Hauptversammlung sind eine Frau und drei Männer als Kapitalvertreter in den Aufsichtsrat gewählt, wobei die Amtsperioden von zwei Männern mit Ablauf der Hauptversammlung auslaufen. Bei der Wahl von weiteren vier Mitgliedern in den Aufsichtsrat ist folglich zumindest auf eine der Stellen eine Frau und zumindest auf eine der Stellen ein Mann zu wählen, um das Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG zu erfüllen. Wenn sich die Zusammensetzung des Aufsichtsrats bis zur Hauptversammlung ändert, wird die Gesellschaft darüber auf der Internetseite der Gesellschaft (www.immofinanz.com) sinngemäß nach § 106 Z 5 AktG informieren.

Der Antragsteller muss seinen Anteilsbesitz nachweisen. Dazu genügt bei depotverwahrten Inhaberaktien eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG. Sie muss vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD ausgestellt sein. Die Depotbestätigung darf zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein. Bei mehreren Aktionären, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionäre auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.

Zum weiteren erforderlichen Inhalt der Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt E) verwiesen.

Der Vorschlag zur Beschlussfassung sowie Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern samt den Erklärungen gemäß § 87 Abs 2 AktG für jede vorgeschlagene Person müssen der Gesellschaft samt obigem Nachweis zum Anteilsbesitz spätestens am siebten Werktag vor der Hauptversammlung, somit spätestens am 08. Oktober 2021,

- per E-Mail an die Adresse: hauptversammlung@immofinanz.com, oder

- per Post, Kurierdienst oder persönlich an ihrer Geschäftsanschrift AT-1100 Wien, Wienerbergstraße 9, oder

- per Telefax unter der Telefax-Nummer +43 (0) 1 88090-8915

zugehen.

Gesetzeskonforme Vorschläge werden spätestens zwei Werktage nach Zugang auf der Internetseite der IMMOFINANZ AG veröffentlicht (§ 110 AktG).

3. Auskunftsrecht (§ 118 AktG)

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen.

Die Auskunft darf verweigert werden, soweit

1. sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder

2. ihre Erteilung strafbar wäre.

Das Auskunftsrecht kann in der virtuellen Hauptversammlung gemäß den unter Punkt C.3. erläuterten Modalitäten auch während der Hauptversammlung von den Aktionären selbst ausgeübt werden.

4. Anträge von Aktionären in der Hauptversammlung (§ 119 AktG) Jeder Aktionär ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. In der virtuellen Hauptversammlung am 19. Oktober 2021 können Aktionäre Anträge nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter stellen (siehe dazu die Erläuterungen unter Punkt C.).

Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere Anträge vor, so bestimmt gemäß § 119 Abs 3 AktG die Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung.

E. Nachweisstichtag und Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung (§ 106 Z 6 und Z 7 AktG)

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des zehnten Tages vor dem Tag der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), das ist der 09. Oktober 2021 (Samstag), 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien).

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer am Ende des Nachweisstichtags Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Es wird darauf hingewiesen, dass es nicht möglich ist, dass Aktionäre selbst zum Hauptversammlungsort kommen und an der Hauptversammlung physisch teilnehmen können (virtuelle Hauptversammlung).

Bei depotverwahrten Inhaberaktien genügt für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG. Sie muss vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD ausgestellt sein.

Die Depotbestätigung hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG):

- Angaben über den Aussteller: Name (Firma) und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlicher Code

- Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen

- Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, die Bezeichnung der Gattung oder die international gebräuchliche Wertpapierkennnummer

- Depotnummer bzw eine sonstige Bezeichnung

- Die Angabe, dass sich die Bestätigung auf den Depotstand am 09. Oktober 2021 um 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien) bezieht.

Die Depotbestätigung kann in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt werden.

Die Depotbestätigung muss spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, somit spätestens am 14. Oktober 2021, um 24:00 Uhr MESZ (Ortszeit Wien) ausschließlich auf einem der folgenden Wege einlangen:

- als Papierdokument mit firmenmäßiger Zeichnung seitens des ausstellenden Kreditinstituts per Post oder Kurierdienst an die Anschrift HV-Veranstaltungsservice GmbH, Köppel 60, AT-8242 St. Lorenzen am Wechsel;

- per Telefax unter der Telefax-Nummer + 43 (0) 1 8900-50089;

- per E-Mail an die Adresse: anmeldung.immofinanz@hauptversammlung.at (Depotbestätigung im pdf-Format dem E-Mail angefügt);

- per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS, Message Type MT598 oder MT599 (unbedingt unter Angabe der ISIN AT0000A21KS2).

Die Kreditinstitute werden ersucht, Depotbestätigungen nach Möglichkeit gesammelt (in Listenform) zu übermitteln.

F. Bestellung von Vertretern

Jeder Aktionär, der an der virtuellen Hauptversammlung teilnahmeberechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Bestimmungen in Punkt E. dieser Einberufung nachweist, ist berechtigt, einen Vertreter für die Hauptversammlung (§ 113 AktG) zu bestellen.

Bei der virtuellen Hauptversammlung am 19. Oktober 2021 kann zur Stimmabgabe, Stellung von Beschlussanträgen und Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung ausschließlich einer der oben unter Punkt C.2. genannten besonderen Stimmrechtsvertreter über die dort genannten Kommunikationswege bevollmächtigt werden.

Die Bevollmächtigung anderer Personen als jene der vier besonderen Stimmrechtsvertreter zur Ausübung dieser Rechte in der virtuellen Hauptversammlung ist im Sinne von § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nicht möglich. Zulässig ist jedoch die Bevollmächtigung anderer Personen zur Ausübung sonstiger Rechte, insbesondere des Auskunftsrechts.

Werden andere Personen als einer der vier von der Gesellschaft namhaft gemachten besonderen Stimmrechtsvertreter von Aktionären zur Vertretung bevollmächtigt, etwa das depotführende Kreditinstitut, ist zu beachten, dass durch eine wirksame Vollmachtskette (Subvollmacht) sichergestellt werden muss, dass für die Ausübung des Stimmrechts, der Stellung von Beschlussanträgen und des Widerspruchsrechts in der virtuellen Hauptversammlung selbst einer der vier besonderen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird.

Für die Erteilung der Vollmacht gilt die Textform (§ 13 Abs 2 AktG). Hat der Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut (§ 10a AktG) Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung, auf dem für dessen Übermittlung an die Gesellschaft vorgesehenen Weg, die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde.

Eine erteilte Vollmacht kann vom Aktionär widerrufen werden. Die Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. Der Widerruf wird erst wirksam, wenn er der Gesellschaft zugegangen ist.

Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.immofinanz.com ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten, dieses Vollmachtsformular zu verwenden.

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September 21, 2021 02:01 ET (06:01 GMT)