CARL ZEISS MEDITEC AG 
Hauptversammlung am 19.03.2019 in Weimar mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
DGAP-News: Carl Zeiss Meditec AG / Bekanntmachung der Einberufung zur
Hauptversammlung Carl Zeiss Meditec AG: Bekanntmachung der Einberufung zur
Hauptversammlung am 19.03.2019 in Weimar mit dem Ziel der europaweiten
Verbreitung gemäß §121 AktG
05.02.2019 / 15:02
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
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Carl Zeiss Meditec AG Jena - ISIN: DE 0005313704 - Einladung zur ordentlichen
Hauptversammlung Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Dienstag, den 19.
März 2019, um 10:00 Uhr, im congress centrum neue weimarhalle, UNESCO-Platz 1,
99423 Weimar, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
I. Tagesordnung
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten
Konzernabschlusses zum 30. September 2018 sowie der Lageberichte für die
Carl Zeiss Meditec AG und den Konzern für das Geschäftsjahr 1. Oktober 2017
bis 30. September 2018, jeweils mit dem erläuternden Bericht des Vorstands
zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315 a Abs. 1 HGB, des Vorschlags des
Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und des Berichts des
Aufsichtsrats
Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
eingesehen werden. Ferner werden sie in der Hauptversammlung zugänglich sein
und näher erläutert werden. Der Aufsichtsrat
hat den Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Der
Jahresabschluss ist damit festgestellt. Eine Beschlussfassung
der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt entfällt damit.
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr
2017/18
Aus dem Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2017/18 sollen EUR 0,55 je
dividendenberechtigter Stückaktie ausgeschüttet werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres
2017/18 in Höhe von EUR 236.200.976,74 wie folgt zu verwenden:
1. Zahlung einer Dividende von EUR 0,55 je Stückaktie für 89.440.570
Stückaktien: EUR 49.192.313,50.
2. Vortrag des verbleibenden Gewinns auf neue Rechnung: EUR
187.008.663,24.
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten
auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag,
somit am 22. März 2019, fällig.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das
Geschäftsjahr 2017/18
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017/18
amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu
erteilen.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für
das Geschäftsjahr 2017/18
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017/18
amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu
erteilen.
5. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das
Geschäftsjahr 2018/19
Der Aufsichtsrat schlägt - auf der Grundlage der Empfehlung des
Prüfungsausschusses - vor, die Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Stuttgart, zum Abschlussprüfer und zum
Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018/19 zu wählen.
6. Beschlussfassung über die Änderung von § 11 Abs. 1 der Satzung
(Zusammensetzung des Aufsichtsrats)
Derzeit besteht der Aufsichtsrat der Carl Zeiss Meditec AG gemäß §§ 96 Abs.
1, 101 Abs. 1 AktG und § 4 Abs. 1 DrittelbG sowie § 11 Abs. 1 der Satzung
aus vier von den Anteilseignern und zwei von den Arbeitnehmern zu wählenden
Mitgliedern.
Um die im Zusammenhang mit dem Wachstum der Gesellschaft und des Konzerns
gestiegenen Anforderungen an die Aufsichtsratstätigkeit, insbesondere im
Hinblick auf die damit verbundene gestiegene Diversität und Komplexität der
Aufsichtsratsarbeit widerzuspiegeln, soll die Anzahl der
Aufsichtsratsmitglieder von derzeit sechs auf künftig neun Mitglieder erhöht
werden. Die so entstehenden drei weiteren Sitze werden durch zwei
Aufsichtsratsmitglieder, die von der Hauptversammlung gewählt werden, und
ein Aufsichtsratsmitglied, das von den Arbeitnehmern gewählt wird, besetzt
werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
§ 11 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt geändert:
'Der Aufsichtsrat besteht aus 9 Mitgliedern. Davon werden drei Mitglieder
von den Arbeitnehmern gemäß den Bestimmungen des Drittelbeteiligungsgesetzes
gewählt.'
Der Vorstand wird angewiesen, die vorstehende Satzungsänderung so zur
Eintragung zum Handelsregister anzumelden, dass eine Eintragung im
Handelsregister in den ersten beiden Wochen des Monats März 2020 erreicht
werden kann.
7. Beschlussfassung über die Änderung von § 19 Abs. 3 der Satzung (Vergütung
des Aufsichtsrates)
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
§ 19 Abs. 3 der Satzung wird nach Satz 1 wie folgt ergänzt:
'Für die Teilnahme an einer Sitzung des Aufsichtsrats erhält jedes
teilnehmende Aufsichtsratsmitglied ein Sitzungsgeld in Höhe von EUR
1.000,00. Entsprechendes gilt für die Teilnahme an Sitzungen eines
Ausschusses. Als
Teilnahme an einer Sitzung gilt auch die Teilnahme an einer telefonisch oder
per Videokonferenz abgehaltenen Sitzung bzw. die Sitzungsteilnahme per
Telefon- oder Videoeinwahl.'
8. Beschlussfassung über die Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds
Herr Thomas Spitzenpfeil hat sein Amt als Aufsichtsratsmitglied mit Wirkung
zum 18. März 2019 niedergelegt.
Der Aufsichtsrat der Carl Zeiss Meditec AG setzt sich nach den §§ 96 Abs. 1,
101 Abs. 1 AktG und § 4 Abs. 1 DrittelbG sowie § 11 Abs. 1 der Satzung aus
vier von den Anteilseignern und zwei von den Arbeitnehmern zu wählenden
Mitgliedern zusammen.
Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf den Vorschlag der Carl Zeiss AG gemäß
§ 100 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 AktG, die mehr als 25 % der Gesellschaft hält, sowie
auf der Grundlage des Vorschlags des Nominierungsausschusses und unter
Berücksichtigung der vom Aufsichtsrat am 17.09.2015 für seine
Zusammensetzung beschlossenen Ziele vor,
Herrn Dr. Christian Müller, Finanzvorstand der Carl Zeiss AG, Oberkochen mit
Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung vom 19. März 2019 bis zur
Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das
Geschäftsjahr 1. Oktober 2019 bis 30. September 2020 beschließt, als
Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Angaben gem. § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG zu Mitgliedschaften in anderen
gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und Mitgliedschaften in
vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von
Wirtschaftsunternehmen:
Dr. Christian Müller:
Mitgliedschaft in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren
Kontrollgremien in Unternehmen der Carl Zeiss Gruppe:
* Mitglied des Vorstands der Carl Zeiss Pensions-Treuhand e. V., Oberkochen,
Deutschland
* Vorsitzender des internen Beirats der Carl Zeiss Financial Services GmbH,
Oberkochen, Deutschland
* Mitglied der Geschäftsführung der Carl Zeiss Beteiligungs-GmbH,
Oberkochen,
Deutschland
* Mitglied der Geschäftsführung der Carl Zeiss SMT Holding Management GmbH,
Oberkochen, Deutschland
* Mitglied der Geschäftsführung der Carl Zeiss SMT Holding GmbH & Co. KG,
Oberkochen, Deutschland
* Vorsitzender des Anlagenausschusses der Carl Zeiss Pensions-Treuhand e.
V.,
Oberkochen, Deutschland
* Mitglied des Treuhandvereins der Carl Zeiss Pensions-Treuhand e. V.
Oberkochen, Deutschland
* Vorsitzender des Board of Directors der Carl Zeiss Inc., Thornwood, USA
* Mitglied des Management Board der Carl Zeiss Pensions Trust Properties
LLC,
Wilmington, Delaware, USA
Mitgliedschaft in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren
in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen
jeweils außerhalb der Carl Zeiss Gruppe:
* Mitglied des Beirats der LBBW (Landesbank Baden-Württemberg)
Der Aufsichtsrat hat sich versichert, dass Herr Dr. Christian Müller den für
die Aufsichtsratsmitgliedschaft zu erwartenden
Zeitaufwand aufbringen kann.
Weitere Angaben und Hinweise: Angaben über den unter Tagesordnungspunkt 8
zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten
Dr. Christian Müller
Mitglied des Vorstands der ZEISS Gruppe (CFO)
Christian Müller ist seit Oktober 2018 Mitglied im Vorstand sowie CFO der
Carl Zeiss AG. Er betreut im Vorstand die Konzernfunktionen
Finance & Controlling, Information Technology, Auditing & Risk Management,
Security, Business & Infrastructure, Consolidation
& Accounting, Financial Services, US Shared Service, Data Protection und
Export Control & Customs.
Christian Müller wurde am 3. August 1967 in Hanau/Main geboren. Nach seinem
Studium der Betriebswirtschaftslehre in Frankfurt/Main
startete der promovierte Diplom-Kaufmann 1992 seine Laufbahn bei der
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft C&L Deutsche Revision.
Stationen seiner beruflichen Laufbahn
* 2018 Mitglied des Vorstands und CFO der Carl Zeiss AG, Oberkochen
* 2009 Mitglied des Vorstands und CFO der Carl Zeiss Meditec AG, Jena
* 2006 Leiter SBU Surgical Ophthalmology der Carl Zeiss Meditec AG, Jena
* 2005 Leiter strategische Geschäftsentwicklung der Carl Zeiss Surgical
GmbH,
Oberkochen
* 2002 Eintritt bei ZEISS als Leiter der Konzernfunktion Auditing & Risk
Management der ZEISS Gruppe, Oberkochen
* 2000 Kaufmännischer Leiter des Geschäftsbereichs Bioactives bei Degussa
AG,
Freising
* 1997 Abteilungsleiter Konzernrevision & Risikomanagement bei VIAG AG,
München
* 1992 Abschlussprüfer bei C&L Deutsche Revision AG, Frankfurt/Main
II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung
des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag nach
§ 123 Abs. 4 S. 2 AktG und dessen Bedeutung)
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur
diejenigen Personen berechtigt, die zu Beginn
des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. am Dienstag, den 26. Februar 2019,
00:00 Uhr (Nachweisstichtag) Aktionäre der
Gesellschaft sind (Berechtigung) und sich gemäß § 22 der Satzung zur
Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung und der Nachweis
der Berechtigung bedürfen der Textform und müssen in deutscher oder englischer
Sprache erfolgen. Für den Nachweis der Berechtigung
reicht ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch
das depotführende Institut aus.
Die Anmeldung und der auf den Nachweisstichtag bezogene Nachweis des
Anteilsbesitzes müssen spätestens bis zum Ablauf des
Dienstags, den 12. März 2019, (24:00 Uhr) bei der nachfolgend genannten
Anmeldestelle zugehen:
Carl Zeiss Meditec AG
c/o Commerzbank AG
GS-MO 3.1.1 General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Telefax +49 (0) 69/136 26351
E-Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.com
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder
die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur,
wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang
des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich
nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum
Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre
für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder
teilweisen Veräußerung der Aktien nach dem
Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts
ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag
maßgeblich, d. h., Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben
keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme
und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und
Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen,
die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär
werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.
Der Nachweisstichtag ist im Übrigen kein relevantes Datum für die
Dividendenberechtigung.
Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des
Anteilsbesitzes bei der Anmeldestelle werden den Aktionären
Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt
der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten
wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des
Nachweises des Anteilsbesitzes an die Anmeldestelle
unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen.
III. Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können sich in der Hauptversammlung auch durch einen
Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder eine
Aktionärsvereinigung, vertreten lassen und ihr Stimmrecht durch den
Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße
Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden
Bestimmungen erforderlich.
Grundsätzlich bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der
Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft
gemäß § 134 Abs. 3 S. 3 AktG der Textform; § 135 AktG bleibt unberührt.
Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular
benutzen, das sie zusammen mit der Eintrittskarte erhalten; möglich ist aber
auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht
in Textform ausstellen.
Werden Vollmachten zur Stimmrechtsausübung an Kreditinstitute, ihnen gemäß den
aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte
Institute oder Unternehmen (§§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG) oder Personen i.
S. v. § 135 Abs. 8 AktG, insbesondere Aktionärsvereinigungen,
erteilt, so ist die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar
festzuhalten; die Vollmachtserklärung muss zudem
vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene
Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher,
wenn Sie ein Kreditinstitut, ein gleichgestelltes Institut oder Unternehmen (§§
135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG) oder eine gleichgestellte
Person i.S.v. § 135 Abs. 8 AktG, insbesondere eine Aktionärsvereinigung
bevollmächtigen wollen, über die Form der Vollmacht
mit diesem ab. Die Vollmacht darf in diesen Fällen nur einem bestimmten
Bevollmächtigten erteilt werden. Ein Verstoß gegen
die vorgenannten und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse für
die Bevollmächtigung der in diesem Absatz
Genannten beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der
Stimmabgabe nicht.
Vollmachten allgemein können der Gesellschaft wahlweise per Post, per Telefax
oder elektronisch (per E-Mail) übermittelt werden:
Carl Zeiss Meditec AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München, Deutschland
Fax: +49 (0)89 / 88 96 906-55
E-Mail: meditec.zeiss@better-orange.de
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine
oder mehrere von diesen zurückweisen.
Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären an, dass sie sich durch
weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter, welche
von der Gesellschaft benannt werden, vertreten lassen können.
Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt
werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für
die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die
Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind
verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Zur Ausübung anderer Aktionärsrechte,
wie etwa dem Stellen von Fragen oder Anträgen
oder der Abgabe von Erklärungen, stehen die Stimmrechtsvertreter nicht zur
Verfügung. Auch an einer Abstimmung über weitergehende
Gegenanträge und sonstige während der Hauptversammlung gestellte Anträge können
die Stimmrechtsvertreter nicht teilnehmen.
Sie werden sich in diesen Fällen der Stimme enthalten. Vollmacht und Weisungen
an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
sollen bis spätestens zum Ablauf des Montag, den 18. März 2019, bei den
Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft unter der folgenden
Adresse eingehen:
Carl Zeiss Meditec AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München, Deutschland
Fax: +49 (0)89 / 88 96 906-55
E-Mail: meditec.zeiss@better-orange.de.
Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur
Vollmachts- und Weisungserteilung erhalten die Aktionäre
nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zusammen mit der
Eintrittskarte zur Hauptversammlung von ihrer
Depotbank. Informationen zur Stimmrechtsvertretung stehen den Aktionären auch
unter der Internetadresse
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
zur Verfügung. Persönliche Auskunft erhalten unsere Aktionäre montags bis
freitags zwischen 9.00 Uhr und 17.00 Uhr unter der
Telefon-Nummer +49 (0) 89 / 88 96 906-20.
Auf der Internetseite
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
können Aktionäre Formulare für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht
herunterladen. Ein Vollmachtsformular findet sich
außerdem auf der Rückseite der Eintrittskarte zur Hauptversammlung.
IV. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der
Hauptversammlung
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der
Gesellschaft EUR 89.440.570,00 und ist eingeteilt
in 89.440.570 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl
der Stimmrechte beträgt im Zeitpunkt der Einberufung
der Hauptversammlung daher 89.440.570.
V. Anfragen, Anträge, Wahlvorschläge, Auskunftsverlangen
Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, §
131 Abs. 1 AktG; weitergehende Erläuterungen
sind im Internet unter
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
abrufbar.
Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder
den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen
(dies entspricht 500.000 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die
Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden
(§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine
Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich
oder in elektronischer Form nach § 126a BGB (d. h. mit qualifizierter
elektronischer Signatur nach dem Signaturgesetz) an
den Vorstand der Carl Zeiss Meditec AG zu richten und muss der Gesellschaft
mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung zugehen,
wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist, also spätestens bis zum
Samstag, den 16. Februar 2019, bis 24:00 Uhr. Entsprechende
Verlangen sind an folgende Adresse zu richten:
Carl Zeiss Meditec AG
- Vorstand -
Göschwitzer Straße 51 - 52
07745 Jena
E-Mail: sebastian.frericks@zeiss.com (mit qualifizierter elektronischer
Signatur nach dem Signaturgesetz)
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie Inhaber einer ausreichenden
Anzahl von Aktien für die Dauer der gesetzlich
angeordneten Mindestbesitzzeit von mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs
des Verlangens sind und dass sie die Aktien
bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten und, soweit dem
Antrag vom Vorstand nicht entsprochen wird, auch
bis zur Entscheidung des Gerichts über das Ergänzungsverlangen, halten. Die
Regelung des § 121 Abs. 7 AktG findet entsprechende
Anwendung. (§§ 122 Abs. 2, 122 Abs. 1 Satz 3, § 122 Abs. 3 AktG sowie § 70
AktG).
Anträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG
Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Anträge zu den einzelnen
Tagesordnungspunkten stellen sowie Wahlvorschläge
zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und/oder Abschlussprüfern übersenden.
Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung
und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung
werden den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen
Voraussetzungen (dies sind u. a. Aktionäre,
die es verlangen) zugänglich gemacht, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor
der Hauptversammlung der Gesellschaft einen
Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem
bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung
an die unten stehende Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs ist nicht
mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist
somit der Montag, der 4. März 2019, 24.00 Uhr. Ein Gegenantrag und/oder dessen
Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht
zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG
vorliegt. Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen
der Ausübung des Rechts und seinen Grenzen sind auf der Internetseite der
Gesellschaft unter
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
einsehbar.
Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu
werden. Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht,
wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen
Person und im Fall einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden
Aufsichtsräten enthalten. Nach § 127 S. 1 AktG i.V.m. §
126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge
nicht zugänglich gemacht werden müssen. Im Übrigen
gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Anträgen
entsprechend; insbesondere gilt auch hier
der Montag, der 4. März 2019, 24.00 Uhr, als letztmöglicher Termin, bis zu dem
Wahlvorschläge bei der nachfolgend genannten
Adresse eingegangen sein müssen, um noch zugänglich gemacht zu werden. Weitere
Einzelheiten zu den Voraussetzungen der Ausübung
des Rechts und seinen Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
einsehbar.
Etwaige Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §
126 Abs. 1 und § 127 AktG sind ausschließlich
zu richten:
- per Post an:
Carl Zeiss Meditec AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
- per Telefax an die Nr.
+49 (0)89 / 88 96 906-66
- per E-Mail an die Adresse:
meditec.zeiss@better-orange.de
Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge werden wir im Internet unter
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
nach den gesetzlichen Regeln zugänglich machen. Eventuelle Stellungnahmen der
Verwaltung werden nach diesem Datum ebenfalls
unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder Aktionärsvertreter vom
Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft,
die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen
Unternehmen sowie die Lage des Konzerns und
der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verlangen, soweit die
Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands
der Tagesordnung erforderlich ist. Gemäß § 24 Abs. 3 der Satzung kann der
Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht des
Aktionärs zeitlich angemessen beschränken. Weitere Einzelheiten zu den
Voraussetzungen der Ausübung des Rechts und seinen
Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
einsehbar.
VI. Organisatorische Hinweise
Aktionäre, die in der Hauptversammlung Fragen stellen wollen, werden gebeten,
diese möglichst frühzeitig an die Gesellschaft
(Vorstandsbüro, Göschwitzer Straße 51 - 52, 07745 Jena, Fax: +49 (0)3641 /
220-102 oder per E-Mail an investors.meditec@zeiss.com)
zu senden, um die Beantwortung der Fragen zu erleichtern.
VII. Veröffentlichungen auf der Internetseite
Ab Einberufung der Hauptversammlung werden über die Internetseite der
Gesellschaft
http://www.zeiss.de/meditec-ag/hv
folgende Informationen und Unterlagen zugänglich sein (vgl. § 124a AktG):
* der Inhalt der Einberufung mit der Erläuterung zur fehlenden Beschlussfassung
zu Punkt 1 der Tagesordnung und der Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte
im Zeitpunkt der Einberufung;
* die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen;
* Formulare, die bei Stimmabgabe durch Vertretung verwendet werden können.
VIII. Information zum Datenschutz für Aktionäre
1. Allgemeine Informationen
a) Einleitung
Die Carl Zeiss Meditec AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der
Privatsphäre. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen
möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen
Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den
anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679
(Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO), im Zusammenhang
mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung
informieren.
b) Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO
Carl Zeiss Meditec AG, Göschwitzer Straße 51 - 52, 07745 Jena
c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Konzerndatenschutzbeauftragter, Carl-Zeiss-Straße 22, 73447 Oberkochen, Fax:
+49 73 64 20 39 11, E-Mail: dataprivacy@zeiss.com
2. Informationen bezüglich der Verarbeitung
a) Datenkategorien
Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
* Vor- und Nachname,
* Anschrift,
* Aktienanzahl,
* Aktiengattung,
* Besitzart der Aktien und
* Nummer der Eintrittskarte.
Darüber hinaus können wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem
Aktionär benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere
dessen Name sowie dessen Wohnort) verarbeiten. Sofern Aktionäre oder ihre
Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten
wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige
Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär
oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel E-Mail-Adresse oder
Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir
auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von
Aktionären in der Hauptversammlung.
b) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verwenden personenbezogene Daten, um Aktionären die Teilnahme an und die
Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung
zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die
ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung
der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der
Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend
erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs.
1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur
Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen
wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und
steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen
Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit.
c) DSGVO.
Sämtliche Aktien der Carl Zeiss Meditec sind Inhaberaktien. Anders als bei
Namensaktien führt die Carl Zeiss Meditec AG kein
Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum und Adresse
des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien
einzutragen sind.
c) Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der
Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere
bei Druck und Versand der Einladung zur Hauptversammlung sowie bei der
Anmeldung zur Hauptversammlung und der Durchführung).
Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung
der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten
von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der
beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und
verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Carl Zeiss Meditec AG.
Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter
von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben
und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese
Daten vertraulich zu behandeln.
Teilnehmer der Hauptversammlung können zudem die im gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2
AktG in der Hauptversammlung zugänglich zu machenden
Teilnehmerverzeichnis zu allen Teilnehmern der Hauptversammlung erfassten Daten
einsehen.
d) Datenquellen
Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen
Daten der Aktionäre in der Regel über unsere
Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der
Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken).
e) Speicherdauer
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die
Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich
anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht
gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu
einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen
von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist.
Informationen zu Frage- und Redebeiträge von Aktionären in der kommenden
Hauptversammlung werden grundsätzlich nach einem
Monat anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben
genannten Gründen erforderlich ist.
3. Rechte von Betroffenen
Als Betroffener können sich Aktionäre jederzeit mit einer formlosen Mitteilung
unter den oben unter 1.c) genannten Kontaktdaten
an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um ihre Rechte, deren
Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO
auszuüben. Dazu zählen insbesondere:
* Das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der
verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
* das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung
unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
* das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls
die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere
Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17
DSGVO),
* das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf
Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO).
Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer
Aufsichtsbehörde einzureichen.
Jena, im Februar 2019
Carl Zeiss Meditec AG
Der Vorstand
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772717 05.02.2019
