar Lösungsvorschläge mit auszuarbeiten.

Fazit

Wodurch erreichen wir hier jetzt Automatisierung? Wodurch erreichen wir, dass diese Welten reibungslos miteinander arbeiten können? Ganz einfach: Jeder der Beteiligten bleibt im Prinzip in seiner Welt, muss diese nicht verlassen, denn durch die Integration des SAP-Supports in den IT-Supports bzw. das ITSM-Tool schaffen wir es, dass der SAP-Anwender erst gar nicht in ein anderes System muss, um ein Problem zu melden, sondern per Knopfdruck um Hilfe bitten und seine Kommentare dazu geben kann. Auf der anderen Seite ist es so, dass der Support die richtigen Informationen erhält, um angemessen auf das Problem bzw. die Störung reagieren zu können. Er sieht die Nutzerinformationen, Laufzeitinformationen, Screenshots, alles, was fachlich nötig ist, um dieses Ticket richtig einzuordnen und natürlich auch zügig zu lösen. Eine klassische Win-win-Situation ist somit entstanden.

Das alles - und noch einiges mehr - leistet unsere REALTECH Service Management Software out of the box. Aber es muss ja nicht gleich unsere ITSM-Komplettlösung sein, um besagte Integration zu realisieren. Man muss jedenfalls nicht bewährte und leistungsfähige Servicedesk-Systeme wie Jira, ServiceNow, BMC oder helpLine über Bord werfen. Man kann die beschriebenen Automatismen quasi als App in schon bestehende Systeme integrieren.

Mehr Informationen zu unserer Lösung finden Sie hier.