ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe : ÜSTRA Informationen zum Datenschutz (68,38 KB)

Hinweise zum Datenschutz zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung der ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe Aktiengesellschaft und zur Nutzung unserer Internetseite

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

Die Angaben zu den Verantwortlichkeiten für die Datenverarbeitung sowie zu unserem Datenschutzbeauftragen finden Sie unter folgendem Link: Weitere Angaben

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher

Rechtsgrundlage? (Zweck der Verarbeitung)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Aktionären unserer Gesellschaft bzw. ihrer gesetzlichen oder bevollmächtigten Vertreter im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes sowie weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erfüllung der vertraglichen sowie gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Der Zweck der Verarbeitung liegt vorliegend in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung unserer Gesellschaft (insbesondere für die Abwicklung der Teilnahme unserer Aktionäre bzw. der Aktionärsvertreter an der Hauptversammlung, anlässlich der Erbringung des erforderlichen Nachweises des Anteilsbesitzes hierzu, im Zusammenhang mit der Erteilung von Vollmachten und mit der am Tag der Hauptversammlung stattfindenden Erfassung als Teilnehmer). Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten ist im Zusammenhang mit der Hauptversammlung notwendig, um diese ordnungsgemäß vorbereiten, durchführen und nachbereiten zu können. Ohne eine solche Bereitstellung können Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter nicht an der Hauptversammlung teilnehmen.

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Soweit uns personenbezogene Daten nicht von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern angegeben wurden bzw. werden, nutzen wir Daten anlässlich der Erbringung des erforderlichen Nachweises des Anteilsbesitzes bzw. der uns von den Banken übermittelten Daten. Die personenbezogenen Daten des betroffenen Aktionärs bzw. seines Aktionärsvertreters umfassen im Wesentlichen Name und Vorname, Wohnort / Sitzangabe bzw. Anschrift, gegebenenfalls auch E- Mail-Adresse und Telefonnummer, Abstimmverhalten, Aktienanzahl, Besitzzart der Aktien, die Erklärung etwaiger Widersprüche zur Niederschrift und die Erteilung etwaiger (Stimmrechts-)Vollmachten.

Wenn Sie unsere Internetseite besuchen, auf der die für die Hauptversammlung relevanten Unterlagen zugänglich sind (https://www.uestra.de/unternehmen/ueber-uns/investor-relations/hauptversammlung-2023), erheben wir Daten über die Zugriffe auf unsere Internetseite. Hier werden folgende Daten und Geräteinformationen in den Webserver-Log-Files protokolliert:

• Abgerufene bzw. angefragte Daten
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems
• IP-Adresse

Daneben verarbeiten wir auch Informationen zu Aktionärsfragen, zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten. Wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre entweder von den Aktionären selbst oder über unseren Hauptversammlungsdienstleister von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der depotmäßigen Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben.

Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten in der Hauptversammlung betroffen ist. Sollten Sie als Aktionär einen Bevollmächtigten bestimmen, so haben Sie den Bevollmächtigten auf die Datenerhebung durch die Gesellschaft hinzuweisen. Ein gesonderter Hinweis an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist jedoch nicht erforderlich.

Darüber hinaus kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten geboten ist. Darunter fällt auch die Einreichung der Niederschrift der Hauptversammlung und ihre Anlagen zum Handelsregister.

Cookies

Wie viele andere Internetseiten verwenden wir auch so genannte "Cookies". Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Internetseite besuchen. Sie können einzelne Cookies oder den gesamten Cookie-Bestand löschen. Je nach Anbieter Ihres Browsers finden Sie die notwendigen Informationen und Anleitungen, wie diese Cookies gelöscht oder deren Speicherung vorab blockiert werden können, unter den nachfolgenden Links:

- Mozilla Firefox:https://support.mozilla.org/de/kb/cookies-loeschen-daten-von-websites-entfernen

- Internet Explorer:https://support.microsoft.com/de-de/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

• Google Chrome:https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=de
• Opera:https://help.opera.com/de/latest/web-preferences/#cookies
• Safari:https://support.apple.com/kb/PH17191?locale=de_DE&viewlocale=de_DE

Art und Zweck der Verarbeitung, technisch notwendige Cookies:

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. Der Zweck der Verwendung dieser technisch notwendigen Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu ermöglichen. Die Funktionen unserer Internetseite mit den Informationen zur n Hauptversammlung können ohne den Einsatz dieser Cookies

nicht angeboten werden.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse:

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer nutzerfreundlichen Gestaltung unserer Internetseite.

Wer bekommt meine Daten?

Unsere Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer Hauptversammlung externe Dienstleister mit der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung von Daten. Diese erhalten von der Gesellschaft und den Banken nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Soweit sie Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sind sie für uns im Wege einer Auftragsverarbeitung tätig. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich aufgrund von Einsichtsrechten mittels des Teilnehmerverzeichnisses als Teil der Niederschrift über die Versammlung und beispielsweise im Fall von Anträgen oder Wahlvorschlägen.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen Empfänger in einem Drittland (Staat außerhalb der Europäischen Union und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) oder an eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt, soweit es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. bei steuerrechtlichen Meldepflichten) oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden für 10 Jahre gespeichert, solange die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa in Bezug auf die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder im Fall gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend

werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat - je unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen - das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit das Recht, gegen eine Verarbeitung, die auf unseren berechtigten Interessen beruht, Widerspruch einzulegen, wenn sich für den Widerspruch Gründe aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dieses Widerspruchsrecht besteht hingegen nicht, wenn die Verarbeitung aus rechtlichen Gründen (z.B. zur Durchführung der Hauptversammlung) erforderlich ist. Ihren Widerspruch und dessen Begründung richten Sie bitte an den eingangs genannten Datenschutzbeauftragten.

Schließlich steht Ihnen ein Recht zu, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde für unsere Gesellschaft lauten wie folgt:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: [phone]

Telefax: 0511 120-4599

E-Mail: [e-mail]