GEA : Richtlinie zu gesellschaftlichem Engagement

Richtlinie

zu gesellschaftlichem Engagement

Doc ID:	PPC-1291
Version:	01
Last Review	10June2022
Date:	10June2022
Last Amendment:	10June2022
Accountable Manager:	Chief Sustainability Officer
Owner:	Chief Sustainability Officer
Scope:	Alle GEA Gesellschaften und Mitarbeiter
Distribution:	GEA Intranet and E-Mails

Content

1.	Präambel	3
2.	Geltungsbereich	4
3.	Zwecke und Arten des gesellschaftlichen Engagements	4
4.	Voraussetzungen	4
	4.1.	Allgemeine Voraussetzungen	4
	4.2.	Voraussetzungen für Spenden	5
	4.3. Voraussetzungen für wissensbasierte Freiwilligenarbeit	5
5.	Datenerhebung zur jährlichen Berichterstattung	5
6.	Weitere Informationen und Kontakt	6

Richtlinie zu gesellschaftlichem Engagement

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1. Präambel

Als multinationales Unternehmen und wichtiger lokaler Arbeitgeber kann und will GEA einen Beitrag zu einer besseren Welt leisten. Deshalb motiviert GEA ihre verbundenen Unternehmen und deren Beschäftigten zu gesellschaftlichem Engagement und fördert deren aktiven Einsatz mit dem Ziel durch unser Wissen und unsere Kernkompetenzen einen nachhaltigen Mehrwert für gesellschaftsrelevante Themen zu generieren.

Um dem Unternehmenszweck "Engineering for a better world" Ausdruck zu verleihen, hat GEA sich die folgenden Ziele gesetzt:

• Bis 2026 mit ehrenamtlicher Arbeit branchen- und funktionsspezifisches Wissen an insgesamt 100.000 Menschen zu vermitteln.
• Jährlich wird GEA ein Prozent des Konzernergebnisses spenden.

Richtlinie zu gesellschaftlichem Engagement

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2. Geltungsbereich

Die vorliegende Richtlinie gilt weltweit für alle Beschäftigten der GEA Group sowie deren Unternehmen. Hierzu gehören die GEA Group Aktiengesellschaft und alle mit dieser nach dem deutschen Gesellschaftsrecht verbundenen Unternehmen (im weiteren Verlauf als "GEA" bezeichnet).

3. Zwecke und Arten des gesellschaftlichen Engagements

Wir fördern gesellschaftliches Engagement in den folgenden Themenfeldern:

• Akute Katastrophenhilfe und außergewöhnliche Ereignisse

• 1. Beispiel: Geldleistung für Naturkatastrophen, humanitäre Krisen
• Förderung der Bildung, insbesondere in Mathematik, Informatik, Natur- und Ingenieurwissenschaft und Technik (MINT)
• 1. Beispiel: Wissensvermittlung an Schulen und Universitäten, Unterstützung jeder Art von Chancengleichheit
• Bekämpfung von Kinderarmut
• 1. Beispiel: Geldleistung für Freizeiteinrichtung, welche ein warmes Mittagessen, Hausaufgabenhilfe oder die Einzelförderung von Kindern anbietet
• Förderung des Zugangs zu sauberem Wasser oder erneuerbarer Energie oder medizinischer Versorgung
• 1. Beispiel: Sachleistung von Dekantern zur Aufbereitung von Wasser, Geldleistung an Forschungsinstitut für erneuerbare Energien oder NGO mit Fokus auf Versorgung mit Pharmazeutika, Unterstützung eines Wasserprojekts mit Servicedienstleistungen zur Wartung der Wasseraufbereitungsanlage

Das gesellschaftliche Engagement kann wie folgt gefördert werden:

• Spenden durch GEA o Geldleistung o Sachleistung o Dienstleistung
• Wissensbasierte Freiwilligenarbeit durch Beschäftigte

1. Bezahlte Freistellung in Form eines Arbeitstages pro Jahr je Beschäftigtem

4. Voraussetzungen

Jede Form gesellschaftlichen Engagements unterliegt den lokalen Gesetzen, Meldepflichten und Besteuerungen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, gelten neben den allgemeinen Voraussetzungen (siehe Kapitel 4.1) auch die jeweils artenspezifischen Anforderungen (siehe Kapitel 4.2 - 4.3)

4.1. Allgemeine Voraussetzungen

• Alle anwendbaren Rechtsvorschriften sind zu beachten.
• Geldleistungen im Rahmen von gesellschaftlichem Engagement dürfen nur bargeldlos geleistet werden. Barzahlungen sind verboten.
• Die internen Richtlinien, insbesondere die Vorschriften des Compliance-Handbuchs und die internen Zustimmungs- und Genehmigungsvorbehalte (insbesondere die interne Handlungsanweisung im Umgang mit gesellschaftlichem Engagement), sind zu beachten.
• Gesellschaftliches Engagement ist untersagt für folgende Interessengruppen:

Richtlinie zu gesellschaftlichem Engagement

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• 1. Politiker, politische Parteien und mit diesen verbundene Organisationen o Gewinnorientierte Organisationen
     o Organisationen, die Menschen aufgrund von beispielsweise Rasse, Glaube, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Religion, Herkunft diskriminieren
• Das gesellschaftliche Engagement muss stets direkt an den Empfänger erfolgen und darf nicht über Dritte geleistet werden.

4.2. Voraussetzungen für Spenden

Der Begriff Spende bezeichnet Zuwendungen zur Unterstützung sozialer, kultureller, wissenschaftlicher oder anderer besonders förderungswürdiger gemeinnütziger Zwecke, die ohne vertragliche Verpflichtung und ohne Erwartung einer Gegenleistung erfolgen. Spenden können unter den folgenden Voraussetzungen geleistet werden:

• Geld- und Sachleistungen sind schriftlich vom Empfänger der Geld- oder Sachleistung zu quittieren, das heißt, der erhaltene Geldbetrag oder Sachwert, der Name des Empfängers sowie der Spendenzweck müssen enthalten und deutlich beschrieben sein.
• Dienstleistungen erfordern formelle Beauftragungen - z. B. durch einen schriftlichen Vertrag -, sowie messbare Erfolgskriterien.
• Spenden müssen im Einklang mit dem GEA Unternehmenszweck 'Engineering for a better world' stehen.
• Spenden müssen korrekt und sorgfältig dokumentiert sowie ordnungsgemäß durch die Finanzbuchhaltung gebucht werden.

4.3. Voraussetzungen für wissensbasierte Freiwilligenarbeit

• Freistellung für Freiwilligenarbeit ist vorab mit dem Vorgesetzten abzustimmen und formell zu beantragen.
• Nach erfolgter Freiwilligenarbeit ist die Art der Freiwilligenarbeit, der Empfänger und die Anzahl der erreichten Personen zu dokumentieren.

Weitere Informationen zu dem Prozess sind im GEA Intranet zugänglich.

5. Datenerhebung zur jährlichen Berichterstattung

Folgende Daten werden für Zwecke der Berichterstattung erfasst:

• Gespendete Summe sowie der Gegenwert der gespendeten Sach- und Dienstleistung in den vier Themenfeldern
• Anzahl der Beschäftigten die sich in Form von wissensbasierter Freiwilligkeitsarbeit engagiert haben
• Anzahl der Freistellungsstunden von Beschäftigten
• Anzahl der Personen die durch wissensbasierte Freiwilligkeitsarbeit erreicht wurden

GEA führt in regelmäßigen Abständen Umfragen hinsichtlich der Wirkung der geleisteten Freiwilligenarbeit bei den Beschäftigten selbst und den durch die Freiwilligenarbeit erreichten Personen durch.

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