Energiekontor AG
Bremen
ISIN: DE0005313506
Einladung zur Hauptversammlung
Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zur
ordentlichen Hauptversammlung
ein, die am
20. Mai 2021 um 10.30 Uhr (MESZ)
als
virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz weder der Aktionäre
noch ihrer Bevollmächtigten stattfindet.
Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt
ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Ort der Hauptversammlung im Sinn des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Mary-Somerville-Straße 5, 28359 Bremen.
TAGESORDNUNG
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Energiekontor AG zum 31. Dezember 2020, des gebilligten Konzernabschlusses
zum 31. Dezember 2020, des zusammengefassten Lageberichts für die Energiekontor AG und den Konzern für das Geschäftsjahr 2020,
des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß
§§ 289a, 315a HGB für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss der Energiekontor AG und den Konzernabschluss für das
Geschäftsjahr 2020 gemäß § 172 AktG gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. Eine Beschlussfassung zu diesem
Tagesordnungspunkt 1 wird nicht erfolgen. § 175 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) sieht lediglich vor, dass der Vorstand die
Hauptversammlung zur Entgegennahme u.a. des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts und bei einem Mutterunternehmen
auch zur Entgegennahme des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts einzuberufen hat. Gemäß
§§ 175 Abs. 2, 176 Abs. 1 Satz 1 AktG hat der Vorstand der Hauptversammlung u.a. den Jahresabschluss, den Lagebericht, den
Bericht des Aufsichtsrats und - bei börsennotierten Gesellschaften - einen erläuternden Bericht zu den Angaben nach §§ 289a,
315a HGB sowie bei einem Mutterunternehmen auch den Konzernabschluss, den Konzernlagebericht und den Bericht des Aufsichtsrats
hierüber zugänglich zu machen.
Sämtliche vorstehenden Unterlagen werden in der Hauptversammlung näher erläutert. Sie liegen vom Tag der Einberufung an in
den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Mary-Somerville-Straße 5, 28359 Bremen, zur Einsicht der Aktionäre aus, sind über die
Internetseite der Gesellschaft unter
| https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung |
zugänglich und werden der Hauptversammlung ebenfalls zugänglich gemacht. Eine Abschrift wird jedem Aktionär auf Verlangen
unverzüglich und kostenlos erteilt und
| | 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, aus dem Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2020 in Höhe von EUR 21.716.456,00 | (a) | einen Betrag von EUR 11.462.528,00 zur Zahlung einer Dividende von EUR 0,80 je dividendenberechtigter Stückaktie zu verwenden, | | (b) | einen Betrag von EUR 10.253.928,00 in die Gewinnrücklagen einzustellen und | | (c) | den aus der Dividendenausschüttung gemäß lit. a) auf eigene Aktien rechnerisch entfallenden Betrag auf neue Rechnung vorzutragen. |
Die Ausschüttung entspricht einer Dividende von EUR 0,80 je Stückaktie.
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hautversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag,
das heißt am 26. Mai 2021, fällig.
| | 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. | | 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.
Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der Einzelentlastung
abstimmen zu lassen.
| | 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie des Zwischenabschlussprüfers für
das Geschäftsjahr 2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die | | PKF Deutschland GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Niederlassung Stuttgart, Löffelstraße 44, 70597 Stuttgart, |
zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 sowie zum Prüfer für die etwaige prüferische
Durchsicht des im Halbjahresfinanzbericht zum 30. Juni 2021 enthaltenen verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts
zu wählen.
| | 6. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für den Vorstand Gemäß § 120a Abs. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des vom Aufsichtsrat
vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens
jedoch alle vier Jahre. Die Bestimmung wurde durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie ("ARUG II")
neu in das Aktiengesetz eingefügt. Die erstmalige Beschlussfassung hat bis zum Ablauf der ersten ordentlichen Hauptversammlung,
die nach dem 31. Dezember 2020 stattfindet, zu erfolgen.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, das im Anhang zu diesem Tagesordnungspunkt näher dargelegte Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder
der Energiekontor AG zu billigen.
| | 7. |
Beschlussfassung über die Bestätigung der Vergütungsregelung in § 15 der Satzung und über das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder Gemäß § 113 Abs. 3 AktG ist bei börsennotierten Gesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder
Beschluss zu fassen, wobei ein die Vergütung bestätigender Beschluss zulässig ist. Die Bestimmung wurde durch das Gesetz zur
Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie ("ARUG II") neu in das Aktiengesetz eingefügt. Die erstmalige Beschlussfassung
hat bis zum Ablauf der ersten ordentlichen Hauptversammlung, die nach dem 31. Dezember 2020 stattfindet, zu erfolgen.
Die derzeitige Vergütung des Aufsichtsrats wird durch § 15 der Satzung der Energiekontor AG in Verbindung mit einem derzeit
jährlich gefassten Beschluss der Hauptversammlung über die konkrete Höhe der Vergütung festgelegt; Neben- oder Zusatzvereinbarungen
bestehen nicht.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Vergütungsregelung für die Aufsichtsratsmitglieder, wie in § 15 der Satzung der
Gesellschaft festgelegt und im Anhang zu diesem Tagesordnungspunkt näher beschrieben, einschließlich des im Anhang zu diesem
Tagesordnungspunkt dargestellten und der Vergütung zugrundeliegenden Vergütungssystems zu bestätigen.
| | 8. |
Beschlussfassung über die Zahlung einer Vergütung an die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Vergütung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 zu bewilligen:
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für das Geschäftsjahr 2020 insgesamt eine Vergütung von EUR 180.000,00 gegebenenfalls
zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Vergütung teilt sich nach näherer Maßgabe der Regelung in § 15 der Satzung auf.
|
Anhang zu Tagesordnungspunkt 6
Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder der Energiekontor AG gemäß § 87a AktG
Der Aufsichtsrat der Energiekontor AG hat am 5. April 2021 das nachfolgende System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder der
Energiekontor AG beschlossen. Das Vergütungssystem setzt die geänderten regulatorischen Anforderungen zur Vorstandsvergütung
nach dem Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinge (ARUG II) um.
Das Vergütungssystem gilt für alle ab dem 20. Mai 2021 neu abzuschließende oder zu verlängernde Dienstverträge mit Vorstandsmitgliedern. | I. |
Beitrag des Vergütungssystems zur Förderung der Strategie und langfristigen Entwicklung der Energiekontor AG Die Energiekontor AG ('Gesellschaft" oder 'Energiekontor") realisiert Wind- und Solarparks im In- und Ausland von der Planung
über den Bau bis hin zur Betriebsführung. Darüber hinaus betreibt sie Wind- und Solarparks im eigenen Bestand. Die Wachstumsstrategie
der Energiekontor AG orientiert sich eng am Leitbild des Unternehmens als Pionier der Energiewende und beinhaltet zum einen
die Verstärkung des regionalen Ansatzes, bei dem mit eigenen Teams vor Ort Projekte in bestimmten Regionen mit entsprechend
regional maßgeschneiderten Vorgehensweisen entwickelt und umgesetzt werden, was zu einem beschleunigten Prozess und einer
hohen Akzeptanz führt. Ein weiteres wesentliches Element der Energiekontor-Strategie ist der Ausbau der Internationalisierung
durch sukzessive Erweiterung des bestehenden Länderportfolios, um zusätzliche Wachstumspotenziale zu erschließen und das organische
Unternehmenswachstum zu stärken. Zudem sollen Innovations- und Effizienzmaßnahmen weiter verstärkt werden, um insbesondere
die Wirtschaftlichkeit sowohl geplanter Projekte als auch der sich im eigenen Bestand befindenden Windparks zu erhöhen. Grundlage
und Fundament der Wachstumsstrategie ist die finanzielle Stabilität von Energiekontor, die ganz wesentlich auf den stabilen
Cash-Überschüssen aus der Stromerzeugung in konzerneigenen Windparks und aus der kaufmännischen und technischen Betriebsführungstätigkeit
basiert.
Das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder der Energiekontor AG ist auf eine nachhaltige und langfristige Unternehmensentwicklung
sowie eine Steigerung des Unternehmenswerts zugunsten aller Aktionäre ausgerichtet. Durch strategische und operative Leistungskriterien
setzt das System Anreize für eine an der Strategie ausgerichtete wertschaffende und langfristige Entwicklung der Gesellschaft.
Die strategischen und operativen Leistungskriterien werden im Einklang mit der Unternehmensstrategie ausgestaltet und sollen
in der variablen Vergütung der Vorstandsmitglieder verankert werden. Das Vergütungssystem leistet insofern einen Beitrag zur
Förderung der Geschäftsstrategie und zur nachhaltigen und langfristigen Entwicklung der Gesellschaft. Die Vergütung der Vorstandsmitglieder
kann, wenn die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen, durch die Ausgabe von Aktienoptionen aus einem Aktienoptionsprogramm
ergänzt und damit die Vergütung an die Kursentwicklung der Aktie der Gesellschaft gekoppelt werden, wodurch ein Gleichlauf
von Management- und Aktionärsinteressen erwartet wird.
Das Vergütungssystem zielt darauf ab, die Vorstandsmitglieder entsprechend ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich angemessen
und leistungsgerecht zu entlohnen, wobei durch die variablen leistungsabhängigen Vergütungsbestandteile insbesondere auch
der persönlichen Leistung eines jeden Vorstandsmitglieds Rechnung getragen werden soll.
| | II. |
Verfahren für die Festlegung, Umsetzung und Überprüfung des Vergütungssystems
Zuständigkeit für das Vergütungssystem und die Vorstandsvergütung Der Aufsichtsrat legt das System und die Höhe der Vorstandsvergütung einschließlich der Maximalvergütung fest. Falls erforderlich,
werden externe Vergütungsberater hinzugezogen, bei denen auf Unabhängigkeit geachtet wird.
Der Aufsichtsrat gestaltet das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder unter Berücksichtigung der geltenden Gesetze und
Regelungen, insbesondere der Vorgaben des Aktiengesetzes (AktG) in seiner jeweils gültigen Fassung. Er achtet dabei auf Klarheit
und Verständlichkeit. Das vom Aufsichtsrat so beschlossene Vorstandsvergütungssystem wird der Hauptversammlung zur Beschlussfassung
über dessen Billigung vorgelegt. Auf Basis des Vergütungssystems legt der Aufsichtsrat die konkrete Ziel-Gesamtvergütung fest.
Sollte bei den Entscheidungen über das Vergütungssystem für den Vorstand in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds ein Interessenkonflikt
auftreten, wird der Aufsichtsrat diesen ebenso behandeln, wie andere Interessenkonflikte innerhalb des Aufsichtsrats, so dass
das betreffende Aufsichtsratsmitglied an der Beschlussfassung oder, im Falle eines schwerwiegenden Interessenkonflikts, auch
an der Beratung nicht teilnehmen wird. Dabei wird durch eine frühzeitige Offenlegung von Interessenkonflikten sichergestellt,
dass die Entscheidungen des Aufsichtsrats nicht durch sachfremde Erwägungen beeinflusst werden.
Überprüfung des Vergütungssystems Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig das Vergütungssystem des Vorstands und die Angemessenheit der Vergütung. Zur Beurteilung
der Angemessenheit wird auch ein Vergleich sowohl in horizontaler wie auch in vertikaler Hinsicht gezogen.
Horizontalvergleich Der Aufsichtsrat vergleicht die Vergütung des Vorstands der Energiekontor AG regelmäßig mit anderen Unternehmen. Die Zusammensetzung
der Vergleichsgruppe wird nach Branche und Unternehmensgröße festgelegt.
Vertikalvergleich Zum anderen berücksichtigt der Aufsichtsrat bei der Überprüfung und Beurteilung der Angemessenheit der Vorstandsvergütung
die Höhe der Vorstandsvergütung in Relation zum Vergütungsniveau innerhalb der Energiekontor AG.
Maßgeblich für diesen Vertikalvergleich ist die Festvergütung eines Vorstandsmitglieds und die durchschnittliche Festvergütung
eines Mitarbeiters auf Basis der ersten Führungsebene der Energiekontor AG (nach dem Vorstand) sowie auf Basis der Gesamtbelegschaft
der Energiekontor-Gruppe.
Vorübergehende Abweichungen vom Vergütungssystem Der Aufsichtsrat kann in besonderen begründeten Ausnahmefällen vorübergehend von einzelnen Bestandteilen des hier beschriebenen
Vergütungssystems abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft notwendig ist. Dabei ist
die Vorstandsvergütung weiterhin auf eine nachhaltige und langfristige Entwicklung der Gesellschaft auszurichten und die finanzielle
Leistungsfähigkeit der Gesellschaft nicht zu überfordern. Unter einen solchen begründeten Ausnahmefall könnten außergewöhnliche
und weitreichende Änderungen der Wirtschaftssituation fallen, sofern diese oder ihre konkreten Auswirkungen für den Aufsichtsrat
im Zeitpunkt der Festlegung der Leistungskriterien und Ziele nicht vorhersehbar waren. Eine allgemein ungünstige Marktentwicklung
gilt allerdings ausdrücklich nicht als begründeter Ausnahmefall.
| | III. |
Bestandteile der Vorstandsvergütung Die Vergütung der Vorstandsmitglieder setzt sich aus festen und variablen Bestandteilen zusammen. Zu den festen Bestandteilen
gehören das feste Jahresgehalt und Nebenleistungen. Variable Bestandteile sind leistungsabhängige Erfolgsbeteiligungen. Daneben
können bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen im Einzelfall Aktienoptionen gewährt werden.
|
| 1. |
Feste Vergütung Die feste Vergütung besteht aus dem festen Jahresgehalt und den Nebenleistungen. Sie ist erfolgsunabhängig und sichert für
die Vorstandsmitglieder ein angemessenes Basiseinkommen, wodurch das Eingehen unangemessener Risiken für das Unternehmen vermieden
wird. Die einzelnen erfolgsunabhängigen Komponenten der Vorstandsvergütung setzen sich wie folgt zusammen:
|
| 1.1 |
Festes Jahresgehalt Das feste Jahresgehalt wird in zwölf gleichen Teilbeträgen jeweils am Ende eines Kalendermonats ausgezahlt. | | 1.2 |
Nebenleistungen Den Mitgliedern des Vorstands werden ferner vertragliche Nebenleistungen gewährt, die hinsichtlich Höhe und Umfang individuell
unterschiedlich unter Berücksichtigung der jeweiligen Vertragssituation ausgestaltet werden können. Diese Nebenleistungen
können insbesondere die Bereitstellung eines Dienstwagens zur dienstlichen und privaten Nutzung, die Bereitstellung von Versicherungsschutz
in verschiedenen Bereichen, insbesondere Unfallversicherung, Rechtsschutz- und Strafrechtsschutzversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung
und Vermögenschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung), Zuschüsse zu einer Kranken- und Pflegeversicherung sowie die
Übernahme von Beiträgen für Lebensversicherungen und Rentenzusatzversicherungen bzw. Zuschüsse zur Einzahlung in das persönliche
Vorsorgekonzept umfassen. Bei Neubestellungen können weitere Nebenleistungen einzelvertraglich vereinbart werden.
|
| 2. |
Variable Vergütung Den Vorstandsmitgliedern kann zusätzlich zu der festen Vergütung eine variable Vergütung gewährt werden. Die variable Vergütung
besteht aus einer jährlichen erfolgsabhängigen Vergütung ('Erfolgsbeteiligung"), die in bar ausgezahlt wird. Daneben kann
eine variable Vergütung in Form von Aktienoptionen gewährt werden, sofern die rechtlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
|
| 2.1 |
Erfolgsbeteiligung Die jährliche Erfolgsbeteiligung hängt von Leistungskriterien und bestimmten mit den Leistungskriterien verbundenen Bemessungsgrößen
(Parametern) bzw. dem Erreichen bestimmter für die Leistungskriterien festgesetzten Ziele ab. Bemessungszeitraum ist grundsätzlich
jeweils ein Geschäftsjahr, wobei der überwiegende Teil der Leistungskriterien durch die langfristige Wirkung der Verhaltensanreize
auf eine langfristige Entwicklung der Gesellschaft abzielt.
Die relevanten Leistungskriterien für ein Geschäftsjahr, die Bemessungsgrößen sowie die konkreten Ziele werden grundsätzlich
zu Beginn des maßgeblichen Geschäftsjahres durch eine entsprechende Zielvereinbarung festgelegt, soweit die Festlegung nicht
bereits im Dienstvertrag getroffen wurde. Letzteren Falls erfolgt eine Bestätigung der entsprechenden Kriterien und Zielsetzung
unter Verweis auf die entsprechende Vertragsbestimmung.
Bei den festzulegenden Leistungskriterien handelt es sich überwiegend um individuelle operative und strategische Kriterien
bzw. Ziele, die im direkten Verantwortungsbereich des jeweiligen Vorstandsmitglieds liegen. Es können sowohl finanzielle als
auch nicht finanzielle Leistungskriterien vorgesehen werden. Der Katalog der Leistungskriterien umfasst je nach Ressort: Eigenbestand,
Projektentwicklung, Projektvertrieb, Finanzierungsprodukte, Innovation und Effizienz, technische Optimierung, Projektfinanzierung,
Betriebsführung, Wettbewerb, Dividendenausschüttung und Aktienkursentwicklung.
Der überwiegende Teil der Leistungskriterien ist auf langfristig orientierte Ziele ausgerichtet und wirkt sich aufgrund der
damit verbundenen Verhaltensanreize langfristig auf die Entwicklung der Gesellschaft aus; dies betrifft beispielsweise die
Kriterien Eigenbestand, Projektentwicklung, Innovation und Effizienz, Wettbewerb sowie technische Optimierung. Indem der wesentliche
Anteil der Leistungskriterien aus dem auf erneuerbaren Energien beruhenden Geschäftsmodell der Gesellschaft abgeleitet wird,
ist diesen Leistungskriterien zudem die Ausrichtung auf Nachhaltigkeit immanent. Durch die Aufnahme von individuellen und
unternehmensbezogenen Kriterien können individuelle Anreize für spezifische Ziele mit wesentlicher Bedeutung für die operative
und strategische Unternehmensentwicklung gesetzt und deren Umsetzung durch eine entsprechende Incentivierung der Vorstandsmitglieder
gefördert werden. Die Erfolgsbeteiligung leistet somit einen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und nachhaltigen
und langfristigen Entwicklung der Gesellschaft.
Als Bemessungsgrößen für die Leistungskriterien (Parameter) können beispielsweise herangezogen werden: Rohmarge, Ausschüttungen
der Eigenparks, Betriebsführungserlöse oder über Finanzierungsprodukte eingeworbenes Kapital. Als konkrete Zielsetzungen können
auch die Umsetzung eines Projekts oder das Erreichen von Meilensteinen festgelegt werden.
Bei der Festlegung und Auswahl der einzelnen Ziele und Parameter achtet der Aufsichtsrat darauf, dass diese objektiv, beispielsweise
anhand des Rechnungslegungswesens, interner Auswertungen oder objektiv erreichter Ergebnisse, messbar und als Steuerungsgröße
für die langfristige Entwicklung der Gesellschaft geeignet sind. Zudem sind die Leistungskriterien und Ziele so zu bestimmen,
dass der Anteil der angestrebten Vergütung aus dem Erreichen langfristig orientierter Ziele den Anteil aus kurzfristig orientierten
Zielen übersteigt. Eine nachträgliche Änderung der Ziele oder Parameter ist ausgeschlossen.
Abhängig von den Leistungskriterien und den damit verbundenen Parametern kann sich die rechnerische Höhe der Erfolgsbeteiligung
aus einem im Voraus festgelegten absoluten Betrag bei Zielerreichung, einem Anteil (z.B. Prozentsatz) der jeweiligen Parameter
oder anhand einer Formel unter Zugrundelegung eines oder mehrerer Parameter ergeben. Es können Höchstgrenzen für einzelne
Leistungskriterien oder die leistungsabhängige Erfolgsbeteiligung für ein Vorstandsmitglied insgesamt festgelegt werden.
Nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres und Vorlage des Jahres- und Konzernabschlusses für das abgelaufene Geschäftsjahr
als maßgeblicher Bemessungszeitraum stellt der Aufsichtsrat den Grad der Zielerreichung sowie die Höhe der einzelnen Erfolgsbeteiligungen
unter Berücksichtigung einer eventuellen Höchstgrenze, jedenfalls aber unter Beachtung der Maximalvergütung, fest. Die Erfolgsbeteiligung
wird nach Ablauf des entsprechenden Geschäftsjahres zu dem im Voraus vereinbarten Fälligkeitstermin, in der Regel spätestens
in dem auf die ordentliche Hauptversammlung über das betreffende Geschäftsjahr folgenden Monat, in bar ausgezahlt. Es können
unterjährige Abschlagszahlungen vereinbart werden.
| | 2.2 |
Aktienoptionen Sofern die rechtlichen Voraussetzungen gegeben sind, ist der Aufsichtsrat berechtigt, den Vorstandsmitgliedern nach billigem
Ermessen im Einzelfall Bezugsrechte auf den Bezug von Aktien der Gesellschaft zu gewähren ('Aktienoptionen").
Bei der Gesellschaft besteht derzeit ein Aktienoptionsprogramm 2018, das auf der von der Hauptversammlung am 23. Mai 2018
beschlossenen Ermächtigung beruht. Das Gesamtvolumen der Ermächtigung umfasste ursprünglich Aktienoptionen auf bis zu 500.000
Aktien der Gesellschaft. 100.000 Aktienoptionen wurden bereits ausgegeben, so dass im Rahmen des Aktienoptionsprogramms 2018
bis zum 30. April 2023 noch bis zu 400.000 Aktienoptionen an Vorstandsmitglieder ausgegeben werden können. Rechtliche Grundlage
für die Gewährung der Aktienoptionen bildet ein mit dem Vorstandsmitglied abzuschließender Gewährungsvertrag.
| * | Nach den Bedingungen des Aktienoptionsprogramms 2018 berechtigt jedes Bezugsrecht das Vorstandsmitglied zum Erwerb einer Aktie
der Gesellschaft. Der Ausübungspreis entspricht 120 % des Börsendurchschnittskurses, also des arithmetischen Mittels der Schlussauktionspreise
für eine Energiekontor-Aktie im XETRA-Handel (oder einem an die Stelle des XETRA-Systems getretenen funktional vergleichbaren
Nachfolgesystem) an fünf unmittelbar aufeinanderfolgenden Börsenhandelstagen vor dem Ausgabezeitraum. Aus diesem Ausübungspreis
ergibt sich mittelbar auch die Ausübungshürde.
| | * | Das Aktienoptionsprogramm 2018 sieht eine Wartefrist bis zur erstmaligen Ausübungsmöglichkeit von vier Jahren, beginnend mit
dem Ende des jeweiligen Ausgabezeitraums vor.
| | * | Die Bezugsrechte haben eine Laufzeit von fünf Jahren beginnend mit dem Ende des jeweiligen Ausgabezeitraums. Sie können durch
die Gesellschaft in bestimmten Fällen mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden.
| | * | Die Bezugsrechte können während ihrer Laufzeit und nach Ablauf der jeweiligen Wartezeit in Ausübungszeiträumen ausgeübt werden.
Ausübungszeiträume sind die jeweils zehn Börsenhandelstage an der Frankfurter Wertpapierbörse nach der Veröffentlichung des
Konzernabschlusses, der Veröffentlichung des Halbjahresberichts eines Geschäftsjahres sowie nach der ordentlichen Hauptversammlung.
Falls Ausübungstage in einen Zeitraum fallen, der mit dem Tag beginnt, an dem die Gesellschaft ein Angebot an ihre Aktionäre
zum Bezug von jungen Aktien oder Teilschuldverschreibungen mit Wandel- oder Bezugsrechten im Bundesanzeiger veröffentlicht,
und an dem Tag endet, jeweils einschließlich, an dem die bezugsberechtigten Aktien der Gesellschaft erstmals 'ex Bezugsrecht'
notiert werden, ist eine Ausübung der Bezugsrechte unzulässig. Der jeweilige Ausübungszeitraum verlängert sich um eine entsprechende
Anzahl von Ausübungstagen unmittelbar nach Ende des Sperrzeitraums.
| | * | Voraussetzung für die Ausübung ist zudem, dass das Vorstandsmitglied noch in einem Dienstverhältnis zur Gesellschaft steht.
Bezugsrechte, für die im Zeitpunkt der Beendigung des Dienstverhältnisses die Wartezeit bereits abgelaufen ist, können von
dem Vorstandsmitglied noch im nächsten Ausübungszeitraum ausgeübt werden. Bezugsrechte, für die zum Zeitpunkt der Beendigung
des Dienstverhältnisses die Wartefrist noch nicht abgelaufen ist, erlöschen ersatz- und entschädigungslos. Gleiches gilt,
unabhängig vom Ablauf der Wartefrist, falls das Dienstverhältnis aufgrund einer außerordentlichen Kündigung durch die Gesellschaft
aus wichtigem Grund endet.
| | * | Der Anspruch auf Bezug von Aktien kann entweder aus dem hierfür geschaffenen Bedingten Kapital 2018 oder durch eigene Aktien
erfüllt werden.
| | * | Das Aktienoptionsprogramm 2018 sieht keine Haltefristen für Aktien, die die Teilnehmer durch Ausübung von Bezugsrechten erwerben,
vor.
|
Der Aufsichtsrat ist der Ansicht, dass die langfristig orientierte Vergütung der Vorstandsmitglieder durch Aktienoptionen
einen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Unternehmensentwicklung leistet. Sie führt zu einem
Gleichlauf der Aktionärs- und Managementinteressen. Nur eine erfolgreiche Umsetzung der Strategie wird zu einer nachhaltigen
Steigerung des Börsenkurses führen, die erforderlich ist, damit die Vorstandsmitglieder von ihren Aktienoptionen profitieren
können.
|
| IV. |
Gesamtvergütung und relative Anteile Die Ziel-Gesamtvergütung setzt sich aus dem festen Jahresgehalt, den Nebenleistungen sowie den variablen Erfolgsbeteiligungen
zusammen. Soweit die Erfolgsbeteiligungen von einer Zielerreichung abhängen, wird hierbei der Zielwert bei 100% Zielerreichung
berücksichtigt; ansonsten wird der festgelegte Höchstbetrag zugrunde gelegt. Unabhängig davon kann der Aufsichtsrat nach seinem
pflichtgemäßen Ermessen entscheiden, ob und in welchem Umfang einem Mitglied des Vorstands Aktienoptionen aus einem Aktienoptionsprogramm
angeboten werden. Der Zufluss in Höhe des geldwerten Vorteils bei Ausübung der Aktienoptionen fließt in die festgelegte Maximalvergütung
ein und ist insoweit betragsmäßig beschränkt.
Bei einer 100-prozentigen Zielerreichung für die variable Erfolgsbeteiligung ergeben sich für ein Geschäftsjahr die nachstehenden
relativen Anteile der einzelnen Vergütungsbestandteile. Die Gewährung von Aktienoptionen aus dem Aktienoptionsprogramm bleibt
bei der Festlegung der relativen Anteile unberücksichtigt, da eine solche Gewährung zum einen von dem Vorliegen der rechtlichen
Voraussetzungen und zum anderen von einer Einzelfallentscheidung des Aufsichtsrats und der Annahme durch das jeweilige Vorstandsmitglied
abhängig ist und nicht sicher vorhergesagt werden kann.
Der Anteil der festen Vergütung an der Ziel-Gesamtvergütung liegt bei 30 bis 49 %; 51 bis 70 % der Ziel-Gesamtvergütung entfallen
auf die Erfolgsbeteiligungen.
Die genannten Anteile können für künftige Geschäftsjahre oder für etwaige Neubestellungen um einige Prozentpunkte abweichen.
Abweichungen können sich insbesondere aus den sich ggf. ändernden Aufwendungen für Nebenleistungen ergeben.
Das Vergütungssystem erlaubt es dem Aufsichtsrat, bei der Höhe der jeweiligen Vergütung die Funktion und den Verantwortungsbereich
des einzelnen Vorstandsmitglieds entsprechend zu berücksichtigen. Nach pflichtgemäßem Ermessen des Aufsichtsrats sind daher
funktionsspezifische Differenzierungen zulässig, wonach Kriterien wie Marktüblichkeit, Erfahrung des jeweiligen Vorstandsmitglieds
und verantwortetes Vorstandsressort zu berücksichtigen sind.
| | V. |
Maximalvergütung Die Summe aus fester Vergütung und Erfolgsbeteiligungen, die ein Geschäftsjahr betreffen, unterliegt - unabhängig davon, ob
sie in diesem Geschäftsjahr oder zu einem späteren Zeitpunkt ausbezahlt werden - einer allgemeinen Vergütungsobergrenze und
ist auf einen Maximalbetrag von EUR 2.500.000,00 für den Gesamtvorstand begrenzt. Sofern Aktienoptionen aus einem Aktienoptionsprogramm
ausgegeben werden, erhöht sich die vorgenannte geschäftsjährliche Maximalvergütung für den Gesamtvorstand um EUR 2.000.000,00.
Bei der Bestimmung der geschäftsjährlichen Maximalvergütung wird in diesem Fall der Zufluss in Höhe des geldwerten Vorteils
bei Ausübung von Aktienoptionen - unabhängig davon, in welchem Geschäftsjahr die aus der Ausübung hervorgehenden Aktien tatsächlich
ausgegeben werden - gleichmäßig auf die vorhergehende Wartefrist von vier Jahren verteilt. Der Aufsichtsrat weist darauf hin,
dass es sich bei diesem Betrag um eine absolute Obergrenze handelt, die im Falle der Ausübung von Aktienoptionen allenfalls
bei deutlicher Kurssteigerung der Energiekontor-Aktie erreicht werden kann.
| | VI. |
Laufzeiten und Beendigung der Vorstandsverträge Vorstandsverträge werden für die jeweilige Bestelldauer des Vorstandsmitglieds abgeschlossen. Bei Erstbestellungen wird die
von dem Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlene Höchstbestelldauer von drei Jahren beachtet. Wiederbestellungen erfolgen
für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren. Über die Verlängerung des Vorstandsvertrages soll spätestens sechs Monate vor
Ablauf entschieden werden. Eine ordentliche Kündigung des Vorstandsvertrages ist für beide Parteien grundsätzlich ausgeschlossen;
jede Partei hat jedoch ein Recht zur außerordentlichen Kündigung des Vorstandsvertrages aus wichtigem Grund (§ 626 BGB).
Für den Fall einer vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit kann vorgesehen werden, dass die feste Vergütung (Jahresgehalt und anfallende
Nebenleistungen) für die Dauer von sechs Monaten, längstens bis zum Ende des Vorstandsdienstvertrages weitergezahlt wird.
Für den Fall der Beendigung des Vorstandsdienstvertrages aufgrund dauerhafter Arbeitsunfähigkeit kann die Weiterzahlung der
festen Vergütung für die Dauer von sechs Monaten nach Beendigung des Dienstvertrages, längstens bis zum Ende des Vorstandsdienstvertrages
vereinbart werden. Weiterhin kann vorgesehen werden, dass im Falle des Versterbens des Vorstandsmitglieds seine Erben für
den Sterbemonat und die sechs folgenden Monate, längstens jedoch bis zur Beendigung des Vorstandsdienstvertrages, Anspruch
auf Weiterzahlung des festen Jahresgehalts haben.
Sofern für den Fall der Beendigung eines Vorstandsvertrages ein Anspruch auf die Auszahlung anteiliger, noch offener variabler
Vergütungsbestandteile vorgesehen ist, soll vereinbart werden, dass die Auszahlung der noch offenen variablen Vergütungsbestandteile,
die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendigung entfallen, nach den ursprünglich vereinbarten Zielen und Parametern und nach den
im Vertrag festgelegten Fälligkeitszeitpunkten oder Haltedauern erfolgt.
Sofern bei einer vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit eine Abfindung gezahlt wird, darf diese zwei Jahresvergütungen
nicht übersteigen und nicht mehr als die Restlaufzeit des Vorstandsdienstvertrags vergüten (Abfindungs-Cap).
Die Vorstandsdienstverträge können ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot von bis zu zwei Jahren vorsehen. Für die Dauer
des Wettbewerbsverbots kann eine Karenzentschädigung in Höhe von bis zu 50% der zuletzt bezogenen vertraglichen Leistungen
vereinbart werden. Es kann vorgesehen werden, dass eine eventuelle Abfindungszahlung auf die Karenzentschädigung angerechnet
wird.
| | VII. |
Interne und externe Mandate von Vorstandsmitgliedern Nimmt das Vorstandsmitglied konzerninterne Aufsichtsratsmandate wahr, ist eine solche Tätigkeit mit der Vergütung als Vorstandsmitglied
der Energiekontor AG vollumfänglich abgegolten.
Vorstandsmitglieder können eine begrenzte Anzahl an Aufsichtsratsmandaten in konzernfremden Gesellschaften ausüben, sofern
die Interessen der Energiekontor AG gewahrt bleiben und der Aufsichtsrat der Energiekontor AG diesen Mandaten vorab zugestimmt
hat. Der Aufsichtsrat entscheidet im Rahmen der Zustimmung im Einzelfall, ob und inwieweit eine Aufsichtsratsvergütung auf
die Vorstandsvergütung anzurechnen ist.
|
Anhang zu Tagesordnungspunkt 7:
Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats
Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist in § 15 der Satzung geregelt. | a) |
Satzungsregelung § 15 der Satzung ("Vergütung"), der in Verbindung mit dem jeweils zu fassenden Beschluss der Hauptversammlung über die konkrete
Höhe der Vergütung dem nachfolgend dargestellten Vergütungssystem zugrunde liegt, lautet wie folgt:
"(1) Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste, nach Geschäftsjahresende zur zahlende
angemessene Vergütung, die durch Beschluss der Hauptversammlung festgestellt wird. Dabei ist dem Vorsitzenden das Zweifache,
dem Stellvertreter das Eineinhalbfache eines Grundbetrags zu gewähren.
(2) Die auf die Gesamtvergütung zu entrichtende Umsatzsteuer wird von der Gesellschaft erstattet." | | b) |
Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder der Energiekontor AG: Die Aufsichtsratsvergütung richtet sich nach der Satzung der Energiekontor AG sowie dem hinsichtlich der konkreten Höhe zu
fassenden Hauptversammlungsbeschluss und dem deutschen Aktiengesetz. Die Struktur der Aufsichtsratsvergütung wird ferner regelmäßig
auf die Einhaltung deutscher Corporate-Governance-Empfehlungen und -Vorschriften überprüft.
Grundsätze der Vergütung Das System zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder sieht eine reine Festvergütung ohne variable Bestandteile und ohne aktienbasierte
Vergütung vor. Damit wird der unabhängigen Kontroll- und Beratungsfunktion des Aufsichtsrats, die nicht auf den kurzfristigen
Unternehmenserfolg, sondern auf die langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet ist, am besten Rechnung getragen.
Eine reine Festvergütung ist auch in der Anregung G. 18 Satz 1 des Deutschen Corporate Governance Kodex vorgesehen.
Die Vergütung soll in ihrer Höhe die Verantwortung und die Komplexität der Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder sowie die
Geschäfts- und Finanzlage des Unternehmens widerspiegeln. Dabei kommt auch der durch die Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats
geleistete Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und langfristigen Entwicklung der Gesellschaft zum Ausdruck.
Vergütungsstruktur und Bestandteile Die Vergütung für den Aufsichtsrat der Energiekontor AG SE sieht eine reine Festvergütung vor. Jährliche Festvergütung Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder besteht aus einem festen Betrag, der durch die Hauptversammlung festgelegt und nach
Ende des Geschäftsjahres ausgezahlt wird. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Zweifache und der Stellvertreter das
Eineinhalbfache des Grundbetrages.
Die Struktur berücksichtigt die konkrete individuelle Funktion und die Verantwortung der Mitglieder des Aufsichtsrats, indem
insbesondere der höhere zeitliche Arbeitsaufwand des Aufsichtsratsvorsitzenden und des stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden
im Verhältnis angemessen berücksichtigt werden.
Erstattung der Umsatzsteuer und Auslagenersatz Zusätzlich zur jährlichen Festvergütung erhalten die Aufsichtsratsmitglieder Ersatz ihrer Auslagen. Darüber hinaus wird den
Aufsichtsratsmitgliedern die auf die Gesamtvergütung gegebenenfalls entfallende Umsatzsteuer erstattet.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden im Interesse der Gesellschaft in eine Vermögensschaden-Haftpflicht Versicherung für
Organmitglieder einbezogen, soweit die Gesellschaft eine solche unterhält; diese kann auch einen angemessenen Selbstbehalt
vorsehen. Die Prämien hierfür entrichtet die Gesellschaft.
Verfahren zur Festsetzung und Überprüfung der Vergütung Das Vergütungssystem des Aufsichtsrats wird von der Hauptversammlung auf Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat beschlossen.
Die Vergütungsstruktur der Aufsichtsratsmitglieder ist in der Satzung der Energiekontor AG festgelegt. Über die konkrete Höhe
der Vergütung beschließt jedoch ebenfalls die Hauptversammlung aufgrund eines Vorschlags von Vorstand und Aufsichtsrat.
Die Angemessenheit der Vergütung sowie das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat werden von der Verwaltung in regelmäßigen
Abständen, spätestens alle vier Jahre, überprüft. Bei Bedarf werden externe unabhängige Berater zur Überprüfung hinzugezogen.
Gegenstand der Überprüfung ist dabei insbesondere, ob Höhe und Ausgestaltung der Vergütung noch marktgerecht sind und in einem
angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben des Aufsichtsrats sowie der Lage der Gesellschaft stehen. Maßgeblich ist dabei insbesondere
die zeitliche Inanspruchnahme der Aufsichtsratsmitglieder, ihre Verantwortung sowie die Entwicklung der Aufsichtsratsvergütung
bei anderen, vergleichbaren Gesellschaften sowie die wirtschaftliche Gesamtlage und Strategie des Unternehmens. Da sich die
Tätigkeit der Aufsichtsratsmitglieder grundlegend von der Tätigkeit der Arbeitnehmer der Energiekontor AG unterscheidet, sind
die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer für das Vergütungssystem des Aufsichtsrats ohne Bedeutung.
Sofern Vorstand und Aufsichtsrat einen Anpassungsbedarf hinsichtlich der Struktur der Vergütung und des Vergütungssystems
sehen, werden sie der Hauptversammlung einen entsprechenden Beschlussvorschlag zur Änderung der Satzung unterbreiten; anderenfalls
wird der Hauptversammlung spätestens alle vier Jahre ein Beschlussvorschlag über die Bestätigung der Vergütungsregelung einschließlich
des zugrundeliegenden Vergütungssystems vorgelegt. Daneben beschließt die Hauptversammlung, wie derzeit in der Satzung vorgesehen,
regelmäßig über die konkrete Höhe der Vergütung, wobei auch hier Vorstand und Aufsichtsrat einen Beschlussvorschlag unterbreiten.
Es liegt in der Natur der Sache, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats in die Ausgestaltung des für sie maßgeblichen Vergütungssystems
eingebunden sind. Den innewohnenden Interessenkonflikten wirkt aber entgegen, dass die Entscheidung über die letztendliche
Ausgestaltung des Vergütungssystems kraft Gesetzes der Hauptversammlung zugewiesen ist und dieser hierzu ein Beschlussvorschlag
sowohl des Aufsichtsrats als auch des Vorstands unterbreitet wird.
|
| I. |
Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung |
Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 20. Mai 2021 wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes
über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen
der COVID-19-Pandemie (zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens
und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrechts sowie im
Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (BGBl. I 2020, S. 3328), nachfolgend "Covid-19-Gesetz") als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft) abgehalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der
nachfolgenden Bestimmungen am 20. Mai 2021 ab 10.30 Uhr (MESZ) live im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
erfolgen ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
Über den passwortgeschützten Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren unter
anderem ihre Aktionärsrechte ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.
| II. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts |
Gemäß § 18 der Satzung der Gesellschaft sind zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung
und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis 13. Mai 2021, 24.00 Uhr (MESZ), bei folgender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugehen:
| | Energiekontor AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
|
Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein Nachweis
des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letzintermediär erforderlich und ausreichend. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat
sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den Beginn des 29. April 2021, 0:00 Uhr (MESZ), ('Nachweisstichtag') zu beziehen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes bis spätestens 13. Mai 2021, 24.00 Uhr (MESZ), werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
übersandt ('HV-Ticket'). Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft
Sorge zu tragen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts
als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand
nach dem Nachweisstichtag haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht
haben, sind auch dann zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie
die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Personen, die am Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach
Aktionär der Gesellschaft werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien an der virtuellen Hauptversammlung nur teilnahme-
und stimmberechtigt, wenn der Gesellschaft form- und fristgerecht eine Anmeldung nebst Anteilsbesitznachweis des bisherigen
Aktionärs zugeht und dieser den neuen Aktionär bevollmächtigt oder zur Rechtsausübung ermächtigt. Der Nachweisstichtag hat
keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.
| III. |
Details zum Internetservice |
Ab 29. April 2021, 0:00 Uhr (MESZ), steht auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
der passwortgeschützte Internetservice zur Verfügung. Über diesen passwortgeschützten Internetservice können Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen
Briefwahl ausüben und elektronisch Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, Fragen einreichen
und Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung, jeweils wie nachfolgend in den Abschnitten IV., VI., VII. näher
beschrieben, einlegen. Die für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice erforderlichen individualisierten Zugangsdaten werden nach Zugang einer ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen
Anteilsbesitznachweises zugesandt ('HV-Ticket').
| IV. |
Verfahren für die Stimmabgabe |
Bevollmächtigung Aktionäre haben die Möglichkeit, ihre Stimmrechte auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch eine Aktionärsvereinigung
oder einen Intermediär ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung unter Nachweis des Anteilsbesitzes
durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten Sorge zu tragen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.
Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Die Übermittlung des
Nachweises der Bevollmächtigung kann per E-Mail, postalisch oder per Telefax bis zum Ablauf des 19. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ), an folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen:
| | Energiekontor AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 / 88 96 906-55
E-Mail: energiekontor@better-orange.de
|
oder über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 20.
Mai 2021 übermittelt, geändert oder widerrufen werden.
Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden,
welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht
auch auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung
der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung
erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten
Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Bei der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder sonstigen nach § 135 Abs. 8 AktG
gleichgestellten Personen oder Institutionen richten sich das Verfahren, die Form und der Widerruf der Bevollmächtigung nach
besonderen Regelungen. Bitte wenden Sie sich an den betreffenden Intermediär, die betreffende Aktionärsvereinigung oder sonstige
in § 135 Abs. 8 AktG genannte Person oder Institution, um Näheres zu erfahren.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen
vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung
der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Die Nutzung des Internetservice durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten
zum passwortgeschützten Internetservice erhält.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Vollmacht an die durch die Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter
ausüben. Auch in diesem Fall ist die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend
im Abschnitt II. beschrieben, erforderlich.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post, Telefax oder E-Mail an die vorstehend
in diesem Abschnitt IV. genannte Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum Ablauf des 19. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ), oder über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 20. Mai 2021 erteilt,
geändert oder widerrufen werden. Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis
zugesandt. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen
für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten
Weisungen abzustimmen; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche
Weisung zu den in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen zu einzelnen Tagesordnungspunkten,
zu mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären
oder zu vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären
vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse,
zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung
mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt
der Einzelabstimmung.
Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl Aktionäre können ihr Stimmrecht auch im Wege der Briefwahl auf elektronischem Weg unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice abgeben. Auch in diesem Fall ist die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend
im Abschnitt II. beschrieben, erforderlich.
Briefwahlstimmen können über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 20. Mai 2021 abgegeben,
geändert oder widerrufen werden.
Die Abgabe von Stimmen durch die elektronische Briefwahl ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen
Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge, über die mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122
Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Aktionären sowie über etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126,
127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt.
| V. |
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet |
Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Versammlung am 20. Mai 2021, ab 10.30 Uhr (MESZ) live
auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
im passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren in Bild und Ton verfolgen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes, jeweils wie vorstehend
unter Abschnitt II. beschrieben, werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
übersandt ('HV-Ticket').
Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw.
Online-Teilnahme).
| VI. |
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung |
Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmacht-
und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über den passwortgeschützten
Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 20. Mai 2021 an bis zum Ende der virtuellen
Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i. V. m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 Covid-19-Gesetz Widerspruch gegen einen Beschluss
der Hauptversammlung zu erklären.
| VII. |
Weitere Angaben zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG i. V. m. § 1 Covid-19-Gesetz |
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00
erreichen (dies entspricht 500.000 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht
werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder
in der elektronischen Form des § 126a BGB (d.h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) an den Vorstand der Gesellschaft
zu richten und muss der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse spätestens am 19. April 2021, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein.
postalisch:
Vorstand der Energiekontor AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
elektronisch (mit qualifizierter elektronischer Signatur):
hauptversammlung@energiekontor.de
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der
Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten werden.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht - unverzüglich
nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen
davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem
unter der Internetadresse
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG i. V. m. § 1 Abs. 2 Satz 3 Covid-19 Gesetz Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt
sowie Wahlvorschläge an die Gesellschaft übersenden.
Wahlvorschläge von Aktionären sowie Gegenanträge, die bis spätestens 5. Mai 2021 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sind, werden,
soweit die übrigen Voraussetzungen für eine Veröffentlichungspflicht nach §§ 126, 127 AktG erfüllt sind, unverzüglich nach
ihrem Eingang einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
zugänglich gemacht:
postalisch:
Vorstand der Energiekontor AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
per Telefax: +49 (0) 89 / 88 96 906-55
elektronisch: hauptversammlung@energiekontor.de
Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu etwaigen Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls unter der genannten
Internetadresse veröffentlicht.
Anderweitig adressierte oder verspätet eingegangene Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden von der Gesellschaft nicht im
Internet veröffentlicht.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Anträge oder Wahlvorschläge
von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Absatz 2 Satz 3 Covid-19-Gesetz
als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß
legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Fragerecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i. V. m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 Covid-19-Gesetz Abweichend von § 131 AktG haben angemeldete Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung am 20. Mai 2021 kein Auskunftsrecht.
Stattdessen haben Sie das Recht, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (vgl. § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz).
Fragen der Aktionäre sind bis spätestens einen Tag vor der Versammlung, d.h. bis spätestens 18. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ),
über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren einzureichen.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.
Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Er kann insbesondere Fragen und
deren Beantwortung zusammenfassen, wenn ihm dies sinnvoll erscheint.
| VIII. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte |
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 14.328.160,00 und ist eingeteilt
in 14.328.160 Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital von EUR 1,00 je Stückaktie. Jede Aktie gewährt eine
Stimme. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
somit 14.328.160. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 186.203 eigene Aktien, aus denen
der Gesellschaft keine Stimmrechte zustehen.
| IX. |
Weitergehende Erläuterungen und Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft/Unterlagen |
Alle gesetzlich erforderlichen Hauptversammlungsunterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen einschließlich
der weitergehenden Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gem. §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG, § 131 Abs. 1 AktG
i. V. m. § 1 Covid-19-Gesetz sind ab Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
bei den Angaben zur ordentlichen Hauptversammlung 2021 zugänglich. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung
unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.
Auch während der Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
https://www.energiekontor.de/investor-relations/hauptversammlung
bei den Angaben zur ordentlichen Hauptversammlung 2021 zugänglich sein. | X. |
Hinweise zum Datenschutz |
Die Energiekontor AG verarbeitet als "Verantwortlicher" im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur
Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter
(Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldung;
gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär ggf. benannten Aktionärsvertreters; Zugangsdaten zum
passwortgeschützten Internetservice) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären
und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen
und satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die Energiekontor
AG diese Daten nicht von den Aktionären und/oder etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die ihr Depot führende Bank
diese personenbezogenen Daten an die Energiekontor AG.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für die Durchführung der virtuellen
Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DS-GVO
i. V. m. §§ 123, 129, 135 AktG.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Energiekontor AG verschiedene Dienstleister und Berater. Diese
erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister
und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Energiekontor AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten
im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z. B. Einsichtnahme
in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG).
Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes
Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung.
Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter
das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen
Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen
und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im
Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung
ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
Diese Rechte können Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter unter den folgenden Kontaktdaten der Energiekontor AG geltend
machen:
Energiekontor AG
Mary-Somerville-Straße 5
28359 Bremen
Telefax: +49 421 3304-444
E-Mail: hauptversammlung@energiekontor.de
Zudem steht Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art.
77 DS-GVO zu.
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Energiekontor AG ist wie folgt erreichbar:
Energiekontor AG
Frau Nicole Bär
Mary-Somerville-Straße 5
28359 Bremen
Telefax: +49 421 3304-444
E-Mail: info@energiekontor.de
Bremen, im April 2021 Energiekontor AG Der Vorstand |
ENERGIEKONTOR AG 
