Intuit Inc. hat in den USA QuickBooks Workforce angekündigt, eine neue End-to-End-Lösung, die durch agentenbasierte KI und menschliche Expertise gestützt wird. Das System transformiert grundlegend die Art und Weise, wie kleine und mittelständische Unternehmen ihr Human Capital Management (HCM) betreiben. Von der Mitarbeitergewinnung über ein nahtloses Onboarding bis hin zur Förderung von Mitarbeiterentwicklung und Engagement vereint QuickBooks Workforce den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus an einem Ort. Es ersetzt isolierte Tools durch automatisierte Prozesse, die Teams dabei helfen, HR-Gemeinkosten zu senken, administrative Lasten zu eliminieren und Arbeitskosten in Echtzeit zu steuern. KMU verlassen sich oft auf 7 bis 25 verschiedene Tools zur Personalverwaltung, was zu unnötiger Komplexität, manueller Arbeit und fragmentierten Daten führt - bei geschätzten jährlichen Softwarekosten von 120.000 US-Dollar.

QuickBooks Workforce adressiert diese Herausforderung direkt und stattet Unternehmen mit einer robusten HCM-Lösung aus, die das Personalmanagement - einschließlich Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Sozialleistungen, Recruiting, Einstellung, Performance und Compliance - auf einer einzigen Plattform automatisiert, vereinfacht und synchronisiert. Direkt eingebettet in QuickBooks Online, QuickBooks Online Advanced und die Intuit Enterprise Suite, ist QuickBooks Workforce die einzige HCM-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus parallel zu ihren Finanzdaten zu verwalten. Dies bietet Echtzeit-Einblicke und eine ganzheitliche 360-Grad-Sicht auf das Unternehmen, was fundiertere Entscheidungen erlaubt, Zeit und Geld spart sowie die Genauigkeit und Sicherheit im Betrieb erhöht. Da QuickBooks Workforce auf der Intuit-Plattform basiert, genügt eine konversationelle 'Chat'-Schnittstelle,

um das HCM von einer Abfolge manueller Schritte in intelligente, automatisierte Workflows zu verwandeln, die von einem Team virtueller KI-Agenten gesteuert werden. Dies hilft Unternehmen, Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben zu sparen, etwa durch den 'Payroll Agent', der Zeitdaten automatisch erfasst und validiert, Inkonsistenzen markiert und die Gehaltsabrechnung im Namen des Inhabers ausführt, während die Genauigkeit gewährleistet bleibt. Weitere Automatisierungen optimieren mehrstufige Prozesse wie Beförderungen und Offboarding, verknüpfen Gehalts- und Leistungsdaten und vereinheitlichen Personal-Insights in Echtzeit. Dies ermöglicht eine schnellere, fundiertere Entscheidungsfindung, die es Unternehmen erlaubt, sicher zu skalieren, während den Mitarbeitern eine nahtlose Erfahrung von der Einstellung bis zum Ruhestand geboten wird.

Traditionell haben Unternehmen ihre Belegschaft über mehrere Tools hinweg verwaltet, wobei Informationen über Apps und Dienste verteilt waren, die Daten generieren, welche sich nicht in einer einzigen 'Source of Truth' integrieren lassen. Dies führt dazu, dass Unternehmensinhaber und HR-Manager unzählige Stunden mit der Analyse und Eingabe von Daten verbringen, während Mitarbeiter erheblichen manuellen Aufwand betreiben, um Daten in verschiedenen Systemen zu aktualisieren - was Unternehmen Stunden an Produktivität und Umsatz kostet. QuickBooks Workforce strukturiert diese Erfahrung neu und bietet Unternehmen die Werkzeuge, um ihre Belegschaft effizient und sicher an einem Ort zu verwalten - eine Strategie, die laut fast drei Vierteln der Unternehmen der schnellste Weg zur Rentabilität ist.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören: Recruiting, Onboarding und Offboarding: Ein intuitiver Workflow, der die gesamte Employee Journey verwaltet und automatisiert. Von der Stellenausschreibung und Bewerberverfolgung über den Versand von Vertragsangeboten und das Onboarding bis hin zur Koordination der Offboarding-Schritte hilft QuickBooks Workforce Unternehmen dabei, vom ersten Tag an eine positive und produktive Mitarbeitererfahrung zu bieten. Unternehmen können zudem problemlos Dokumente wie I-9 und W-4 erstellen, die von den Mitarbeitern digital ausgefüllt werden, was den Komfort erhöht und gleichzeitig die Compliance sicherstellt.

Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung: Steigern Sie die Effizienz mit einer Lösung, die nicht nur Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Abwesenheiten mit Buchhaltungsdaten kombiniert, sondern in einem integrierten Hub zusammenarbeitet, sodass Daten automatisch synchronisiert und in klare, handlungsrelevante Business-Insights umgewandelt werden können. KI-gestützte Automatisierungen organisieren und synchronisieren zudem alle Daten, was die Genauigkeit erhöht und hilft, fast vier Stunden pro Woche an administrativer Arbeit einzusparen. Abwesenheiten: Erstellen und verwalten Sie Abwesenheitsrichtlinien, die zu Ihrem Unternehmen passen - von Urlaub und Krankheit bis hin zu Sonderurlaub und benutzerdefinierten Richtlinien, jeweils mit konfigurierbaren Urlaubsanspruchsregeln, Obergrenzen und Übertragungsoptionen.

Mitarbeiter können Abwesenheiten direkt in der QuickBooks Workforce App beantragen, Manager können diese mit einem Klick genehmigen, und die genehmigten Stunden werden automatisch mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Verwaltung von Sozialleistungen: Ein zentraler Hub, über den Unternehmen die komplette Administration und Verwaltung von Benefits anbieten können. Von der Einrichtung von Plänen bis zum Management der Anbieter können Unternehmen ihren Mitarbeitern ein Self-Service-Portal zur Anmeldung und Aktualisierung ihrer Kranken-, Zahn-, Augen- und Lebensversicherungen zur Verfügung stellen. Dies bietet Leistungen, durch die sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, und hilft Unternehmen, Top-Talente zu gewinnen und zu binden.

QuickBooks 401(k) von Vestwell: Bieten Sie moderne 401(k)-Altersvorsorgeleistungen durch flexible, skalierbare Pläne an, die individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Durch die Integration mit der Rentenplattform von Vestwell haben Unternehmensinhaber eine nahtlose Möglichkeit, wettbewerbsfähige 401(k)-Leistungen anzubieten, die direkt mit den Gehaltsdaten der Mitarbeiter synchronisiert werden. Dies optimiert die Verwaltung, reduziert manuelle Arbeit und unterstützt die Compliance, wodurch das Planmanagement für Inhaber effizienter und die Investition in die Zukunft für Mitarbeiter einfacher wird. Performance Management: Fördern Sie das Wachstum und Engagement der Mitarbeiter durch strukturierte Beurteilungen, Zielsetzungen und kontinuierliche Feedbackzyklen.

Starten Sie Leistungsbewertungen, verfolgen Sie Fortschritte im Zeitverlauf und geben Sie Mitarbeitern die nötige Transparenz, um ihre Karriere voranzutreiben und stärkere, leistungsfähigere Teams aufzubauen. HR-Workflows: Automatisieren Sie die repetitiven Aufgaben der Teamverwaltung. Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows und weisen Sie Aufgaben zu, die automatisch an die richtigen Mitarbeiter gesendet werden - sei es eine Onboarding-Checkliste für einen Neueingestellten, eine Ausrüstungsanfrage oder die Abfrage der Uniformgröße. Halten Sie HR-Prozesse organisiert, nachverfolgbar und frei von manuellem Follow-up.

Dokumente: Erstellen, unterzeichnen, speichern und verwalten Sie digitale Dokumente an einem zentralen Ort - von elektronischen Signaturen bis hin zu Bestätigungen. Nutzen Sie einen benutzerdefinierten Vorlagen-Builder, der die Dokumentenerstellung rationalisiert und Zeit für Mitarbeiter und Unternehmensinhaber spart.