Erklärung zur Unternehmensführung 2021

Erklärung

vom November 2021 zur Unternehmensführung des CECONOMY-Konzerns

Dieser Erklärung zur Unternehmensführung des Konzerns der CECONOMY AG ("CECONOMY- Konzern") liegen die §§ 315 d HGB, 289f HGB, in der jeweils zum Zeitpunkt der Abgabe der Erklärung gültigen Fassung, sowie der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) in der Fassung vom 16. Dezember 2019, die am 20. März 2020 im Bundesanzeiger veröffentlicht wurde, zugrunde.

Die nachfolgende Erklärung gibt unter anderem die jüngste Entsprechenserklärung des Vor- stands und des Aufsichtsrats der CECONOMY AG gemäß § 161 AktG aus September 2021 wie- der und enthält die Beschreibung der Arbeitsweise des Vorstands, des Aufsichtsrats und der Ausschüsse des Aufsichtsrats sowie Ausführungen zur Transparenz der Unternehmensfüh- rung. Darüber hinaus umfasst diese Erklärung diejenigen Informationen zur Corporate Governance der Gesellschaft und des Konzerns, die bisher im Corporate Governance Bericht innerhalb des Geschäftsberichts sowie auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht wur- den. Angaben zum Konzern CECONOMY sind als solche gekennzeichnet.

Der Vorstand und der Aufsichtsrat der CECONOMY AG messen den Standards einer guten Corporate Governance einen hohen Stellenwert bei und sind den Grundsätzen einer transpa- renten, verantwortungsvollen Unternehmensführung und -kontrolle verpflichtet.

Ihre freiwillige Bindung an den DCGK haben die Organe durch die nachfolgende Festlegung jeweils in § 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung des Vorstands der CECONOMY AG beziehungswei- se der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats der CECONOMY AG verankert:

"Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft richten ihr Handeln an den jeweils gültigen Em- pfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex aus und weichen von den Empfeh- lungen des Kodex nur in begründeten Ausnahmefällen ab. Besteht im Vorstand oder Auf- sichtsrat die Absicht, von einer Empfehlung abzuweichen, unterrichten die Organe sich zuvor über das geplante Vorgehen."

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1. Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Ein wesentliches Element der Corporate Governance deutscher Aktiengesellschaften ist die Trennung von Unternehmensführung und Unternehmenskontrolle. Aufgaben und Verant- wortung sind zwischen Vorstand und Aufsichtsrat der CECONOMY AG klar verteilt.

Beide Gremien erfüllen ihre Aufgaben zum Wohl des Unternehmens und mit dem Ziel einer nachhaltigen Wertsteigerung. Grundlage ihres Handelns ist das Prinzip der verantwortungs- vollen Unternehmensführung. Vorstand und Aufsichtsrat der CECONOMY AG arbeiten daher eng und vertrauensvoll zusammen:

a. Vorstand

Die Geschäftsführungsbefugnis liegt beim Vorstand der CECONOMY AG, dem im Zeitpunkt der Abgabe dieser Erklärung, wie gemäß § 76 Abs. 2 S. 2 AktG und § 5 Abs. 1 der Satzung der CECONOMY AG vorausgesetzt, zwei Mitglieder angehören. Gemäß dem der Geschäftsord- nung für den Vorstand in der Fassung vom 5. Juli 2021 als Anlage beigefügten Geschäftsver- teilungsplan sind den Vorstandsmitgliedern die nachfolgend bezeichneten Verantwortlich- keiten zugewiesen:

• Dr. Karsten Wildberger (Vorstandsvorsitzender und Arbeitsdirektor)
  Audit & Consulting; Communications, Public Policy; Sustainability; Corporate Office; Group Competition & Antitrust; Group Compliance; Data Protection; Group Projects & PMO; Human Resources; M&A; Strategy, Value Creation, Innovation/Digital & Business Development; Pensions; Payroll; IT Management & Services
• Florian Wieser (Finanzvorstand)
  Accounting; Corporate Controlling; Risk Management; Group Corporate Legal; Inves- tor Relations; Tax; Treasury; Insurance

Der Vorstand leitet die CECONOMY AG und den Konzern der CECONOMY AG in eigener Ver- antwortung. Zu den wesentlichen Führungsaufgaben des Vorstands zählen die Festlegung der Unternehmensziele und die strategische Ausrichtung des Konzerns, dessen Steuerung und Überwachung sowie die Unternehmensplanung. Darüber hinaus sichert der Vorstand die Verfügbarkeit von Investitionsmitteln, entscheidet über deren Vergabe innerhalb des Kon- zerns und ist verantwortlich für die Gewinnung und Förderung hoch qualifizierter Führungs- kräfte und Mitarbeiter.

Grundlegende Regelungen für die Arbeitsweise und die Zusammenarbeit des Vorstands sind in der Geschäftsordnung niedergelegt, die der Aufsichtsrat für den Vorstand erlassen hat. Die

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Mitglieder des Vorstands tragen gemeinsam die Verantwortung für die gesamte Geschäfts- führung. Sie arbeiten kollegial zusammen und informieren sich gegenseitig kontinuierlich über wichtige Maßnahmen und Vorgänge in ihren Ressorts. Unbeschadet der Gesamtverant- wortung des Vorstands führt jedes einzelne Vorstandsmitglied sein Ressort in eigener Ver- antwortung. Ausschüsse hat der Vorstand der CECONOMY AG nicht gebildet. Angelegenhei- ten, die einer Beschlussfassung des Gesamtvorstands bedürfen, sind grundsätzlich in der Ge- schäftsordnung des Vorstands festgelegt. Hierzu zählen zum Beispiel alle grundsätzlichen Fragen der Organisation, der Geschäftspolitik sowie der Investitions- und Finanzplanung der CECONOMY AG und der Gruppe.

Beschlüsse fasst der Vorstand gemäß seiner Geschäftsordnung in der Regel in Sitzungen, die mindestens zwei Mal im Monat stattfinden sollen.

Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Regelungen des DCGK, der Festlegungen in den Geschäftsordnungen des Vorstands, des Auf- sichtsrats oder des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats sowie aufgrund sonstiger Informa- tionsanforderungen des Aufsichtsrats im Einzelfall. Die Informationspflichten des Vorstands hat der Aufsichtsrat innerhalb der Geschäftsordnung für den Vorstand mit einer Infor- mationsordnung und einem Sitzungs- und Regelthemenplan konkretisiert.

Der Vorstand setzt den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über den Gang der Geschäfte in Kenntnis. Darüber hinaus informiert er den Aufsichtsrat regelmäßig über alle Fragen der Unternehmensplanung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage und des Risiko- managements, der Compliance sowie der Kontrollsysteme im Unternehmen. Die strategische Ausrichtung des Unternehmens wird mit dem Aufsichtsrat eingehend erörtert und abge- stimmt und ihre Umsetzung in regelmäßigen Abständen diskutiert.

Über Angelegenheiten, die von besonderer Bedeutung für das Unternehmen sind, informiert der Vorstand den Aufsichtsrat unverzüglich mündlich oder schriftlich.

1. Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat der CECONOMY AG berät den Vorstand und überwacht dessen Geschäfts- führung, auch im Hinblick auf das Erreichen der langfristigen Unternehmensziele. Der Auf- sichtsrat bestellt außerdem die Mitglieder des Vorstands.

Zusätzlich zu den gesetzlich und in der Satzung der Gesellschaft vorgesehenen Zustimmungs- pflichten hat der Aufsichtsrat in der Geschäftsordnung des Vorstands weitere eigene Zustim- mungsvorbehalte für bestimmte Maßnahmen und Geschäfte des Vorstands festgelegt. Dem Aufsichtsrat ist es unbenommen, weitere Geschäfte und Maßnahmen durch entsprechenden Beschluss für zustimmungsbedürftig zu erklären.

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Der Aufsichtsrat der CECONOMY AG tritt zu mindestens sechs ordentlichen Sitzungen pro Geschäftsjahr zusammen. Regelungen zur Einberufung von Sitzungen sowie zur Beschluss- fassung sind in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats festgelegt.

Einzelheiten zu der Tätigkeit des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2020/21 werden im Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/21 erläutert.

Der Aufsichtsrat der CECONOMY AG setzt sich gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und der Satzung aus zehn Vertretern der Anteilseigner und zehn Vertretern der Arbeitnehmer und zu mindestens 30 % aus Frauen (also mindestens sechs) und zu mindestens 30 % aus Männern (also mindestens sechs) zusammen.

Im Zeitpunkt der Abgabe dieser Erklärung gehören dem Aufsichtsrat der CECONOMY AG an:

• Thomas Dannenfeldt (Vorsitzender, Vertreter der Anteilseigner)
• Sylvia Woelke (stellv. Vorsitzende, Vertreterin der Arbeitnehmer)
• Katrin Adt (Vertreterin der Anteilseigner)
• Wolfgang Baur (Vertreter der Arbeitnehmer)
• Kirsten Joachim Breuer (Vertreter der Arbeitnehmer)
• Karin Dohm (Vertreterin der Anteilseigner)
• Daniela Eckardt (Vertreterin der Arbeitnehmer)
• Sabine Eckhardt (Vertreterin der Anteilseigner)
• Thomas Fernkorn (Vertreter der Arbeitnehmer)
• Dr. Florian Funck (Vertreter der Anteilseigner)
• Ludwig Glosser (Vertreter der Arbeitnehmer)
• Julia Goldin (Vertreterin der Anteilseigner)
• Stefanie Nutzenberger (Vertreterin der Arbeitnehmer)
• Claudia Plath (Vertreterin der Anteilseigner)
• Jens Ploog (Vertreter der Arbeitnehmer)
• Dr. Lasse Pütz (Vertreter der Arbeitnehmer)
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• Dr. Fredy Raas (Vertreter der Anteilseigner)
• Jürgen Schulz (Vertreter der Arbeitnehmer)
• Regine Stachelhaus (Vertreterin der Anteilseigner)
• Christoph Vilanek (Vertreter der Anteilseigner)

Die Mitglieder des Aufsichtsrats verfügen in ihrer Gesamtheit über die gesetzlich geforderte Vertrautheit mit dem Sektor, in dem die CECONOMY AG tätig ist.

Die zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Einschätzung des Aufsichtsrats beson- ders wesentlichen Kompetenzen hat der Aufsichtsrat in einem Kompetenzprofil definiert. Der aktuelle Stand der Verteilung dieser Kompetenzen auf die einzelnen Mitglieder des Auf- sichtsrats ist im Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/21 dargestellt.

Der Aufsichtsrat wird in seiner Tätigkeit durch vier aus seiner Mitte gebildete Ausschüsse unterstützt:

Aufsichtsratspräsidium

Die dem Aufsichtsratspräsidium zugewiesenen Aufgaben sind auf der Website www.ceco- nomy.de unter der Rubrik Unternehmen - Aufsichtsrat wiedergegeben.

Gemäß der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats der CECONOMY AG führt der oder die Auf- sichtsratsvorsitzende den Vorsitz im Aufsichtsratspräsidium und der oder die stellvertreten- de Vorsitzende des Aufsichtsrats ist kraft dieser Funktion ein weiteres Mitglied des Aufsichts- ratspräsidiums.

Dem Aufsichtsratspräsidium gehören im Zeitpunkt der Abgabe dieser Erklärung an:

• Thomas Dannenfeldt (Vorsitzender)
• Sylvia Woelke
• Regine Stachelhaus
• Jens Ploog

Prüfungsausschuss

Die dem Prüfungsausschuss zugewiesenen Aufgaben sind auf der Website www.ceco- nomy.de unter der Rubrik Unternehmen - Aufsichtsrat wiedergegeben.

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