Zu Tagesordnungspunkt 1: Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

1.1 Bericht des Aufsichtsrates

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

der Aufsichtsrat hielt im Geschäftsjahr 2023 insgesamt fünf Sitzungen ab. Hauptaufgabe des Aufsichtsrates ist die Beratung und Kontrolle des Vorstandes. Gegenstand unserer regelmäßigen Beratungen im Plenum waren unter anderem die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage sowie die Organisationsstruktur der va-Q-tec AG. Darüber hinaus hat der Aufsichtrat die strategische und strukturelle Weiterentwicklung von va-Q-tec intensiv mit vorangetrieben. Weitere Themen der Tätigkeit im Berichtszeitraum lagen insbesondere in der kritischen Bewertung der Strategie und Geschäftsfeldentwicklung, der internationalen Ausrichtung der va-Q-tec AG, der finanziellen Performance sowie der Unternehmensfinanzierung und -liquidität. Ein Schwerpunkt der Beratungen lag in der Begleitung der Partnerschaft mit EQT Private Equity sowie der geplanten strukturellen Maßnahmen. Ein wichtiger Fokus lag auch auf den Chancen und Risiken.

Am 29. August 2023 fand die ordentliche Hauptversammlung in phyischer Präsenz der Aktionäre und ihrer Vertreter statt. Mit über 85 % des Grundkapitals war die Präsenz erneut hoch. Sämtliche Tagesordnungspunkte, insbesondere auch der Punkt betreffend die Zustimmung zu einem Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag wurden mit großer Zustimmung von über 88 % verabschiedet. Aus dem Würzburger Vogel Convention Center berichtete der Vorstand ausführlich über die Entwicklung der va-Q-tec AG im Geschäftsjahr 2022, für das Vorstand und Aufsichtsrat mit jeweils deutlicher Mehrheit entlastet wurden. Vorstand und Aufsichtsrat stellten sich in einer regen Diskussion den Fragen und Anmerkungen der Aktionäre und ihrer Vertreter. Wir danken allen Aktionären für die rege Teilnahme!

Im Berichtsjahr hat der Aufsichtsrat der va-Q-tec AG alle ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben mit der erforderlichen Sorgfalt wahrgenommen und sich dabei am Deutschen Corporate Governance Kodex ("DCGK") orientiert. Wir haben den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens beratend begleitet und überwacht. Der Vorstand hat uns in alle grundlegenden Entscheidungen unmittelbar, frühzeitig und umfassend

eingebunden. Er hat uns durch schriftliche und mündliche Berichte innerhalb und außerhalb von Sitzungen regelmäßig, zeitnah und umfassend unterrichtet. Hierbei wurden wir über alle relevanten Aspekte der Geschäftsplanung, einschließlich der Finanz-, Investitions- und Personalplanung, die Finanzlage sowie die Rentabilität des Unternehmens informiert. Wir bzw. die jeweils zuständigen Aufsichtsratsausschüsse haben die Beschlussvorschläge des Vorstands gründlich geprüft und beraten. Der Aufsichtsrat stand darüber hinaus mit dem Vorstand in regelmäßigem Kontakt und wurde über die aktuelle Entwicklung der Geschäftslage, insbesondere auch mit Blick auf die Herausforderungen bezüglich der möglichen Beteiligung von EQT Private Equity und die wesentlichen Geschäftsvorfälle unmittelbar informiert.

Die für die Unternehmensentwicklung zentralen Geschäftsvorgänge wurden vom Aufsichtsrat kritisch beleuchtet und entsprechende Anregungen zur Diskussion mit dem Vorstand eingebracht. Die zustimmungspflichtigen Maßnahmen und Geschäftsvorgänge wurden zwischen Vorstand und Aufsichtsrat beraten und sachgerecht entschieden.

Personelle Veränderungen in Aufsichtsrat und Vorstand

Herr Jarl Dahlfors, Herr Ali Farahani, Herr Matthias Wittkowski und Frau Insook Yoo wurden von der Hauptversammlung am 29. August 2023 jeweils neu bis zum Ablauf der Hauptversammlung 2027 zum Mitglied des Aufsichtsrats gewählt. Herr Winfried Klar wurde von der Hauptversammlung am 29. August 2023 für eine weitere Amtszeit bis zum Ablauf der Hauptversammlung 2027 zum Mitglied des Aufsichtsrats gewählt.

Frau Camilla Macapili Languille wurde am 28.11.2023 vom Amtsgericht Würzburg nach § 104 AktG zur Aufsichtsrätin bestellt. Der Aufsichtsrat hat Herrn Jarl Dahlfors im Anschluss an die Hauptversammlung zum Vorsitzenden und Herrn Ali Farahani zum stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden gewählt.

Im Vorstand haben sich im Berichtszeitraum keine personellen Veränderungen ergeben. Herr Dr. Joachim Kuhn ist Vorsitzender des Vorstands (CEO). Herr Stefan Döhmen ist unverändert Finanzvorstand (CFO) der Gesellschaft.

Den zum Jahresende 2023 auslaufenden Vertrag mit CEO Dr. Joachim Kuhn verlängerte der Aufsichtsrat um weitere 3 Jahre.

Aus- und Fortbildung des Aufsichtsrates

Seinen Aus- und Fortbildungspflichten ist der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023 verantwortungsbewusst, angemessen und in vielfältiger Form nachgekommen. Die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen, wie zum Beispiel zu Fragen der Corporate Governance sowie zu Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen (bspw. durch ARUG II, des DCGK und des Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetzes - FISG)), nehmen die Mitglieder des Aufsichtsrats eigenverantwortlich wahr und werden dabei von der Gesellschaft unterstützt. Der Aufsichtsrat bildet sich ferner regelmäßig im Hinblick auf neue Technologien oder den Bereich Digitalisierung weiter.

Zudem wurde der Aufsichtsrat jeweils frühzeitig über die vom Unternehmen neu entwickelten Produkte durch die verantwortlichen Führungskräfte unterrichtet, so dass alle Aufsichtsratsmitglieder stets über die aktuellen, das Unternehmen betreffenden Themen, gut informiert waren. Darüber hinaus bildeten sich die einzelnen Aufsichtsräte eigenverantwortlich durch Selbststudium der einschlägigen Fachzeitschriften und Literatur fort.

Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse

Der Aufsichtsrat hat sich im Rahmen seiner regelmäßigen Beratungen mit der operativen und strategischen Lage der va-Q-tec AG befasst und sich durch die schriftlichen und mündlichen Berichte des Vorstandes umfassend über die wirtschaftliche und finanzielle Entwicklung informiert.

Der zentrale Teil der ersten Sitzung am 29.03.2023 war die Vorstellung, Erörterung und Beschlussfassung über Jahresabschluss, Lagebericht und Anhang des Einzel- und des Konzernabschlusses der va-Q-tec AG für das Geschäftsjahr 2022.

Im Fokus der zweiten Sitzung am 27.04.2023 stand die Erörterung der aktuellen Geschäftsentwicklung sowie der Liquidität des Konzerns anhand der Zahlen des ersten Quartals 2023.

Im Fokus der dritten Sitzung am 14.06.2023 stand die ausführliche Diskussion der Umsatz- und Ergebnisentwicklung. Im Fokus stand insbesondere das Kostenmanagement.

In der vierten Sitzung am 17.10.2023 stand erneut die aktuelle Geschäftsentwicklung sowie das Kostenmanagement im Fokus.

Im Fokus der fünften Sitzung des Aufsichtsrats standen im Wesentlichen administrative Fragen im Zusammenhang mit der Neuwahl fast aller Mitglieder.

Die letzte Sitzung des Aufsichtsratsplenums im Geschäftsjahr 2023 fand am 11.Dezember 2023 statt. Zentrales Thema war die aus der Strategie abgeleitete Budgetplanung 2024.

Jahres- und Konzernabschlussprüfung

Der Konzernabschluss der va-Q-tec AG wurde auf der Grundlage der internationalen Rechnungslegungsstandards IFRS, wie sie in der Europäischen Union anzuwenden sind, sowie den nach § 315e Abs. 1 HGB geltenden Vorgaben, aufgestellt. Den Jahresabschluss der va-Q- tec AG sowie den Konzernabschluss, beide zum 31.12.2023, mit den jeweiligen Lageberichten haben die von der Hauptversammlung gewählten Abschlussprüfer, die Rödl & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Nürnberg, unter Einbeziehung der Buchführung geprüft und am 16.04.2024 (Jahresabschluss) bzw. am 25.04.2024 (Konzernabschluss) jeweils mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen.

Die Abschlussunterlagen der va-Q-tec AG und des va-Q-tec-Konzerns, der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzergebnisses sowie die Berichte des Abschlussprüfers wurden in der Sitzung des Aufsichtsrates am 17.04.2024 mit den Abschlussprüfern diskutiert und durch den Aufsichtsrat geprüft. Die Prüfer nahmen an der Beratung über die Abschlussunterlagen in diesen Aufsichtsratssitzungen teil und informierten den Aufsichtsrat über die Prüfungsfeststellungen.

Der Aufsichtsrat billigt den Jahresabschluss sowie den Konzernabschluss nebst jeweiligen Lageberichten der va-Q-tec AG für das Geschäftsjahr 2023. Damit ist der Jahresabschluss der

va-Q-tec AG festgestellt. Der Aufsichtsrat stimmt darüber hinaus dem Vorschlag des Vorstandes zur Ergebnisverwendung zu.

Dank und Ausblick

Im Namen des Aufsichtsrats danke ich allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der va-Q-tec AG für ihren engagierten Einsatz in einem für va-Q-tec besonders herausfordernden Jahr. Mein persönlicher Dank gilt auch allen ehemaligen Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Arbeit sowie dem Vorstand für die konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Jarl Dahlfors