Da die Durchführung von Veranstaltungen wie die einer Hauptversammlung mit physischer Präsenz ihrer Teilnehmer wegen der COVID-19-Pandemie gegenwärtig nicht zulässig ist und aufgrund der anhaltenden Infektionsgefahr und Gesundheitsgefährdungen auch in den nächsten Monaten voraussichtlich nicht zulässig sein wird, hat der Vorstand gemäß § 1 Absatz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie^1 beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Dem hat der Aufsichtsrat zugestimmt. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses 2020 und des Lageberichts mit den Erläuterungen des Vorstands an die Hauptversammlung sowie die anstehenden Beschlussfassungen der Hauptversammlung nicht auf unbestimmte Zeit hinausgeschoben werden und dass die Aktionäre möglichst zeitnah über die aktuelle Lage des Unternehmens informiert werden.
Die Hauptversammlung wird somit ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die Aktionäre haben jedoch die Möglichkeit, die gesamte Versammlung im Internet zu verfolgen, im Vorfeld Fragen zu stellen und ihre Stimme abzugeben. Im Folgenden wird erläutert, was dazu erforderlich ist:
^1 COVID-19-Pandemie-Maßnahmen-Gesetz vom 27. März 2020, BGBl. I 2020, 570, zuletzt geändert durch Art. 11 des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Patentrecht (GesRGenRCOVMVV) vom 22. Dezember 2020, BGBl. 2020 Teil I, 3328, 3332, in Verbindung mit § 1 der Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 20. Oktober 2020, BGBl. I 2020, 2258, zuletzt geändert durch Art. 12 GesRGenRCOVMVV.
Voraussetzung für die Verfolgung der gesamten virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung
des Stimmrechts
Zur Verfolgung der gesamten virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind
diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 12. Mai 2021 unter der Adresse
Salzgitter AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
anmeldestelle@computershare.de
Fax-Nr. +49 (0) 89 30903-74675 in Textform angemeldet und ihre Berechtigung durch einen in Textform erstellten besonderen Nachweis
des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachgewiesen haben. Ein Nachweis des Anteilsbesitzes
nach § 67c Abs. 3 AktG reicht aus. Zur Fristwahrung ist der Eingang der Anmeldung und des Nachweises an
der obigen Adresse maßgeblich. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 28. April 1. 2021 (0:00 Uhr) - im Folgenden 'Nachweisstichtag' - zu beziehen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung
im Internet und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes auf
den Nachweisstichtag erbracht hat. Mit der Anmeldung geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des
Anteilsbesitzes einher, so dass Aktionäre auch nach erfolgter Anmeldung und Erbringung des Nachweises des
Anteilsbesitzes weiterhin jederzeit frei über ihre Aktien verfügen können. Aktionäre, die sich
ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Verfolgung der
Hauptversammlung und Stimmrechtsausübung berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag
veräußert haben. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, sind zur
Verfolgung der gesamten Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nicht berechtigt.
Die Aktionäre können die Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises durch ihr depotführendes
Institut vornehmen lassen; dazu ist das Institut rechtzeitig mit der Anmeldung zu beauftragen. Das
Institut übernimmt die erforderliche Anmeldung und bestätigt der oben genannten Stelle den maßgeblichen
Anteilsbesitz. Die angemeldeten Aktionäre erhalten daraufhin eine Stimmrechtskarte für die
Hauptversammlung zugesandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarte sicherzustellen, empfehlen
wir, die Anmeldung möglichst frühzeitig vorzunehmen. Die Stimmrechtskarte enthält die Angaben, die für
den Zugang zur Verfolgung der Versammlung im Internet, zur Einreichung von Fragen und zur Ausübung des
Stimmrechts benötigt werden.
Ausübung des Stimmrechts
Zur Ausübung des Stimmrechts haben die Aktionäre folgende Möglichkeiten:
* Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
* Briefwahl
* Bevollmächtigung eines Dritten, der das Stimmrecht durch Bevollmächtigung der
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder per Briefwahl ausüben kann. Diese Möglichkeiten werden im Folgenden näher erläutert. Damit in der Hauptversammlung ein hoher
Anteil des Grundkapitals vertreten ist, bitten wir, das Stimmrecht durch Nutzung von einer der
nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten auszuüben.
Ausübung des Stimmrechts durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Wir bieten den Aktionären an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mit
der Ausübung ihres Stimmrechts in der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Auch hierzu sind
zunächst eine rechtzeitige Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes wie unter Ziffer
1. beschrieben und dann die Erteilung einer Vollmacht erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform. Es wird gebeten, für die Vollmachtserteilung das
der Stimmrechtskarte beigefügte Vollmachtsformular zu verwenden. Bei der
Vollmachtserteilung müssen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne
diese Weisungen ist die Vollmacht für die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß
abzustimmen.
Es besteht die Möglichkeit, die Vollmacht mit den Weisungen entweder bis spätestens 18. Mai
2021, 24:00 Uhr (Eingang) per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Adresse
Salzgitter AG
c/o Computershare Operations Center
a) 80249 München
Fax-Nr. +49 (0) 89 30903-74675
Salzgitter-HV2021@computershare.de zu senden oder der Gesellschaft über den elektronischen Online-Service unter der
Internetadresse
https://www.salzgitter-ag.com/Hauptversammlungunter Verwendung der mit der Stimmrechtskarte übersandten Zugangsdaten zu übermitteln.
Über den elektronischen Online-Service können Vollmacht und Weisungen an die
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft noch während der Hauptversammlung bis zum Ende der
Abstimmung erteilt oder geändert werden. Der Versammlungsleiter wird das Ende der
Abstimmung einige Zeit vorher ankündigen. Zum angekündigten Zeitpunkt des Endes der
Abstimmung wird der Online-Service für die Abstimmung geschlossen. Auch nach Erteilung der
Vollmacht kann der Aktionär weiterhin frei über seine Aktien verfügen.
Ausübung des Stimmrechts per Briefwahl
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht auch schriftlich oder im Wege elektronischer
Kommunikation abgeben (Briefwahl). Auch hierzu sind zunächst eine rechtzeitige Anmeldung
und ein Nachweis des Anteilsbesitzes wie unter Ziffer 1. beschrieben erforderlich. 2.
Zur schriftlichen Stimmabgabe wird gebeten, das der Stimmrechtskarte beigefügte
Briefwahlformular zu verwenden. Es besteht die Möglichkeit, die Stimmabgabe entweder
schriftlich bis spätestens 18. Mai 2021, 24:00 Uhr (Eingang) per Post, per Telefax oder per
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April 08, 2021 09:07 ET (13:07 GMT)
