Informationen für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Fraport AG im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwecke der virtuellen Hauptversammlung

Die Fraport AG Frankfurt Airport Services Worldwide (Fraport) misst dem Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre großen Wert bei. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten unserer Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten wir im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung verarbeiten und welche Rechte Ihnen gemäß der Verordnung EU 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zustehen.

Auf der Grundlage des am 28. März 2020 in Kraft getretenen Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Be-kämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, das durch Artikel 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebe-dingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (Bundesgesetzblatt I Nr. 67 2020, S. 3332) geändert und dessen Geltung durch Artikel 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sonderver-mögens "Aufbauhilfe 2021" und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021 (Bundesgesetzblatt I Nr. 63 2021, S. 4153) bis zum 31. August 2022 verlängert wurde (COVID-19-Gesetz), führen wir die ordentliche Hauptversammlung am 24. Mai 2022 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durch (vir-tuelle Hauptversammlung). Die gesamte Versammlung wird nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 COVID-19-Gesetz in Verbindung mit § 16 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft unterwww.fraport.com/hauptversammlung öffentlich, d.h. allgemein zugänglich, in Ton und Bild übertragen. Unter der genannten Internetadresse ist auch das Online-Portal der Gesellschaft (HV-Portal) erreichbar. Über dieses können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ggf. deren Bevollmächtigte unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das HV-Portal nutzen zu kön-nen, müssen Sie sich mit dem Zugangscode, den Sie mit Ihrer Stimmrechtskarte erhalten, einloggen. Das HV-Portal wird durch unseren Dienstleister Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10 in 80637 München ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben.

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten und Datenschutz-beauftragter

Für die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten verantwortlich ist die

Fraport AG Frankfurt Airport Services Worldwide

60547 Frankfurt am Main

Tel.: +49 69 690-0

Mail:info@fraport.de

Für weitergehende Datenschutzfragen mit Bezug auf Fraport sowie für die Geltendmachung von Betroffenenrechten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung, den Sie per E-Mail unter:datenschutz@fraport.de oder postalisch unter oben genannter Adresse er-reichen.

2. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung folgende Daten von unseren Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten:

  • Vor- und Nachname;

  • Private oder dienstliche Kontaktdaten;

  • Informationen zu Rechtsgeschäften;

  • Informationen zum Aktienbesitz, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Aktienanzahl;

  • Informationen zur Art und Weise der Beteiligung des Aktionärs an der Hauptversamm-lung;

  • Kommunikationsdaten und -inhalte;

  • Berufliche Daten;

  • Zugangsdaten für das HV-Portal;

  • Sonstige Daten, die im Rahmen der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und bei Nutzung des HV-Portals angegeben werden (z.B. E-Mail-Adresse oder Telefon-nummer).

Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätz-lich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.

Wenn Sie unser HV-Portal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf das HV-Portal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files proto-kolliert:

  • Abgerufene bzw. angefragte Daten (einschließlich der abgerufenen URL);

  • Datum und Uhrzeit des Abrufs;

  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;

  • Typ des verwendeten Webbrowsers;

  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), wenn Ihr Browser diese sendet;

  • IP-Adresse;

  • Port, über den der Zugriff erfolgt;

  • Innerhalb des HV-Portals durchgeführte Aktionen;

  • Individuelle Zugangsdaten und Session-ID; und

  • Login und Logout mit jeweiligem Zeitstempel.

Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie das HV-Portal besuchen.

Außerdem nutzen wir sog. Web-Storage-Funktionen. Hierfür werden kleine Textdateien im lokalen Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt und dort gespeichert. Im Rah-men der Session-Storage-Technik erheben wir nach Ihrem Login Informationen über den je-weiligen Authentifizierungs-Token (d.h. Ihre "virtuelle" Eintrittskarte) und Ihre Sitzungsdaten

(sog. Session-Daten) einschließlich der Erteilung der Zustimmung zu unseren Nutzungsbe-dingungen. Hierdurch werden Sie als Benutzer wiedererkannt, wenn Sie während einer akti-ven Sitzung auf eine andere Seite des Portals wechseln, auf unsere Webseite zurückkehren oder die Seite neu laden müssen. Außerdem nutzen wir die sog. Local-Storage-Funktion, um den Zeitstempel Ihres Logins zu speichern, was aus Sicherheitsgründen einen automatischen Logout nach Ablauf einer festgelegten Zeitspanne ermöglicht. Mit Schließen des Browsers werden diese Daten automatisch gelöscht. In Ihrem Browsermenü finden Sie Informationen, wie Sie das Zulassen von Web-Storage-Objekten auf technischem Wege unterbinden können und mit welcher Einstellung Sie von Ihrem Browser über die Platzierung eines neuen Web-Storage-Objekts informiert werden. Beachten Sie bitte, dass möglicherweise einige Funktio-nen unserer Internetseite im Falle deaktivierter Web-Storage-Objekte nicht mehr zur Verfü-gung stehen.

Schließlich verarbeiten wir auch Informationen zu Vollmachtserteilungen, Fragen, Anträgen, Wahlvorschlägen, Stellungnahmen, Videobotschaften und sonstigen Verlangen von Aktionä-ren oder ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung eingereicht werden, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten.

3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie weiterer einschlägiger Rechtsvor-schriften.

a) Betrieb des HV-Portals

Die Verarbeitung der oben genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen in Webserver-Log-Files sowie der Einsatz der Web-Storage-Elemente ist für die technische Bereitstellung des HV-Portals sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstel-lung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Insofern ha-ben wir ein berechtigtes Interesse, Ihnen das HV-Portal als Service für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten bereitzustellen, um Ihre Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche Art und Weise ausüben und sich zu der virtuellen Hauptversammlung zuschalten zu können. Rechts-grundlage für diese Verarbeitungen ist in Bezug auf Aktionäre Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs.1 AktG und in Bezug auf deren Bevollmächtigte Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Rechtsgrundlage für den Einsatz der technisch erforderlichen Web-Storage-Ele-mente und den Zugriff auf die darin gespeicherten Daten ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommuni-kation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG).

b) Identitätsprüfung

Wenn Sie sich im HV-Portal anmelden, verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen, um Ihre Berechtigung, sich als Aktionär oder Bevollmächtigter zu der virtuellen Hauptversammlung zuzuschalten oder vorbereitende Maßnahmen zu treffen, überprüfen zu können.

Diese Verarbeitung ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversamm-lung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG. Wenn Sie die erforderlichenpersonenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen über das HV-Portal keine Zu-schaltung zu der virtuellen Hauptversammlung, keine Stimmabgabe im Wege der (elektroni-schen) Briefwahl, keine Erteilung von Vollmachten (insbesondere an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft), keine Übermittlung von Fragen sowie keine Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll ermöglichen.

c) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die virtuelle Hauptversammlung vorzu-bereiten, durchzuführen und nachzubereiten, insbesondere um die Anmeldung zur Hauptver-sammlung und Zuschaltung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zu der virtuellen Haupt-versammlung (z.B. Prüfung der Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und zur Zuschaltung über das HV-Portal, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses, Versand von Stimmrechtskarten) abzuwickeln und den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Aus-übung ihrer Rechte im Rahmen bzw. im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen sowie Durchführung der Briefwahl) zu ermöglichen.

Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere gesetzlichen Pflich-ten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen. Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr Abstimmverhalten, sofern Sie oder Ihr Bevollmächtigter Ihr Stimmrecht vor oder während der virtuellen Hauptversammlung per Briefwahl (schriftlich oder elektronisch über das HV-Portal) oder durch Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ausüben. Dies ge-schieht, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Erfassung von Stimmen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu gewährleisten. Außerdem verarbeiten wir Informationen über Ihren Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung, sofern Sie einen solchen Widerspruch über die entsprechende Funktion des HV-Portals erklären.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG und unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG und, soweit anwendbar, in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 - 4 COVID-19-Gesetz.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbe-zogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise keine Ausübung von Aktio-närsrechten und keine Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung ermöglichen.

Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung übermitteln wir Ihre Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die vir-tuelle Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu ver-anstalten und uns dazu extern beraten zu lassen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

d) Dokumentation der Hauptversammlung (insbesondere von Beschlüssen)

Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um die Hauptversammlung im Nachgang zu dokumentieren. Hierbei erfolgt insbesondere eine Dokumentation der erfasstenBeschlüsse. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Ver-bindung mit § 67e Abs.1 AktG und unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG.

e) Aufstellung des Teilnehmerverzeichnisses und Gewährung der Einsichtnahme

Wenn Sie zur Ausübung Ihres Stimmrechts die von uns für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, nehmen wir Ihren Namen bzw. Ihre Firma, Ihren Woh-nort bzw. Ihren Sitz, die Anzahl Ihrer Aktien, die Art des Besitzverhältnisses und die Erteilung dieser Vollmacht in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung auf. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Aufstellung des Teilnehmerverzeichnisses nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG und zur Gewährung der Einsichtnahme durch die Aktionäre. Das Teilnehmerverzeichnis wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre während der Hauptversammlung im HV-Portal einsehbar sein. Jedem Aktionär ist nach § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG auf Verlangen bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewäh-ren. Damit kommt die Fraport AG ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur Aufstellung des Teil-nehmerverzeichnisses und zur Gewährung der Einsichtnahme nach und verfolgt zudem das berechtigte Interesse an einer transparenten Durchführung der virtuellen Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Zugänglichmachung des Teilnehmerverzeichnisses im HV-Portal ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Rechtsgrundlage für die Aufstellung und das Bereithalten des Teilnehmerverzeichnisses zur Einsichtnahme nach der Hauptversammlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

f) Erfüllung gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten (insbesondere Stimm-rechtsmitteilungen) und weiterer gesetzlicher Pflichten, insbesondere Aufbewah-rungspflichten

Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Melde-und Publikationspflichten (insbesondere Stimmrechtsmitteilungen) verarbeitet. Außerdem er-folgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer ge-setzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachts-erklärung bei der Bevollmächtigung des von uns für die virtuelle Hauptversammlung benann-ten Stimmrechtsvertreters drei Jahre nachprüfbar festzuhalten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Regelungen.

g) Bereitstellung von Unternehmensinformationen ("Bestellservice" auf unserer Web-seite) und Kontaktpflege zu Aktionären (Investor Relations)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ggf. ferner zur Bereitstellung von Unternehmensinformationen ("Bestellservice" auf unserer Webseite) und zur Kontaktpflege zu unseren Aktionären (Investor Relations). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG.

h) Erstellung von Analysen und Berichten über die Aktionärsstruktur

Fraport verwendet Ihre personenbezogenen Daten, um Analysen und Berichte über die Akti-onärsstruktur zu erstellen. Hiermit wird das berechtigte Interesse verfolgt, die Kapitalstruktur

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Fraport AG published this content on 08 April 2022 and is solely responsible for the information contained therein. Distributed by Public, unedited and unaltered, on 08 April 2022 12:29:00 UTC.