des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) (Datum des Eingangs) zugehen:
InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de Briefwahlformulare, die an eine andere Adresse übermittelt werden oder der Gesellschaft unter der
vorgenannten Adresse verspätet, d.h. nach Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) zugehen, können bei der
Abstimmung aus organisatorischen Gründen nicht berücksichtigt werden.
Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können,
werden nicht berücksichtigt.
Weitere Hinweise zur Briefwahl erhalten Sie mit der Onlinezugangskarte, welche die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen.
Vollmachtserteilung an Dritte
Aktionäre, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht
übermittelt haben (vgl. vorstehende Ziffer IV.5.) und nicht selbst die virtuelle Hauptversammlung
verfolgen oder ihre Aktionärsrechte ausüben wollen, können sich bei der Ausübung des Stimmrechts sowie
sonstiger Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten, insbesondere durch Intermediäre,
Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl vertreten lassen. Handelt
es sich bei dem Bevollmächtigten um einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen
Stimmrechtsberater oder einen anderen in § 135 AktG genannten möglichen Aktionärsvertreter, gelten für
die Form und den Nachweis der Vollmacht die gesetzlichen Bestimmungen. Für alle übrigen Bevollmächtigten
gelten die nachfolgenden Regelungen.
Die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung, mithin die Teilnahme an der
Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung, und die Ausübung von Aktionärsrechten durch den
Bevollmächtigten über das Aktionärsportal setzen voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber den
mit der Onlinezugangskarte versendeten Zugangscode erhält. Die Nutzung des Zugangscodes durch den
Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.
Alternativ kann die Erteilung der Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der
Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass
der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte den Nachweis (z.B. die Vollmacht im Original oder in Kopie
oder als Scan) wahlweise an die nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse
übermittelt, wobei die Übermittlung aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 15. Juli
2021 (24:00 Uhr) erfolgen soll:
InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch
Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der
Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den
vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.
Die Erteilung, der Widerruf, die Änderung und der Nachweis einer Vollmacht nach Ablauf des 15. Juli 6.2 2021 (24:00 Uhr) können aus organisatorischen Gründen nur via E-Mail an
InTiCa-HV@gfei.de oder über das Aktionärsportal erfolgen.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das
Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereitstellt. Es wird den ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugesandt und kann auch auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.htmlheruntergeladen werden. Per E-Mail an die E-Mail-Adresse
InTiCa-HV@gfei.de oder über das Aktionärsportal können Vollmachten auch nach Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) noch
bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung durch den
Versammlungsleiter erteilt, geändert und widerrufen werden. Nähere Informationen erhalten die Aktionäre
im Internet unter
https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.htmlVollmachten, die einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär nicht zweifelsfrei zugeordnet werden
können, werden nicht berücksichtigt. Soweit für die Bevollmächtigung nicht das mit der Onlinezugangskarte
übermittelte Formular verwendet oder die Vollmacht nicht elektronisch über das Aktionärsportal erteilt
wird, achten Sie deshalb bitte darauf, dass zusammen mit der Vollmacht auch die Angaben zum Aktionär, der
die Vollmacht erteilt hat (Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Anschrift) mit
übermittelt werden.
Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären ferner die Möglichkeit, sich durch einen von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter als Bevollmächtigten bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen.
Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt im Fall der Bevollmächtigung das Stimmrecht
ausschließlich weisungsgebunden aus. Bei fehlenden oder nicht eindeutig erteilten Weisungen wird sich der
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
nimmt weder im Vorfeld, noch während der Hauptversammlung Vollmachten und Aufträge zur Einlegung von
Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zu Wortmeldungen, zur Ausübung des Fragerechts oder zur
Stellung von Anträgen entgegen.
Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können
elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft erteilt, geändert und widerrufen werden. Diese
Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung
durch den Versammlungsleiter.
Alternativ können Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter 6.3 unter Verwendung des mit der Onlinezugangskarte übermittelten Vollmachtsformulars erteilt werden. Die
ausgefüllten Vollmachtsformulare müssen in diesem Fall aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum
Ablauf des 15. Juli 2021 (24:00 Uhr) bei der Gesellschaft unter der folgenden Postanschrift,
Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sein, damit sie vom Stimmrechtsvertreter berücksichtigt
werden können:
InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Hinweisen, die den Aktionären zusammen mit der
Onlinezugangskarte zugehen.
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals der Gesellschaft oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 am Grundkapital (letzteres entspricht 500.000 Aktien) erreichen,
können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden (vgl. § 122
Abs. 2 AktG). Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft unter folgender Adresse zu
richten:
InTiCa Systems AG
- Vorstand -
Spitalhofstraße 94
94032 Passau 7. Das Verlangen muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des Dienstag, 15. Juni 2021 (24:00 Uhr), zugehen. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss
eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Der oder die Antragsteller haben nachzuweisen, dass
sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie
die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens bei der
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June 07, 2021 09:05 ET (13:05 GMT)
