Gesellschaft stehen, wobei auch die Vergütungsregelungen anderer großer börsennotierter Gesellschaften
berücksichtigt werden sollen. Zugleich soll sie die Übernahme eines Mandats als Mitglied oder
Vorsitzender des Aufsichtsrats hinreichend attraktiv erscheinen, um geeignete Mitglieder zu gewinnen und
halten zu können. Dies ist Voraussetzung für eine bestmögliche Überwachung und Beratung des Vorstands,
die wiederum wesentlich zu einer erfolgreichen Geschäftsstrategie sowie der langfristigen Entwicklung der
Gesellschaft beiträgt.
II. Verfahren Die Regelungen zur Vergütung sowie das Vergütungssystem des Aufsichtsrats sollen regelmäßig durch den
Aufsichtsrat auf ihre Angemessenheit hin überprüft werden, wobei bei Bedarf auch externe
Vergütungsexperten hinzugezogen werden können. Die Entscheidung über die letztendliche Ausgestaltung des
Vergütungssystems ist der Hauptversammlung zugewiesen.
Nach § 113 Abs. 3 AktG ist bei börsennotierten Gesellschaften mindestens alle vier Jahre durch die
Hauptversammlung ein Beschluss über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder zu fassen. Unabhängig
hiervon kann die Hauptversammlung auch im Falle von Vorschlägen zur Änderung der Vergütungsregelungen
einen entsprechenden Beschluss fassen. Die Hauptversammlung kann das jeweils bestehende System der
Aufsichtsratsvergütung also entsprechend bestätigen oder einen Beschluss zur Änderung desselben fassen.
Vorstand und Aufsichtsrats werden zudem gemeinsam einen Bericht über die im abgelaufenen Geschäftsjahr
jedem einzelnen Aufsichtsratsmitglied gewährte und geschuldete Vergütung nach Maßgabe des § 162 AktG
erstellen, diesen dem Abschlussprüfer zur Prüfung sowie der Hauptversammlung im Anschluss zur Billigung
vorlegen.
In Entsprechung zu E.1 DCGK legen alle Mitglieder des Aufsichtsrats dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats
Interessenkonflikte unverzüglich offen. Der Aufsichtsrat informiert in seinem Bericht an die
Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung. Wesentliche und nicht nur
vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds sollen zur Beendigung des
Mandats führen.'
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 16 Abs. 1 der Satzung
der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tage der Hauptversammlung im Aktienregister als
Aktionäre der Hypoport SE eingetragen sind und sich so angemeldet haben, dass ihre Anmeldung spätestens
bis zum Ablauf des 14. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Hypoport SE eingegangen ist.
Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können sich bei der Hypoport SE unter der folgenden
Anschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse
Hypoport SE
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Deutschland
II. Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
in Textform (§ 126b BGB) anmelden. Nähere Hinweise zum Anmeldeverfahren entnehmen Sie bitte den Ihnen
übersandten Unterlagen.
Nach Eingang der Anmeldung bei der Hypoport SE werden den Aktionären bzw. den von ihnen benannten
Bevollmächtigten von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.
Der Nachweis der Aktionärseigenschaft erfolgt durch die Eintragung in das Aktienregister der
Gesellschaft. Ist ein Intermediär im Aktienregister eingetragen, so kann dieser das Stimmrecht für
Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben. Die Aktien werden
durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch
nach erfolgter Anmeldung frei verfügen. Maßgeblich für das Stimmrecht ist der im Aktienregister
eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung.
Umschreibungsstopp
Umschreibungen im Aktienregister finden für den Zeitraum ab dem Ablauf des letzten Anmeldetags (14. Mai
2021, 24:00 Uhr (MESZ)) bis einschließlich dem Tag der Hauptversammlung (21. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ))
nicht statt. Der Bestand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung entspricht damit dem Bestand des
III. Aktienregisters am Ende des Tages des Anmeldeschlusses (14. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ)). Erwerber von
Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem Tag des Anmeldeschlusses (14. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ)) bei
der Gesellschaft eingehen, können daher aus eigenem Recht keine Teilnahme- und Stimmrechte aus diesen
Aktien ausüben. In diesen Fällen bleiben Teilnahme- und Stimmrechte aus diesen Aktien bis zur
Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär, es sei denn, die betroffenen Erwerber
lassen sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen.
Verfahren bei Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Teilnahme- und stimmberechtigte Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen können
oder wollen, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen
Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Vereinigung von Aktionären oder eine andere Person
ihrer Wahl, ausüben lassen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft
eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht und ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der
Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Bei der Bevollmächtigung von Intermediären,
Vereinigungen von Aktionären oder diesen nach Art. 53 SE-VO, § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen
können Besonderheiten zu beachten sein, welche bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.
Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie einen Intermediär, eine Vereinigung von Aktionären oder diesen
nach Art. 53 SE-VO, § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen bevollmächtigen wollen, mit diesen
Institutionen oder Personen ab.
Als Service bieten wir teilnahme- und stimmberechtigten Aktionären wieder an, sich durch von der Hypoport
SE benannte Stimmrechtsvertreter bei den Abstimmungen vertreten zu lassen. Diesen Stimmrechtsvertretern
müssen dazu eine Vollmacht und Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Vollmacht und
Weisungen an die von der Hypoport SE benannten Stimmrechtsvertreter bedürfen der Textform (§ 126b BGB).
Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht
nach eigenem Ermessen ausüben. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung
erteilt worden ist, werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bei dem
jeweiligen Tagesordnungspunkt der Stimme enthalten. In möglichen Abstimmungen über eventuelle, erst in
der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige, nicht im Vorfeld der
Hauptversammlung mitgeteilte Anträge können die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch bei erteilter
Vollmacht keine Stimmrechte ausüben. Weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung können sie
Weisungen zu Verfahrensanträgen, Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen, Anträgen oder
Wahlvorschlägen oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennehmen.
Ein Formular für die Erteilung von Vollmachten sowie das Vollmachts- und Weisungsformular für die von der
Hypoport SE benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre mit den ihnen übersandten Unterlagen.
Zudem wird es den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Eintrittskarte zugesendet.
Entsprechende Formulare sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
IV. https://www.hypoport.de/investor-relations/hauptversammlung/zugänglich. Möglich ist aber auch, eine Vollmacht in anderer Weise zu erteilen; diese muss aber
ebenfalls der Textform (§ 126b BGB) genügen, wenn weder Intermediäre noch Vereinigungen von Aktionären
oder diesen nach Art. 53 SE-VO, § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen bevollmächtigt werden.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten
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April 13, 2021 09:05 ET (13:05 GMT)
