KAP : Datenschutzerklärung

INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ FÜR AKTIONÄRE

DER KAP AG

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung nehmen wir, die KAP AG, sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, wie KAP AG ("KAP", "wir", "uns" oder "unser") Ihre Daten erhebt, nutzt und weitergibt.

1. WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH? Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

KAP AG

Edelzeller Str. 44

D-36043 Fulda

Telefon: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Den verantwortlichen Datenschutzbeauftragten der KAP AG erreichen Sie bei Fragen zu diesen Datenschutzinformationen per Post oder per E-Mail unter folgender Adresse:

Jörg Schmidt

Edelzeller Str. 44

D-36043 Fulda

Telefon: [phone]

E-Mail: [e-mail]

2. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITEN WIR UND WOHER ERHALTEN WIR DIESE?

Wir verarbeiten Ihre folgenden personenbezogenen Daten:

• Persönliche Daten (z.B. Vor- und Nachname, ggf. Titel, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Beruf/Branche, Anschrift, eine gültige E-Mail-Adresse sowie weitere Kontaktdaten (z.B. Versandadresse)
• Aktionärsdaten (Aktionärsnummer, [natürliche oder juristische Person])
• Informationen zu Ihrem Aktienbestand (Anzahl der Aktien)
• ggf. Name und Adresse des von Ihnen bevollmächtigten Vertreters

3. FÜR WELCHE ZWECKE UND AUFGRUND WELCHER RECHTSGRUNDLAGEN WERDEN IHRE DATEN VERARBEITET?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Bei der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns an die im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecke. Diese umfassen die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit den Aktionären und verschiedene Vorgänge im Rahmen der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen

1

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der KAP AG

Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hierbei das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ferner verarbeiten wir Daten, die uns von Ihnen oder anderen Mitteilungspflichtigen im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz übertragen werden. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen auch in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung des von uns für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreters nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.

Wir sind darüber hinaus dazu berechtigt, Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zu verarbeiten. Um einen solchen Fall handelt es sich beispielsweise, wenn wir Analysen und Statistiken erstellen (z.B. für die Darstellung der Aktionärsstruktur und -entwicklung, der Handelsvolumina oder einer Übersicht über die größten Aktionäre) oder falls wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre oder Gruppen von Aktionären aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Rechtsvorschriften bestimmter Länder nicht zu verletzen. Ein berechtigtes Interesse liegt ferner vor, wenn wir illegale Aktivitäten, Betrug oder ähnliche Bedrohungen verhindern oder aufdecken wollen, um uns vor einem Schaden zu schützen. Bevor wir Ihre Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten, werden wir in jedem Einzelfall prüfen, ob unsere Interessen im Rahmen einer Abwägung gegenüber Ihren Interessen überwiegen. Sie können nähere

Informationen zu einer solchen Interessenabwägung bei unserem Datenschutzbeauftragen unter der in Ziffer 1 aufgeführten Adresse erhalten.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren und, sofern erforderlich, Ihre Einwilligung einholen.

4. AN WELCHE EMPFÄNGER WERDEN IHRE DATEN VON UNS GGF. WEITERGEGEBEN?

Zur Abwicklung der Hauptversammlungen nutzen wir externe Dienstleister, z.B. Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung, für Druck und Versand der Hauptversammlungseinladungen und Aktionärsmitteilungen, sowie für die Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen die Überprüfung der Teilnahme, technische Infrastruktur für die Abstimmungen und Dokumentation der Hauptversammlungen). Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns jedoch nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten

2

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der KAP AG

Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich nach unserer Weisung.

Andere Aktionäre und Hauptversammlungsteilnehmer können Ihre im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Daten während der Versammlung und ggf. bis zu zwei Jahre danach einsehen.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Homepage der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen.

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden).

5. WIE LANGE SPEICHERN WIR IHRE DATEN?

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit nicht gesetzliche Nachweis - oder Aufbewahrungspflichten (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten.

Die im Aktienregister erfassten Daten werden von uns während der Haltedauer gespeichert und nach vollständiger Veräußerung Ihrer Anteile auf Grundlage der handels- und steuerrechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten regelmäßig noch mindestens zehn Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus bewahren wir Daten auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch unser Unternehmen geltend gemacht werden, oder zur Wahrung unserer oben genannten berechtigten Interessen erforderlich ist.

Bitte wenden Sie sich bei spezifischen Fragen zur Speicherdauer an unseren Datenschutzbeauftragten.

6. WIE SCHÜTZEN WIR IHRE DATEN?

Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Verwendung zu schützen.

3

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der KAP AG

7. WELCHE RECHTE STEHEN IHNEN NACH DEM DATENSCHUTZRECHT

ZU?

Im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten einschließlich Informationen wie z.B. die Herkunft und Kategorien der Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Empfänger (oder Kategorien davon) und die jeweilige Aufbewahrungsfrist. Darüber hinaus können Sie Berichtigung und unter bestimmten Umständen Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ferner kann Ihnen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (z. B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (und ggf. die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen) zustehen.

Widerspruchsrecht bei Datenverarbeitung zur Wahrnehmung berechtigter Interessen

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der KAP Beteiligungs- AG oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die obengenannten Rechte können Sie unter der in Ziffer 1 aufgeführten Adresse unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass ggf. gesetzliche Ausnahmen (z.B. fortbestehende Aufbewahrungspflichten) einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen können.

8. HABEN SIE BESCHWERDEN HINSICHTLICH DES UMGANGS MIT IHREN DATEN?

Zur Einreichung einer Beschwerde im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten unter den eingangs unter Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten wenden, um den Sachverhalt unmittelbar mit uns zu klären.

Unabhängig davon haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Stand der Informationen in diesem Dokument: Juni 2020

Bei relevanten Änderungen werden wir diese Informationen aktualisieren und auf unserer Internetseite zur Verfügung stellen. Außerdem werden wir prüfen, ob im Einzelfall bei einer Änderung dieser Informationen eine Verpflichtung zu einer sonstigen Benachrichtigung besteht und dieser ggf. bestehenden Benachrichtigungspflicht entsprechend nachkommen.

4

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der KAP AG