OVB : Erklärung zur Unternehmensführung 2021 vom 18. März 2022

Erklärung zur Unternehmensführung der OVB Holding AG 2021

Erklärung zur Unternehmensführung nach §§ 289f HGB

Grundlagen der Corporate

Governance

Allgemeine Angaben

Die OVB Holding AG ist ein international tätiger Finanz­ vermittlungskonzern mit Sitz in Köln. Die Führung der OVB Holding AG und ihren nachgeordneten Konzernunter­ nehmen (»OVB Konzern«) wird in erster Linie durch die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, die Satzung der OVB Holding AG, abrufbar unter www.ovb.eu/investor­ relations/corporate-governance, und die Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) bestimmt.

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die OVB Holding AG über ein duales Führungssystem. Dieses zeichnet sich durch die strikte personelle Trennung zwischen dem Vorstand als Leitungsorgan und dem Aufsichtsrat als Überwachungsorgan aus. Die beiden Gremien arbei­ ten zum Wohle des Unternehmens eng zusammen und stehen in einem regelmäßigen, intensiven und offenen Dialog.

Erklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex

Die Leitung der OVB Holding AG sieht in einer verant­ wortungsvollen und transparenten Corporate Governance die Basis für langfristigen wirtschaftlichen Erfolg. Leit­ bild ist dabei der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) in seiner jeweils aktuellen Fassung.

Die Regierungskommission Deutscher Corporate Gover­ nance Kodex hat am 16. Dezember 2019 eine grundle­ gend überarbeitete Fassung des Deutschen Corporate Governance Kodex beschlossen, die am 20. März 2020 im Bundesanzeiger bekannt gemacht wurde (»DCGK 2020«).

Am 7. Dezember 2021 haben Vorstand und Aufsichtsrat der OVB Holding AG nach pflichtgemäßer Prüfung die nachfolgende vollumfängliche Entsprechenserklärung nach § 161 AktG, abrufbar unter www.ovb.eu/investor-­ relations/corporate-governance, abgegeben:

Entsprechenserklärung

Gem. § 161 AktG sind Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten deutschen Aktiengesellschaft verpflich­ tet, zumindest einmal jährlich zu erklären, ob dem Deut­ schen Corporate Governance Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen des Kodex nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht.

Vorstand und Aufsichtsrat erklären, dass die OVB Hol­ ding AG seit der letzten Abgabe der Entsprechenserklä­ rung am 8. Dezember 2020 den Empfehlungen des am

20. März 2020 im Bundesanzeiger bekannt gemachten Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 (»DCGK 2020«) mit den nachfol­ gend genannten Ausnahmen entsprochen hat und ent­ sprechen wird.

1. A.1 DCGK 2020
   (Beachtung von Diversität bei Führungskräften)

Nach A.1 DCGK 2020 soll der Vorstand bei der Beset­

zung von Führungspositionen auf Diversität achten.1 Der Vorstand der OVB Holding AG ist der Auffassung,

dass der Aspekt der Vielfalt kein allein entscheiden­ des und auch kein vorrangiges Kriterium für die Be­ setzung von Führungspositionen sein sollte, sondern im Interesse des Unternehmens vielmehr die Füh­ rungs- und Managementfähigkeiten, die Fachkompe­ tenz in den jeweiligen Geschäfts- und Verantwortungs­ bereichen und die gewonnene berufliche Erfahrung maßgeblich­ sein sollten. Vor diesem Hintergrund wird vorsorglich eine Abweichung von A.1 DCGK 2020 erklärt.

1. A.2 Satz 2 DCGK 2020 (Whistle-Blowing mit Hinweisgeberschutz)
   A.2 Satz 2 DCGK 2020 wird nicht befolgt. Die Mitarbei­ ter der OVB Holding AG haben die Möglichkeit, der internen Meldestelle des Zentralbereichs Compliance Hinweise zu Rechtsverstößen im Unternehmen zu melden. Nach Auffassung von Vorstand und Aufsichts­ rat ist für die Effektivität und Sinnhaftigkeit eines Hinweisgebersystems keine strikte Anonymität des Hinweisgebers erforderlich. Der vertrauensvolle und sensible Umgang mit Hinweisen ist zwingend erfor­ derlich und auch ausreichend.

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1. B.1 DCGK 2020
   (Vielfalt bei der Zusammensetzung des Vorstands) Nach B.1 DCGK 2020 soll der Aufsichtsrat bei der Zusammensetzung des Vorstands auf die Diversität achten. Der Aufsichtsrat der OVB Holding AG sieht die Vielfältigkeit als anzustrebendes Ziel bei der Zusammensetzung des Vorstands an, erachtet jedoch im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre bei der Auswahl der geeigneten Kandidatin bzw. des Kandidaten die in dem jeweiligen Geschäfts- bzw. Verantwortungsbereich erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen als letztlich maßgeb­ lich. Vor diesem Hintergrund wird vorsorglich eine Abweichung von B.1 DCGK 2020 erklärt.
2. C.1 Satz 2 und 3 DCGK 2020
   (Beachtung von Diversität bei der Besetzung des Auf- sichtsrats und Vorschläge an die Hauptversammlung) Die aktuelle Zusammensetzung des Aufsichtsrats der OVB Holding AG trägt dem Gedanken der Diversität Rechnung. Auch bei der früheren Besetzung wurde der Gesichtspunkt der Diversität grundsätzlich berücksichtigt. Da der Aufsichtsrat sich bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung aller­ dings vor dem Hintergrund des Komplexitätsgrades der Geschäftstätigkeit in erster Linie von den Kennt­ nissen, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen der vorzuschlagenden Kandidatinnen bzw. Kandidaten leiten lässt, wird für den Zeitraum vor der ordentlichen Hauptversammlung vom 9. Juni 2021 vorsorglich eine Abweichung von C.1 Satz 2 und 3 DCGK 2020 erklärt.
3. C.1 Satz 5 DCGK 2020
   (Information über die nach Einschätzung des Auf- sichtsrats angemessene Zahl unabhängiger Anteils- eignervertreter und die Namen dieser Mitglieder in der Erklärung zur Unternehmensführung)
   Mit Blick darauf, dass die Anforderungen der Empfeh­ lung C.1 Satz 5 DCGK 2020 umstritten sind, wird für den Zeitraum vor der Erklärung zur Unternehmens­ führung der OVB Holding AG vom 17. März 2021 vor­ sorglich eine Abweichung von C.1 Satz 5 DCGK 2020 erklärt. Seit der Erklärung zur Unternehmensführung vom 17. März 2021 wird C.1 Satz 5 DCGK 2020 befolgt, da die OVB Holding AG insoweit dem Ansatz mit der höchsten Transparenz folgt.
4. G.9 Satz 2 DCGK 2020 (Nachvollziehbarkeit der Zielerreichung)
   Da bei strategisch wichtigen Zielen Vertraulichkeits­ interessen der Gesellschaft entgegenstehen können, macht die OVB Holding AG entgegen der Empfehlung

in G.9 Satz 2 DCGK 2020 hinsichtlich der Zielerrei­ chung keine über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehenden Angaben.

1. G.10 Satz 1 DCGK 2020 (aktienbasierte Vergütungselemente)
   Gemäß G.10 Satz 1 DCGK 2020 sollen die dem Vor­ standsmitglied gewährten variablen Vergütungs­ beträge von ihm unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerbelastung überwiegend in Aktien der Gesellschaft angelegt oder entsprechend aktien­ basiert gewährt werden. Vor dem Hintergrund des geringen Streubesitzes bei der OVB Holding AG hält der Aufsichtsrat einen solchen Aktienbezug als Teil der Vorstandsvergütung als Steuerungselement für nicht sinnvoll.
2. G.10 Satz 2 DCGK 2020 (Verfügungsmöglichkeit über langfristig variable Gewährungsbeträge)
   G.10 Satz 2 DCGK 2020 empfiehlt, dass das Vor­ standsmitglied über die langfristig variablen Gewäh­ rungsbeträge erst nach vier Jahren verfügen können

soll. Diese Vierjahresfrist sieht der Aufsichtsrat der

OVB Holding AG vor dem Hintergrund der Entwick­2 lungen im Geschäftsfeld des Unternehmens nicht

als angemessen an. Vielmehr bildet aus Sicht des Aufsichtsrats das bestehende Bonusbank-System der OVB einen angemessenen Anreiz für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung.

1. G.11 Satz 1 und 2 DCGK 2020
   (Berücksichtigung außergewöhnlicher Entwicklungen; Möglichkeit der Einbehaltung und Rückforderung variabler Vergütung)
   Die variable Vergütung der Vorstandsmitglieder der OVB Holding AG ist an die Erreichung definier­ ter anspruchsvoller Kriterien geknüpft. Eine über § 87 Abs. 2 AktG hinausgehende Möglichkeit des Aufsichtsrats, außergewöhnlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen und eine variable Vergütung einzubehalten oder zurückzufordern, wird nicht als angemessen angesehen.
2. G.12 DCGK 2020
   (Festhalten an den im Vertrag festgelegten Fäl- ligkeitszeitpunkten im Falle der Beendigung des Vorstandsvertrages)
   Die Empfehlung G.12 DCGK 2020 sieht vor, dass im Falle der Beendigung eines Vorstandsvertrags die Auszahlung noch offener variabler Vergütungsbe­ standteile, die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendi­

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gung entfallen, nach den ursprünglich vereinbarten Zielen und Vergleichsparametern und nach den im Vertrag festgelegten Fälligkeitszeitpunkten oder Hal­ tedauern erfolgen soll. Hiervon abweichend werden bei der OVB Holding AG die noch offenen variablen Vergütungsbestandteile der Bonusbank, die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendigung entfallen, nach dem Ausscheiden unmittelbar zur Auszahlung gebracht. Ein Festhalten an den im Vertrag festgelegten Fällig­ keitszeitpunkten wird in dieser Konstellation nicht als zweckmäßig angesehen.

Köln, den 7. Dezember 2021

Für den Vorstand

1. G.13 Satz 2 DCGK 2020
   (Anrechnung der Abfindungszahlung auf die Karenz­ entschädigung)
   Im Falle eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots soll gemäß G.13 Satz 2 DCGK 2020 die Abfindungs­ zahlung auf die Karenzentschädigung angerechnet werden. In laufende Verträge der Vorstandsmitglieder kann jedoch nicht eingegriffen werden. Überdies sieht es der Aufsichtsrat auch als sinnvoll an, an der derzei­ tigen Vertragsregelung festzuhalten.

Für den Aufsichtsrat

Mario Freis

Frank Burow

Thomas Hücker

Michael Johnigk

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Umfangreiche Informationen zum Thema Corporate Governance können auch über die Website der OVB Hol­ ding AG abgerufen werden. Frühere, nicht mehr aktuelle Entsprechenserklärungen der OVB Holding AG finden sich unter www.ovb.eu/investor-relations/corporate­governance.

Vorstand

Vorstand und Vorstandsmitglieder

Der Vorstand der OVB Holding AG besteht derzeit aus drei Mitgliedern:

Mario Freis

(Jahrgang 1975), im Vorstand seit 2010 Vorsitzender (CEO), verantwortlich für Vertrieb

Frank Burow

(Jahrgang 1972), im Vorstand seit 2021 Finanzvorstand (CFO)

Thomas Hücker

(Jahrgang 1965), im Vorstand seit 2014 Vorstand Operations (COO)

Die Lebensläufe der Mitglieder des Vorstands sind unter www.ovb.eu/unternehmen-ovb/management veröffent­ licht.

Die OVB Holding AG steht als Managementholding an der Spitze des OVB Konzerns. Sie legt die strategischen Ziele fest und sichert die aufeinander abgestimmte Geschäftspolitik ab und ist nur begrenzt in die operative Geschäftstätigkeit der Konzerngesellschaften einge­ bunden. Sie ist daher mit einem dreiköpfigen Vorstand angemessen organisiert. Das Gremium ist fachlich breit aufgestellt und verfügt über die nötigen aufgabenspe­ zifischen Qualifikationen.

Gleichwohl besteht die Möglichkeit, dass diese Marke übertroffen wird, sollte der Vorstand erweitert werden oder im Vorstand ein Wechsel erfolgen.

Aufsichtsrat und Vorstand streben unverändert an, den Frauenanteil im Aufsichtsrat, im Vorstand und in der Führungsebene unterhalb des Vorstands zu erhöhen und bei Neubesetzungen Frauen bei gleicher Qualifikation den Vorzug zu geben.

Für den Frauenanteil in der Führungsebene unterhalb des Vorstands hat der Vorstand der OVB Holding AG im

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März 2017 beschlossen, für den Zeitraum vom 1. Juli 2017 bis zum 30. Juni 2022 eine Zielgröße von 10,5 Prozent festzulegen.

Die langfristige Nachfolgeplanung für den Vorstand erfolgt in teilweise enger Zusammenarbeit zwischen Vor­ stand und Aufsichtsrat dergestalt, dass im Rahmen eines formalisierten internen Prozesses eine regelmäßige Be­ fassung mit geeigneten Personen in der Unternehmens­ gruppe stattfindet. Diese werden dabei in Abhängigkeit davon, ab wann sie für eine Position in Betracht kommen könnten, verschiedenen Gruppen zugeordnet. Zentrale Eignungskriterien bei der Auswahl von Kandidaten und Kandidatinnen für die langfristige Nachfolgeplanung des Vorstands sind die fachliche Qualifikation für das zu übernehmende Ressort, die Führungskompetenzen, die bisherigen Leistungen und die Branchenkenntnis.

Auch Diversität wird berücksichtigt und soll dabei vor allem dadurch erreicht werden, dass Personen mit unterschiedlichen, sich gegenseitig ergänzenden Profilen ausgewählt werden, insbesondere im Hinblick auf die Be­ rufs- und Lebenserfahrungen. Der Vorstand soll in seiner Gesamtheit über eine langjährige Führungserfahrung in der Wirtschaft, insbesondere in der Unternehmensleitung verfügen. Bei konkreten Personalvorschlägen ist auf eine ausgewogene Zusammensetzung zu achten, so dass die gewünschten Kenntnisse im Vorstand möglichst breit vertreten sind. Im Rahmen der Nachfolgeplanung ist auch die festgelegte Altersgrenze für Vorstände zu berücksich­ tigen. Die Altersgrenze erreichen Vorstandsmitglieder der OVB Holding AG mit der Vollendung des 67. Lebensjahres.

Tätigkeit des Vorstands

Dem Vorstand der OVB Holding AG obliegt die eigenver­ antwortliche Leitung der Gesellschaft und des von ihr geführten Konzerns. Die Leitungsaufgabe, die insbe­ sondere die Unternehmensplanung, die strategische Ausrichtung des Konzerns und dessen Steuerung und Überwachung sowie die Konzernfinanzierung umfasst, nimmt der Vorstand als Kollegialorgan wahr. Die Ver­ antwortung für die gesamte Geschäftsführung tragen die Mitglieder des Vorstands gemeinsam. Sie arbeiten kollegial zusammen und unterrichten sich gegenseitig laufend über wichtige Maßnahmen und Vorgänge in ihren Ressorts. Unbeschadet der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder führen die einzelnen Mitglie­ der des Vorstands die ihnen zugewiesenen Ressorts in eigener Verantwortung.

Durch eine vom Aufsichtsrat beschlossene Geschäfts­ ordnung für den Vorstand, in der auch die dem Gesamt­ vorstand vorbehaltenen Angelegenheiten und sonstige Beschlussmodalitäten geregelt sind, wird die Arbeit im

Vorstand näher ausgestaltet. Die Verteilung der Ressorts auf die einzelnen Mitglieder des Vorstands ergibt sich aus einem Geschäftsverteilungsplan, der Bestandteil der Geschäftsordnung ist.

Die strategische Ausrichtung des Unternehmens wird mit dem Aufsichtsrat eingehend erörtert und abge­ stimmt und auch ihre Umsetzung in regelmäßigen Ab­ ständen diskutiert. Der Aufsichtsrat wird vom Vorstand regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen und den Konzern relevanten Fragen der Geschäftsentwicklung, der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage, der Planung und Zielerreichung, der Risiko­ lage sowie des Risikomanagements informiert. Abwei­ chungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen werden dabei erläutert und begrün­ det. Auch über das Thema Compliance, also die Maßnah­ men zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien, berichtet der Vorstand in den Sitzungen des Aufsichtsrats sowie des Prüfungsausschusses regelmäßig und umfassend.

Bestimmte Vorstandsentscheidungen von besonderer Bedeutung bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats.

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Diese sind in der Geschäftsordnung des Vorstands festgelegt und betreffen zum Beispiel den Erwerb von Gegenständen des Anlagevermögens oder die Aufnahme von Finanzdarlehen, die einen bestimmten Betrag übersteigen. Errichtung, Erwerb, Liquidation oder die Veräußerung von Beteiligungsgesellschaften sind ebenfalls zustimmungspflichtig.

Die Beschlussfassungen des Vorstands erfolgen in Sitzungen, die regelmäßig - mindestens monatlich - stattfinden und grundsätzlich vom Vorsitzenden des Vorstands geleitet werden. Jedes Mitglied des Vorstands hat darüber hinaus die Möglichkeit, die Einberufung einer Sitzung zu verlangen. Sofern gesetzlich nicht an­ ders erforderlich, beschließt der Vorstand mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag.

Praktiken und Instrumente der

Unternehmensführung

In regelmäßig erscheinenden Geschäftsberichten, Halbjahres- und Quartalsberichten informiert das Unternehmen über die Tätigkeit und über Entscheidun­ gen des Vorstands. Die Veröffentlichungstermine dieser Publikationen finden sich im Finanzkalender unter www.ovb.eu/investor-relations/finanzpublikationen-und-finanzkalender. Daneben informiert die OVB Holding AG anlassbezogen über Ereignisse im Konzern, die für den Kapitalmarkt von Bedeutung sind.

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Als einer der führenden europäischen Finanzvermitt­ lungskonzerne ist die OVB Holding AG in ihrem Kern­ geschäft kein produzierendes Unternehmen. Der Einfluss der Geschäftstätigkeit auf den Verbrauch natürlicher Ressourcen ist im Vergleich zum produzierenden Ge­ werbe als gering und nicht wesentlich in Bezug auf die Unternehmenstätigkeit anzusehen.

Dennoch nimmt das Unternehmen seine gesellschaft­ liche Verantwortung ernst und hat dabei insbesondere Kunden- und Arbeitnehmerbelange sowie die Bekämp­ fung von Korruption und Bestechung im Fokus. Was die OVB Holding AG macht, um dieser Verantwortung und den Erwartungen ihrer Anspruchsgruppen (Stakeholder) gerecht zu werden, wird jährlich im gesonderten nichtfi­ nanziellen Konzernbericht in Übereinstimmung mit den

• 315b und 315c in Verbindung mit § 289c bis 289e des Handelsgesetzbuchs (HGB) sowie der VERORDNUNG (EU) 2020/852 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 18. Juni 2020 über die Einrichtung eines Rahmens zur Erleichterung nachhaltiger Investitionen und zur Änderung der Verordnung (EU) 2019/2088 (im folgenden »EU-Taxonomieverordnung«) dokumentiert und veröffentlicht.

Dieser Bericht wird im Rahmen der Jahresberichter­ stattung veröffentlicht und kann im Internet unter www.ovb.eu/investor-relations/finanzpublikationen-­ und-finanzkalender abgerufen werden.

Compliance als wesentlicher Teil der Leitungsaufgabe des Vorstands

Unter Compliance versteht die OVB die Schaffung ange­ messener organisatorischer Vorkehrungen im Gesamt­ konzern, die die Einhaltung der Gesetze, von - rechtlich verbindlichen oder unternehmensseitig vorgegebenen - Regeln und Richtlinien durch das Unternehmen und die Mitarbeiter sicherstellen.

Jeder Mitarbeiter beeinflusst durch sein Verhalten das Ansehen des Unternehmens. Verstöße gegen die Einhal­ tung einschlägiger Gesetze, relevanter Kodizes sowie interner Regelungen werden nicht toleriert. Das Thema Compliance hat für die OVB Holding AG einen sehr hohen Stellenwert. Compliance als Maßnahme zur Ein­ haltung dieser Regeln sowie deren Beachtung durch die Konzernunternehmen ist bei der OVB eine wesentliche Leitungs- und Überwachungsaufgabe und beschränkt sich nicht nur auf die eigenen Mitarbeiter, sondern hat auch die selbstständigen Finanzvermittler, die für OVB in den verschiedenen Märkten tätig sind, im Blick.

Der OVB Konzern führt seine Geschäfte verantwortungs­ voll und in Übereinstimmung mit europäischen Anforde­

rungen, den gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Regeln der Länder, in denen das jeweilige Konzernunter­ nehmen tätig ist.

Im Rahmen des sogenannten »Three-Lines-Modells« (auch »Modell der drei Verteidigungslinien«) wirkt Com­ pliance in enger Zusammenarbeit mit den Bereichen Risk, Controlling und Revision auf ein angemessenes Verteidigungsmodell hin.

Das Governance-Risk-Compliance-Committee, welches sich aus Vertretern der genannten Bereiche zusammen­ setzt, unterstützt den Vorstand bei der Beurteilung der identifizierten Risiken und der Evaluierung gegebenen­ falls erforderlicher Maßnahmen.

Im OVB Konzern sind nicht zuletzt vermittlungspezifi­ sche Compliance-Grundsätze implementiert. Das Com­ pliance Management System (CMS) stellt die Gesamtheit der in der OVB getroffenen Maßnahmen, eingerichteten Strukturen und Prozesse dar, um Regelkonformität in Be­ zug auf die seitens der Organisation benannten rechts­ verbindlichen und ethischen Regeln sicherzustellen. Dieses CMS wird kontinuierlich in enger Abstimmung

mit dem Vorstand im Hinblick auf die sich verändernden5 rechtlichen Anforderungen überprüft und im Bedarfs­

fall angepasst. Durch die ständige Weiterentwicklung des CMS leistet die OVB einen wichtigen Beitrag zum systematischen Ausbau von Präventions- und Kontroll­ maßnahmen.

Ein zentraler Bestandteil zur Sicherstellung des regel­ konformen Verhaltens ist ein Verhaltenskodex, der als Grundlage für die konzernweit geltenden Compli­ ance-Regeln dient und die generellen Prinzipien des Handelns definiert. Dieser wurde im Geschäftsjahr 2020 vollständig überarbeitet und allen Mitarbeitern des OVB Konzerns bekannt gemacht.

Mithilfe des CMS wird die kontinuierliche Weiterent­ wicklung OVB-interner Verhaltensstandards sowie die Umsetzung der internen und externen, insbesondere regulatorischen, Anforderungen gesteuert und kontrol­ liert. Das gesamte OVB-Management hat es sich zur Auf­ gabe gemacht, Compliance aktiv mit Leben auszufüllen.

Das etablierte Richtlinienmanagementsystem der OVB stellt ein weiteres zentrales Instrument des CMS zur konzernweiten Sicherstellung der Compliance bei der OVB Holding AG dar. Innerhalb des CMS treten zum Richtlinienmanagementsystem weitere interne Steue­ rungsmechanismen, um insbesondere die EU-weiten regulatorischen Anforderungen angemessen zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere die EU-Regelungen der Datenschutzgrundverordnung, der IDD (Insurance