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HAMBORNER REIT AG
Duisburg
- ISIN: DE0006013006 // WKN: 601 300 -
Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am
Donnerstag, dem 8. Oktober 2020, 10:00 Uhr, stattfindenden
ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG
unserer Gesellschaft ein.
Auf der Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 ("COVMG") wird die ordentliche Hauptversammlung gemäß Beschluss des Vorstandes vom 21. Juli 2020 und mit Zustimmung des Aufsichtsrats
vom 29. Juli 2020 als
VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfinden.
Die gesamte Versammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html
im zugangsgeschützten Aktionärs-Portal in Bild und Ton übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung
i.S.v. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Ort der Übertragung der ordentlichen Hauptversammlung und damit der Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist
die Stadthalle in 45479 Mülheim an der Ruhr, Theodor-Heuss-Platz 1 (Festsaal).
Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft sowie Organmitgliedern)
besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.
Tagesordnung mit Vorschlägen zur Beschlussfassung: | 1) |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten IFRS-Einzelabschlusses zum 31. Dezember 2019, des zusammengefassten
Lageberichts nach Handelsrecht und IFRS für das Geschäftsjahr 2019 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2019 Der Aufsichtsrat hat am 18. März 2020 den Jahresabschluss und den IFRS-Einzelabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist
damit nach § 172 Aktiengesetz festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt 1 ist daher entsprechend
den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen. Der Lagebericht enthält auch den erläuternden Bericht des Vorstands zu den
Angaben nach § 289a Abs. 1 HGB (in der auf den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019 anwendbaren Fassung).
| | 2) |
Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Der Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2019 wird in Höhe von EUR 37.467.293,15 zur Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,47
auf jede Stückaktie verwendet. Die Dividende ist am 9. November 2020 zur Auszahlung fällig.
Die Dividende wird nach Wahl des Aktionärs entweder (i) ausschließlich in bar oder (ii) für einen Teil der Dividende zur Begleichung
der Steuerschuld in bar und für den verbleibenden Teil der Dividende in Form von Stückaktien der Gesellschaft (nachfolgend
auch "Aktiendividende" genannt) oder (iii) für einen Teil seiner Aktien in bar und für den anderen Teil seiner Aktien als
Aktiendividende geleistet werden. Die Einzelheiten der Barausschüttung und der Möglichkeit der Aktionäre zur Wahl der Aktiendividende
werden in einem gesonderten Dokument gem. Art. 1 Abs. 4 lit. h), Abs. 5 lit. g) der EU-Prospektverordnung (Verordnung (EU)
2017/1129 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2017) erläutert, das den Aktionären auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
| https://www.hamborner.de/investor-relations/aktiendividende |
zur Verfügung gestellt wird und insbesondere Informationen über die Anzahl und die Art der Aktien sowie Ausführungen über
die Gründe und die Einzelheiten des Aktienangebots nebst steuerlicher Behandlung enthält.
Die Ausschüttung der Dividende in bar erfolgt voraussichtlich am 9. November 2020. Die Aktionäre, die die Aktiendividende
wählen, werden die neuen Aktien der Gesellschaft voraussichtlich ebenfalls am 9. November 2020 erhalten.
Vorstand und Aufsichtsrat weisen darauf hin, dass sie die Aktiendividende nur anbieten und durchführen werden, wenn sie dies
nach pflichtgemäßer Bewertung unter Berücksichtigung der Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionäre als sinnvoll erachten.
Maßgeblich für diese Entscheidung wird insbesondere die Entwicklung des Aktienkurses der Gesellschaft im Verhältnis zu den
jeweils aktuellen finanziellen Leistungskennzahlen sein. Sollten sich Vorstand und Aufsichtsrat gegen die Durchführung einer
Aktiendividende entscheiden, wird das Wahlrecht für die Auszahlung der Dividende in Aktien nicht bestehen bzw. entfallen und
die Dividende wird ausschließlich in bar ausgezahlt werden. Die Auszahlung der Dividende würde dann unverzüglich nach einer
solchen Entscheidung vorgenommen werden, spätestens aber am 9. November 2020.
| | 3) |
Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Die im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieder des Vorstands werden für diesen Zeitraum entlastet. | | 4) |
Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Die im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats werden für diesen Zeitraum entlastet. | | 5) |
Wahl des Abschlussprüfers und des Prüfers für die prüferische Durchsicht für das Geschäftsjahr 2020 Auf Empfehlung des Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf,
zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 sowie zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Halbjahresberichts sowie
der quartalsweisen Zwischenberichte für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.
| | 6) |
Neuwahl von Aufsichtsratsmitgliedern Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1 AktG, §§ 1 Abs. 1 und 4 Abs. 1 Drittelbeteiligungsgesetz in Verbindung mit §
9 Abs. 1 der Satzung aus sechs von der Hauptversammlung und drei von den Arbeitnehmern zu wählenden Mitgliedern zusammen.
Die Amtszeit sämtlicher von der Hauptversammlung bestellter Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf dieser Hauptversammlung.
Herr Claus-Matthias Böge, Herr Rolf Glessing, Herr Ulrich Graebner, Frau Christel Kaufmann-Hocker und Herr Dr. Andreas Mattner
sollen der Hauptversammlung zur Wiederwahl vorgeschlagen werden. Die Aufsichtsratsvorsitzende Frau Bärbel Schomberg hat der
Gesellschaft mitgeteilt, dass sie nicht zur Wiederwahl zur Verfügung steht. Dafür soll Frau Maria Teresa Dreo der Hauptversammlung
zur Wahl vorgeschlagen werden.
Die Wahlvorschläge des Aufsichtsrats beruhen jeweils auf Empfehlungen seines Nominierungsausschusses. Sie stehen im Einklang
mit dem Kompetenzprofil des Aufsichtsrats und den Zielen, die er sich für seine Zusammensetzung gegeben hat, sowie den Anforderungen
des Deutschen Corporate Governance Kodex. Die Hauptversammlung ist an die Wahlvorschläge nicht gebunden. Es ist beabsichtigt,
die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.
| a. | Der Aufsichtsrat schlägt vor, | |
Herrn Claus-Matthias Böge,
Hamburg,
Geschäftsführer der CMB Böge Vermögensverwaltung GmbH, Hamburg,
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als Mitglied der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Herrn Claus-Matthias Böge in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten: | | | * | Bijou Brigitte modische Accessoires AG |
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Mitgliedschaften von Herrn Claus-Matthias Böge in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: | | b. | Der Aufsichtsrat schlägt vor, | |
Herrn Rolf Glessing,
Illerkirchberg,
Geschäftsführender Gesellschafter der Glessing Management und Beratung GmbH, Illerkirchberg,
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als Mitglied der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Herrn Rolf Glessing in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:
Mitgliedschaften von Herrn Rolf Glessing in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: | | | * | FCF Fox Corporate Finance GmbH | | * | Wohninvest Holding GmbH |
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| | c. | Der Aufsichtsrat schlägt vor, | |
Herrn Ulrich Graebner,
Bad Homburg vor der Höhe,
Partner der Cara Investment GmbH, Frankfurt am Main,
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als Mitglied der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Herrn Ulrich Graebner in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:
Mitgliedschaften von Herrn Ulrich Graebner in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: | | d. | Der Aufsichtsrat schlägt vor, | |
Frau Christel Kaufmann-Hocker,
Düsseldorf,
Unternehmensberaterin,
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als Mitglied der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Frau Christel Kaufmann-Hocker in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:
Mitgliedschaften von Frau Christel Kaufmann-Hocker in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: | | e. | Der Aufsichtsrat schlägt vor, | |
Herrn Dr. Andreas Mattner,
Hamburg,
Geschäftsführer der ECE Offices & Industries GmbH, Hamburg,
Geschäftsführer der Verwaltung ECE Office Traffic Industries GmbH, Hamburg,
Geschäftsführer der ECE Logistics GmbH, Hamburg,
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als Mitglied der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Herrn Dr. Andreas Mattner in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten: | | | * | EUREF AG (stellvertretender Vorsitzender) |
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Mitgliedschaften von Herrn Dr. Andreas Mattner in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: | | f. | Der Aufsichtsrat schlägt vor, | |
Frau Maria Teresa Dreo,
Wien,
Vorstandsdirektorin der ARWAG Holding - Aktiengesellschaft, Wien,
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als Mitglied der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Frau Maria Teresa Dreo in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:
Mitgliedschaften von Frau Maria Teresa Dreo in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: |
Gemäß Ziffer 5.4.3 des Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner der letzten Entsprechenserklärung der Gesellschaft nach
§ 161 AktG zugrundeliegenden Fassung wird darauf hingewiesen, dass Herr Dr. Andreas Mattner im Falle seiner Wahl als Vorsitzender
des Aufsichtsrats kandidieren wird.
Nach Ziffer 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner der letzten Entsprechenserklärung der Gesellschaft nach
§ 161 AktG zugrundeliegenden Fassung soll der Aufsichtsrat bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung die persönlichen
und die geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich
an der Gesellschaft beteiligten Aktionär offen legen. Die Empfehlung zur Offenlegung beschränkt sich auf solche Umstände,
die nach der Einschätzung des Aufsichtsrats ein objektiv urteilender Aktionär für seine Wahlentscheidung als maßgebend ansehen
würde. Wesentlich beteiligt im Sinne dieser Empfehlung sind Aktionäre, die direkt oder indirekt mehr als 10 % der stimmberechtigten
Aktien der Gesellschaft halten. Nach Einschätzung des Aufsichtsrats stehen die vorgeschlagenen Kandidaten in keiner persönlichen
oder geschäftlichen Beziehung zur Gesellschaft, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten
Aktionär, deren Offenlegung empfohlen wird.
Die Lebensläufe der vom Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten stehen im Internet unter https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Claus-Matthias_Boege_2020.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Rolf_Glessing_2020.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Ulrich_Graebner_2020.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Christel_Kaufmann-Hocker.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Dr._Andreas_Mattner_2020.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Maria_Teresa_Dreo_2020.pdf
zur Verfügung und geben über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der Kandidaten Auskunft. | | 7) |
Umwandlung der Aktien der Gesellschaft in Namensaktien Die Aktien der Gesellschaft lauten derzeit auf den Inhaber. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Auffassung, dass Namensaktien
im Vergleich zu Inhaberaktien eine effektivere Kommunikation der Gesellschaft mit ihren Aktionären ermöglichen. Vor diesem
Hintergrund sollen die derzeit auf den Inhaber lautenden Aktien der Gesellschaft in Namensaktien umgewandelt werden. Die Umwandlung
der Inhaberaktien in Namensaktien erfordert auch eine Anpassung der bestehenden genehmigten Kapitalia und des bestehenden
bedingten Kapitals.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den folgenden Beschluss zu fassen: | a. |
Umwandlung in Namensaktien Die bisher auf den Inhaber lautenden Aktien der Gesellschaft werden in Namensaktien umgewandelt. Der Vorstand wird ermächtigt,
alles Erforderliche und Notwendige für die Umwandlung der Inhaberaktien in Namensaktien zu veranlassen.
| | b. |
Änderung von § 3 Abs. 3 der Satzung § 3 Abs. 3 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
"Die Aktien sind Stückaktien und lauten auf den Namen." | | c. |
Änderung von § 3 Abs. 5 Satz 1 der Satzung (Genehmigtes Kapital I) und des zugrundeliegenden Ermächtigungsbeschlusses § 3 Abs. 5 Satz 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
"Der Vorstand ist ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 9. Mai 2022 einmalig
oder mehrmalig um bis zu insgesamt EUR 7.971.764,00 (in Worten: Euro sieben Millionen neunhunderteinundsiebzigtausend siebenhundertvierundsechzig)
durch Ausgabe neuer, auf den Namen lautender Stückaktien gegen Bar- oder Sacheinlagen zu erhöhen (Genehmigtes Kapital I)."
Der dem Genehmigten Kapital I zugrundeliegende Ermächtigungsbeschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 10. Mai 2017
(Tagesordnungspunkt 7) wird, soweit er bislang nicht ausgenutzt worden ist, angepasst mit der Maßgabe, dass er bis zur Eintragung
der Neufassung des § 3 Abs. 5 Satz 1 der Satzung unverändert fortgilt. Die Worte "auf den Inhaber lautender Stückaktien" werden
durch die Worte "auf den Namen lautender Stückaktien" ersetzt.
| | d. |
Änderung von § 3 Abs. 6 Satz 1 der Satzung (Genehmigtes Kapital II) und des zugrundeliegenden Ermächtigungsbeschlusses § 3 Abs. 6 Satz 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
"Der Vorstand ist ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 9. Mai 2022 einmalig
oder mehrmalig um bis zu insgesamt EUR 31.887.058,00 (in Worten: Euro einunddreißig Millionen achthundertsiebenundachtzigtausend
achtundfünfzig) durch Ausgabe neuer, auf den Namen lautender Stückaktien gegen Bareinlagen zu erhöhen (Genehmigtes Kapital
II)."
Der dem Genehmigten Kapital II zugrundeliegende Ermächtigungsbeschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 10. Mai 2017
(Tagesordnungspunkt 8) wird, soweit er bislang nicht ausgenutzt worden ist, angepasst mit der Maßgabe, dass er bis zur Eintragung
der Neufassung des § 3 Abs. 6 Satz 1 der Satzung unverändert fortgilt. Die Worte "auf den Inhaber lautender Stückaktien" werden
durch die Worte "auf den Namen lautender Stückaktien" ersetzt.
| | e. |
Änderung von § 3 Abs. 7 Satz 1 und 2 der Satzung (Bedingtes Kapital) und des zugrundeliegenden Ermächtigungsbeschlusses § 3 Abs. 7 Satz 1 und 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
"Das Grundkapital ist um bis zu EUR 31.887.058 (in Worten: Euro einunddreißig Millionen achthundertsiebenundachtzigtausendachtundfünfzig)
eingeteilt in bis zu 31.887.058 auf den Namen lautende Stückaktien bedingt erhöht (Bedingtes Kapital 2018).
Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur insoweit durchgeführt, wie die Inhaber bzw. Gläubiger von Options- bzw. Wandelschuldverschreibungen
(Schuldverschreibungen), die aufgrund der Ermächtigung des Vorstands durch Hauptversammlungsbeschluss am 26. April 2018 bis
zum 25. April 2023 von der Gesellschaft begeben werden, von ihren Options- bzw. Wandlungsrechten Gebrauch machen bzw. zur
Optionsausübung bzw. Wandlung verpflichtete Inhaber bzw. Gläubiger von Schuldverschreibungen ihre Verpflichtung zur Optionsausübung
bzw. Wandlung erfüllen bzw. die Gesellschaft von einem ihr eingeräumten Recht, ganz oder teilweise anstelle der Zahlung eines
fälligen Geldbetrages neue auf den Namen lautende Stückaktien der Gesellschaft zu gewähren, Gebrauch macht und soweit nicht
ein Barausgleich gewährt oder eigene Aktien zur Bedienung eingesetzt werden."
Der dem Bedingten Kapital zugrundeliegende Ermächtigungsbeschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 26. April 2018
(Tagesordnungspunkt 7b) wird, soweit er bislang nicht ausgenutzt worden ist, angepasst mit der Maßgabe, dass er bis zur Eintragung
der Neufassung des § 3 Abs. 7 Satz 1 und 2 der Satzung unverändert fortgilt. Die Worte "auf den Inhaber lautende Stückaktien"
beziehungsweise "auf den Inhaber lautender Stückaktien" werden durch die Worte "auf den Namen lautende Stückaktien" beziehungsweise
"auf den Namen lautender Stückaktien" ersetzt.
| | f. |
Änderung von § 15 der Satzung § 15 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
"Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts werden die Aktionäre zugelassen, die am Tag der Hauptversammlung
im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und die sich mindestens sechs Kalendertage vor der Hauptversammlung in
Textform oder auf elektronischem Weg unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse angemeldet haben. In der Einberufung
kann eine kürzere, in Kalendertagen zu bemessende Frist vorgesehen werden. Bei der Berechnung der Anmeldefrist sind weder
der Tag des Zugangs der Anmeldung noch der Tag der Hauptversammlung mitzurechnen. Die Einzelheiten der Anmeldung werden zusammen
mit der Einberufung im Bundesanzeiger bekannt gemacht."
§ 15 Abs. 3 und 4 der Satzung werden gestrichen. Aus § 15 Abs. 5 der Satzung wird § 15 Abs. 3. | | g. |
Anmeldung der vorstehenden Satzungsänderungen Der Vorstand wird angewiesen, die vorstehenden Satzungsänderungen erst dann zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden,
wenn die Aktiendividende durchgeführt wurde oder der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrat entschieden hat, die Aktiendividende
nicht durchzuführen. Sollte bis zum Zeitpunkt der Anmeldung die Höhe des genehmigten Kapitals nach § 3 Abs. 5 Satz 1 oder
§ 3 Abs. 6 Satz 1 der Satzung oder die Höhe des bedingten Kapitals nach § 3 Abs. 7 Satz 1 und 2 der Satzung aufgrund Ausübung
der entsprechenden genehmigten oder bedingten Kapitalia im Handelsregister geändert worden sein, wird der Vorstand angewiesen,
die vorstehenden Satzungsänderungen mit der insoweit veränderten Höhe der Kapitalia zum Handelsregister anzumelden.
|
Eine änderungsmarkierte Gegenüberstellung der geltenden Fassung der Satzung der Gesellschaft und der beabsichtigten Änderung
der Satzung durch diesen Tagesordnungspunkt 7 sowie durch den nachfolgenden Tagesordnungspunkt 8 ist von der Einberufung der
Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Satzungsaenderungen_2020.pdf
zugänglich. | | 8) |
Beschlussfassung über Satzungsänderungen Die Satzung soll allgemein modernisiert und - namentlich im Rahmen der Tätigkeit des Aufsichtsrats - an moderne Kommunikationsmittel
angepasst werden. Darüber hinaus soll die Satzung in ihrer Fassung bereinigt werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den folgenden Beschluss zu fassen: | a. |
Streichung von § 2 Abs. 4 Satz 4 der Satzung § 2 Abs. 4 Satz 4 der Satzung wird gestrichen. | | b. |
Änderung von § 5 Abs. 2 der Satzung § 5 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
"Informationen an die Inhaber zugelassener Wertpapiere der Gesellschaft können auch im Wege der Datenfernübertragung übermittelt
werden."
| | c. |
Änderung von § 6 Abs. 2 Satz 2 der Satzung § 6 Abs. 2 Satz 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
"Die Berechnung richtet sich nach §§ 34 und 35 WpHG." | | d. |
Änderung von § 6 Abs. 3 Satz 2 der Satzung § 6 Abs. 3 Satz 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
"Maßgeblich für die Feststellung einer Verletzung der Streubesitzquote ist die Stimmrechtsmitteilung gemäß § 33 WpHG." | | e. |
Änderung von § 9 Abs. 3 der Satzung § 9 der Satzung wird ein neuer Abs. 3 Satz 1 hinzugefügt: | | "Die Mitglieder des Aufsichtsrats können ihr Amt jederzeit durch schriftliche Erklärung dem Aufsichtsratsvorsitzenden oder
dem Vorstand gegenüber unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen niederlegen."
|
Der bisherige § 9 Abs. 3 der Satzung wird § 9 Abs. 3 Satz 2. | | f. |
Änderung von § 10 der Satzung § 10 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: | | Der Aufsichtsrat wählt den Vorsitzenden und einen Stellvertreter." |
| | g. |
Änderung von § 11 der Satzung § 11 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: | | | "§ 11 |
EINBERUFUNG, GESCHÄFTSFÜHRUNG, BESCHLUSSFÄHIGKEIT, ABSTIMMUNGEN |
| 1) | Der Aufsichtsrat setzt seine Geschäftsordnung selbst fest. Für die Einberufungen zu seinen Sitzungen, seine Beschlussfähigkeit
und Abstimmungen gelten die nachfolgenden Bestimmungen; in der Geschäftsordnung können hierzu ergänzende Bestimmungen getroffen
werden.
| | 2) | Aufsichtsratssitzungen sollen in der Regel vierteljährlich stattfinden. Der Aufsichtsrat ist ferner zu einer Sitzung zu berufen,
so oft eine geschäftliche Veranlassung dazu vorliegt.
| | 3) | Die Einberufung der Sitzungen des Aufsichtsrats sowie die Bestimmung der Form der Sitzungen (als Präsenzsitzung, Telefon-
oder Videokonferenz) und - im Falle einer Präsenzsitzung - die Bestimmung des Tagungsortes erfolgen durch den Vorsitzenden
und im Falle seiner Verhinderung durch seinen Stellvertreter. Die Einberufung kann schriftlich, fernmündlich, durch Telefax
oder mittels sonstiger gebräuchlicher Kommunikationsmittel (z. B. E-Mail) erfolgen. Die Einladungen sollen unter Einhaltung
einer Frist von zwei Wochen erfolgen und, soweit tunlich, die einzelnen Punkte der Tagesordnung angeben. In dringenden Fällen
kann die Einberufungsfrist abgekürzt werden. Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn nach Einladung sämtlicher Mitglieder
die Hälfte seiner Mitglieder an der Beschlussfassung teilnimmt. Soweit in der Satzung nichts anderes bestimmt ist, werden
Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Bei Stimmengleichheit muss der Antrag in der nächsten Sitzung
des Aufsichtsrats erneut behandelt werden. Abwesende Aufsichtsratsmitglieder können dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrats
und seiner Ausschüsse teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben durch andere Aufsichtsratsmitglieder überreichen lassen.
Als schriftliche Stimmabgabe gilt auch eine durch Telefax oder mittels sonstiger gebräuchlicher Kommunikationsmittel (z. B.
E-Mail) übermittelte Stimmabgabe.
| | 4) | Eine Beschlussfassung des Aufsichtsrats kann auf Veranlassung des Vorsitzenden auch durch mündliche, fernmündliche, schriftliche,
durch Telefax oder mittels sonstiger gebräuchlicher Kommunikationsmittel (z. B. E-Mail) übermittelte Stimmabgaben erfolgen.
Solche Beschlüsse werden vom Vorsitzenden schriftlich festgestellt und allen Mitgliedern zugeleitet.
| | 5) | Eine Beschlussfassung über Gegenstände, deren Verhandlung nicht mindestens eine Woche vor der Sitzung angekündigt ist, kann
nur mit einer Stimmenmehrheit von zwei Dritteln sämtlicher Aufsichtsratsmitglieder erfolgen. Außerdem sind in diesen Fällen
Abstimmungen nur zulässig, wenn kein Aufsichtsratsmitglied der Abstimmung widerspricht. Abwesenden Mitgliedern ist in einem
solchen Fall innerhalb einer vom Vorsitzenden bestimmten angemessenen Frist Gelegenheit zu geben, der Beschlussfassung zu
widersprechen. Der Beschluss wird erst wirksam, wenn kein abwesendes Mitglied innerhalb der Frist widersprochen hat.
| | 6) | Der Aufsichtsrat kann aus seiner Mitte einen oder mehrere Ausschüsse bestellen, namentlich um seine Verhandlungen und Beschlüsse
vorzubereiten oder die Ausführungen seiner Beschlüsse zu überwachen.
| | 7) | Über die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats sind Niederschriften aufzuzeichnen und aufzubewahren. Der Vorsitzende
hat die Niederschriften zu unterzeichnen.
| | 8) | Willenserklärungen des Aufsichtsrats sind im Namen des Aufsichtsrats von dem Vorsitzenden und im Falle seiner Verhinderung
von seinem Stellvertreter abzugeben."
|
|
| | h. |
Änderung von § 13 Abs. 1 der Satzung § 13 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: | | "Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare jährliche Vergütung von EUR
22.500,00 (in Worten: Euro zweiundzwanzigtausend fünfhundert). Daneben erhält jedes Aufsichtsratsmitglied für jede Sitzungsteilnahme
als Präsenzsitzung, Telefon- oder Videokonferenz oder entsprechende Zuschaltung ein Sitzungsgeld von EUR 500,00 (in Worten:
Euro fünfhundert)."
|
| | i. |
Änderung von § 14 der Satzung § 14 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: | | | "§ 14 | ORT DER ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG | | |
Die Hauptversammlung findet statt am Sitz der Gesellschaft oder in einer anderen Stadt der Bundesrepublik Deutschland, deren
Einwohnerzahl 100.000 übersteigt."
|
|
| | j. |
Änderung von § 16 der Satzung § 16 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: | | | "§ 16 |
LEITER DER HAUPTVERSAMMLUNG |
| 1) | Den Vorsitz in der Hauptversammlung führt der Vorsitzende des Aufsichtsrats oder eine andere von den Aufsichtsratsmitgliedern
bestimmte Person, die nicht zwingend ein anderes Mitglied des Aufsichtsrats sein muss.
| | 2) | Der Versammlungsleiter leitet die Verhandlungen und bestimmt die Reihenfolge der Verhandlungsgegenstände und der Abstimmungen,
die auch von der Ankündigung in der Tagesordnung abweichen kann. Der Vorsitzende bestimmt weiterhin die Form, das Verfahren,
die weiteren Einzelheiten der Abstimmung und kann auch festlegen, dass mehrere Abstimmungen in einem Sammelgang zusammengefasst
werden.
| | 3) | Der Versammlungsleiter kann das Frage- und Rederecht der Aktionäre angemessen beschränken. Er kann insbesondere zu Beginn
oder während der Hauptversammlung einen zeitlich angemessenen Rahmen für den Verlauf der Versammlung, für die Aussprache zu
den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie die Rede- und Fragezeit generell oder für den einzelnen Redner festsetzen.
|
|
| | k. |
Änderung von § 17 Abs. 2 der Satzung § 17 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst: | | "Beschlüsse der Hauptversammlung werden, soweit nicht die Satzung oder zwingende Vorschriften des Gesetzes Abweichendes bestimmen,
mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen und, soweit außerdem eine Kapitalmehrheit erforderlich ist, mit einfacher Mehrheit
des bei der Beschlussfassung vertretenen Grundkapitals gefasst."
|
| | l. |
Weitere Änderungen zur Bereinigung der Satzung in ihrer Fassung Zur Vereinheitlichung der Satzung werden folgende Änderungen vorgenommen: | | | (1) | In § 2 Abs. 1, Abs. 3, Abs. 4, § 3 Abs. 4, Abs. 5, § 6 Abs. 3, Abs. 5, Abs. 6, Abs. 7, § 12 Abs. 2, § 20 Abs. 3 und § 21 der
Satzung wird das Wort "Absatz" durch "Abs." ersetzt.
| | (2) | In § 3 Abs. 1 der Satzung wird das dem Betrag nachgestellte Wort "Euro" gestrichen und dem Betrag das Wort "EUR" vorangestellt.
Zudem wird in § 13 Abs. 2 der Satzung das den Beträgen nachgestellte Zeichen "?" gestrichen und den Beträgen das Wort "EUR"
vorangestellt.
| | (3) | In § 3 Abs. 1 der Satzung wird die Abkürzung "i. W." durch "in Worten" ersetzt und das Wort "Euro" den ausgeschriebenen Zahlen
vorangestellt.
| | (4) | In § 13 Abs. 2 der Satzung werden den dort genannten Beträgen die ausgeschriebenen Zahlen in folgender Form nachgestellt:
"(in Worten: Euro fünftausend)" und "(in Worten: Euro zweitausend fünfhundert)".
| | (5) | In § 12 Abs. 2 und § 13 Abs. 2 der Satzung werden die den dort genannten Absätzen angefügten Klammern gestrichen. |
|
| | m. |
Anmeldung der vorstehenden Satzungsänderungen Der Vorstand wird angewiesen, die vorstehenden Satzungsänderungen erst dann zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden,
wenn die Aktiendividende durchgeführt wurde oder der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden hat, die Aktiendividende
nicht durchzuführen.
|
Eine änderungsmarkierte Gegenüberstellung der geltenden Fassung der Satzung der Gesellschaft und der beabsichtigten Änderung
der Satzung durch diesen Tagesordnungspunkt 8 sowie durch den vorstehenden Tagesordnungspunkt 7 ist von der Einberufung der
Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Satzungsaenderungen_2020.pdf
zugänglich. |
INFORMATIONEN ZUR DURCHFÜHRUNG DER VIRTUELLEN HAUPTVERSAMMLUNG Auf Grundlage des § 1 COVMG hat der Vorstand der HAMBORNER REIT AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die ordentliche
Hauptversammlung der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) abzuhalten. Diese Art der Durchführung der Hauptversammlung führt
zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.
Wir bitten die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten daher um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur
virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu den weiteren Aktionärsrechten.
Teilnahme an der Hauptversammlung Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich
unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen bis zum Ablauf des 1. Oktober
2020 (24.00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter folgender Adresse schriftlich, per Mail oder per Telefax anmelden:
HAMBORNER REIT AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Str. 4a
70565 Stuttgart
Telefax: +49 (0)711/234318-33
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 17. September 2020 (0:00 Uhr MESZ) beziehen und der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse
bis spätestens zum Ablauf des 1. Oktober 2020 (24:00 Uhr MESZ) zugehen. Ein durch den Letztintermediär in Textform (§ 126b
BGB) erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes reicht aus. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein.
Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes wird den Aktionären von der Anmeldestelle eine Anmeldebestätigung für die
virtuelle Hauptversammlung übersandt. Zusammen mit der Anmeldebestätigung werden auch die Zugangsdaten für das Aktionärs-Portal
sowie Formulare für die Bevollmächtigung Dritter und die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters
übermittelt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigung sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für
die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises Sorge zu tragen.
Für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts gilt nur derjenige als Aktionär,
der insoweit den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung bemisst sich allein nach dem Anteilsbesitz zum
Nachweisstichtag. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag sind für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme-
und Stimmrechts bedeutungslos. Zum Nachweisstichtag entsteht aber nicht eine Art Veräußerungssperre für den Anteilsbesitz.
Auch bei (vollständiger oder teilweiser) Veräußerung nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung allein der Anteilsbesitz
zum Nachweisstichtag maßgeblich. Umgekehrt bleiben Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag entsprechend außer Betracht.
Wer etwa zum Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist nicht teilnahmeberechtigt.
Keine Bedeutung hat der Nachweisstichtag allerdings für die Dividendenberechtigung.
Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet Die Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte für die gesamte Dauer der Versammlung
am 8. Oktober 2020 ab 10:00 Uhr in Bild und Ton im Internet über das zugangsgeschützte Aktionärs-Portal unter
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übertragen. Die Zugangsdaten für das Aktionärs-Portal werden zusammen mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung
übersandt (siehe vorhergehender Abschnitt "Teilnahme an der Hauptversammlung").
Verfahren der Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl Aktionäre können ihre Stimmen im Wege einer sog. Briefwahl über elektronische Kommunikation (über das zugangsgeschützte Aktionärs-Portal)
abgeben und ändern. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre - persönlich
oder durch Bevollmächtigte - berechtigt, die sich wie vorstehend unter dem Abschnitt "Teilnahme an der Hauptversammlung" beschrieben,
ordnungsgemäß angemeldet haben. Nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung steht die Möglichkeit zur Stimmabgabe per elektronischer
Briefwahl über das zugangsgeschützte Aktionärs-Portal unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html
zur Verfügung. Die für das Aktionärs-Portal erforderlichen Zugangsdaten werden mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung
übersandt (siehe Abschnitt "Teilnahme an der Hauptversammlung"). Die Möglichkeit zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl
über das Aktionärs-Portal besteht bis unmittelbar vor Beginn der Stimmenauszählung in der virtuellen Hauptversammlung am 8.
Oktober 2020, mindestens aber bis 11:30 Uhr am Tag der Hauptversammlung. Bis zu diesem Zeitpunkt können Briefwahlstimmen über
das Aktionärs-Portal auch noch geändert werden.
Nähere Einzelheiten zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl werden nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung
zusammen mit der Anmeldebestätigung übersandt. Entsprechende Informationen sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html
einsehbar. Stimmrechtsvertretung Aktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch Bevollmächtigte, z. B. durch die depotführende
Bank, ein anderes Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Die Erteilung
der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Bei der
Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder sonstigen Intermediären im Sinne von § 135 AktG sind in
der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils Bevollmächtigten zu erfragen sind.
Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch einen von der Gesellschaft benannten Mitarbeiter als Bevollmächtigten in der
Hauptversammlung vertreten zu lassen. In diesem Fall hat der Aktionär Weisungen zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung
zu erteilen. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären zusammen mit der Anmeldebestätigung zur
virtuellen Hauptversammlung übersandt werden.
Ein Formular zur Vollmachtserteilung an Dritte oder von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter wird den Aktionären
zusammen mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung übermittelt und steht auch im Internet unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Vollmachtserteilung_an_Dritte_2020.pdf,
bzw. https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Vollmachtserteilung_an_Stimmrechtsvertreter_2020.pdf
zum Download bereit. Vollmachten an Dritte oder von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft
bis spätestens zum 7. Oktober 2020 unter der folgenden Adresse zugehen:
HAMBORNER REIT AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Str. 4a
70565 Stuttgart
Telefax: +49 (0)711/234318-33
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
Vollmachten und Weisungen können der Gesellschaft auch elektronisch über die vorgenannte E-Mail-Adresse übermittelt werden.
Nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung (wie vorstehend unter dem Abschnitt "Teilnahme an der Hauptversammlung" beschrieben)
steht zusätzlich zu den vorstehend beschriebenen Wegen auch die Möglichkeit zur Verfügung, die Erteilung einer Vollmacht,
ihren Widerruf und den Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft über das zugangsgeschützte Aktionärs-Portal
unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html
zu übermitteln. Die für das Aktionärs-Portal erforderlichen Zugangsdaten werden mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen
Hauptversammlung übersandt (siehe Abschnitt "Teilnahme an der Hauptversammlung"). Die Möglichkeit zur Übermittlung über das
Aktionärs-Portal besteht noch bis unmittelbar vor Beginn der Stimmenauszählung in der virtuellen Hauptversammlung am 8. Oktober
2020, mindestens aber bis 11:30 Uhr am Tag der Hauptversammlung. Auch Vollmachten, die bereits (wie oben beschrieben) per
Post, Telefax oder E-Mail gegenüber der Gesellschaft erteilt oder nachgewiesen worden sind, können bis zu diesem Zeitpunkt
noch über das Aktionärs-Portal widerrufen werden.
Bevollmächtigte können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht aus den von
ihnen vertretenen Aktien lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl (wie oben unter dem Abschnitt "Verfahren der Stimmabgabe
durch elektronische Briefwahl" beschrieben) oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht, insbesondere an den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter, ausüben. Damit ein Bevollmächtigter die virtuelle Hauptversammlung über das Aktionärs-Portal
verfolgen und eine elektronische Briefwahl oder eine Erteilung von (Unter-)Vollmacht auch auf elektronischem Weg über das
Aktionärs-Portal vornehmen kann, benötigt dieser Bevollmächtigte die Zugangsdaten des Aktionärs für das Aktionärs-Portal.
Bei Erteilung der Vollmacht gleichzeitig mit der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung werden die Zugangsdaten direkt
an den Bevollmächtigten übersandt. Ansonsten ist die Weitergabe der Zugangsdaten an den Bevollmächtigten durch den Aktionär
erforderlich.
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von
500.000 ? erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen
ist schriftlich an den Vorstand der HAMBORNER REIT AG unter folgender Adresse zu richten:
Vorstand der HAMBORNER REIT AG
Goethestraße 45
47166 Duisburg
Telefax: +49 (0) 203/54405-49
und muss der Gesellschaft bis spätestens zum 7. September 2020 (24:00 Uhr MESZ) zugehen. Jedem neuen Punkt der Tagesordnung
muss eine Begründung oder Beschlussvorlage beiliegen.
Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien
sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. § 121 Abs. 7 AktG ist entsprechend
anzuwenden. Bei der Berechnung der Mindestbesitzdauer ist § 70 AktG zu beachten. Der Antrag ist von allen Aktionären, die
zusammen das erforderliche Quorum erreichen, oder ihren ordnungsgemäß bestellten Vertretern zu unterzeichnen.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung und Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
oder Abschlussprüfern zu übersenden. Solche Anträge und Wahlvorschläge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der
Begründung und einer etwaigen Stellungnahme von Vorstand und/oder Aufsichtsrat unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Ergaenzungs-_und_Gegenantraege_2020.pdf
unverzüglich zugänglich gemacht, falls der Gesellschaft spätestens bis zum 23. September 2020 (24:00 Uhr MESZ) ein Gegenantrag
gegen einen Beschlussvorschlag zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt mit Begründung oder ein Wahlvorschlag, der nicht begründet
zu werden braucht, unter folgender Adresse zugeht:
HAMBORNER REIT AG, Vorstandssekretariat
Goethestraße 45
47166 Duisburg
Telefax: +49 (0) 203/54405-49
Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten
Voraussetzungen absehen. Die vorstehenden Regelungen für Gegenanträge gelten sinngemäß ebenso für den Gegenvorschlag eines
Aktionärs zur Wahl des Abschlussprüfers oder von Aufsichtsratsmitgliedern. Der Vorstand braucht einen Wahlvorschlag auch dann
nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person
und, im Falle des Vorschlags von Aufsichtsratsmitgliedern, keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu
bildenden Aufsichtsräten enthält. Anders als Gegenanträge im Sinne von § 126 AktG brauchen Wahlvorschläge nicht begründet
zu werden. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags
nachzuweisen.
Die Gesellschaft wird zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis spätestens 23. September 2020, 24:00 Uhr MESZ, ordnungsgemäß
zugehen, so behandeln, als seien sie in der Hauptversammlung mündlich gestellt worden. Entsprechendes gilt für Anträge zu
Tagesordnungspunkten, die aufgrund von zulässigen Ergänzungsverlangen auf die Tagesordnung gesetzt worden sind.
Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (ausgenommen der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter) haben eine Fragemöglichkeit
im Wege elektronischer Kommunikation gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVMG. Die Fragemöglichkeit besteht nur für Aktionäre und
deren Bevollmächtigte, die sich wie unter dem Abschnitt "Teilnahme an der Hauptversammlung" beschrieben ordnungsgemäß zur
virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben. Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zwei Tage vor der virtuellen Hauptversammlung,
d.h. bis spätestens 6. Oktober 2020, 24:00 Uhr MESZ (Zugang), ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über
das zugangsgeschützte Aktionärs-Portal unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html
einzureichen.
Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Er kann dabei Fragen zusammenfassen
und auch im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Der Vorstand behält sich vor, Antworten auf Fragen
vorab auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html
zu veröffentlichen und in diesem Fall auf eine erneute Beantwortung während der virtuellen Hauptversammlung zu verzichten. Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVMG Aktionäre und Bevollmächtigte, die das Stimmrecht ausgeübt haben, können im Wege elektronischer Kommunikation über das zugangsgeschützte
Aktionärs-Portal unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html
gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVMG Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung erklären.
Das Recht, Widerspruch zu erklären, besteht am 8. Oktober 2020 vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrer Schließung
durch den Versammlungsleiter.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG und § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr.
3 und 4, Satz 2 COVMG befinden sich ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.htmlGesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beläuft sich das Grundkapital der Gesellschaft auf 79.717.645 Stückaktien;
jede Stückaktie gewährt eine Stimme, sodass zum Zeitpunkt der Einberufung auf Grundlage der Satzung 79.717.645 Stimmrechte
bestehen. Die Gesellschaft hält keine eigenen Aktien.
Veröffentlichungen auf der Internetseite und auszulegende Unterlagen Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären, weitergehende Erläuterungen
zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG und § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und 4, Satz 2 COVMG sowie
weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_HV-Einladung_und_Tagesordnung_2020.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Geschaeftsbericht_2019.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Jahresabschluss_HGB_2019.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Ergaenzungs-_und_Gegenantraege_2020.pdf https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Erlaeuterungen_zu_den_Rechten_der_Aktionaere_2020.pdf
zur Verfügung. Sie werden dort auch während der virtuellen Hauptversammlung zugänglich sein.
Abschriften der folgenden Unterlagen werden den Aktionären auf Anfrage auch zugesandt: | | die Einladung, | | | der festgestellte Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019, | | | der gebilligte IFRS-Einzelabschluss zum 31. Dezember 2019, | | | der zusammengefasste Lagebericht nach Handelsrecht und IFRS für das Geschäftsjahr 2019 und | | | der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019. |
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der Internetadresse https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung/dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_HV_Abstimmungsergebnisse_2020.pdf
bekannt gegeben. Hinweise zum Datenschutz | 1. |
Allgemeine Informationen | a) |
Einleitung Die HAMBORNER REIT AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen
möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den
anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO), im Zusammenhang
mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung informieren.
| | b) |
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO HAMBORNER REIT AG, Goethestraße 45, 47166 Duisburg | | c) |
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten HAMBORNER REIT AG, Datenschutzbeauftragter, Goethestraße 45, 47166 Duisburg
E-Mail: Datenschutz@hamborner.de
|
| | 2. |
Informationen bezüglich der Verarbeitung | a) |
Datenkategorien Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten: | | | * | Vor- und Nachname, | | * | Anschrift, | | * | Aktienanzahl, | | * | Besitzart der Aktien und | | * | Nummer der Eintrittskarte. |
|
Darüber hinaus können wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere
dessen Name sowie dessen Wohnort) verarbeiten. Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten
wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär
oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch
Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären in der Hauptversammlung.
| | b) |
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Wir verwenden personenbezogene Daten, um Aktionären die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung
zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung
der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend
erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs.
1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen
wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit.
c) DSGVO.
Sämtliche Aktien der HAMBORNER REIT AG sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die HAMBORNER REIT AG kein Aktienregister
im Sinne von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien einzutragen sind.
| | c) |
Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere
bei Druck und Versand der Einladung zur Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung zur Hauptversammlung und der Durchführung).
Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten
von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und
verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der HAMBORNER REIT AG. Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von
externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten
vertraulich zu behandeln.
Teilnehmer der Hauptversammlung können zudem die im gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG in der Hauptversammlung zugänglich zu machenden
Teilnehmerverzeichnis zu allen Teilnehmern der Hauptversammlung erfassten Daten einsehen.
| | d) |
Datenquellen Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über unsere
Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken).
| | e) |
Speicherdauer Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich
anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften
zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich
ist. Informationen zu Frage- und Redebeiträgen von Aktionären in der kommenden Hauptversammlung werden grundsätzlich nach
Ablauf der Anfechtungsfrist anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben genannten Gründen erforderlich
ist.
|
| | 3. |
Rechte von Betroffenen Als Betroffene können sich Aktionäre jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben unter 1.c) genannten Kontaktdaten
an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO
auszuüben. Dazu zählen insbesondere:
| | | * | das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art.
15 DSGVO),
| | * | das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung,
Art. 16 DSGVO),
| | * | das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden,
die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
| | * | das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO). |
|
Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. |
Duisburg, im August 2020 HAMBORNER REIT AG Der Vorstand |
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