GSW Immobilien : Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Vonovia SE, für Vertreter der Aktionäre und für Gäste der Hauptversammlung

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der GSW Immobilien AG,

für Vertreter der Aktionäre und für Gäste der Hauptversammlung

1. Allgemeine Informationen a) Einleitung

GSW Immobilien AG misst dem Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre großen Wert bei. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen als unserem Aktionär bzw. eines gesetzlichen oder bevollmächtigten Vertreters allgemein und im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen verarbeiten und welche Rechte Ihnen gemäß der Verordnung EU 2016/679 (Datenschutz- Grundverordnung - DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zustehen. Sofern Sie ein sonstiger Teilnehmer (Gast) der Hauptversammlung sind, finden Sie in dieser Datenschutzerklärung ebenfalls Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2023 als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz (AktG) durch. Aktionäre, ihre Bevollmächtigten und Gäste können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können an der Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung über das InvestorPortal teilnehmen und diese verfolgen. Das InvestorPortal ist abrufbar unter https://www.gsw.ag/hv. Um darüber hinaus ausgewählten, angemeldeten Gästen eine Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen, werden wir mithilfe unseres Dienstleisters, der Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München, einen Webcast der virtuellen Hauptversammlung bereitstellen, der über einen passwortgeschützten Link zugänglich ist.

b) Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten

GSW Immobilien AG

Mecklenburgische Straße 57

14197 Berlin,

E-Mail:[e-mail].

c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Dr. Stefan Drewes

c/o Vonovia SE

Postfach 44784

Bochum

Email: [e-mail]

2. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung folgende personenbezogenen Daten von unseren Aktionären und deren Bevollmächtigten sowie ggf. Gästen:

• Vor- und Nachname, Titel
• Geburtsdatum (nur von Aktionären),
• Staatsangehörigkeit (nur von Aktionären)
• Kontaktdaten (z.B. Adresse, E-Mail-Adresse),
• Aktienbezogene Daten (z.B. Aktiengattung, Besitzart der Aktie, Aktienanzahl), sowie
• Sonstige Daten, die im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung anfallen (z.B. Vollmachtserteilungen, Auskunftsersuchen, Anträge, Wahlvorschläge, Stellungnahmen, Videobotschaften, Redebeiträge im Wege der Videokommunikation, Widerspruch, Fragen zu Protokoll).

Wenn Sie unser InvestorPortal nutzen, über das auch die virtuelle Hauptversammlung durchgeführt wird, verarbeiten wir zusätzlich folgende Daten:

• Zugangsdaten für das InvestorPortal,
• Abgerufene bzw. angefragte Daten;
• Datum und Uhrzeit des Abrufs;
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
• Typ des verwendeten Webbrowsers;
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite);
• IP-Adresse;
• Aktionärsnummer, ggf. Anmeldebestätigungsnummer und SessionID;
• Meetingkey/MeetingID;
• Login und Passwort Reset.

Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie unser InvestorPortal besuchen.

Sofern Sie mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient den im folgenden dargestellten Zwecken.

1. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten und um unsere in diesem Zusammenhang bestehenden gesetzlichen Pflichten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen, insbesondere um

• die Anmeldung und Teilnahme bzw. Zuschaltung der Aktionäre bzw. ihrer Bevollmächtigten sowie ggf. den Gästen zu der Hauptversammlung abzuwickeln (z.B. Identitätsprüfung, Prüfung der Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und zur Zuschaltung über das

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InvestorPortal, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses und Bereithalten zur Einsichtnahme, Bereitstellung von Stimmrechtskarten zum Download,

• den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (insbesondere Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen und Ausübung von Stimm-,Antrags-,Stellungnahme-, Rede- und Auskunftsrechten sowie des Rechts zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung in der jeweils in der Einladung zur Hauptversammlung beschriebenen Weise) zu ermöglichen.

Ebenso verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bereitstellung von Unternehmensinformationen ("Bestellservice" auf unserer Webseite) und zur Kontaktpflege zu unseren Aktionären (Investor Relations).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen die Teilnahme an der Hauptversammlung bzw. die Ausübung bestimmter Rechts unter Umständen nicht ermöglichen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG. In Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Gästen erfolgt dies aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, interessierten Aktionären und der Öffentlichkeit gemäß der ausdrücklichen Erlaubnis im Aktiengesetz und unserer Satzung eine Verfolgung der Hauptversammlung über das Internet zu ermöglichen.

Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die virtuelle Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu veranstalten und uns dazu extern beraten zu lassen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

1. Erfüllung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Pflichten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen wie bspw. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-,wertpapier-, steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Regelungen.

1. Sonstige Zwecke

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten außerdem, um Statistiken über unsere Aktionäre sowie über die Aktionärsentwicklung anzufertigen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Statistiken zu erstellen, damit wir erkennen können, wie sich die Aktionärsstruktur unseres Unternehmens zusammensetzt.

Die Hauptversammlung kann in gesamter Länge live in Bild und Ton öffentlich zugänglich im Internet übertragen werden. Gegebenenfalls wird eine Aufzeichnung der virtuellen Versammlung bis zum Ende

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der Rede des Vorstands erstellt, die nach Ende der Hauptversammlung auf Abruf öffentlich im Internet zugänglich sein wird. Darüber hinaus werden weder Bild- noch Tonaufzeichnungen erstellt. Sofern Sie als Aktionär, Bevollmächtigter oder Gast bei den Aufnahmetätigkeiten während der Hauptversammlung gefilmt werden (z.B. im Rahmen der Ausübung ihres Stellungnahme- oder Rederechts), werden von dieser Live-Übertragung bzw. der Aufzeichnung Ihr Erscheinen und Ihr Wortbeitrag erfasst. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, interessierten Aktionären und der Öffentlichkeit gemäß der ausdrücklichen Erlaubnis im Aktiengesetz und unserer Satzung eine Verfolgung der Hauptversammlung über das Internet zu ermöglichen.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden wir Sie im Vorfeld informieren, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für andere als die hier angegebenen Zwecke verarbeiten werden.

4. Cookies und Ähnliches

Wir verwenden im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung technisch unbedingt erforderliche Cookies, Geräteinformationen in Webserver-Log-Files sowie Web-Storage- und Local- Storage-Elemente (gemeinsam Cookie-Funktionen).

Unser InvestorPortal verwendet beispielsweise HTML5-Web Storage Techniken, mit denen Internetseiten dynamisch gestaltet und diverse Funktionalitäten hinzugefügt werden. Um alle Funktionen unseres InvestorPortals nutzen zu können, ist JavaScript in Ihrem Browser zu aktivieren. Durch die von uns genutzten HTML5-Web Storage Techniken werden kleine Textdateien auf Ihrem Endgerät abgelegt und dort gespeichert. Wir verwenden diese Techniken, um die Authentifizierungs- Informationen sowie einige Kontext-Informationen mittels der sog. Session-Storage Funktion zu speichern, womit der Benutzer wiedererkannt wird, wenn Sie während einer aktiven Session auf unsere Website zurückkehren.

Für unsere Mediengalerie verwenden wir zudem technisch erforderliche Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Desktop-, Notebook- oder Mobilgerät abgelegt werden. Daraus können wir z.B. erkennen, ob es zwischen Ihrem Gerät und unserer Mediengalerie schon eine Verbindung gegeben hat. Unsere verwendeten Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

Wenn Sie sich gegen den Einsatz von Cookie-Funktionen entscheiden, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unserer Mediengalerie oder des InvestorPortals bzw. einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

Die von uns eingesetzten notwendigen Session Cookies werden nur zum Zweck der Bereitstellung der Mediengalerie verwendet. Sie sind für die Funktionen der Mediengalerie erforderlich und werden beim Schließen Ihres Browsers gelöscht. Soweit wir bei der Bereitstellung des InvestorPortals Cookies verwenden wollen, die für den Betrieb des InvestorPortals nicht unbedingt erforderlich sind, wie z.B. Funktions- oder Leistungs-Cookies, tun wir dies nur, sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben.

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Cookie-Funktionen und den Zugriff auf die darin gespeicherten Daten sowie die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG), da dies zur Bereitstellung

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des von Ihnen angefragten InvestorPortals bzw. der Mediengalerie erforderlich ist. Die weitere Verarbeitung der mittels der Cookie-Funktionen erhobenen Informationen ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich, unseren Aktionären und deren Bevollmächtigten die Nutzung der des InvestorPortals und der Mediengalerie zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

5. Empfänger und Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen beauftragen wir Dienstleister, die hierbei personenbezogene Daten von Betroffenen erhalten (z.B. Druckereien für den Versand der Hauptversammlungsunterlagen, Sicherheitsdienste für Einlasskontrollen, HV-Dienstleiser für die Führung des Aktienregisters). Dies ist insbesondere Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München (Computershare). Computershare und die weiteren Dienstleister erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der GSW Immobilien AG. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung können Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen gegenüber anderen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigen und ggf. Mitgliedern der Öffentlichkeit, welche die Internetseite der Gesellschaft besuchen oder die öffentlich zugängliche Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung verfolgen, offengelegt werden (z.B. durch Gewährung der Einsichtnahme in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis, durch Veröffentlichung der von Ihnen gestellten veröffentlichungspflichtigen Anträge oder sonstigen Verlangen auf der Internetseite der Gesellschaft, im Rahmen der Zugänglichmachung von Stellungnahmen unter Namensnennung im InvestorPortal oder im Rahmen von sonstigen Beiträgen, die Sie im Vorfeld oder während der virtuellen Hauptversammlung über die in der Einladung zur Hauptversammlung beschriebenen Kommunikationswege leisten).

Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes, oder an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Ihre Daten werden grundsätzlich in Ländern verarbeitet, die der Europäischen Union angehören. Soweit Personen aus Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums Anteile an unserem Unternehmen halten, werden wir auch diesen Aktionären Informationen zukommen lassen (z.B. Einladungen zu Hauptversammlungen). Sollten in diesen Mitteilungen auch personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Anträge zu Hauptversammlungen unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittstaaten übermittelt. In Drittstaaten finden die Regelungen der DSGVO keine unmittelbare Anwendung. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der Kommission vorliegt, kann in diesen Staaten ein geringeres

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