3. Bevollmächtigten über die Bild- und Tonübertragung im Internet über das Aktionärsportal der Gesellschaft
im Wege der elektronischen Zuschaltung verfolgt werden. Diese Übertragung im Internet stellt jedoch keine
Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG und keine elektronische Teilnahme
an der Versammlung im Sinne von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2, 2. Alt. des COVID-19-Gesetzes dar.
Internetgestütztes Online-Portal (Aktionärsportal)
Unter der Internetadresse
https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.htmlsteht den Aktionären der Gesellschaft ab dem 25. Juni 2021, 0:00 Uhr - entsprechend dem
Nachweisstichtag gemäß nachfolgender Ziffer IV.5. -, ein internetgestütztes Online-Portal
(Aktionärsportal) zur Verfügung. Über das Aktionärsportal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre
(und gegebenenfalls deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht ausüben und Vollmachten erteilen. 4.
Die Ausübung des Fragerechts und die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
zu Protokoll des Notars ist nur im Wege der elektronischen Kommunikation über die von der Gesellschaft
hierfür bereitgestellten E-Mail-Adressen möglich (hierzu im Einzelnen nachfolgend unter Ziffern IV.9. und
IV.10.).
Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen sich die Aktionäre oder deren Bevollmächtigte dort mit
Zugangscode und Passwort, die sie mit ihrer Onlinezugangskarte erhalten, einloggen. Die verschiedenen
Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der
Benutzeroberfläche des Aktionärsportals.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladung zur
Hauptversammlung.
Voraussetzungen für die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Wege der
elektronischen Zuschaltung und die Ausübung der Aktionärsrechte sowie Nachweisstichtag
Zur Verfolgung der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet über das
Aktionärsportal, mithin zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung, und zur
Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 13 Abs. 5 Satz 1 der Satzung nur
diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung
nachweisen (stimmberechtigte Aktionäre).
Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in
deutscher oder englischer Sprache zugehen. Zum Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform
erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus, der sich
auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf
Freitag, 25. Juni 2021, 00:00 Uhr,
(Nachweisstichtag, Record Date) beziehen muss.
Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des
Freitag, 9. Juli 2021
(24:00 Uhr), ausschließlich unter folgender Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse in Textform zugehen:
InTiCa Systems AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
5. E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de Die GFEI Aktiengesellschaft ist für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes die
Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten
Hauptversammlung über das Aktionärsportal, also für die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege
elektronischer Zuschaltung, und die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, als
Aktionär nur, wer sich fristgerecht angemeldet und die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
nachgewiesen hat. Die Berechtigung zur Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung, zur Ausübung von
Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem in dem
genannten Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag
geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder
teilweisen Veräußerung von Aktien der Gesellschaft nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme im
Wege elektronischer Zuschaltung, die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts
ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von
Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der
Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung, die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des
Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag.
Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht
berechtigt (insbesondere nicht stimmberechtigt). Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine
Dividendenberechtigung.
Den Aktionären, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht
übermittelt haben, werden von der Gesellschaft Onlinezugangskarten für die Ausübung ihrer Rechte in Bezug
auf die Hauptversammlung übersandt. Die Aktionäre werden darum gebeten, möglichst frühzeitig für die
Anmeldung und die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes zu sorgen, damit der rechtzeitige
Zugang der Onlinezugangskarten sichergestellt ist. Die Onlinezugangskarte enthält unter anderem einen
Zugangscode und ein Passwort, mit denen die Aktionäre und gegebenenfalls deren Bevollmächtigte das unter
der Internetadresse
https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.htmlzugängliche internetgestützte Online-Portal (Aktionärsportal) der Gesellschaft nutzen können.
Ausübung des Stimmrechts und Vollmachtserteilung
Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl (schriftlich oder im Wege 6. elektronischer Kommunikation) oder über Vollmachtserteilung (an Dritte oder an den Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft) ausüben (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 des COVID-19-Gesetzes). Für beide Arten der
Stimmrechtsausübung ist die ordnungsgemäße Anmeldung nebst ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes
zur Hauptversammlung erforderlich (vgl. vorstehende Ziffer IV.5.).
Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Stimmberechtigte Aktionäre können ihre Stimmen schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation
abgeben (Briefwahl).
Dafür steht den stimmberechtigten Aktionären vor und während der Hauptversammlung für die Ausübung des
Stimmrechts im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) das unter der
Internetadresse
https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.htmlerreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das
Aktionärsportal ist ab dem 25. Juni 2021, 0:00 Uhr - entsprechend dem Nachweisstichtag gemäß vorstehender
Ziffer IV.5. -, also bereits vor dem Beginn der Hauptversammlung am 16. Juli 2021, bis zum Beginn der
Abstimmung während der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter
möglich. Über das Aktionärsportal können die stimmberechtigten Aktionäre auch während der
Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung nach entsprechender Ankündigung durch den
Versammlungsleiter etwaige zuvor im Wege der Briefwahl oder über das Aktionärsportal vorgenommene
Stimmabgaben ändern oder widerrufen.
Vor der Hauptversammlung am 16. Juli 2021 steht den Aktionären zur Stimmrechtsausübung darüber hinaus 6.1 das mit der Onlinezugangskarte übermittelte Briefwahlformular zur Verfügung. Soweit ein Aktionär das
Briefwahlformular verwendet, ist dieses ausschließlich an die nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer
oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf
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June 07, 2021 09:05 ET (13:05 GMT)
