§ 1 Abs. 2 Satz 2 GesRuaCOVBekG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.
Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 GesRuaCOVBekG kann die Verwaltung Fragen
zusammenfassen
Auf die oben bereits erfolgten Ausführungen zur Fragemöglichkeit der Aktionäre nach § 1 Abs. 2 Satz 1
Nr. 3 GesRuaCOVBekG wird verwiesen.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, §
131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 GesRuaCOVBekG sind der Öffentlichkeit auf der
Internetseite der AKASOL AG unter der Internetadresse
www.akasol.de im Bereich 'Investor Relations' unter der Rubrik 'Hauptversammlung' zugänglich gemacht.
Information zum Datenschutz für Aktionäre
Informationen für Aktionäre zum Datenschutz im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der
Hauptversammlung
Die Gesellschaft verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung am 30. Juni 2021 als
Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts personenbezogene Daten des Aktionärs oder ggf. des
Aktionärsvertreters (insbesondere Name, Geburtsdatum, postalische und elektronische Adresse und weitere
Kontaktdaten Aktienanzahl und Besitzart und Besitzzeit der Aktie, Aktionärsvertretungsberechtigung,) auf
Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit aktienrechtlichen Vorschriften. Die
Gesellschaft verarbeitet außerdem solche Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur
Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionäre aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an
die Gesellschaft übermittelt werden.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung am 30. Juni 2021
erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre oder Aktionärsvertreter an der
Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären bzw. ihren
Vertretern die Ausübung von Rechten vor und während der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und
Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen.
In der Hauptversammlung ist ein Verzeichnis der erschienenen oder vertretenen Aktionäre und der
Vertreter von Aktionären mit Angabe ihres Namens und Wohnorts sowie bei Nennbetragsaktien des Betrags,
bei Stückaktien der Zahl der von jedem vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung aufzustellen. Hierzu
ist die Gesellschaft nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet. Sind einem Intermediär oder einer in §
135 Abs. 8 AktG bezeichneten Person Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts erteilt worden und übt der
Bevollmächtigte das Stimmrecht im Namen desjenigen, den es angeht, aus, so sind bei Nennbetragsaktien der
Betrag, bei Stückaktien die Zahl und die Gattung der Aktien, für die ihm Vollmachten erteilt worden sind,
zur Aufnahme in das Verzeichnis gesondert anzugeben.
Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die
Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen
gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und
Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften
unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlichen.
Die Daten können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und
von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) der Verordnung
(EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher
Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der
Richtlinie 95/46/EG (DSGVO) in Verbindung mit aktienrechtlichen Vorschriften (insbesondere § 67e Abs. 1
und §§ 118 ff. AktG). Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten aktienspezifischen Daten
beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre; im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher
Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung kann die Speicherdauer einen Zeitraum von drei Jahren
überschreiten. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.
Soweit Sie die Gesellschaft beauftragen, Dienste zu erbringen, werden personenbezogene Daten zur
Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO) genutzt.
Daneben verarbeitet die Gesellschaft personenbezogene Daten auch zur Wahrung ihrer berechtigten
Interessen nach Art 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO. Berechtigtes Interesse ist insoweit die Sicherstellung des
reibungslosen Ablaufs der Hauptversammlung. Dies gilt insbesondere für während der Anmeldung zur bzw.
Durchführung der virtuellen Hauptversammlung anfallende nicht aktienspezifische, elektronische Daten wie
IP-Adresse, Browsereinstellungen etc. Diese Verarbeitung erfolgt nur so lange, wie sie zur Erreichung des
Zwecks erforderlich ist.
Sollten personenbezogene Daten von Aktionären oder Aktionärsvertretern für einen oben nicht genannten
Zweck verarbeitet werden, wird die Gesellschaft sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen einbeziehen
und ggf. eine jederzeit widerrufliche Einwilligung im Sinne von Art. 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO einholen.
Bei der Datenverarbeitung werden die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person gemäß den
gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte kann aufgrund einer
gesetzlichen Pflicht oder im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erfolgen.
Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung im Rahmen von
Art. 28 DSGVO beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche
für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten 12. ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Dies gilt insbesondere für zur Durchführung einer
virtuellen Hauptversammlung hinzugezogene IT-Dienstleister, die neben den mitgeteilten aktienspezifischen
bzw. aktionärsbezogenen Daten weitere personenbezogene Daten (insbesondere IP-Adressen, Nutzerkennungen,
Video- und Tondaten etc.) verarbeiten.
Die Gesellschaft beauftragt zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung
Dienstleister (z.B. für den Versand der Mitteilung nach § 125 AktG oder die Erfassung und technische
Abwicklung von Anmeldungen zur Hauptversammlung, Bevollmächtigungen und der Ausübung von Aktionärsrechten
sowie ggf. deren Überprüfung), die von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten erhalten, die
für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter erhalten, soweit vom Aktionär bzw. von dessen Vertreter bevollmächtigt werden, nur
solche personenbezogene Daten, die für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung erforderlich sind.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an
Behörden (z.B. BaFin) zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. beim Überschreiten
gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen).
Im Falle von Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen und Wahlvorschlägen oder
Frageneinreichung im Vorfeld der Hauptversammlung kann der Name des Aktionärs im Rahmen der
Hauptversammlung - insbesondere zur Fragenbeantwortung - genannt werden, sofern der betreffende Aktionär
nicht ausdrücklich gemäß Art. 21 DSGVO widerspricht.
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation erfolgt
nur im Rahmen der Art. 45 ff. DSGVO, d.h. insbesondere bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der
EU-Kommission oder geeigneter Garantien.
Die Gesellschaft als Verantwortliche im Sinne der Datenschutzbestimmungen ist erreichbar unter
folgender Adresse:
AKASOL AG
Kleyerstraße 20
64295 Darmstadt
Tel.: +49 6151 800500
E-Mail: info@akasol.com
Die Gesellschaft wird vertreten durch ihren Vorstand, bestehend aus den Herren Sven Schulz und Carsten
Bovenschen.
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May 21, 2021 09:05 ET (13:05 GMT)
