Technotrans : Verhaltenskodex

power to transform

Compliance -

Der Verhaltenscodex

für alle Mitarbeiter der technotrans Unternehmensgruppe

Einleitung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

technotrans ist ein weltweit handelndes Unternehmen. Deshalb sind auch unsere Verhaltensstandards weltweit einheitlich und in diesem Verhaltenskodex niederge- schrieben.

Nichts ist wichtiger als unsere Integrität - als Unterneh- men und als Einzelperson. technotrans ist der Einhal- tung rechtlicher Vorschriften und ethischer Grundsätze strengstens verpflichtet und erwartet von allen Mitarbei- tern, dass sie sich an diese halten. Ein derartiges Engagement muss in der gesamten Organisation fest verankert sein, denn jeder Mitarbeiter ist auch ein Botschafter unseres Unternehmens. Compliancegerechtes Verhal- ten hat immer Vorrang. Hier darf es keine Kompromisse geben. Das alles ist nicht neu, dennoch wird Compliance immer eine Herausforderung bleiben, und wir müssen unsere Compliance-Kultur auf der Basis unserer Werte ständig fördern und weiterentwickeln.

Wir erwarten daher von Ihnen, dass Sie persönlich Ver- antwortung übernehmen für die Einhaltung aller

• anwendbaren Gesetz
• grundlegenden internationalen Standards sowie
• unternehmensinternen Richtlinien und Regelwerke.

Der technotrans Verhaltenskodex fasst wichtige Gesetze und unternehmensinterne Regelwerke zusammen, die das Verhalten aller technotrans Mitarbeiter in ihrem Um- gang mit Geschäftspartnern, Amtsträgern, anderen Mit- arbeitern und der Gesellschaft regeln.

Er hilft uns dabei, die richtige Entscheidung zu treffen, kann jedoch nicht jede Situation beschreiben, mit der Sie konfrontiert sein könnten. Für bestimmte Funktionen oder Tätigkeiten oder an einzelnen Standorten können beson- dere Gesetze und Vorschriften gelten.

Compliance sicherzustellen ist ein wesentlicher Bestand- teil unserer täglichen Arbeit.

technotrans wird Ihnen jede notwendige Information und Unterstützung geben, damit Sie Ihre Verpflichtungen er- füllen können. Wenn Sie Zweifel haben, fragen Sie nach.

Wir danken Ihnen herzlich für Ihr Engagement.

Der Vorstand

Michael Finger

Robin Schaede

Verhaltenskodex

Über diesen Verhaltenskodex

Dieser Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiter der technotrans Unternehmensgruppe weltweit bindend.

Er definiert grundlegende, weltweit gültige Verhaltens- standards und beschreibt, welches Verhalten von Ihnen erwartet wird.

Es ist Aufgabe der Vorgesetzten, ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen.

Schon der Rechtsverstoß eines einzigen Mitarbeiters kann die Reputation unseres Unternehmens ernsthaft beschä- digen und technotrans erheblichen - auch finanziellen

- Schaden zufügen.

technotrans toleriert keine Rechtsverletzungen und wird keinen dafür Verantwortlichen vor Sanktionen durch die Behörden schützen.

Verstöße gegen Gesetze, internationale Standards und interne Vorschriften können Disziplinarmaßnahmen nach sich ziehen (einschließlich der Beendigung des Arbeits- verhältnisses) und zivil- oder strafrechtlich verfolgt wer- den.

Fast immer lassen sich Rechtsverletzungen vermeiden, indem frühzeitig Rat gesucht wird. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Anforderungen bestehen oder ob Ihr Verhal- ten rechtlich und ethisch einwandfrei ist, wird erwartet, dass Sie bei Ihrem Vorgesetzten, Legal & Compliance oder dem Compliance Officer nachfragen.

Außerdem ist jeder mutmaßliche oder tatsächliche Ver- stoß gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien zu melden.

Im Zweifel - fragen Sie nach!

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

1. MENSCHENRECHTE, ARBEITS- UND SOZIALSTANDARDS
2. GESUNDHEIT UND SICHERHEIT
3. KARTELLRECHT
4. KORRUPTION
5. GESCHENKE UND EINLADUNGEN

6. INTERESSENKONFLIKTE

7. IT-SICHERHEIT

8. DATENSCHUTZ

1. EXPORTKONTROLLE
2. GELDWÄSCHE
3. SCHUTZ DES FIRMENEIGENTUMS UND DES EIGENTUMS VON GESCHÄFTSPARTNERN
4. UMWELTSCHUTZ
5. HINWEISGEBERSYSTEM

Rechte

»Wir handeln in Übereinstimmung mit den international anerkannten Menschenrechten, Arbeits- und Sozialstandards und halten uns strikt an die geltenden Gesetze.«

Gesundheit und Sicherheit

Menschenrechte, Arbeits- und

Sozialstandards

technotrans hat das Ziel, dass alle Mitarbeiter in Über- einstimmung mit den international anerkannten Men- schenrechten sowie den wesentlichen Arbeits- und So- zialstandards handeln und hat sich daher zur Befolgung der Regeln des UN-Compact verpflichtet.

technotrans setzt sich insbesondere ein für die Abschaf- fung jeglicher Form von Kinder- und Zwangsarbeit, das Prinzip der Nichtdiskriminierung, die Anerkennung der Vereinigungsfreiheit, Tarifverhandlungen und Sozial- partnerschaften, gerechte Bezahlung und Zusatzleis- tungen gemäß den lokalen Marktbedingungen, an- gemessene Arbeitszeiten und bezahlten Urlaub sowie Zugang zu ausreichender medizinischer Versorgung und einer Krankenversicherung.

technotrans engagiert sich für Chancengleichheit auf dem Arbeitsmarkt und hält alle entsprechenden Geset- ze ein, die eine Benachteiligung insbesondere aufgrund von Alter, Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orien- tierung, Herkunft, Religion oder Behinderung verbieten. Dieser Grundsatz gilt für alle Personalentscheidungen wie Rekrutierung, Einstellung, Training, Jobwechsel, Beförderungen, Vergütungen, Zusatzleistungen, Diszipli- narmaßnahmen und Kündigungen.

Sexuelle Belästigung und andere Belästigungen am Arbeitsplatz sind strengstens untersagt.

Gesundheit und Sicherheit

technotrans liegt der Schutz der Gesundheit der Mit- arbeiter besonders am Herzen. Alle Mitarbeiter sind ver- pflichtet, die Regelungen zum Gesundheitsschutz ständig zu beachten. Helfen Sie mit, Gesundheitsgefährdungen zu vermeiden, indem Sie Arbeitsschutz- und Arbeitssi- cherheitsvorschriften unbedingt befolgen.

Die gesetzlichen bzw. tariflichen Arbeitszeitregelungen zum Schutz von Mitarbeitern sind zu beachten. Dazu besteht in allen Fertigungsbetrieben der technotrans Unternehmensgruppe ein transparentes und vertrauens- würdiges System zur Erfassung von Arbeitszeiten.

Die gesetzlichen Lenk- und Ruhezeiten beim Führen von Firmenfahrzeugen sind stets einzuhalten.

Erholungsurlaub dient der Erhaltung der Gesundheit der Mitarbeiter und ist im jeweiligen Jahr auch anzutreten.

Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz von Mensch und Um- welt in seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich.

Kartellrecht

Kartellrecht

Es entspricht der Geschäftspolitik von technotrans, einen fairen Wettbewerb zu fördern. Es wird deshalb von allen Mitarbeitern erwartet, sich strikt an das geltende Kartellrecht zu halten.

Absprachen zwischen Wettbewerbern und abgestimm- te Verhaltensweisen zwischen Wettbewerbern ("hori- zontale Absprachen") sind verboten, wenn sie darauf abzielen oder dazu führen, Wettbewerb zu verhindern oder einzuschränken. Hierzu zählen zum Beispiel Ab- sprachen über Preise, Angebote, Kundenzuteilungen, Verkaufs- oder Einkaufsbedingungen, Produktions- oder Absatzquoten oder die Aufteilung von geographischen Märkten.

Besondere Vorsicht ist auf Tagungen von Verbänden und anderen Branchentreffen wie z. B. Messen geboten. Die sich dort bietenden Gelegenheiten zur Begegnung und Diskussion dürfen nicht dazu genutzt werden, vertrau- liche Markt- und Unternehmensinformationen auszu- tauschen, um das Marktgeschehen zu beeinflussen. Dabei ist schon der bloße Anschein eines Verstoßes zu vermeiden.

Bei horizontalen Vereinbarungen müssen die strengen Vorschriften des Europäischen Kartellrechts weltweit befolgt werden - und zwar unabhängig von etwa feh- lenden oder weniger strengen lokalen Gesetzen.

Auch vertikale Absprachen, also Absprachen zwischen Lieferanten und Kunden oder Patentinhabern und

Korruption

»Sie dürfen niemals materielle Vorteile annehmen oder gewähren, durch die der Eindruck der (versuchten) unsachgemäßen Beeinflussung entstehen kann.«

Nicht nur ausdrückliche vertragliche Vereinbarungen, sondern auch aufeinander abgestimmte Handlungen als Folge einseitiger Erklärungen (z. B. Ankündigungen von Preiserhöhungen, die das Ziel haben, gleichartige Reak- tionen der Wettbewerber hervorzurufen), sind verboten.

Jeder direkte oder indirekte Austausch von Informa- tionen zwischen Wettbewerbern (hierzu können auch nicht-exklusive Händler zählen) ist verboten, zum Bei- spiel der Austausch von Informationen über Kunden, Preisgestaltung, Kosten, Gehälter, Verkaufsbedingun- gen, Vertriebsmethoden, Marktanteile, Produktions- mengen, Angebotsabgaben oder Strategien (z. B. Ge- schäfts- und Forschungsstrategien).

Bei Kontakten mit Wettbewerbern müssen Sie stets da- rauf achten, dass keinerlei Informationen entgegenge- nommen oder weitergegeben werden, die irgendwelche Rückschlüsse auf das derzeitige oder zukünftige Markt- verhalten der technotrans oder ihrer Tochterunterneh- men erlauben.

Lizenznehmern, sind in der EU, den USA und anderen Ländern verboten. Sie können Geldstrafen oder die Unwirksamkeit der entsprechenden Vereinbarung zur Folge haben.

Dazu zählen Beschränkungen der Freiheit des Kunden, Preise oder Lieferbedingungen für seine Geschäfts- partner festzulegen (geographische Beschränkungen, Restriktionen in Bezug auf Kunden oder Produktanwen- dungen), bestimmte Meistbegünstigungsklauseln, Aus- schließlichkeitsbindungen wie Gesamtbedarfsdeckung oder Exklusivbelieferung sowie Wettbewerbsverbote.

Bei Zweifeln in Bezug auf die kartellrechtliche Zulässig- keit eines bestimmten Verhaltens müssen Sie sich früh- zeitig an Ihren Vorgesetzten oder an Legal & Compliance wenden.

Das Kartellrecht verbietet Absprachen zwischen Wett- bewerbern.

Korruption

Die Beziehung zu allen Geschäftspartnern soll auf Quali- tät, Zuverlässigkeit, wettbewerbsfähigen Preisen sowie der Beachtung ökologischer und sozialer Standards und der Grundsätze guter Unternehmensführung beruhen.

Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung verbieten in den meisten Ländern der Welt die Bestechung von inlän- dischen und ausländischen Amtsträgern sowie von An- gestellten inländischer und ausländischer Unternehmen des privaten Sektors.

technotrans verbietet daher ihren Mitarbeitern sowie allen, die im Auftrag von technotrans handeln, jegliche Form von Bestechung. Sie dürfen im Umgang mit Ge- schäftspartnern oder Amtsträgern niemals materielle Vorteile (z. B. Bargeld, Geschenke, Unterhaltungsan- gebote oder andere persönliche Vorteile) fordern oder annehmen, durch die der Eindruck der (versuchten)

Beeinflussung geschäftlicher Entscheidungen entstehen kann.

Gleichermaßen dürfen Mitarbeitern anderer Unterneh- men oder Amtsträgern niemals persönliche Vorteile in der Absicht versprochen oder gewährt werden, einen Auftrag zu erhalten, ein Geschäft zu sichern oder technotrans einen ungerechtfertigten Vorteil zu verschaffen.

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, ihren Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Geschäftspartner oder Amtsträger einen entsprechenden persönlichen Vorteil anbietet oder fordert. Darüber hinaus sind sogenannte "Schmiergeld- zahlungen" (d. h. kleinere Geldbeträge oder Sachleistun- gen an Amtsträger zur Vereinfachung oder Beschleuni- gung von Verwaltungsverfahren oder Amtshandlungen wie etwa Zollabfertigungen) nicht erlaubt.

Geschenke und Einladungen

Geschenke und Einladungen

Geschenke und Einladungen dürfen nur gewährt oder an- genommen werden, wenn diese als Geste der Höflichkeit allgemeinen Geschäftsgepflogenheiten entsprechen und die unsachgemäße Beeinflussung einer geschäftlichen Entscheidung oder einer Amtshandlung von vornherein ausgeschlossen werden kann.

Dies gilt auch für Geschenke und Einladungen aus Anlass oder im Rahmen von offiziellen Firmenveranstaltungen oder Geschäftskonferenzen.

Falls es nicht möglich ist, unangemessene Geschenke taktvoll zurückzuweisen, können diese angenommen werden. In solchen Fällen ist der Vorgesetzte anschlie- ßend zu informieren, der über das weitere Vorgehen ent- scheiden muss (z. B. Spende an eine wohltätige Organisa- tion).

»Akzeptieren Sie nur Geschenke oder Einladungen, die ausschließlich als Geste der Höflichkeit verstanden werden können.«

Das Anbieten, Gewähren, Fordern oder Annehmen von Bargeld oder Zuwendungen, die Bargeldcharakter ha- ben, ist niemals zulässig.

In den meisten Ländern werden Geschenke und Einla- dungen ab einem bestimmten Wert als steuerpflichtige geldwerte Vorteile angesehen. Sie müssen sicherstellen, dass die anwendbaren steuerlichen Vorschriften strikt eingehalten werden. Bei Zweifeln sollten Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder an Legal & Compliance wenden.

Interessenkonflikte

Interessenkonflikte

Persönliche Beziehungen oder Interessen dürfen Ihre ge- schäftliche Tätigkeit nicht beeinflussen. Das bedeutet, dass Ihre persönlichen Interessen nicht in Widerspruch zu den Interessen von technotrans stehen oder Ihre Ent- scheidungsfindung beeinflussen dürfen und ein solcher Eindruck auch nicht entstehen darf.

Daher müssen unternehmerische Entscheidungen (wie zum Beispiel: Auswahl von Geschäftspartnern, Ge- schäftsanbahnungen, Personalentscheidungen, An- gebotsabgaben) ausschließlich auf Grundlage nach- vollziehbarer wirtschaftlicher Gesichtspunkte bzw. objektiver Kriterien und transparenter Prozesse erfolgen. Finanzielle oder sonstige Beteiligungen an Geschäfts- partnern der technotrans Gruppe, die sich im Falle eines

Geschäftsabschlusses positiv für den betreffenden Mitarbeiter auswirken könnten, sind rechtzeitig offenzu- legen.

Über jeden bestehenden oder möglichen Interessen- konflikt müssen Sie Ihren Vorgesetzten informieren und gemeinsam mit ihm nach einer Lösung suchen, um den Interessenkonflikt zu vermeiden oder zumindest zu mini- mieren.

Private und geschäftliche Interessen sind strikt zu tren- nen.

IT-Sicherheit, Datenschutz

IT-Sicherheit

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die durch die IT-Abtei- lung erlassenen Schutz- und Sicherheitsvorschriften zu beachten.

Die geltenden IT-Sicherheitsrichtlinien legen dabei den Rahmen für den Umgang mit den IT-Systemen der technotrans fest. In Zweifelsfällen sollten Sie sich direkt an die IT-Abteilung wenden.

Datenschutz

technotrans verpflichtet sich dazu, die Privatsphäre und Integrität ihrer Mitarbeiter und Geschäftspartner zu res- pektieren. Dazu werden strenge Standards eingehalten, wenn personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Be- werbern, Geschäftspartnern oder Interessenten weiter- verarbeitet werden.

Alle personenbezogenen Daten, die technotrans erhebt und speichert, werden ausschließlich zweckgebunden, nachvollziehbar, sorgfältig und im Einklang mit den je- weils geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet.

Der Zugang zu Personalunterlagen ist auf technotrans Mitarbeiter der Personalabteilung und Personen be- schränkt, die eine dafür geltende Berechtigung und ein berechtigtes geschäftliches Interesse an einer solchen Einsichtnahme haben. Vertrauliche Mitarbeiterdaten

dürfen ohne eine entsprechende Berechtigung oder gesetzliche Grundlage an niemanden außerhalb des Unternehmens weitergegeben werden.

In Zweifelsfällen muss der Datenschutzbeauftragte oder Legal & Compliance um Rat gefragt werden.

Datenschutz hat bei technotrans einen hohen Stellen- wert. Personenbezogene Daten werden nur zweckgebun- den und im Einklang mit den jeweils geltenden Daten- schutzgesetzen verarbeitet.

Exportkontrolle

Geldwäsche

»Schärfen Sie Ihr Bewusstsein für fragwürdige finanzielle Transaktionen und bestehen Sie im Zweifelsfall auf Klärung.«

Exportkontrolle

Auf Grundlage der Resolutionen des Sicherheitsrates der Vereinten Nationen zur Bekämpfung des internationalen Terrorismus haben viele Länder und Staatengemein- schaften Gesetze erlassen, die jedweden Handel mit Per- sonen, Organisationen oder Unternehmen verbieten, die im Verdacht stehen, Terrorismus zu unterstützen. Mithilfe von Sanktionslisten soll dem internationalen Terrorismus die wirtschaftliche Basis durch die Unterbindung jeg- licher finanzieller Transaktionen sowie der Nutzung von wirtschaftlichen Ressourcen entzogen werden. Neben den Sanktionslisten sind die Anti-Folter-Verordnung, die EG-Embargo-Verordnungen und die EG-DualUse-Ver- ordnung zu befolgen.

technotrans stellt die Beachtung der genannten Han- delsverbote weitestgehend automatisiert sicher. Es ist allen Mitarbeitern untersagt, jegliche Lieferung oder Zahlung an nicht im System angelegte und überprüfte Adressen durchzuführen. Falls Sie Zweifel oder Fragen ha- ben, sprechen Sie bitte den Exportkontrollbeauftragten (EKB) oder den Compliance-Officer an.

Alle Mitarbeiter müssen beim Einkauf und Verkauf, der Produktion oder Vermarktung von Waren und Technolo- gien die Handelskontrollgesetze beachten.

Geldwäsche

Unter Geldwäsche versteht man das Einschleusen von Vermögenswerten (nicht nur Bargeld), die aus Straftaten resultieren, in den regulären Finanz- und Wirtschafts- kreislauf. Geldwäsche ist in den Mitgliedsstaaten der EU, den USA, China und verschiedenen anderen Ländern eine Straftat.

Kein Mitarbeiter darf alleine oder in Zusammenarbeit mit Dritten Handlungen vornehmen, die die anwendbaren Gesetze gegen Geldwäsche verletzen.

Werden zweifelhafte finanzielle Transaktionen verlangt, die die Übergabe von Bargeld oder sonstigen Vermö- gensgegenständen zum Gegenstand haben, muss eine Prüfung und Freigabe durch den Vorstand erfolgen.

Eigentum

Umweltschutz

»Alle Mitarbeiter müssen sich an die einschlägigen Unternehmensrichtlinien zum Schutz von Firmeneigentum halten.«

Schutz des Firmeneigentums und des Eigentums von Geschäftspartnern

Jeder Mitarbeiter muss verantwortungsvoll mit Firmen- eigentum umgehen und Vermögensgegenstände der technotrans gegen Verlust, Beschädigung, Diebstahl, Missbrauch und unerlaubte Nutzung schützen. Auch immaterielle Werte wie firmeneigenes Wissen, geistige Eigentumsrechte und urheberrechtlich geschützte Werke gehören zum Firmeneigentum.

Vertrauliche Informationen von Geschäftspartnern und deren Know-how sind ebenfalls zu achten und zu schüt- zen. Dies gilt besonders, wenn sie uns im Rahmen einer gemeinsamen Entwicklung anvertraut wurden.

Firmencomputer und andere Ausrüstungsgegenstän- de dienen betrieblichen Zwecken und sind nicht für den persönlichen Gebrauch bestimmt. Ohne die ausdrückli- che Zustimmung der zuständigen Abteilung darf Firmen- eigentum nicht für private Zwecke genutzt oder vom Firmengelände entfernt werden.

Umweltschutz

Ressourcenschonung und Klimaschutz gehören zu den zentralen Herausforderungen unserer Zeit. technotrans hat sich mit der Anerkennung der Prinzipien des Global Compact verpflichtet, dem Umweltschutz einen hohen Stellenwert im Unternehmen einzuräumen.

Die Ziele des Abfallwirtschaftskonzeptes bei technotrans sind "Vermeiden", "Vermindern" und "Verwerten". Dazu wurde ein ganzheitliches Entsorgungskonzept zur Rohstoffwirtschaft entwickelt. Wenn möglich werden wiederverwendbare Materialien eingesetzt. Wertstoffe und Abfälle werden separat gesammelt und gemäß dem technotrans Entsorgungskonzept entsorgt.

Auch bei unseren Produkten achten wir auf die Beschleu- nigung der Entwicklung und Verbreitung umweltfreund- licher Technologien.

Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz von Mensch und Um- welt in seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich.